Fungsi dan Modul HRIS: Apa Isi Tiap Modul dan Apa yang Rusak Tanpanya

Daftar modul di brosur HRIS hampir selalu terlihat mengesankan. Belasan kotak dengan ikon rapi, semuanya terdengar penting, dan tidak satu pun menjelaskan apa yang sebenarnya dikerjakan kotak itu setiap hari. Artikel ini membongkar isi tiap modul: data apa yang masuk, hasil apa yang keluar, dan apa yang rusak kalau modul itu tidak ada. Kalau Anda belum memahami istilahnya sama sekali, mulai dulu dari panduan dasar apa itu HRIS, lalu kembali ke sini untuk rinciannya.

Apa fungsi utama HRIS di sebuah perusahaan?

Fungsi utama HRIS adalah menjadikan data karyawan satu sumber kebenaran, lalu menjalankan proses di atasnya tanpa ada yang menyalin data ulang. Satu kali karyawan absen, angka itu langsung dipakai rekap kehadiran, hitungan lembur, dan dasar gaji. Nilainya bukan pada banyaknya menu, melainkan pada hilangnya pekerjaan menyalin dan pada kemampuan menelusuri kembali asal setiap angka saat ada yang menyanggah.

Kalau diringkas lebih jauh, ada tiga pekerjaan yang selalu dikerjakan HRIS berapa pun harga langganannya. Pertama, menyimpan: menampung data karyawan dan riwayatnya di satu tempat yang tidak hilang saat laptop HRD rusak. Kedua, menghubungkan: memastikan perubahan di satu tempat merembet ke tempat lain, misalnya izin yang disetujui otomatis memotong saldo cuti. Ketiga, membuktikan: menyimpan jejak siapa mengubah apa dan kapan, sehingga perselisihan bisa diselesaikan dengan catatan, bukan dengan adu ingatan.

Pengalaman kami mendampingi UMKM, fungsi ketiga inilah yang paling sering diremehkan saat membeli dan paling dicari saat ada masalah. Selisih gaji Rp 200 ribu yang tidak bisa dijelaskan asalnya memakan waktu berjam-jam dan meninggalkan rasa tidak percaya, sementara selisih yang bisa ditunjukkan riwayatnya selesai dalam lima menit.

Modul apa saja yang biasanya ada di dalam HRIS?

Nama produknya berbeda-beda, isinya berputar di delapan modul yang sama: data karyawan, kehadiran, cuti dan izin, shift dan jadwal, lembur, payroll dan pajak, laporan, serta hak akses. Modul tambahan seperti rekrutmen, penilaian kinerja, dan pelatihan biasanya dijual terpisah dan jarang benar-benar terpakai di perusahaan dengan karyawan di bawah seratus orang.

Perhatikan kolom tengah. Hampir setiap modul mengambil data dari modul di atasnya. Itulah alasan urutan penyalaan jauh lebih penting daripada kelengkapan fitur, dan alasan kami membahasnya di bagian terakhir artikel ini.

Apa yang dikerjakan modul data karyawan?

Modul data karyawan menyimpan identitas, tanggal masuk, jabatan, status kontrak, dan dokumen pendukung setiap orang, lalu menurunkan angka yang sering dibutuhkan mendadak seperti masa kerja dan tanggal berakhirnya kontrak. Modul ini terlihat paling membosankan, tetapi kesalahan di sini menular ke semua hitungan di bawahnya tanpa pernah terlihat sebagai kesalahan.

Contoh paling sering kami temui adalah tanggal masuk yang diisi asal, biasanya tanggal saat data dipindahkan ke sistem, bukan tanggal karyawan benar-benar mulai bekerja. Akibatnya hak cuti tahunan dihitung dari tanggal yang salah. UU Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 79 mengatur hak cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja bagi pekerja yang telah bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus, jadi tanggal masuk bukan data administratif biasa, melainkan dasar sebuah hak.

Hal kedua yang perlu dicek adalah cara modul ini menyimpan riwayat. Sistem yang baik mencatat perubahan jabatan dan upah sebagai riwayat bertanggal, bukan menimpa nilai lama. Tanpa riwayat, Anda kehilangan kemampuan menjawab pertanyaan sederhana seperti berapa upah orang ini pada bulan Maret tahun lalu.

Bagaimana modul kehadiran memasok data ke modul lain?

Modul kehadiran mencatat jam masuk, jam pulang, lokasi, dan bukti identitas, lalu mengirim angka itu ke modul shift untuk dibandingkan dengan jadwal, ke modul lembur untuk menghitung kelebihan jam, dan ke modul payroll sebagai dasar potongan atau tambahan. Kualitas modul inilah yang menentukan kualitas seluruh sistem, karena semua modul di bawahnya hanya sebaik data yang masuk.

Ada tiga cara pencatatan yang umum dipakai: mesin sidik jari, kartu, dan ponsel karyawan dengan selfie plus verifikasi lokasi. Ketiganya sama-sama menghasilkan jam masuk, bedanya ada pada seberapa sulit dipalsukan dan seberapa mahal saat perusahaan menambah lokasi. Kami membahas perbandingannya lebih dalam di ulasan absensi fingerprint versus absensi online.

Yang jarang ditanyakan calon pembeli adalah apa yang terjadi saat data kehadiran salah. Sistem yang matang menyediakan koreksi manual yang meninggalkan jejak: siapa mengoreksi, dari angka berapa ke berapa, dan alasannya. Sistem yang belum matang membiarkan admin menimpa angka tanpa jejak, dan itu menghapus satu-satunya fungsi yang membuat HRIS lebih berguna daripada Excel. Cara kerja pencatatan yang tidak bisa dititipkan kami jelaskan di halaman fitur absensi online Absenia.

Apa yang dikerjakan modul cuti dan izin?

Modul cuti mengubah percakapan di grup chat menjadi pengajuan yang tercatat, disetujui atasan, dan langsung memotong saldo. Hasilnya tiga hal: saldo cuti yang selalu terbarui, kalender tim yang memperlihatkan siapa tidak masuk kapan, dan dasar potongan yang jelas saat izin yang diambil melebihi hak. Modul ini juga yang paling cepat terasa manfaatnya oleh karyawan.

Bagian yang perlu diperiksa adalah kemampuan sistem membedakan jenis cuti. Cuti tahunan, cuti sakit dengan surat dokter, cuti melahirkan, dan izin tidak dibayar punya perlakuan yang berbeda terhadap saldo dan terhadap gaji. Sistem yang menyatukan semuanya menjadi satu jenis izin akan memaksa HRD melakukan koreksi manual setiap bulan, dan koreksi manual adalah tempat kesalahan biasanya lahir.

Hal kedua adalah aturan penghitungan saldo. Sebagian perusahaan memberi hak cuti sekaligus di awal tahun, sebagian mengakumulasi per bulan kerja, sebagian lagi memakai tanggal masuk masing-masing karyawan. Ketiganya sah selama tidak mengurangi hak minimum yang diatur undang undang, tetapi sistem harus bisa mengikuti kebijakan Anda, bukan sebaliknya. Rincian aturan cutinya kami bahas di artikel aturan cuti karyawan.

Apa yang dihitung modul payroll dan pajak?

Modul payroll mengambil upah pokok, tunjangan, data kehadiran, dan jam lembur, lalu menghasilkan slip gaji beserta potongan pajak dan iuran jaminan sosial. Di sinilah seluruh data sebelumnya berubah menjadi uang yang benar-benar ditransfer, sehingga modul ini paling tidak toleran terhadap data kotor. Satu jam kehadiran yang salah menjadi rupiah yang salah.

Untuk lembur, dasar hitungnya diatur PP Nomor 35 Tahun 2021. Peraturan yang sama juga mewajibkan pengusaha membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama pekerja dan lamanya waktu kerja lembur. Artinya modul lembur bukan sekadar fitur kenyamanan, melainkan alat pemenuhan kewajiban administratif. Cara menghitungnya kami rinci di panduan menghitung uang lembur.

Untuk pajak, sejak berlakunya PP Nomor 58 Tahun 2023 pemotongan PPh Pasal 21 bulanan memakai skema tarif efektif rata-rata, dengan perhitungan penuh dilakukan pada masa pajak terakhir. Vendor yang mengklaim modul pajaknya otomatis wajib bisa menunjukkan hitungan satu karyawan nyata baris per baris. Iuran jaminan sosial punya dasar hukum terpisah, yaitu PP Nomor 46 Tahun 2015 untuk Jaminan Hari Tua dan Perpres Nomor 64 Tahun 2020 untuk Jaminan Kesehatan, jadi pastikan sistem memisahkan bagian yang ditanggung pemberi kerja dan bagian yang dipotong dari karyawan.

Absenia sendiri belum menjalankan modul payroll penuh. Yang sudah berjalan adalah absensi, cuti, shift, dan laporan yang bisa diekspor sebagai dasar hitung gaji, sementara payroll, slip gaji, PPh 21, dan BPJS masih dalam pengembangan. Kami menyebutkan ini terang-terangan karena membandingkan modul yang belum ada adalah cara tercepat membuat pembeli kecewa. Sementara itu, alat bantu hitungnya tersedia di halaman hitung gaji dan halaman slip gaji.

Modul mana yang belum perlu dibeli UMKM?

Modul rekrutmen, penilaian kinerja terstruktur, pelatihan daring, dan perencanaan suksesi hampir selalu belum perlu untuk tim di bawah lima puluh orang. Ketiganya menuntut proses internal yang sudah mapan sebelum perangkat lunaknya berguna. Membeli modul untuk proses yang belum ada menghasilkan menu kosong yang tetap ditagih setiap bulan.

Ujinya sederhana. Tanyakan pada diri sendiri: kalau modul ini saya dapat gratis hari ini, siapa orang di kantor yang akan mengisinya minggu depan, dan data apa yang dia masukkan? Kalau jawabannya ragu, modul itu belum waktunya. Kami menuliskan gejala yang menandakan sebuah modul memang sudah dibutuhkan di panduan memilih aplikasi HRIS untuk perusahaan kecil.

Pengecualiannya ada satu: modul hak akses. Modul ini terdengar teknis dan sering dilewati, padahal justru krusial begitu Anda punya lebih dari satu cabang atau lebih dari satu admin. Tanpa pemisahan hak akses, seluruh data gaji satu perusahaan terbuka untuk siapa pun yang pernah diberi akun admin, termasuk yang sudah berhenti bekerja.

Urutan menyalakan modul supaya tidak kacau

Urutan yang terbukti aman adalah data karyawan, kehadiran, cuti, lalu shift dan lembur, dan payroll paling akhir. Setiap tahap diberi jeda minimal satu siklus penggajian penuh supaya kesalahan ketahuan sebelum menular. Menyalakan delapan modul dalam satu minggu membuat karyawan bingung, data awal berantakan, dan tim kehilangan kepercayaan pada sistem yang baru dibeli.

1. Data karyawan. Rapikan tanggal masuk, status kontrak, dan upah pokok dulu. Ini pekerjaan membosankan yang menentukan semua hitungan berikutnya.
2. Kehadiran. Jalankan dua sampai empat minggu sampai jumlah koreksi manual turun ke angka yang wajar.
3. Cuti dan izin. Masukkan saldo awal per orang, lalu hentikan pengajuan lewat chat sepenuhnya. Alur ganda adalah penyebab utama saldo tidak pernah akurat.
4. Shift dan lembur. Baru relevan setelah jadwal dan kehadiran bersih, karena keduanya dihitung dari selisih terhadap jadwal.
5. Payroll. Jalankan paralel dengan hitungan lama selama satu bulan penuh, bandingkan selisihnya, baru matikan cara lama.

Urutan ini kami uraikan menjadi langkah yang bisa dicentang, lengkap dengan penanggung jawab dan bukti tiap tahap, di checklist implementasi HRIS. Kalau yang Anda cari adalah gambaran biayanya lebih dulu, ada rinciannya di artikel biaya implementasi HRIS di Indonesia.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa fungsi utama HRIS?

Fungsi utama HRIS adalah menjadikan data karyawan satu sumber kebenaran, lalu menjalankan proses di atasnya tanpa menyalin data ulang. Satu kali karyawan absen, angka itu langsung dipakai rekap kehadiran, hitungan lembur, dan dasar gaji. Nilainya bukan pada jumlah menu, melainkan pada hilangnya pekerjaan menyalin dan pada kemampuan menelusuri asal setiap angka.

Ada berapa modul di dalam aplikasi HRIS?

Jumlahnya berbeda-beda antar vendor, tetapi isinya berputar di delapan modul yang sama: data karyawan, kehadiran, cuti dan izin, shift dan jadwal, lembur, payroll dan pajak, laporan, serta hak akses. Modul tambahan seperti rekrutmen, penilaian kinerja, dan pelatihan biasanya dijual terpisah dan jarang terpakai di perusahaan kecil.

Modul HRIS mana yang paling menentukan kualitas sistem?

Modul kehadiran, karena hampir semua perhitungan lain mengambil data darinya. Kalau jam masuk salah, rekap salah, lembur salah, dan dasar gaji ikut salah. Perbaikan di modul payroll tidak akan menolong kalau sumber datanya kotor, jadi selesaikan dulu kualitas pencatatan kehadiran sebelum menyalakan modul di bawahnya.

Apakah UMKM perlu menyalakan semua modul HRIS sekaligus?

Tidak, dan itu justru penyebab kegagalan paling umum. Menyalakan delapan modul dalam satu minggu membuat karyawan bingung dan data awal berantakan. Urutan yang aman adalah data karyawan dulu, lalu kehadiran, lalu cuti, baru shift dan lembur. Payroll disalakan paling akhir setelah tiga modul di atasnya terbukti bersih selama satu siklus gaji penuh.

Apa bedanya modul kehadiran di HRIS dengan aplikasi absensi biasa?

Aplikasi absensi berhenti pada catatan siapa masuk jam berapa. Modul kehadiran di dalam HRIS meneruskan catatan itu ke proses lain: memotong saldo cuti saat izin disetujui, menghitung selisih jam terhadap jadwal shift, dan menyiapkan rekap sebagai dasar hitung gaji. Perbedaannya ada pada apa yang terjadi setelah karyawan menekan tombol absen.

Apakah modul payroll di HRIS otomatis menghitung PPh 21 dan BPJS?

Sebagian besar mengklaim begitu, tetapi kedalamannya berbeda jauh. Minta vendor memperlihatkan hitungan satu karyawan nyata dengan tarif efektif rata-rata sesuai PP Nomor 58 Tahun 2023, lalu bandingkan dengan hitungan manual Anda. Kalau selisihnya tidak bisa dijelaskan baris per baris, modul itu belum layak dipakai untuk membayar orang.