Harga Langganan Software HR Bulanan di Indonesia: Rincian Biaya 2026

Harga langganan software HR bulanan di Indonesia berkisar dari Rp 0 untuk paket gratis sampai sekitar Rp 20.000 per karyawan per bulan untuk paket paling lengkap. Rentang itu terdengar sempit, tetapi selisihnya nyata: untuk tim 20 orang, memilih ujung bawah atau ujung atas berarti selisih ratusan ribu rupiah setiap bulan, atau jutaan dalam setahun. Masalahnya, angka yang terpampang besar di halaman harga hampir tidak pernah sama dengan angka yang muncul di tagihan Anda. Artikel ini membedah cara model harganya bekerja, menyajikan angka nyata yang kami cek langsung ke halaman resmi tiap penyedia, dan menunjukkan cara menghitung biaya sebenarnya untuk ukuran tim Anda.

Bagaimana harga software HR dihitung

Hampir semua penyedia software HR di Indonesia memakai model yang sama: per karyawan per bulan. Istilah teknisnya PEPM, per employee per month. Anda tidak membeli lisensi sekali seumur hidup, melainkan membayar sewa bulanan yang besarnya mengikuti jumlah karyawan aktif. Tambah satu orang, tagihan naik. Ada yang keluar, tagihan turun bulan berikutnya. Logikanya masuk akal, karena beban sistem memang tumbuh seiring jumlah pengguna.

Di atas model dasar itu ada empat variabel yang menentukan angka akhir. Pertama, tier paket. Penyedia biasanya menyusun dua sampai empat tingkat, dari yang hanya berisi absensi sampai yang mencakup payroll, BPJS, dan PPh 21. Semakin tinggi tier, semakin besar harga per karyawannya. Kerjoo misalnya menyusun empat lapis, dari Gratis, Basic, Pro, sampai Master. Gadjian memakai dua paket utama, Standar dan Sukses.

Kedua, minimum berlangganan. Sebagian penyedia menetapkan jumlah karyawan minimal yang ditagih, berapa pun ukuran tim Anda sebenarnya. Ini variabel yang paling sering luput dibaca, dan dampaknya paling terasa justru untuk tim kecil. Ketiga, add-on per fitur. Fitur tertentu dijual terpisah di luar paket, ditagih dengan tarif per karyawan sendiri. Keempat, masa kontrak. Berlangganan tahunan umumnya lebih murah per bulan dibanding bulanan, dengan konsekuensi Anda terkunci lebih lama.

Satu lagi yang perlu Anda manfaatkan: masa uji coba. Kerjoo menawarkan Coba Gratis 14 Hari pada paket berbayarnya. Menurut kami, masa percobaan adalah bagian paling berharga dari proses pembelian software HR, dan justru bagian yang paling sering disia-siakan. Banyak pemilik usaha mendaftar trial, membuka aplikasinya dua kali, lalu memutuskan berdasarkan harga saja. Padahal pertanyaan sesungguhnya bukan berapa harganya, melainkan apakah karyawan Anda mau memakainya setiap hari.

Rincian harga di pasar Indonesia 2026

Tabel di bawah ini kami susun dari halaman harga resmi masing-masing penyedia, dicek langsung, bukan dari ingatan atau kutipan artikel lain. Semua angka adalah harga per karyawan per bulan, kecuali disebutkan lain. Perlu dicatat, daftar ini tidak mencakup seluruh penyedia di Indonesia, hanya beberapa yang harganya terbuka dan bisa diverifikasi tanpa harus menghubungi sales terlebih dahulu.

Dari tabel itu terlihat pola yang cukup konsisten. Paket yang isinya absensi saja duduk di kisaran Rp 7.800 sampai Rp 12.500. Begitu payroll, BPJS, dan PPh 21 masuk ke dalam paket, harganya melompat ke kisaran Rp 15.000 sampai Rp 20.000. Lompatan itu wajar, karena perhitungan gaji melibatkan aturan pajak dan jaminan sosial yang berubah hampir setiap tahun dan harus terus dirawat oleh penyedianya.

Biaya yang tidak terlihat di halaman harga

Halaman harga dirancang untuk terlihat sederhana. Angka besar, satuan kecil, tombol daftar. Yang membuat tagihan membengkak justru hal-hal yang ditulis dengan huruf kecil, atau tidak ditulis sama sekali. Berikut komponen yang paling sering membuat pemilik usaha kaget di bulan pertama.

Minimum berlangganan. Ini yang paling sering menggigit. Hadirr menetapkan minimum berlangganan 6 karyawan. Artinya, meski tim Anda hanya 3 orang, tagihan tetap dihitung untuk 6 slot. Kalkulator di halaman resminya sendiri memakai contoh 6 dikali Rp 12.500 sama dengan Rp 75.000 per bulan. Untuk tim 6 orang, itu adil. Untuk tim 3 orang, biaya efektif per orang melonjak jadi Rp 25.000, dua kali lipat dari angka yang tertulis.

Harga khusus pelanggan baru. Kerjoo mencantumkan catatan kaki pada seluruh angka paketnya: harga khusus pelanggan baru, dan pelanggan lama tetap menggunakan harga berlangganan awal. Baca ini baik-baik, karena artinya dua arah. Sisi baiknya, harga yang Anda kunci saat mendaftar akan terus mengikuti Anda meski daftar harga berubah. Sisi yang perlu Anda sadari, angka yang terpampang hari ini adalah angka untuk pendaftar baru, jadi jangan berasumsi rekan Anda yang berlangganan dua tahun lalu membayar jumlah yang sama. Kalau Anda sedang membandingkan berdasarkan cerita orang lain, konfirmasi ulang ke halaman resminya.

Add-on per fitur. Tidak semua yang Anda lihat di halaman fitur termasuk dalam harga paket. Gadjian menjual Apresiasi Kinerja seharga Rp 6.000 per karyawan per bulan sebagai tambahan terpisah. Untuk tim 10 orang, add-on itu sendiri menambah Rp 60.000 per bulan di atas biaya paket utama. Kalau Anda menghitung anggaran hanya dari harga paket dasar, angkanya meleset sejak awal.

Batas paket gratis yang terlewati. Paket gratis selalu punya plafon. Yang sering tidak disadari, saat plafon terlewat biasanya seluruh karyawan ikut ditagih, bukan hanya kelebihannya. Tim yang tumbuh dari 9 ke 10 orang tidak membayar untuk 1 orang, tetapi untuk 10 orang. Lonjakannya terasa mendadak kalau tidak diantisipasi.

Implementasi, pelatihan, dan migrasi data. Komponen ini jarang muncul di halaman harga karena sifatnya sekali bayar dan sangat bergantung kebutuhan. Memindahkan data karyawan dari spreadsheet lama, merapikan format tanggal masuk, menyamakan penulisan nama, melatih supervisor agar mau menyetujui cuti lewat aplikasi, semuanya makan waktu. Ada penyedia yang menagihnya, ada yang tidak. Yang penting, tanyakan sebelum tanda tangan, bukan setelah invoice datang.

Soal yang termurah: angka kecil bisa menipu

Kalau Anda mencari software HR Indonesia termurah, dari sisi angka per karyawan jawabannya cukup jelas di antara yang kami bandingkan: Kerjoo Basic di Rp 7.800 per karyawan per bulan. Kami sebutkan terus terang, karena angka itu lebih murah dari paket Absensi kami sendiri yang Rp 9.000. Absenia bukan yang termurah, dan menurut kami tidak ada gunanya berpura-pura sebaliknya di artikel yang justru membahas harga.

Tetapi inilah bagian yang ingin kami dorong Anda pikirkan ulang. Mengejar angka per karyawan terkecil sering berakhir lebih mahal, karena angka per karyawan bukan biaya Anda. Biaya Anda adalah hasil perkalian, setelah minimum berlangganan dan add-on ikut dihitung. Dua penyedia bisa memasang angka yang sama persis di halaman depan dan tetap menghasilkan tagihan yang berbeda jauh untuk tim yang sama.

Contohnya begini. Untuk tim 3 orang, Hadirr dengan minimum berlangganan 6 karyawan menagih 6 dikali Rp 12.500, yaitu Rp 75.000 per bulan. Kerjoo Basic untuk tim yang sama menagih 3 dikali Rp 7.800, yaitu Rp 23.400. Sementara di Absenia, tim 3 orang masuk paket gratis dan membayar Rp 0, karena kami menggratiskan pemakaian untuk tim di bawah 10 karyawan selamanya. Tiga angka yang sangat berbeda, dan tidak satu pun bisa Anda simpulkan hanya dengan menatap harga per karyawan.

Yang sering kami temui di lapangan, pemilik usaha memilih paket termurah, lalu tiga bulan kemudian menyadari fitur yang dibutuhkan ternyata ada di tier atas. Akhirnya naik paket, dan total setahunnya justru melewati penyedia yang tampak lebih mahal di awal. Ada juga yang sebaliknya: membeli paket lengkap dengan payroll, padahal gajinya masih dihitung manual oleh istrinya di rumah dan tidak ada rencana mengubah itu dalam waktu dekat. Dua- duanya sama-sama membuang uang, hanya arahnya berbeda.

Karena itu pertanyaan yang lebih berguna bukan "mana yang termurah", melainkan "berapa total yang saya bayar dalam 12 bulan untuk fitur yang benar-benar saya pakai". Pertanyaan itu punya jawaban angka, dan jawabannya berbeda untuk setiap tim. Kami bahas kriteria non-harga lebih dalam di panduan tips memilih software HR, dan perbandingan antar penyedia dari sisi fitur ada di ulasan software HR untuk UMKM.

Cara menghitung biaya bulanan tim Anda

Rumusnya sederhana dan bisa Anda kerjakan di kertas dalam dua menit. Yang penting jangan melewatkan bagian minimum berlangganan, karena di situlah kebanyakan orang salah hitung.

Biaya per bulan = (jumlah karyawan ATAU minimum berlangganan, ambil yang lebih besar) x harga per karyawan + total add-on

Lalu kalikan 12 untuk mendapat gambaran setahun. Angka setahun inilah yang seharusnya Anda pakai untuk membandingkan, bukan angka per karyawan. Mari kita jalankan rumus itu untuk tiga ukuran tim yang paling umum di UMKM. Semua angka di bawah adalah biaya total per bulan untuk seluruh tim.

Perhatikan baris pertama. Untuk tim 5 orang, Hadirr menagih Rp 75.000 sementara Gadjian menagih Rp 62.500, padahal harga per karyawan keduanya sama persis di Rp 12.500. Selisihnya murni datang dari minimum berlangganan. Ini bukti paling bersih bahwa membandingkan angka per karyawan saja bisa menyesatkan.

Perhatikan juga baris kedua. Di 10 karyawan, tim Anda baru saja melewati batas gratis Absenia, sehingga dari Rp 0 langsung menjadi Rp 90.000 per bulan. Lompatan seperti ini wajar terjadi di semua penyedia yang punya paket gratis, dan sebaiknya Anda antisipasi saat merencanakan rekrutmen. Kalau tim Anda sekarang 8 orang dan berencana menambah 2 orang kuartal depan, anggarkan sekarang, jangan tunggu tagihannya muncul.

Setahun untuk tim 10 orang, Kerjoo Basic menjadi Rp 936.000 dan Absenia Absensi menjadi Rp 1.080.000. Selisih Rp 144.000 setahun. Sekarang pertanyaannya jadi lebih jujur: apakah selisih Rp 144.000 setahun itu cukup untuk menentukan pilihan, atau ada faktor lain yang lebih menentukan seperti kemudahan pemakaian dan kecepatan dukungan? Menurut kami, di selisih sekecil itu, yang menentukan seharusnya bukan harga. Tetapi itu keputusan Anda, dan setidaknya sekarang Anda memutuskannya dengan angka, bukan dengan tebakan.

Kalau tim Anda masih di bawah 10 orang dan yang dibutuhkan hanya pencatatan kehadiran yang rapi, ada jalur yang lebih murah lagi yang sering terlewat, yaitu memakai paket gratis secara serius. Kami bahas pilihannya di artikel aplikasi absensi online gratis untuk UMKM.

Memilih paket tanpa kelebihan bayar

Setelah angkanya jelas, tinggal mencocokkan paket dengan kebutuhan nyata. Ada tiga langkah yang biasanya cukup, dan urutannya penting.

Pertama, pisahkan fitur wajib dari fitur yang sekadar enak didengar. Tulis di kertas apa yang membuat Anda mencari software HR bulan ini. Kalau jawabannya "karyawan sering telat dan saya tidak punya catatannya", maka yang Anda butuhkan adalah pencatatan kehadiran, bukan modul manajemen kinerja. Paket absensi di kisaran Rp 7.800 sampai Rp 12.500 sudah menjawab itu, dan Anda tidak perlu membayar tier payroll.

Kedua, cocokkan dengan ukuran tim dan rencana pertumbuhan setahun ke depan. Di sini minimum berlangganan dan batas paket gratis jadi penentu. Tim 4 orang yang tidak berencana tumbuh punya pilihan sangat berbeda dari tim 8 orang yang akan menjadi 15 orang tahun depan. Untuk skala kecil, pertimbangannya kami uraikan terpisah di panduan software HR untuk perusahaan kecil.

Ketiga, pakai masa uji cobanya sungguh-sungguh. Pasang di ponsel dua atau tiga karyawan yang paling gaptek di tim Anda, bukan yang paling melek teknologi. Kalau mereka bisa absen tanpa bertanya, sistemnya lolos. Kalau Anda harus menjelaskan tiga kali, harga semurah apa pun tidak akan menyelamatkan, karena software HR yang tidak dipakai adalah biaya seratus persen tanpa manfaat. Ini pendapat kami yang paling kuat di seluruh artikel ini: kegagalan terbesar dalam pembelian software HR bukan salah memilih harga, melainkan salah menduga siapa yang akan memakainya setiap hari.

Biar adil, kami sebutkan juga batas kami sendiri. Kalau Anda butuh payroll otomatis, slip gaji, hitung PPh 21, dan BPJS berjalan bulan ini juga, paket Lengkap kami yang Rp 19.000 masih dalam pengembangan dan belum bisa Anda pakai hari ini. Untuk kebutuhan itu, Kerjoo Pro atau Gadjian sudah punya fiturnya sekarang, dan kami rasa lebih baik Anda tahu itu dari kami daripada kecewa setelah berlangganan. Yang sudah jalan di sisi kami adalah absensi selfie dengan verifikasi GPS, cuti dan izin, atur shift, data karyawan, dan laporan yang bisa diekspor sebagai bahan hitung gaji. Rincian paket dan batasannya kami buka di halaman harga, dan cakupan fiturnya bisa Anda telusuri di halaman software HR.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Berapa harga langganan software HR bulanan di Indonesia?

Untuk paket berbayar, kisarannya sekitar Rp 7.800 sampai Rp 20.000 per karyawan per bulan. Kerjoo Basic Rp 7.800, Absenia Absensi Rp 9.000, Gadjian Standar dan Hadirr Rp 12.500, Kerjoo Pro Rp 15.275, Absenia Lengkap Rp 19.000, Kerjoo Master Rp 19.175, dan Gadjian Sukses Rp 20.000. Di luar itu ada paket gratis Rp 0 dengan batas jumlah karyawan.

Apa software HR Indonesia termurah?

Dari angka per karyawan, Kerjoo Basic Rp 7.800 per karyawan per bulan adalah yang paling murah di antara paket berbayar yang kami bandingkan. Tetapi angka per karyawan bukan biaya Anda. Yang menentukan tagihan adalah hasil kali jumlah karyawan dengan harga, setelah memperhitungkan minimum berlangganan dan add-on, jadi hitung total untuk ukuran tim Anda sendiri.

Apakah ada software HR yang benar-benar gratis?

Ada, tetapi selalu dengan batas jumlah karyawan. Kerjoo menyediakan paket Gratis Rp 0 untuk maksimal 2 karyawan dengan fitur absensi dasar. Absenia menggratiskan penggunaan untuk tim di bawah 10 karyawan selamanya. Begitu jumlah karyawan melewati batas, Anda pindah ke paket berbayar dan biasanya seluruh karyawan ikut dihitung, bukan hanya kelebihannya.

Kenapa tagihan saya lebih besar dari harga yang tertulis di halaman harga?

Penyebab paling umum ada tiga: minimum berlangganan, add-on, dan batas paket gratis yang terlewati. Hadirr misalnya menerapkan minimum berlangganan 6 karyawan, sehingga tim 3 orang tetap membayar 6 slot. Add-on seperti Apresiasi Kinerja milik Gadjian seharga Rp 6.000 per karyawan per bulan juga ditagih terpisah di luar paket utama.

Apakah ada biaya implementasi saat berlangganan software HR?

Tergantung penyedia dan skala pemakaian. Biaya implementasi, onboarding, pelatihan, dan migrasi data dari sistem lama umumnya tidak tercantum di halaman harga karena sifatnya sekali bayar dan menyesuaikan kebutuhan. Absenia sendiri tidak memungut biaya implementasi. Tanyakan komponen ini secara tertulis sebelum tanda tangan, bukan setelahnya.

Lebih hemat berlangganan bulanan atau tahunan?

Kontrak yang lebih panjang biasanya menurunkan biaya per bulan, tetapi mengunci Anda pada satu penyedia. Hadirr misalnya menyediakan opsi masa berlangganan 1, 6, atau 12 bulan. Saran kami, pakai bulanan dulu sampai tim benar-benar terbiasa memakai sistemnya, baru pindah ke tahunan setelah adopsi terbukti jalan.

Apakah Absenia sudah bisa menghitung payroll dan slip gaji?

Belum. Yang sudah berjalan di Absenia adalah absensi selfie dengan verifikasi GPS, cuti dan izin, atur shift, data karyawan, rekap kehadiran, dan laporan yang bisa diekspor. Paket Lengkap seharga Rp 19.000 per karyawan per bulan yang mencakup payroll masih dalam pengembangan dan akan hadir menyusul. Kalau Anda butuh payroll otomatis bulan ini juga, pilih penyedia lain yang fiturnya sudah jalan.