Software HR Cloud vs On Premise: Pilih yang Sesuai Skala Bisnis

Pertanyaan software HR cloud vs on premise biasanya muncul saat sebuah usaha mulai merasa pencatatan manual sudah tidak sanggup mengejar jumlah karyawannya. Jawabannya sering dibungkus istilah teknis yang bikin pusing, padahal bedanya sederhana. Cloud berarti software-nya berjalan di server milik penyedia dan Anda memakainya lewat internet sambil membayar langganan. On premise berarti software-nya dipasang di server milik perusahaan Anda sendiri, biasanya dengan membeli lisensi di awal dan mengurus servernya sendiri. Sisa panduan ini membedah keduanya pada hal-hal yang benar-benar menentukan biaya dan repotnya, lalu membantu Anda memilih sesuai skala bisnis, bukan sesuai tren.

Apa bedanya cloud dan on premise

Bayangkan Anda butuh tempat menyimpan berkas kantor. Pilihan pertama, Anda menyewa loker di gedung yang dikelola orang lain. Ada petugas yang menjaga, membersihkan, dan memperbaiki kalau ada yang rusak. Anda cukup bayar sewa bulanan dan datang membawa kunci. Itu analogi cloud. Pilihan kedua, Anda membeli lemari besi dan menaruhnya di kantor sendiri. Lemarinya milik Anda sepenuhnya, tetapi Anda juga yang harus memikirkan kuncinya, perawatannya, dan apa yang terjadi kalau kantor kebanjiran. Itu analogi on premise.

Dalam konteks software HR, cloud (sering disebut juga SaaS atau software as a service) berarti aplikasi absensi dan data karyawan Anda tersimpan di server penyedia. Anda membuka lewat browser atau aplikasi di HP, login, dan langsung dipakai. Tidak ada yang perlu dipasang di kantor. Pembayarannya berupa langganan, umumnya dihitung per karyawan per bulan, dan bisa dihentikan saat tidak dipakai lagi.

On premise sebaliknya. Anda membeli lisensi software, lalu memasangnya di server yang berada di kantor Anda atau di pusat data yang Anda sewa sendiri. Servernya milik Anda, datanya ada di mesin Anda, dan kendalinya penuh di tangan Anda. Konsekuensinya juga penuh di tangan Anda: update, backup, pengamanan, dan perbaikan saat rusak. Kalau istilah HRIS masih terasa asing, kami sudah menguraikannya di panduan apa itu HRIS yang membahas cakupan sistem HR secara umum.

Satu hal yang perlu diluruskan sejak awal: cloud dan on premise bukan soal canggih atau kuno, dan bukan soal fitur. Software HR on premise bisa saja punya fitur yang sama lengkapnya. Yang berbeda adalah siapa yang memiliki dan merawat infrastrukturnya. Semua perbedaan lain yang akan kita bahas, mulai dari biaya sampai keamanan, sebenarnya turunan dari satu pertanyaan itu.

Perbandingan pada tujuh hal yang menentukan

Banyak perbandingan cloud dan on premise berhenti di daftar fitur. Menurut kami itu keliru, karena fitur bisa berubah kapan saja sementara konsekuensi arsitektur akan Anda tanggung bertahun-tahun. Berikut tujuh dimensi yang menurut pengalaman kami paling menentukan saat sebuah usaha benar-benar memakai sistemnya sehari-hari.

Perhatikan polanya. Cloud menukar kendali dengan kepraktisan, sedangkan on premise menukar kepraktisan dengan kendali. Tidak ada baris di tabel itu yang gratis. Setiap keunggulan satu sisi selalu dibayar dengan kelemahan di sisi lain, dan tugas Anda adalah memilih pertukaran mana yang paling masuk akal untuk kondisi usaha Anda hari ini.

Biaya awal, biaya jalan, dan yang sering lupa dihitung

Biaya adalah alasan paling umum orang tertarik pada on premise. Logikanya masuk akal di atas kertas: beli sekali, pakai selamanya, tidak ada tagihan bulanan. Masalahnya, angka lisensi hanyalah bagian pertama dari total biaya, dan bagian-bagian berikutnya jarang masuk proposal.

Yang sering kami temui di lapangan, pemilik usaha membandingkan harga lisensi on premise dengan harga langganan cloud selama satu tahun, lalu menyimpulkan on premise lebih murah. Perbandingan itu timpang. Sisi on premise belum memasukkan server, listrik yang menyala 24 jam, dan yang paling mahal: waktu seseorang yang harus mengurusnya. Kalau di kantor Anda tidak ada staf IT, "seseorang" itu biasanya adalah Anda sendiri di malam hari.

Di sisi cloud, harganya jauh lebih mudah diprediksi karena dihitung per karyawan per bulan. Kisaran di pasar Indonesia umumnya sekitar Rp 7.000 sampai Rp 20.000 per karyawan per bulan tergantung kelengkapan fitur. Sebagai pembanding yang jujur, paket Basic Kerjoo dibanderol sekitar Rp 7.800 per karyawan per bulan untuk pelanggan baru, jadi lebih murah dari paket Absensi kami yang Rp 9.000. Kami tidak akan mengklaim yang termurah, karena memang bukan. Yang kami tawarkan adalah batas gratis yang longgar: Rp 0 selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, tanpa biaya implementasi. Rincian tiap paket bisa Anda lihat di halaman harga, dan cara membaca struktur harga software HR secara umum kami bahas di panduan harga langganan software HR.

Soal keamanan data (bagian yang paling disalahpahami)

Inilah alasan paling sering disebut orang saat memilih on premise: "data karyawan itu sensitif, lebih aman kalau servernya di kantor sendiri." Kami ingin menantang anggapan itu secara langsung, karena menurut pengalaman kami anggapan tersebut sering justru menghasilkan keadaan yang lebih rawan.

Server yang berada di ruangan Anda memang memberi kendali fisik. Tetapi keamanan sistem tidak ditentukan oleh jarak server ke meja Anda. Keamanan ditentukan oleh apakah ada yang memasang update, apakah backup berjalan dan pernah diuji, apakah aksesnya dibatasi, dan apakah ada yang memantau kalau terjadi hal aneh. Server on premise di UMKM yang tidak punya tim IT biasanya tidak mendapat satu pun dari itu. Ia menyala di pojok ruangan, tidak pernah di-update sejak dipasang, backup-nya berupa satu hard disk yang tidak pernah dicek, dan siapa pun yang masuk ruangan itu bisa menyentuhnya. Server seperti itu lebih rawan daripada layanan cloud yang dirawat orang setiap hari sebagai pekerjaan utama.

Jadi kesimpulan kami: yang menentukan keamanan adalah siapa yang merawat, bukan di mana servernya berada. On premise dengan tim IT yang kompeten bisa sangat aman. On premise tanpa perawatan adalah risiko yang tidak terlihat sampai ada yang hilang.

Tetapi kami juga perlu jujur ke arah sebaliknya, karena kami penyedia cloud dan tidak ingin terdengar berat sebelah. Cloud tidak menghapus risiko, ia memindahkannya. Anda berpindah dari "risiko karena tidak ada yang merawat" ke "risiko karena Anda mempercayakannya pada pihak lain". Kepercayaan itu harus diverifikasi, bukan diasumsikan. Sebelum berlangganan layanan cloud apa pun, pastikan tiga hal ini jelas: reputasi dan kejelasan badan usaha penyedianya, di mana data Anda disimpan, dan bagaimana cara mengeluarkan data Anda kalau suatu saat berhenti berlangganan.

Poin ketiga itu yang paling sering dilupakan orang saat mendaftar, dan paling terasa saat mau pergi. Pilih penyedia yang mengizinkan ekspor data kapan saja tanpa drama. Di absensi online Absenia, misalnya, rekap kehadiran bisa diekspor menjadi file laporan kapan pun Anda butuh, jadi catatan Anda tetap bisa dibawa. Kebiasaan sederhana yang kami sarankan: unduh rekap secara berkala sebagai arsip, jangan menunggu sampai ada rencana pindah sistem.

Satu hal yang berlaku untuk kedua arsitektur: tanggung jawab atas data pribadi karyawan tetap ada di perusahaan Anda, di mana pun servernya berada. Indonesia sudah memiliki UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi yang mengatur perlindungan data pribadi secara umum. Memakai layanan cloud tidak memindahkan kewajiban itu ke vendor, sama seperti menaruh server di kantor sendiri tidak otomatis membuat Anda patuh. Perlakukan data karyawan dengan hati-hati, batasi siapa yang bisa mengaksesnya, dan pilih mitra yang bisa Anda mintai pertanggungjawaban.

Siapa yang cocok on premise, siapa yang cocok cloud

Setelah semua pertimbangan di atas, mari kita buat jelas. Kami tidak akan berpura-pura bahwa cloud selalu menang, karena ada kondisi di mana on premise memang pilihan yang lebih tepat dan kami akan menyebutnya apa adanya.

On premise lebih tepat bila salah satu dari ini benar. Pertama, perusahaan Anda punya tim IT sendiri yang memang bertugas merawat server, bukan staf lain yang kebetulan bisa komputer. Tanpa orang ini, semua keunggulan kendali on premise akan berubah menjadi beban. Kedua, ada kewajiban regulasi atau kontrak khusus, misalnya dari induk perusahaan atau dari sektor yang Anda geluti, yang mengharuskan data berada di infrastruktur sendiri. Kalau kewajiban itu tertulis, tidak ada gunanya berdebat. Ketiga, lokasi kerja Anda tidak punya internet yang stabil, misalnya area tambang, perkebunan, atau proyek di daerah terpencil. Sistem yang butuh internet tidak akan berguna di tempat yang tidak punya sinyal.

Cloud lebih tepat untuk mayoritas UMKM, dan alasannya sederhana. Sebagian besar usaha kecil dan menengah tidak punya tim IT, dan memang tidak seharusnya punya. Fokus Anda ada di jualan, produksi, dan pelanggan. Menambah satu server ke daftar hal yang harus dipikirkan adalah biaya perhatian yang tidak sebanding dengan manfaatnya. Cloud membuat pertanyaan "siapa yang mengurus server" hilang sama sekali dari kepala Anda.

Cloud juga menang telak pada hal yang sangat praktis: karyawan Anda kemungkinan besar tidak selalu berada di satu ruangan. Ada yang di lapangan, ada yang di cabang, ada yang sedang kunjungan klien. Sistem yang hanya bisa dibuka dari jaringan kantor akan memaksa mereka kembali ke kantor hanya untuk mencatat kehadiran, dan itu absurd. Pola serupa pernah kami bahas saat membandingkan mesin fingerprint dengan absensi online, di mana keterikatan pada satu perangkat di satu lokasi menjadi hambatan yang sama.

Pertanyaan yang harus ditanyakan sebelum memutuskan

Alih-alih membandingkan brosur, kami menyarankan Anda menjawab enam pertanyaan berikut dengan jujur. Jawabannya akan menentukan arah lebih cepat daripada demo produk mana pun.

• Siapa yang akan merawat sistem ini enam bulan lagi? Sebutkan namanya. Kalau Anda tidak bisa menyebut satu nama pun, on premise sebaiknya dicoret dari daftar.
• Kalau server mati Senin pagi, siapa yang memperbaiki dan berapa lama? Absensi yang mati saat jam masuk adalah masalah yang sangat terasa, bukan masalah teknis kecil.
• Apakah karyawan perlu mengakses dari luar kantor? Kalau ya, cloud menyelesaikan ini secara bawaan, sementara on premise butuh pekerjaan tambahan.
• Ada kewajiban tertulis soal lokasi data? Kalau ada, patuhi. Kalau tidak ada dan hanya "rasanya lebih aman", tinjau ulang dengan kepala dingin.
• Bagaimana cara saya mengeluarkan data dari sistem ini? Tanyakan sebelum berlangganan, bukan setelah kecewa. Jawaban yang berbelit adalah pertanda.
• Berapa total biayanya dalam tiga tahun, termasuk waktu orang? Bukan harga lisensi, bukan harga bulan pertama.

Pendapat kami setelah menemani banyak usaha kecil merapikan absensinya: keputusan cloud atau on premise jarang benar-benar soal teknologi. Ia soal kapasitas. Pertanyaannya bukan "mana yang lebih canggih", melainkan "apa yang sanggup kami rawat tanpa mengorbankan pekerjaan utama". Usaha yang jujur menjawab pertanyaan itu biasanya tidak menyesal.

Kalau Anda sudah condong ke cloud dan ingin membandingkan penyedia secara lebih rinci, kami sudah menyusun kriteria pemilihannya di tips memilih software HR dan daftar pembandingnya di ulasan software HR untuk UMKM. Untuk melihat cakupan yang kami sediakan sendiri, silakan cek halaman fitur software HR. Perlu kami sebutkan sejak awal agar tidak ada salah paham: layanan kami hanya tersedia dalam bentuk cloud, tidak ada versi yang dipasang di server Anda sendiri. Kalau kebutuhan Anda memang on premise, carilah penyedia yang menyediakannya, dan itu tidak apa-apa.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa bedanya software HR cloud dan on premise?

Software HR cloud berjalan di server milik penyedia dan Anda mengaksesnya lewat internet dengan cara berlangganan, biasanya per karyawan per bulan. Software HR on premise dipasang di server milik perusahaan sendiri, umumnya dengan membeli lisensi di awal, dan perusahaan yang mengurus server, update, serta backup-nya. Bedanya bukan pada fiturnya, melainkan pada siapa yang memiliki dan merawat infrastrukturnya.

Mana yang lebih aman, software HR cloud atau on premise?

Tidak ada yang otomatis lebih aman. Yang menentukan keamanan adalah siapa yang merawat sistemnya, bukan di mana servernya berada. Server sendiri yang tidak pernah di-update dan tidak punya backup justru lebih rawan daripada layanan cloud yang dirawat tim khusus. Sebaliknya, cloud memindahkan kepercayaan Anda ke vendor, jadi reputasi, lokasi data, dan cara ekspor data wajib dicek sebelum berlangganan.

Apakah software HR cloud bisa dipakai kalau internet mati?

Umumnya tidak, karena data diambil dari server penyedia lewat internet. Ini kelemahan nyata cloud yang perlu diakui. Namun untuk absensi, karyawan biasanya memakai kuota di HP masing-masing, jadi matinya WiFi kantor tidak selalu menghentikan absensi. Kalau lokasi kerja Anda benar-benar tanpa sinyal, misalnya tambang atau kebun terpencil, sistem yang tidak bergantung internet memang lebih tepat.

Berapa biaya software HR cloud per bulan?

Di Indonesia, software HR cloud umumnya dihitung per karyawan per bulan dengan kisaran sekitar Rp 7.000 sampai Rp 20.000, tergantung fitur. Sebagai pembanding, paket Basic Kerjoo sekitar Rp 7.800 per karyawan per bulan untuk pelanggan baru. Absenia sendiri gratis untuk di bawah 10 karyawan, lalu Rp 9.000 per karyawan per bulan untuk paket Absensi. Kami bukan yang termurah, tetapi batas gratisnya termasuk yang paling longgar.

Kalau berhenti berlangganan, apakah data karyawan saya hilang?

Tergantung vendornya, dan ini wajib ditanyakan di awal, bukan saat mau berhenti. Pilih penyedia yang mengizinkan Anda mengekspor data kapan saja tanpa syarat tambahan. Di Absenia, data kehadiran dan rekap absensi bisa diekspor menjadi file laporan, jadi catatan Anda tetap dapat dibawa. Biasakan mengunduh rekap secara berkala sebagai arsip, bukan hanya saat akan pindah sistem.

Apakah software HR on premise sudah tidak relevan?

Masih relevan, tetapi untuk kondisi tertentu saja. On premise tetap masuk akal bila perusahaan punya tim IT sendiri yang merawat server, ada kewajiban regulasi khusus yang mengharuskan data berada di infrastruktur sendiri, atau lokasi kerja tidak punya internet yang stabil. Di luar tiga kondisi itu, mayoritas UMKM akan lebih ringan memakai cloud karena tidak perlu memikirkan server sama sekali.