Struktur Organisasi Perusahaan: Fungsi, Jenis, dan Contoh untuk UMKM

Struktur organisasi perusahaan adalah kerangka yang mengatur siapa mengerjakan apa, siapa berwenang mengambil keputusan, dan siapa melapor kepada siapa di dalam sebuah bisnis. Bagi pemilik UMKM, istilah ini sering terdengar seperti urusan perusahaan besar yang penuh kotak dan garis di atas kertas, padahal usaha yang sudah punya lebih dari satu karyawan sebenarnya sudah menjalankan struktur, entah tertulis rapi atau hanya tersimpan di kepala pemiliknya. Panduan ini membahas fungsi struktur organisasi, empat jenis yang paling umum dipakai, cara menyusunnya untuk tim 10 sampai 50 karyawan tanpa membuatnya berlebihan, contoh bagan sederhana dalam bentuk tabel, sampai kaitannya dengan pembagian tugas dan absensi harian.

Pengertian struktur organisasi perusahaan

Secara sederhana, struktur organisasi perusahaan adalah cara sebuah usaha membagi pekerjaan besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, mengelompokkan tugas itu ke posisi dan divisi, lalu menetapkan siapa melapor kepada siapa. Struktur ini biasanya digambarkan sebagai bagan berbentuk kotak yang dihubungkan garis, tetapi bentuk gambarnya bukan bagian yang paling penting. Yang sebenarnya diatur ada tiga: pembagian kerja, garis wewenang, dan jalur pelaporan.

Banyak pemilik UMKM merasa struktur organisasi baru relevan setelah karyawan berjumlah puluhan orang. Kenyataannya, struktur sudah ada sejak karyawan kedua direkrut, hanya belum dituliskan. Begitu ada dua karyawan yang mengerjakan hal berbeda, otomatis ada pembagian tugas. Begitu salah satu diberi wewenang mengawasi yang lain, otomatis ada garis pelaporan. Masalahnya bukan pada ada atau tidaknya struktur, melainkan pada apakah struktur itu jelas dan disepakati bersama, atau berubah-ubah tergantung suasana hati pemiliknya.

Pendapat kami di Absenia, struktur organisasi paling berguna bukan saat dipajang di dinding kantor, melainkan saat dipakai untuk menjawab pertanyaan sehari-hari, seperti siapa yang berhak menyetujui cuti staf toko, siapa yang bertanggung jawab kalau target penjualan meleset, dan siapa yang harus dihubungi kalau ada karyawan sakit mendadak. Kalau bagan yang Anda buat tidak bisa menjawab pertanyaan semacam itu, bagan tersebut baru sebatas dekorasi.

Fungsi struktur organisasi bagi UMKM

Struktur organisasi yang jelas punya beberapa fungsi praktis yang langsung terasa dampaknya, bukan sekadar formalitas administratif. Fungsi pertama adalah kejelasan tugas. Setiap orang tahu apa yang menjadi tanggung jawabnya dan apa yang bukan, sehingga berkurang pekerjaan yang dikerjakan dua orang sekaligus atau justru tidak dikerjakan sama sekali karena masing-masing mengira itu tugas orang lain.

Fungsi kedua adalah mempercepat pengambilan keputusan. Ketika garis wewenang jelas, karyawan tahu ke siapa harus meminta persetujuan tanpa perlu menunggu pemilik usaha yang sedang di luar kota. Fungsi ketiga adalah menjadi dasar bagi proses HR lain: rekrutmen tahu posisi mana yang perlu diisi, penggajian tahu tingkatan mana yang dibayar berapa, dan penilaian kinerja tahu siapa menilai siapa. Struktur ini pada dasarnya menjadi tulang punggung dari tugas HRD sehari-hari, terutama untuk UMKM yang belum punya HRD khusus dan tugas itu masih dirangkap pemilik atau supervisor senior.

Fungsi keempat, yang paling sering diabaikan, adalah kesinambungan usaha. Kalau seorang manajer divisi resign, struktur yang jelas membuat penggantinya tahu persis apa saja yang harus diambil alih, siapa saja anak buahnya, dan wewenang apa yang melekat pada posisi itu. Tanpa struktur tertulis, transisi semacam ini sering memakan waktu berbulan-bulan karena semua pengetahuan tentang batas tugas hanya ada di kepala orang yang sudah pergi.

Empat jenis struktur organisasi: lini, fungsional, lini-dan-staf, matriks

Dalam teori manajemen, ada banyak variasi struktur organisasi, tetapi hampir semuanya merupakan turunan dari empat bentuk dasar berikut. Memahami perbedaannya membantu Anda memilih yang paling cocok untuk skala dan jenis usaha, bukan sekadar meniru bagan dari internet yang aslinya dirancang untuk perusahaan beribu karyawan.

Struktur lini adalah bentuk paling sederhana, dengan garis komando lurus dari atas ke bawah. Setiap orang punya satu atasan, dan wewenang mengalir searah. Struktur fungsional mengelompokkan karyawan berdasarkan keahlian atau fungsi kerja, misalnya pemasaran, operasional, dan keuangan, masing-masing dipimpin kepala divisinya sendiri. Struktur lini-dan-staf mempertahankan garis komando lini, tetapi menambahkan posisi staf pendukung yang sifatnya menasihati, seperti konsultan pajak atau HR generalist yang tidak punya wewenang perintah langsung. Struktur matriks membuat sebagian karyawan melapor ke dua atasan sekaligus, misalnya atasan fungsional dan pemimpin proyek, biasanya dipakai untuk pekerjaan berbasis proyek lintas divisi.

Untuk UMKM dengan 10 sampai 50 karyawan, struktur lini atau fungsional biasanya sudah cukup. Struktur matriks jarang dibutuhkan kecuali usaha Anda memang berjalan berbasis proyek dengan tim yang berpindah-pindah penugasan, seperti agensi kreatif atau kontraktor event. Memaksakan struktur matriks pada toko atau kafe biasa justru menambah kebingungan tanpa manfaat yang sepadan.

Cara menyusun struktur organisasi untuk UMKM 10 sampai 50 karyawan

Menyusun struktur organisasi tidak perlu dimulai dari bagan kosong dan tebak-tebakan. Urutan berikut yang kami sarankan, karena setiap tahap bertumpu pada tahap sebelumnya dan jarang membuat Anda harus mengulang dari awal.

Langkah satu, daftar semua pekerjaan yang benar-benar berjalan. Bukan pekerjaan yang seharusnya ada menurut buku teks, melainkan yang benar-benar dikerjakan seseorang hari ini, termasuk tugas yang selama ini dirangkap pemilik usaha. Tuliskan semuanya dulu tanpa menyaring.

Langkah dua, kelompokkan menjadi tiga sampai enam fungsi besar. Untuk UMKM, kelompok yang umum adalah operasional, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia. Usaha yang lebih kecil bisa menggabungkan beberapa fungsi ini dalam satu posisi, yang penting jangan sampai satu fungsi besar tidak punya penanggung jawab sama sekali.

Langkah tiga, tentukan satu pemimpin per kelompok dengan rentang kendali wajar. Rentang kendali adalah jumlah anak buah langsung seorang atasan. Angka lima sampai delapan orang per atasan umumnya masih terkelola dengan baik. Lebih dari itu, atasan biasanya mulai kewalahan memantau kehadiran, kinerja, dan masalah harian tiap anak buahnya.

Langkah empat, batasi jumlah level hierarki. Untuk tim 10 sampai 50 karyawan, dua sampai tiga level biasanya sudah cukup: pemilik atau direktur, kepala divisi atau manajer, dan staf pelaksana. Menambah level demi terlihat lebih formal justru memperlambat keputusan yang sebenarnya bisa cepat.

Langkah lima, tuliskan satu baris tanggung jawab utama per posisi. Tidak perlu job description panjang di tahap ini, cukup satu kalimat yang menjawab "posisi ini bertanggung jawab atas apa". Ini akan memudahkan penyusunan uraian tugas lengkap dan dasar indikator kinerja belakangan, karena Anda sudah tahu setiap posisi seharusnya dinilai dari hal apa.

Langkah enam, tinjau ulang setiap enam sampai dua belas bulan. Struktur yang dibuat untuk 15 karyawan biasanya sudah tidak pas ketika karyawan bertambah menjadi 40. Jadikan peninjauan struktur agenda rutin, bukan sesuatu yang baru dipikirkan saat kekacauan sudah terjadi. Untuk menjaga data posisi, divisi, dan karyawan tetap rapi selama proses ini, banyak UMKM mulai memakai aplikasi HRD untuk UMKM agar data tidak lagi tersebar di banyak dokumen dan ingatan orang.

Contoh bagan sederhana struktur organisasi UMKM

Supaya lebih konkret, berikut contoh struktur organisasi sederhana untuk usaha fiktif bernama Toko Roti Makmur dengan 25 karyawan, satu lokasi produksi, dan tiga gerai penjualan. Alih-alih gambar bagan, contoh ini disajikan dalam bentuk tabel supaya mudah dibaca dan mudah ditiru untuk usaha Anda sendiri.

Perhatikan tiga hal dari contoh ini. Pertama, hanya ada tiga level meski karyawannya sudah 25 orang. Kedua, tidak semua fungsi butuh manajer terpisah, staf keuangan dan administrasi cukup melapor langsung ke pemilik karena bebannya belum sebesar dua divisi lain. Ketiga, kepala gerai berada satu level di bawah manajer pemasaran, bukan sejajar dengannya, supaya jelas siapa mengoordinasikan tiga gerai itu saat ada masalah lintas lokasi.

Struktur ini bukan patokan mutlak. Usaha jasa seperti klinik, biro perjalanan, atau bengkel akan punya pengelompokan fungsi yang berbeda. Prinsip yang tetap sama untuk semua jenis usaha adalah level yang ringkas, rentang kendali yang wajar, dan setiap posisi punya satu atasan yang jelas.

Kaitan struktur organisasi dengan pembagian tugas dan absensi

Struktur organisasi bukan cuma dokumen di atas kertas, ia juga menentukan bagaimana proses harian seperti kehadiran dan cuti berjalan. Tanpa struktur yang jelas, alur persetujuan cuti dan izin biasanya menumpuk di satu orang saja, hampir selalu pemilik usaha, karena tidak ada kejelasan siapa lagi yang berwenang menyetujui.

Begitu struktur sudah jelas, setiap level punya peran yang berbeda dalam pengelolaan kehadiran dan data karyawan, seperti diringkas di tabel berikut.

Kaitan ini juga terasa sejak hari pertama karyawan baru bergabung. Bagian dari onboarding karyawan baru yang sering terlewat adalah menjelaskan posisinya di struktur, siapa atasan langsungnya, dan ke mana ia harus mengajukan izin kalau berhalangan hadir. Karyawan yang tidak tahu siapa atasannya biasanya bingung harus lapor ke siapa saat terlambat, dan itu sering berujung pada ketidakhadiran yang tidak tercatat sama sekali.

Struktur yang jelas juga menjadi dasar bagi sistem pencatatan data karyawan yang lebih rapi. Kalau Anda belum familiar dengan istilah sistem semacam ini, kami bahas lebih lengkap di panduan apa itu HRIS. Intinya, struktur organisasi menentukan siapa mengelola data siapa, sementara sistemnya memastikan data itu tidak tercecer di banyak buku catatan dan grup chat berbeda.

Kesalahan umum UMKM saat menyusun struktur organisasi

Dari banyak usaha kecil yang kami amati, ada beberapa kesalahan yang berulang saat menyusun struktur organisasi. Mengenali kesalahan ini lebih dulu bisa menghemat waktu Anda dibanding memperbaikinya setelah terlanjur membingungkan seluruh tim.

• Struktur terlalu datar. Semua karyawan melapor langsung ke pemilik, padahal jumlahnya sudah lebih dari 15 orang. Pemilik akhirnya menjadi titik kemacetan untuk setiap keputusan kecil, termasuk urusan izin dan cuti harian.
• Posisi dibuat untuk orang, bukan untuk fungsi. Jabatan diciptakan karena ada karyawan senior yang perlu dinaikkan levelnya, bukan karena memang ada fungsi yang butuh diisi. Akibatnya struktur jadi tidak konsisten begitu karyawan itu resign.
• Tidak ada wakil saat atasan berhalangan. Ketika kepala divisi cuti atau sakit, tidak ada yang berwenang menyetujui izin anak buahnya, sehingga semua keputusan tertahan sampai orang itu kembali.
• Struktur meniru template perusahaan besar. Bagan diunduh dari internet lengkap dengan divisi riset dan pengembangan, padahal usahanya baru punya 20 karyawan dan belum butuh sebagian besar posisi itu.
• Struktur tidak pernah direvisi. Bagan yang dibuat saat karyawan masih 10 orang tetap dipakai apa adanya ketika karyawan sudah 40 orang, sehingga tidak lagi mencerminkan siapa sebenarnya mengerjakan apa hari ini.

Kalau usaha Anda sedang merapikan struktur sekaligus ingin memastikan kehadiran dan cuti setiap divisi tercatat rapi mengikuti garis pelaporan yang baru, silakan telusuri halaman seluruh fitur Absenia atau langsung lihat paket dan harganya di halaman harga, termasuk paket gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan. Anda juga bisa langsung mendaftar untuk mencoba mengatur divisi dan atasan langsung di akun Anda sendiri.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu struktur organisasi perusahaan?

Struktur organisasi perusahaan adalah kerangka yang mengatur pembagian tugas, garis wewenang, dan jalur pelaporan di dalam sebuah bisnis. Struktur ini menjelaskan siapa mengerjakan apa, siapa berhak mengambil keputusan apa, dan siapa melapor kepada siapa. Bentuknya sering digambarkan sebagai bagan kotak dan garis, tetapi inti sebenarnya ada pada tiga hal itu, bukan pada gambarnya.

Apa saja jenis struktur organisasi yang paling umum?

Empat jenis yang paling umum dipakai adalah struktur lini, struktur fungsional, struktur lini-dan-staf, dan struktur matriks. Struktur lini paling sederhana dengan garis komando lurus dari atas ke bawah, struktur fungsional mengelompokkan orang berdasarkan keahlian seperti pemasaran dan keuangan, lini-dan-staf menambahkan penasihat pendukung, dan matriks membuat karyawan melapor ke dua atasan sekaligus untuk proyek lintas fungsi.

Berapa banyak level struktur yang ideal untuk UMKM?

Untuk tim 10 sampai 50 karyawan, dua sampai tiga level biasanya sudah cukup, misalnya pemilik atau direktur, lalu kepala divisi atau manajer, lalu staf pelaksana. Menambah level keempat baru masuk akal kalau satu divisi sudah berisi lebih dari delapan sampai sepuluh orang sehingga satu atasan kewalahan mengawasi semuanya sekaligus.

Apa bedanya struktur organisasi dengan job description?

Struktur organisasi menunjukkan posisi dan hubungan pelaporan antarposisi dalam bentuk peta besar, sedangkan job description menjelaskan detail tugas harian satu posisi tertentu. Struktur organisasi menjawab pertanyaan siapa melapor ke siapa, sementara job description menjawab pertanyaan apa saja yang dikerjakan orang di posisi itu setiap hari. Keduanya saling melengkapi dan sebaiknya dibuat bersamaan.

Apakah struktur organisasi wajib dibuat tertulis?

Tidak ada aturan yang mewajibkan setiap UMKM membuat dokumen struktur organisasi secara formal, tetapi menuliskannya sangat disarankan begitu karyawan sudah lebih dari lima sampai tujuh orang. Struktur yang hanya ada di kepala pemilik gampang berubah tanpa disadari dan sering memicu kebingungan soal siapa sebenarnya yang berwenang menyetujui sesuatu.

Bagaimana struktur organisasi berkaitan dengan absensi karyawan?

Struktur organisasi menentukan siapa berhak menyetujui izin dan cuti, siapa menerima notifikasi keterlambatan, dan siapa yang bertanggung jawab atas rekap kehadiran satu divisi. Tanpa struktur yang jelas, alur persetujuan absensi biasanya menumpuk di satu orang saja, biasanya pemilik usaha, yang lama-lama menjadi kemacetan tersendiri.