Aturan Jam Kerja Karyawan Menurut UU Terbaru

Aturan jam kerja karyawan di Indonesia bertumpu pada dua pola yang sama-sama sah, yaitu 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja. Keduanya disebut di Pasal 21 ayat (2) PP Nomor 35 Tahun 2021. Anda boleh memilih salah satunya, tetapi tidak boleh menggabungkan bagian yang paling menguntungkan dari keduanya. Di luar itu ada tiga hal yang sering luput: waktu istirahat wajib di tengah jam kerja, batas lembur yang angkanya sudah berubah sejak UU Nomor 6 Tahun 2023, dan kewajiban membayar upah lembur yang tidak bisa dianggap sudah melebur ke dalam gaji bulanan. Panduan ini merangkum semuanya untuk pemilik usaha kecil, lengkap dengan tabel perbandingan, ketentuan shift, dan cara mencatat jam kerja agar tidak berujung sengketa.

Dua pola jam kerja yang diakui aturan

Pasal 21 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja. Lalu ayat (2) memerinci isinya menjadi dua pilihan. Huruf a mengatur 7 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu. Huruf b mengatur 8 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu. Rumusan yang sama juga muncul di Pasal 77 UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagaimana diubah oleh UU Nomor 6 Tahun 2023, sehingga keduanya saling menguatkan.

Perhatikan angka yang tidak berubah di kedua pola: 40 jam seminggu. Inilah pagar utamanya. Yang berbeda hanya cara Anda menyebar 40 jam itu ke dalam kalender. Pada pola 6 hari, beban hariannya lebih ringan tetapi karyawan masuk lebih sering. Pada pola 5 hari, harinya lebih sedikit tetapi setiap hari terasa lebih panjang. Kalau Anda menghitungnya, pola 6 hari sebenarnya menyisakan 42 jam bila semua hari diisi 7 jam, sehingga banyak perusahaan memendekkan satu hari, biasanya Sabtu, agar totalnya tetap 40 jam.

Ayat (4) menambahkan satu hal yang sering dilewati pemilik usaha kecil: pelaksanaan jam kerja bagi pekerja di perusahaan diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Artinya jam masuk dan jam pulang bukan sekadar kebiasaan lisan yang Anda umumkan di grup. Aturan meminta hal itu tertulis di salah satu dari tiga dokumen tersebut. Bagi usaha dengan sepuluh sampai tiga puluh karyawan, biasanya perjanjian kerja individual adalah tempat yang paling praktis.

Pendapat kami di Absenia, memilih pola jam kerja sebaiknya dimulai dari sifat pekerjaan, bukan dari selera pemilik. Usaha yang pelanggannya datang setiap hari seperti toko, klinik, dan bengkel biasanya lebih cocok dengan pola 6 hari yang dipadu rotasi libur. Usaha yang outputnya berupa pekerjaan terfokus seperti agensi, studio, dan kantor jasa biasanya lebih sehat dengan pola 5 hari. Yang keliru adalah memilih pola 5 hari karena terdengar modern, lalu diam-diam tetap meminta karyawan masuk di hari keenam tanpa mencatatnya sebagai lembur.

Perbandingan pola 6 hari kerja dan 5 hari kerja

Tabel berikut merangkum perbedaan keduanya dalam satu tampilan, termasuk konsekuensi yang biasanya baru terasa setelah beberapa bulan berjalan. Angka jam kerja dan istirahat mingguan di bawah mengacu pada Pasal 21 dan Pasal 22 PP Nomor 35 Tahun 2021.

Baris yang paling menentukan biaya adalah baris terakhir sebelum kolom kecocokan, yaitu jam ke berapa lembur mulai dihitung. Pada pola 6 hari, karyawan yang bekerja sampai jam ke-8 sudah masuk hitungan lembur. Pada pola 5 hari, batas itu bergeser ke jam ke-9. Selisih satu jam ini kecil di atas kertas, tetapi berulang setiap hari untuk setiap orang. Bagi tim berisi 20 karyawan, satu jam lembur harian yang tidak disadari akan menumpuk menjadi ratusan jam dalam sebulan.

Perlu ditekankan juga bahwa memilih pola 5 hari tidak otomatis membuat Sabtu menjadi hari kerja cadangan yang bebas biaya. Bila karyawan diminta masuk pada hari yang menurut jadwal adalah hari istirahat mingguannya, kerja itu masuk kategori lembur pada hari istirahat mingguan dan punya perhitungan tersendiri, terpisah dari batas 18 jam seminggu. Kami bahas detail perhitungannya di panduan cara menghitung uang lembur.

Waktu istirahat antar jam kerja dan istirahat mingguan

Jam kerja tidak berdiri sendiri. Ada dua jenis istirahat yang wajib menyertainya, dan keduanya punya dasar hukum yang berbeda tempat. Yang pertama adalah istirahat di tengah hari kerja. Pasal 79 ayat (2) huruf a UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagaimana diubah oleh UU Nomor 6 Tahun 2023 mewajibkan istirahat antara jam kerja paling sedikit setengah jam setelah bekerja selama 4 jam terus menerus, dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja.

Kalimat terakhir itu yang sering menimbulkan salah paham. Karena istirahat tidak dihitung sebagai jam kerja, jadwal 8 jam kerja secara praktis berarti karyawan berada di tempat kerja sekitar 8,5 jam bila istirahatnya setengah jam, atau 9 jam bila Anda memberi istirahat satu jam penuh seperti kebiasaan banyak kantor. Menghitung istirahat sebagai bagian dari 8 jam kerja berarti karyawan sebenarnya hanya bekerja 7,5 jam, dan itu merugikan Anda. Sebaliknya memaksa karyawan tetap melayani pelanggan selama jam istirahat berarti jam itu tetap jam kerja, dan itu merugikan karyawan.

Jenis kedua adalah istirahat mingguan. Di sini ada nuansa yang perlu Anda ketahui. Pada tingkat undang-undang, Pasal 79 ayat (2) huruf b versi UU Nomor 6 Tahun 2023 hanya menyebut istirahat mingguan 1 hari untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu. Namun aturan pelaksananya lebih lengkap. Pasal 22 PP Nomor 35 Tahun 2021 mewajibkan pengusaha memberi istirahat mingguan berupa 1 hari untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu, atau 2 hari untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu. Jadi bagi perusahaan yang memakai pola 5 hari, dua hari libur mingguan tetap menjadi kewajiban, bukan kemurahan hati.

Pendapat kami di Absenia, istirahat setengah jam adalah angka minimum yang sebaiknya tidak Anda jadikan standar. Untuk pekerjaan yang menuntut konsentrasi atau berdiri lama, istirahat satu jam memberi hasil yang lebih baik dan jarang merugikan produktivitas. Yang penting, apa pun durasinya, tuliskan dengan jelas jam berapa istirahat dimulai dan berakhir, lalu terapkan konsisten. Istirahat yang durasinya berubah-ubah tergantung ramai tidaknya toko adalah sumber keluhan yang paling sering kami dengar dari karyawan ritel.

Ketentuan lembur dan kewajiban yang menyertainya

Di sinilah banyak artikel di internet masih salah, dan kesalahannya berbahaya karena menyangkut uang. Batas lembur yang berlaku hari ini adalah paling lama 4 jam dalam 1 hari dan 18 jam dalam 1 minggu, sesuai Pasal 26 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 dan Pasal 78 ayat (1) huruf b UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagaimana diubah UU Nomor 6 Tahun 2023. Angka 3 jam sehari dan 14 jam seminggu yang masih sering dikutip berasal dari naskah asal UU Nomor 13 Tahun 2003 dan sudah tidak berlaku. Bila Anda menemukan artikel yang masih memakai angka lama, itu pertanda kontennya belum diperbarui sejak 2020.

Ada catatan penting di Pasal 26 ayat (2): batas 4 jam sehari dan 18 jam seminggu itu tidak termasuk kerja lembur yang dilakukan pada waktu istirahat mingguan dan atau hari libur resmi. Dengan kata lain, lembur di hari libur dihitung di jalur terpisah, bukan menambah kuota 18 jam tadi. Tabel berikut merangkum ketentuan lembur yang perlu Anda pegang.

Dua baris paling sering diabaikan usaha kecil adalah syarat pelaksanaan dan kewajiban pencatatan. Pasal 28 ayat (1) menyebut harus ada perintah dari pengusaha dan persetujuan dari pekerja yang bersangkutan secara tertulis dan atau melalui media digital. Frasa media digital itu memudahkan, karena artinya persetujuan lewat aplikasi atau pesan tercatat sudah memenuhi syarat. Lalu ayat (3) meminta pengusaha membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama pekerja dan lamanya waktu lembur. Tanpa daftar itu, Anda tidak punya alat untuk membantah klaim jam lembur yang berbeda dari catatan Anda.

Soal kewajiban membayar, Pasal 27 ayat (1) menegaskan pengusaha yang mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja wajib membayar upah kerja lembur. Ada pengecualian di ayat (2) untuk golongan jabatan tertentu, yaitu mereka yang bertanggung jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana, atau pengendali jalannya perusahaan dengan waktu kerja yang tidak dapat dibatasi dan mendapat upah lebih tinggi. Tetapi ayat (4) meminta golongan itu diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dan ayat (5) menutup celahnya: bila tidak diatur, pengusaha tetap wajib membayar upah lembur.

Sektor dan pekerjaan tertentu yang boleh berbeda

Aturan jam kerja standar tidak berlaku mutlak untuk semua jenis usaha. Pasal 21 ayat (3) PP Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan ketentuan waktu kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu. Pasal 23 ayat (1) melanjutkan bahwa perusahaan pada sektor usaha atau pekerjaan tertentu dapat menerapkan waktu kerja yang kurang atau lebih dari ketentuan umum tersebut.

Untuk yang menerapkan waktu kerja kurang dari ketentuan umum, Pasal 23 ayat (2) memberi tiga karakteristik. Pertama, penyelesaian pekerjaan kurang dari 7 jam dalam 1 hari dan kurang dari 35 jam dalam 1 minggu. Kedua, waktu kerja fleksibel. Ketiga, pekerjaan dapat dilakukan di luar lokasi kerja. Sementara untuk yang menerapkan waktu kerja lebih dari ketentuan umum, ayat (3) menyatakan pelaksanaannya mengikuti ketentuan waktu kerja yang telah ditetapkan oleh Menteri. Pasal 24 menambahkan bahwa Menteri dapat menetapkan waktu kerja dan waktu istirahat pada sektor lain melalui Peraturan Menteri.

Pasal 25 memberi rambu praktisnya: baik yang kurang maupun yang lebih, pelaksanaan waktu kerja dan jam kerjanya harus diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Jadi fleksibilitas ini bukan berarti bebas tanpa dokumen. Justru sebaliknya, semakin jauh Anda menyimpang dari pola standar, semakin penting kesepakatannya tertulis.

Pendapat kami di Absenia, pasal sektor tertentu ini sering disalahpahami sebagai pintu keluar bagi usaha apa pun yang jam operasionalnya panjang. Kafe yang buka sampai tengah malam, toko yang buka setiap hari, dan klinik dengan jadwal panjang tetap tunduk pada aturan standar. Yang membedakan bukan panjangnya jam buka usaha, melainkan sifat pekerjaannya. Jam buka toko 14 jam sehari diselesaikan dengan shift, bukan dengan mengklaim diri sebagai sektor tertentu. Bila Anda ragu, asumsikan aturan standar berlaku dan konsultasikan ke dinas ketenagakerjaan setempat sebelum menyusun jadwal yang menyimpang.

Mengatur pola shift tanpa melanggar batas

Shift adalah jawaban paling umum untuk usaha yang jam bukanya lebih panjang daripada jam kerja satu orang. Prinsipnya sederhana: yang panjang adalah jam operasional usaha, bukan jam kerja individu. Toko yang buka pukul 08.00 sampai 22.00 berarti 14 jam operasional, dan itu diselesaikan dengan dua shift yang saling menyambung, bukan dengan meminta satu orang bertahan 14 jam.

Ada beberapa hal yang harus tetap dijaga saat menyusun shift. Pertama, batas harian dan mingguan tetap berlaku per orang. Seorang karyawan dengan pola 5 hari tetap dibatasi 8 jam sehari dan 40 jam seminggu, tidak peduli shift-nya pagi atau malam. Kedua, istirahat setengah jam setelah 4 jam terus menerus tetap wajib di setiap shift, termasuk shift malam. Ketiga, hak istirahat mingguan tetap harus jatuh, meski harinya berputar dan tidak selalu Minggu.

Keempat, hati-hati dengan pertukaran shift antar karyawan. Praktik ini lumrah dan membantu, tetapi bila tidak tercatat, rekap akhir bulan akan berbeda dengan kenyataan. Karyawan yang menggantikan rekannya bisa jadi menumpuk jam melebihi 40 jam seminggu tanpa ada yang menyadari sampai slip gaji terbit. Wajibkan setiap tukar shift dicatat dan disetujui, sekecil apa pun perubahannya.

Kelima, hindari jarak istirahat yang terlalu pendek antara shift malam dan shift pagi berikutnya. Secara aturan hal ini tidak diberi angka baku dalam PP Nomor 35 Tahun 2021, jadi kami tidak akan mengarang angka. Namun secara praktik, karyawan yang pulang pukul 22.00 lalu diminta masuk pukul 07.00 keesokan harinya akan datang dalam kondisi yang tidak aman untuk pekerjaan yang menuntut ketelitian. Untuk menyusun rotasinya secara rapi, kami bahas pendekatannya di aplikasi shift kerja dan jadwal.

Cara mencatat jam kerja supaya tidak jadi sengketa

Semua aturan di atas hanya berguna bila Anda punya catatannya. Dalam pengalaman kami, perselisihan soal jam kerja hampir tidak pernah berupa perdebatan tentang isi pasal. Yang diperdebatkan selalu fakta: apakah karyawan benar masuk pukul sekian, apakah benar ada lembur tiga jam pada tanggal sekian, apakah istirahatnya benar diberikan. Yang punya catatan lebih rapi biasanya menang, dan itu berlaku dua arah.

Ada empat hal minimum yang sebaiknya tercatat untuk setiap karyawan setiap hari. Satu, jam masuk. Dua, jam pulang. Tiga, durasi istirahat bila berbeda dari jadwal standar. Empat, jam lembur beserta persetujuannya. Empat angka ini cukup untuk merekonstruksi hampir semua pertanyaan yang muncul di kemudian hari, termasuk saat menghitung upah lembur maupun saat menjawab pertanyaan pengawas ketenagakerjaan.

Bentuk catatannya boleh apa saja selama konsisten dan sulit diubah belakangan. Buku absen tulis tangan masih sah, hanya saja rawan diisi belakangan dan sulit diverifikasi. Spreadsheet lebih rapi tetapi sama-sama bisa disunting siapa pun yang punya akses. Yang paling kuat sebagai bukti adalah catatan yang punya waktu perekaman melekat pada saat kejadian, bukan yang direkap kemudian. Perbandingan kelebihan dan kekurangan tiap metode kami uraikan di perbandingan absensi Excel dan absensi online.

Di titik inilah sistem absensi berperan, dan kami ingin menyebut batasnya dengan jujur. Absenia hari ini mencatat jam masuk dan jam pulang lengkap dengan selfie dan verifikasi GPS, menyimpan pengajuan cuti dan izin beserta persetujuannya, mengatur shift, dan menyediakan rekap yang bisa diekspor. Artinya empat angka minimum tadi tersimpan otomatis dengan waktu perekaman yang melekat, dan itulah yang menjadikannya bukti. Modul payroll yang menghitung upah lembur secara otomatis masih dalam pengembangan, jadi perhitungan akhirnya untuk sekarang tetap Anda lakukan sendiri dengan rumus di artikel ini.

Kesalahan umum UMKM soal jam kerja

Dari pertanyaan yang rutin masuk ke kami, kesalahannya berulang di titik yang sama. Berikut yang paling sering, beserta akar masalahnya.

Menganggap lembur sudah termasuk gaji bulanan. Ini kekeliruan nomor satu dan yang paling mahal. Alasannya biasanya terdengar masuk akal: gaji sudah di atas upah minimum, jadi dianggap sudah mencakup jam tambahan. Pasal 27 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 tidak mengenal pembenaran itu. Kewajiban membayar upah lembur muncul dari fakta bekerja melebihi waktu kerja, bukan dari besar kecilnya gaji pokok. Pengecualiannya hanya golongan jabatan tertentu yang harus tertulis lebih dulu.

Tidak mencatat jam masuk dan jam keluar. Banyak usaha kecil merasa cukup dengan saling percaya karena timnya masih sedikit. Masalahnya, kepercayaan bukan alat bukti. Saat ada satu orang yang mengklaim lembur 20 jam sebulan dan Anda tidak punya catatan tandingan, posisi Anda lemah meskipun klaimnya keliru. Catatan melindungi kedua pihak, termasuk melindungi karyawan jujur dari tuduhan yang tidak berdasar.

Memakai batas lembur versi lama. Angka 3 jam sehari dan 14 jam seminggu masih beredar luas di internet. Angka itu berasal dari naskah asal UU Nomor 13 Tahun 2003 dan sudah diubah. Yang berlaku adalah 4 jam sehari dan 18 jam seminggu. Memakai angka lama membuat perhitungan Anda meleset, dan lebih repot lagi bila kebijakan internal Anda disusun di atas dasar yang sudah tidak berlaku.

Menghitung jam istirahat sebagai jam kerja. Pasal 79 ayat (2) huruf a menyebut waktu istirahat tidak termasuk jam kerja. Menghitungnya masuk membuat karyawan sebenarnya bekerja lebih pendek dari yang Anda kira, dan pada akhirnya memicu revisi jadwal yang tidak nyaman untuk semua orang.

Meminta lembur tanpa persetujuan tercatat. Menyuruh lewat lisan lalu berkata akan diingat itu bukan pemenuhan Pasal 28. Perintah dan persetujuan harus tertulis atau lewat media digital, dan daftarnya harus dibuat. Kabar baiknya, syarat ini sekarang mudah dipenuhi karena pesan digital yang tercatat sudah diakui.

Menyamakan jam operasional usaha dengan jam kerja karyawan. Toko yang buka 12 jam bukan berarti karyawannya bekerja 12 jam. Solusinya shift, bukan memperpanjang jam kerja individu lalu menyebutnya bagian dari tanggung jawab.

Benang merah keenam kesalahan ini sama: hampir semuanya berasal dari ketiadaan catatan dan ketiadaan dokumen tertulis, bukan dari ketidaktahuan soal angka. Angkanya cuma segelintir dan mudah dihafal. Yang berantakan adalah kesepakatan yang tidak pernah dituliskan dan jam kerja yang tidak pernah direkam.

Bila Anda sedang merapikan aturan ketenagakerjaan secara menyeluruh, tiga panduan berikut melengkapi artikel ini: aturan cuti karyawan untuk hak cuti tahunan, perbedaan PKWT dan PKWTT untuk status hubungan kerja, dan struktur dan skala upah untuk dasar pengupahannya. Gambaran besar tentang sistem pengelolaan karyawan kami bahas di apa itu HRIS. Untuk melihat kemampuan yang sudah aktif hari ini beserta biayanya, semuanya terbuka di halaman fitur dan harga. Paket gratis berlaku selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang akan menyusul. Tanpa biaya implementasi dan tanpa kartu kredit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Berapa jam kerja karyawan yang diperbolehkan dalam sehari dan seminggu?

Ada dua pola yang diakui. Pola pertama 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja dalam seminggu. Pola kedua 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja dalam seminggu. Ketentuan ini ada di Pasal 21 ayat (2) PP Nomor 35 Tahun 2021 dan sejalan dengan Pasal 77 UU Nomor 13 Tahun 2003 versi perubahan UU Nomor 6 Tahun 2023. Batas 40 jam seminggu berlaku pada kedua pola, jadi yang berubah hanya sebaran hariannya.

Berapa batas jam lembur karyawan per hari dan per minggu?

Paling lama 4 jam dalam 1 hari dan 18 jam dalam 1 minggu, sesuai Pasal 26 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021. Batas ini tidak menghitung kerja lembur yang dilakukan pada waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi, sebagaimana disebut di ayat (2). Perlu dicatat, angka 3 jam sehari dan 14 jam seminggu yang masih beredar di banyak artikel berasal dari UU Nomor 13 Tahun 2003 versi lama dan sudah tidak berlaku.

Apakah lembur harus dengan persetujuan karyawan?

Harus. Pasal 78 ayat (1) huruf a UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagaimana diubah UU Nomor 6 Tahun 2023 menyebut persetujuan pekerja yang bersangkutan sebagai syarat. Pasal 28 PP Nomor 35 Tahun 2021 merincinya lebih jauh: harus ada perintah dari pengusaha dan persetujuan dari pekerja secara tertulis dan atau melalui media digital, dan pengusaha harus membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama pekerja beserta lamanya waktu lembur.

Apakah upah lembur boleh dianggap sudah termasuk gaji bulanan?

Tidak boleh begitu saja. Pasal 27 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 mewajibkan pengusaha membayar upah kerja lembur bila mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja. Pengecualian hanya berlaku untuk golongan jabatan tertentu yang bertanggung jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana, atau pengendali jalannya perusahaan, dan itu pun wajib diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Bila tidak diatur, ayat (5) menegaskan pengusaha tetap wajib membayar upah lembur.

Berapa lama waktu istirahat yang wajib diberikan di tengah jam kerja?

Paling sedikit setengah jam setelah karyawan bekerja selama 4 jam terus menerus, dan waktu istirahat itu tidak dihitung sebagai jam kerja. Ketentuan ini ada di Pasal 79 ayat (2) huruf a UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagaimana diubah UU Nomor 6 Tahun 2023. Konsekuensinya, jadwal 8 jam kerja secara praktis memakan sekitar 8,5 jam kehadiran di tempat kerja bila istirahatnya setengah jam.

Apakah semua jenis usaha wajib mengikuti batas 7 atau 8 jam sehari?

Tidak semuanya. Pasal 21 ayat (3) PP Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan ketentuan waktu kerja itu tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu. Pasal 23 mengatur perusahaan pada sektor tersebut dapat menerapkan waktu kerja kurang atau lebih dari ketentuan umum, dengan karakteristik dan aturan pelaksanaan tersendiri. Untuk usaha ritel, kafe, dan jasa pada umumnya, aturan standar tetap berlaku, jadi jangan memakai pasal ini sebagai jalan pintas.