Slip Gaji: Komponen Wajib, Format, dan Contohnya

Komponen slip gaji terbagi menjadi dua kelompok besar: sisi pendapatan berisi gaji pokok dan tunjangan, sisi potongan berisi BPJS, PPh 21, dan potongan lain, lalu selisih keduanya menghasilkan angka bersih yang masuk ke rekening karyawan. Slip gaji sendiri adalah dokumen bukti pembayaran upah yang wajib diberikan perusahaan setiap kali gaji dibayarkan. Istilah resminya dalam peraturan pengupahan adalah bukti pembayaran Upah, tetapi di lapangan semua orang menyebutnya slip gaji, payslip, atau salary slip. Panduan ini membedah komponen slip gaji satu per satu, ditambah dasar hukum kewajiban penerbitannya, format yang lazim dipakai, sampai contoh tabel lengkap yang bisa Anda jadikan acuan.

Apa itu slip gaji

Slip gaji berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa perusahaan sudah membayar upah karyawan sesuai kesepakatan, sekaligus menjadi alat pembuktian bagi karyawan kalau ada selisih yang perlu ditanyakan. Dokumen ini juga sering diminta di luar konteks kerja, misalnya sebagai syarat pengajuan kredit ke bank, kredit pemilikan rumah, atau visa perjalanan, karena lembaga keuangan butuh bukti penghasilan tetap yang bisa diverifikasi.

Bagi usaha kecil yang baru mulai punya karyawan tetap, slip gaji sering dianggap formalitas yang bisa ditunda. Kenyataannya, justru di usaha kecil dokumen ini paling penting, karena biasanya belum ada tim keuangan khusus yang mencatat rapi setiap perubahan gaji, kenaikan tunjangan, atau potongan kasbon. Tanpa slip gaji yang konsisten, baik pemilik usaha maupun karyawan sama-sama kesulitan menelusuri riwayat pembayaran saat dibutuhkan.

Pendapat kami di Absenia, slip gaji paling tepat dipandang sebagai alat perlindungan dua arah, bukan sekadar kertas administratif. Bagi karyawan, slip gaji adalah bukti bahwa haknya sudah dipenuhi sesuai kesepakatan. Bagi perusahaan, slip gaji adalah bukti bahwa kewajibannya sudah ditunaikan, yang berguna kalau suatu saat ada pemeriksaan ketenagakerjaan atau perselisihan yang harus dibuktikan dengan dokumen, bukan ingatan.

Dari sisi kepatuhan, slip gaji juga menjadi bahan utama saat perusahaan diperiksa pengawas ketenagakerjaan atau saat ada audit pajak. Arsip slip gaji yang rapi selama beberapa tahun terakhir membantu tim akuntansi merekonsiliasi total pengeluaran gaji dengan laporan pajak tahunan, dan membantu HRD menjawab cepat kalau ada mantan karyawan yang butuh salinan riwayat gajinya untuk keperluan lain, misalnya pengajuan kredit setelah pindah kerja.

Beda slip gaji, cara baca slip gaji, dan gaji pokok

Tiga topik ini sering tertukar karena judulnya mirip, padahal sudut pandangnya berbeda. Artikel yang sedang Anda baca ini berfokus pada komponen slip gaji dan dokumennya secara utuh, yaitu apa saja isinya baris demi baris, apakah wajib diberikan, dan format seperti apa yang lazim dipakai. Ini artikel untuk Anda yang ingin menyusun sendiri slip gaji dari nol dan perlu tahu komponen apa saja yang harus ada di dalamnya.

Kalau Anda sudah memegang selembar slip gaji dan bingung membaca artinya, baca cara baca slip gaji. Artikel itu berfokus pada tutorial membaca angka yang sudah jadi, mulai dari bruto, potongan, sampai take home pay, tanpa membahas dasar hukum penerbitannya secara mendalam.

Kalau yang ingin Anda dalami hanya satu baris komponen, yaitu gaji pokok, dan aturan proporsi 75 persennya, baca gaji pokok. Artikel itu membedah satu komponen secara khusus sampai ke dampaknya terhadap pesangon dan THR, jauh lebih detail daripada yang bisa dibahas di sini. Ketiga artikel ini saling melengkapi, silakan mulai dari yang paling sesuai kebutuhan Anda saat ini.

Komponen pendapatan dalam slip gaji

Sisi pendapatan di slip gaji adalah semua uang yang menambah total yang diterima karyawan sebelum dipotong apa pun. Menurut Pasal 7 PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, upah bisa terdiri atas komponen upah pokok saja, upah pokok dan tunjangan tetap, upah pokok ditambah tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap, atau upah pokok dan tunjangan tidak tetap. Kalau ada tunjangan tetap, besarnya gaji pokok wajib paling sedikit 75 persen dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap.

Gaji pokok. Komponen dasar yang jadi acuan hampir semua hak lain, termasuk pesangon dan uang lembur. Aturan proporsinya kami bahas tuntas di artikel gaji pokok.

Tunjangan tetap. Dibayar rutin dengan jumlah sama setiap bulan tanpa bergantung pada kehadiran, misalnya tunjangan jabatan atau tunjangan keahlian. Komponen ini ikut dihitung sebagai dasar pesangon bersama gaji pokok.

Tunjangan tidak tetap. Besarannya berubah tergantung kondisi tertentu, misalnya uang makan dan transportasi yang hanya dibayar untuk hari karyawan benar-benar masuk kerja. Komponen ini tidak ikut dihitung sebagai dasar pesangon.

Lembur dan insentif. Kalau karyawan bekerja di luar jam normal, upah lemburnya masuk sisi pendapatan bulan itu juga. Rumus dan batasannya kami uraikan lengkap di cara menghitung gaji karyawan. Bonus dan insentif, kalau ada, biasanya digolongkan sebagai pendapatan non-upah dan tercatat terpisah dari komponen upah utama.

Komponen potongan dalam slip gaji

Sisi potongan adalah semua yang mengurangi total pendapatan sampai menjadi angka bersih yang diterima karyawan. Tiga potongan yang hampir selalu ada di slip gaji karyawan tetap adalah BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21.

BPJS Kesehatan. Berdasarkan Pasal 30 Perpres Nomor 82 Tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan, iuran BPJS Kesehatan untuk pekerja penerima upah adalah 5 persen dari gaji atau upah per bulan, terbagi 4 persen ditanggung perusahaan dan 1 persen dipotong dari upah karyawan.

BPJS Ketenagakerjaan. Terdiri atas beberapa program, dan yang dipotong dari sisi karyawan hanya Jaminan Hari Tua (JHT) sebesar 2 persen dan Jaminan Pensiun (JP) sebesar 1 persen dari upah sebulan. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dan Jaminan Kematian (JKM) sepenuhnya ditanggung perusahaan sehingga tidak muncul di sisi potongan karyawan. Rincian lengkap seluruh program beserta porsi perusahaan bisa Anda cek di iuran BPJS karyawan.

PPh 21. Sejak Januari 2024, potongan PPh 21 bulanan karyawan dihitung dengan skema Tarif Efektif Rata-rata (TER) sesuai PP Nomor 58 Tahun 2023, dengan tarif yang mengikuti besar penghasilan bruto bulan itu dan kategori PTKP karyawan. Karena tarifnya bergantung pada tabel kategori, cara menghitungnya kami jelaskan langkah demi langkah di cara menghitung PPh 21.

Potongan lain. Di luar tiga potongan wajib itu, slip gaji juga bisa memuat potongan yang sifatnya kesepakatan internal, misalnya cicilan kasbon atau pinjaman karyawan, potongan keterlambatan sesuai peraturan perusahaan, atau iuran koperasi karyawan kalau ada. Potongan jenis ini harus tercantum jelas nominal dan alasannya, supaya karyawan tidak bertanya-tanya kenapa angka bersihnya lebih kecil dari perkiraan.

Apakah slip gaji wajib diberikan menurut hukum

Ya, wajib. Dasarnya ada di Pasal 53 ayat 2 PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang berbunyi bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran Upah yang memuat rincian Upah yang diterima oleh Pekerja/Buruh pada saat Upah dibayarkan. Kewajiban ini berlaku untuk semua perusahaan yang membayar upah, tanpa terkecuali skala usahanya besar atau kecil.

Kewajiban ini bukan sekadar imbauan tanpa konsekuensi. Pasal 79 ayat 1 pada peraturan yang sama menyebut pengusaha yang melanggar ketentuan Pasal 53 ayat 2, di antara beberapa pasal lain, dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, sampai pembekuan kegiatan usaha. Sanksi ini dikenakan secara bertahap, tetapi tetap menunjukkan bahwa slip gaji bukan dokumen opsional.

Yang perlu digarisbawahi, peraturan tidak menuntut format tertentu. Tidak disebutkan bahwa bukti pembayaran upah harus berupa kertas, harus ditandatangani basah, atau harus dikirim lewat cara tertentu. Yang diwajibkan hanya substansinya, yaitu adanya rincian upah yang diterima pada saat upah dibayarkan. Ini membuka ruang bagi usaha kecil untuk memenuhi kewajiban ini lewat cara paling sederhana yang mereka mampu, misalnya lewat spreadsheet yang dikirim ke email karyawan setiap bulan.

Kalau perusahaan tidak pernah memberikan bukti pembayaran upah sama sekali, karyawan berhak menanyakannya langsung ke HRD, dan kalau tidak ada tanggapan, karyawan bisa melaporkannya ke Dinas Ketenagakerjaan setempat sebagai bagian dari pengawasan ketenagakerjaan. Dalam praktiknya, kasus seperti ini jarang berujung sampai pelaporan resmi, karena begitu ditanyakan, kebanyakan perusahaan segera memperbaiki proses administrasinya. Namun keberadaan sanksi administratif di Pasal 79 tetap menjadi pengingat bahwa slip gaji bukan sekadar kebiasaan baik, melainkan kewajiban yang bisa ditagih.

Format slip gaji: kertas, Excel, dan digital

Karena peraturan tidak mengunci format, di lapangan ada tiga jenis format yang lazim dipakai perusahaan Indonesia, masing-masing dengan konsekuensinya sendiri.

Terlepas dari format yang dipilih, ada tiga bagian yang sebaiknya selalu ada. Bagian kepala memuat identitas: nama karyawan, jabatan, dan periode gaji. Bagian tengah memuat rincian pendapatan dan potongan baris per baris, bukan angka gabungan, supaya karyawan bisa menelusuri asal setiap potongan. Bagian akhir memuat total upah bersih yang benar-benar ditransfer.

Apa pun formatnya, sebaiknya ada satu kebiasaan yang dijaga, yaitu memeriksa ulang slip gaji sebelum dikirim ke karyawan, khususnya saat ada perubahan di tengah bulan seperti karyawan baru masuk, karyawan resign, atau ada penyesuaian tunjangan. Kesalahan kecil seperti salah memasukkan jumlah hari kerja atau lupa memperbarui potongan kasbon yang sudah lunas adalah penyebab paling umum slip gaji menjadi sumber komplain, padahal masalahnya bukan pada aturan, melainkan pada proses input data yang terburu-buru.

Absenia hari ini sudah menangani fondasi data yang dibutuhkan slip gaji, yaitu data karyawan, kehadiran, cuti, dan shift yang tercatat rapi. Modul payroll yang menghitung komponen upah dan menerbitkan slip gaji otomatis masih dalam pengembangan, jadi kami tidak ingin mengklaim fitur itu sudah berjalan padahal belum. Anda bisa melihat kemampuan yang sudah aktif hari ini di halaman fitur, atau membandingkan paket Absensi dan Lengkap di halaman harga.

Contoh tabel slip gaji karyawan lengkap

Berikut contoh slip gaji sederhana untuk satu karyawan dengan gaji pokok Rp 5.000.000 dan tunjangan tetap jabatan Rp 500.000, sehingga dasar perhitungan iuran BPJS-nya adalah Rp 5.500.000. Angka PPh 21 di bawah ini bersifat ilustrasi kategori TER tertentu saja, untuk cara hitung yang akurat sesuai kategori PTKP Anda, gunakan panduan cara menghitung PPh 21.

Perhatikan bahwa dasar perhitungan iuran BPJS di contoh ini adalah gaji pokok ditambah tunjangan tetap, bukan total pendapatan bruto yang sudah termasuk tunjangan tidak tetap dan lembur. Kalau Anda ingin memahami logika perhitungan setiap komponennya lebih dalam, termasuk cara menghitung lembur dan PPh 21 langkah demi langkah, silakan lanjutkan ke cara menghitung gaji karyawan.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu slip gaji?

Slip gaji adalah dokumen bukti pembayaran upah yang berisi rincian pendapatan (gaji pokok, tunjangan) dan potongan (BPJS, PPh 21, dan lainnya) yang diterima karyawan pada periode gaji tertentu. Istilah resminya dalam peraturan pengupahan adalah bukti pembayaran Upah, sedangkan slip gaji, payslip, dan salary slip adalah sebutan sehari-hari untuk dokumen yang sama.

Apakah pemberian slip gaji wajib menurut hukum?

Wajib. Pasal 53 ayat 2 PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan menyatakan pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran Upah yang memuat rincian Upah yang diterima Pekerja/Buruh pada saat Upah dibayarkan. Pasal 79 ayat 1 pada peraturan yang sama mengancam pelanggarannya dengan sanksi administratif bertahap, mulai dari teguran tertulis sampai pembekuan kegiatan usaha.

Apa saja komponen wajib dalam slip gaji?

Secara umum slip gaji memuat identitas karyawan dan periode gaji di bagian kepala, rincian pendapatan seperti gaji pokok dan tunjangan di bagian tengah, rincian potongan seperti BPJS dan PPh 21 di bagian berikutnya, lalu total upah bersih di bagian akhir. Peraturan tidak menetapkan format baku, yang diwajibkan hanya keberadaan rincian upah yang diterima.

Apa bedanya slip gaji dengan gaji pokok?

Slip gaji adalah dokumen lengkapnya, sedangkan gaji pokok hanyalah satu baris komponen pendapatan di dalam dokumen itu. Gaji pokok punya aturan tersendiri, yaitu minimal 75 persen dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap sesuai Pasal 7 PP 36/2021. Untuk pembahasan khusus komponen ini, silakan baca artikel gaji pokok yang kami tautkan di bagian atas.

Bolehkah slip gaji hanya dalam bentuk digital, tanpa kertas?

Boleh. Peraturan tidak mensyaratkan slip gaji harus berbentuk kertas bertanda tangan basah, yang diwajibkan hanya adanya bukti pembayaran yang memuat rincian upah. Slip gaji digital yang bisa diakses karyawan lewat email atau aplikasi tetap memenuhi ketentuan itu, bahkan cenderung lebih rapi karena tidak mudah hilang dan lebih mudah diarsipkan untuk kebutuhan audit.

Apakah Absenia sudah bisa menerbitkan slip gaji otomatis?

Belum. Modul payroll dan slip gaji Absenia masih dalam pengembangan. Yang sudah berjalan hari ini adalah fondasinya, yaitu absensi selfie dengan verifikasi GPS, cuti dan izin beserta approval, atur shift, data karyawan, rekap kehadiran, dan laporan yang bisa diekspor. Data kehadiran yang rapi ini nantinya menjadi bahan baku utama saat modul payroll tersedia.