Surat Peringatan Karyawan SP1 SP2 SP3: Aturan dan Contoh

Surat peringatan karyawan adalah dokumen tertulis yang menyatakan bahwa seorang pekerja melanggar ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, sekaligus meminta perbaikan dalam jangka waktu tertentu. Aturan yang berlaku hari ini ada di Pasal 36 huruf k Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, yang menyebut surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut dengan masa berlaku masing-masing paling lama 6 bulan, kecuali ditetapkan lain dalam dokumen internal perusahaan. Satu hal yang perlu Anda ketahui sejak awal: Pasal 161 UU Nomor 13 Tahun 2003 yang selama bertahun-tahun dikutip sebagai dasar SP sudah dihapus melalui UU Nomor 6 Tahun 2023, sehingga masih banyak artikel dan template beredar yang merujuk pasal yang tidak lagi berlaku. Panduan ini membahas fungsi SP, tingkatannya, masa berlakunya, isi yang wajib ada, struktur bagian suratnya, dan kesalahan yang paling sering membuat SP tidak berguna saat dipersoalkan.

Fungsi surat peringatan dan kenapa harus tertulis

Banyak pemilik usaha kecil memandang surat peringatan sebagai alat menghukum. Cara pandang itu membuat SP terasa berat dikeluarkan, dan akhirnya sering ditunda sampai masalahnya sudah terlalu besar untuk diperbaiki. Fungsi sebenarnya jauh lebih sederhana dan lebih adil untuk kedua pihak, yaitu memberi tahu secara jelas bahwa ada aturan yang dilanggar, apa yang harus diperbaiki, dan sampai kapan.

Ada tiga hal yang dikerjakan sebuah SP sekaligus. Pertama, SP memberi peringatan yang tidak bisa disalahpahami. Percakapan di ruang kerja mudah menguap, dan dua orang bisa keluar dari percakapan yang sama dengan kesimpulan berbeda. Kedua, SP memberi kesempatan perbaikan dengan tenggat yang jelas. Ketiga, SP menciptakan catatan. Catatan inilah yang membedakan perusahaan yang siap ketika terjadi perselisihan dari perusahaan yang hanya bisa mengandalkan ingatan.

Soal kenapa harus tertulis, jawabannya ada pada namanya sendiri. Istilah yang dipakai peraturan adalah surat peringatan, dan surat menurut sifatnya berbentuk dokumen. Teguran lisan tetap punya tempat sebagai pembinaan awal, dan kami justru menyarankan tahap itu tidak dilewati. Namun teguran lisan tidak menghasilkan apa pun yang bisa ditunjukkan enam bulan kemudian ketika ada yang bertanya kapan sebenarnya karyawan ini pertama kali ditegur.

Pendapat kami di Absenia, SP paling baik dipakai sebagai alat komunikasi yang kebetulan punya akibat hukum, bukan sebagai senjata. Perusahaan yang mengeluarkan SP dengan nada menghakimi biasanya mendapat karyawan yang defensif dan tidak berubah. Perusahaan yang mengeluarkan SP dengan uraian faktual, tanpa penilaian karakter, biasanya mendapat perbaikan yang nyata. Kalimat mendeskripsikan perilaku hampir selalu lebih efektif daripada kalimat menilai orang.

Dasar aturan SP setelah UU Cipta Kerja

Bagian ini penting dibaca pelan, karena di sinilah letak kekeliruan yang paling luas beredar di internet Indonesia. Selama bertahun-tahun, hampir semua artikel HR merujuk Pasal 161 UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagai dasar surat peringatan. Pasal itu memang mengatur SP1, SP2, SP3 dan masa berlaku 6 bulan. Masalahnya, pasal tersebut sudah tidak berlaku.

Perubahannya datang lewat undang-undang Cipta Kerja. Dalam klaster ketenagakerjaan UU Nomor 6 Tahun 2023, angka 53 berbunyi singkat: Pasal 161 dihapus. Pasal-pasal berikutnya, mulai Pasal 162 sampai Pasal 172, juga dihapus dalam rangkaian yang sama. Jadi ketika Anda menemui template SP atau artikel yang membuka dengan kalimat sesuai Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, dokumen itu sedang mengutip ketentuan yang sudah dicabut.

Lalu di mana pengaturannya sekarang? Ada di peraturan pelaksananya, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021. Pasal 36 mendaftar alasan-alasan pemutusan hubungan kerja, dan huruf k di dalamnya menyebut pekerja yang melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut, masing-masing berlaku untuk paling lama 6 bulan kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Kalau rangkaian SP itu akhirnya berujung pada pemutusan hubungan kerja, konsekuensi finansialnya juga diatur. Pasal 52 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan pekerja yang di-PHK dengan alasan tersebut berhak atas uang pesangon sebesar 0,5 kali ketentuan Pasal 40 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 kali ketentuan Pasal 40 ayat (3), dan uang penggantian hak sesuai Pasal 40 ayat (4). Perhitungannya kami uraikan terpisah di panduan cara menghitung pesangon PHK.

Satu catatan jujur yang perlu kami sampaikan. Artikel ini menjelaskan aturan umum dan cara menyusun dokumen yang rapi, bukan nasihat hukum untuk kasus Anda. Perselisihan hubungan kerja sangat bergantung pada detail, dan detail itu ada di dokumen internal perusahaan Anda sendiri. Untuk kasus yang sudah memanas atau berpotensi berakhir dengan PHK, konsultasi dengan ahli hukum ketenagakerjaan adalah langkah yang wajar, bukan berlebihan.

Tingkatan SP1, SP2, SP3 dan urutannya

Peraturan menyebut tiga tingkat: surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga. Yang tidak disebut peraturan adalah pelanggaran apa yang pantas mendapat tingkat yang mana. Penggolongan itu diserahkan sepenuhnya kepada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama masing-masing perusahaan. Inilah alasan mengapa dua perusahaan bisa memperlakukan pelanggaran yang sama dengan tingkat SP yang berbeda, dan keduanya sama-sama sah.

Sekarang bagian yang sering ditanyakan: apakah harus selalu mulai dari SP1? Jawabannya bergantung pada tujuan Anda. Bila SP dimaksudkan sebagai dasar pemutusan hubungan kerja, Pasal 36 huruf k menyebut surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut. Frasa berturut-turut itu membuat pembacaan paling aman adalah menempuh urutannya. Melompat langsung ke SP3 lalu menjadikannya dasar PHK adalah posisi yang lemah bila dipersoalkan.

Di sisi lain, banyak peraturan perusahaan menggolongkan pelanggaran ke dalam kategori ringan, sedang, dan berat, lalu menetapkan bahwa pelanggaran berat langsung mendapat SP tingkat tinggi tanpa melewati tingkat di bawahnya. Praktik ini umum dan bersandar pada kebebasan perusahaan mengatur ketentuan internalnya. Yang perlu Anda pahami, kekuatan penggolongan itu berasal dari dokumen internal Anda, bukan dari peraturan pemerintah. Kalau peraturan perusahaan Anda tidak menuliskannya, dasarnya tidak ada.

Pendapat kami di Absenia, di sinilah letak pekerjaan rumah yang paling sering dilewati usaha kecil. Sebelum memikirkan format surat, tuliskan dulu daftar pelanggaran beserta tingkat SP yang menyertainya, lalu sahkan sebagai bagian dari peraturan perusahaan. Tanpa itu, setiap SP yang Anda terbitkan akan terasa seperti keputusan pribadi pemilik usaha, dan keputusan pribadi jauh lebih mudah dibantah daripada aturan yang sudah disepakati sejak awal.

Masa berlaku setiap surat peringatan

Masa berlaku adalah bagian yang paling sering luput dari template SP yang beredar, padahal akibatnya besar. Pasal 36 huruf k PP Nomor 35 Tahun 2021 menyebutkan setiap surat peringatan berlaku untuk paling lama 6 bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Ada dua hal yang perlu ditangkap dari kalimat itu. Pertama, angka 6 bulan adalah batas atas bawaan, bukan angka mati. Perusahaan boleh menetapkan masa berlaku yang berbeda selama ditulis di dokumen internalnya. Kedua, konsekuensi habisnya masa berlaku itu nyata. Ketika SP1 sudah lewat 6 bulan dan karyawan mengulangi pelanggaran, Anda tidak bisa langsung naik ke SP2 dengan menunjuk SP1 yang sudah kedaluwarsa. Rangkaiannya kembali ke titik awal.

Contoh sederhananya begini. Seorang karyawan menerima SP1 pada 10 Januari, dan perusahaan memakai masa berlaku 6 bulan. SP1 itu berlaku sampai sekitar 10 Juli. Bila pelanggaran serupa terjadi pada bulan Mei, SP1 masih hidup, sehingga SP2 dapat diterbitkan sebagai kelanjutan. Namun bila pelanggaran baru muncul pada bulan September, SP1 sudah tidak berlaku, dan yang wajar diterbitkan adalah SP1 baru, bukan SP2.

Karena itu masa berlaku wajib ditulis di dalam suratnya, bukan disimpan di kepala. Tanpa tanggal berakhir yang tercantum, Anda akan berdebat soal apakah SP lama masih berlaku, tepat di saat perdebatan itu paling merugikan. Menulis satu kalimat tambahan hari ini menghemat percakapan yang jauh lebih sulit enam bulan kemudian.

Hal yang wajib ada di dalam surat peringatan

Peraturan tidak menetapkan format baku surat peringatan. Yang berikut ini adalah unsur yang menurut pengalaman kami membuat sebuah SP berguna ketika dipersoalkan, dan sebaliknya membuat SP menjadi kertas kosong ketika salah satunya hilang.

Identitas yang lengkap. Nama karyawan, jabatan, unit kerja, dan identitas perusahaan yang menerbitkan. Terdengar sepele, tetapi surat tanpa identitas jelas sulit dikaitkan dengan orang tertentu, terutama di perusahaan dengan nama karyawan yang mirip.

Tingkat peringatan. Sebutkan secara tegas apakah ini SP1, SP2, atau SP3. Jangan menulis surat teguran saja lalu berharap nanti dihitung sebagai SP1. Bila tingkatnya tidak disebut, posisi surat itu dalam rangkaian menjadi kabur.

Uraian pelanggaran yang spesifik. Ini bagian terpenting sekaligus yang paling sering dikerjakan asal-asalan. Sebutkan tanggal, jam bila relevan, dan apa yang terjadi. Bandingkan dua kalimat berikut. Kalimat pertama: kedisiplinan Saudara menurun. Kalimat kedua: Saudara tercatat datang melewati jam masuk pada 3, 7, 12, dan 18 Maret 2026, dengan keterlambatan antara 35 sampai 70 menit, tanpa pemberitahuan sebelumnya. Kalimat kedua sulit dibantah, kalimat pertama tinggal dibantah dengan kalimat menurut siapa.

Ketentuan yang dilanggar. Tunjuk pasal atau nomor ketentuan di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama Anda. Inilah yang mengubah SP dari pendapat pribadi menjadi penegakan aturan yang sudah disepakati. Kalau Anda kesulitan menemukan pasalnya, itu pertanda dokumen internal Anda yang perlu dibenahi lebih dulu.

Perbaikan yang diminta dan konsekuensinya. Sebutkan perilaku apa yang diharapkan berubah, dan apa yang terjadi bila pelanggaran berulang selama masa berlaku SP ini. Bagian ini yang membuat SP berfungsi sebagai peringatan, bukan sekadar catatan kesalahan.

Masa berlaku, tanggal, dan tanda tangan kedua pihak. Tanda tangan karyawan idealnya ada sebagai bukti surat telah diterima. Bila karyawan menolak menandatangani, SP tidak otomatis batal. Yang perlu Anda lakukan adalah mencatat penolakan itu, menghadirkan saksi dari pihak perusahaan, dan menyerahkan salinannya lewat cara yang bisa dibuktikan.

Contoh struktur bagian surat peringatan

Berikut kerangka bagian yang bisa Anda pakai sebagai daftar periksa saat menyusun surat. Kami sengaja menyajikannya sebagai struktur, bukan sebagai naskah surat siap pakai, karena kalimat pastinya harus menyesuaikan peraturan perusahaan Anda dan kasus yang dihadapi. Template yang disalin mentah-mentah justru sering menjadi sumber masalah, sebab isinya merujuk aturan yang tidak ada di perusahaan Anda.

Perhatikan baris terakhir. Lampiran adalah bagian yang paling sering dilewati sekaligus yang paling menentukan. Surat peringatan tanpa lampiran meminta pembacanya percaya pada pernyataan perusahaan. Surat peringatan dengan lampiran mengajak pembacanya memeriksa sendiri. Dua dokumen ini terlihat mirip, tetapi berdiri di posisi yang sangat berbeda ketika dipersoalkan.

Kesalahan umum saat menerbitkan SP

Dari pertanyaan yang masuk ke kami, kesalahannya berulang di titik yang itu-itu saja. Berikut yang paling sering, beserta cara menghindarinya.

Mengutip Pasal 161 UU 13/2003. Kesalahan nomor satu, dan bisa dimaklumi karena hampir semua template lama memakainya. Pasal itu sudah dihapus oleh UU Nomor 6 Tahun 2023. Rujuklah PP Nomor 35 Tahun 2021 dan, yang lebih penting, ketentuan internal perusahaan Anda sendiri.

Menerbitkan SP tanpa bukti. SP yang hanya berisi tuduhan tanpa data pendukung mudah dibantah. Sebelum menerbitkan, pastikan Anda punya catatan yang mendukung setiap tanggal yang disebut.

Menganggap teguran lisan sebagai SP. Teguran lisan berguna, tetapi tidak menghasilkan dokumen. Banyak perusahaan merasa sudah memberi SP1 dan SP2 secara lisan, lalu bingung ketika diminta menunjukkan buktinya.

Memberi SP untuk hal yang tidak diatur. SP bekerja dengan menunjuk ketentuan yang dilanggar. Bila perilaku yang dipersoalkan tidak pernah diatur di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, dasarnya tidak ada. Perbaiki dulu aturannya, sosialisasikan, baru tegakkan.

Menulis uraian yang terlalu umum. Frasa seperti sikap kurang baik atau kinerja menurun tidak memberi tahu apa pun yang bisa diperbaiki, dan tidak bisa dibuktikan. Ganti dengan kejadian dan tanggal.

Lupa mencantumkan masa berlaku. Tanpa tanggal berakhir, status SP menjadi kabur dan rangkaian menuju SP berikutnya sulit dipertahankan.

Tidak menyimpan salinan dengan rapi. SP yang tidak ditemukan sama nilainya dengan SP yang tidak pernah ada. Simpan di berkas karyawan bersangkutan, bukan di percakapan pesan instan.

Memakai SP untuk pelanggaran yang punya jalur sendiri. Tidak semua persoalan harus lewat rangkaian SP. Pasal 36 huruf j PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur alasan tersendiri untuk pekerja yang mangkir 5 hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang dilengkapi bukti sah, dan telah dipanggil oleh pengusaha 2 kali secara patut dan tertulis. Jalur itu berdiri sendiri, dengan syarat pemanggilan yang harus dipenuhi.

Benang merah dari delapan kesalahan di atas sama: hampir semuanya bersumber dari dokumentasi, bukan dari ketidaktahuan soal aturan. Aturannya sendiri pendek dan mudah dibaca. Yang berantakan biasanya catatan kehadiran yang tidak rapi, peraturan perusahaan yang tidak pernah ditulis, dan arsip surat yang tersebar.

Menyiapkan bukti pendukung sebelum SP terbit

Kalau Anda menyetujui diagnosis di atas, perbaikannya juga ada di sisi data. Sebuah SP sekuat bukti yang menopangnya, dan sebagian besar pelanggaran yang berujung SP di usaha kecil berkaitan dengan kehadiran: terlambat berulang, pulang lebih awal, tidak masuk tanpa keterangan, atau absen dari lokasi kerja yang seharusnya.

Untuk jenis pelanggaran itu, bukti yang paling kuat bukan kesaksian atasan, melainkan catatan yang terkumpul otomatis sejak jauh sebelum masalahnya muncul. Catatan yang dibuat setelah keputusan diambil selalu terlihat seperti pembenaran. Catatan yang sudah berjalan rutin untuk semua orang berbicara sendiri, karena tidak ada yang bisa menuduhnya dibuat khusus untuk menjerat satu orang.

Di sinilah sistem pencatatan kehadiran membantu, dan kami ingin jujur soal batasnya. Absenia hari ini menangani absensi online dengan selfie dan verifikasi GPS, pengajuan cuti dan izin beserta approval, pengaturan shift, data karyawan, serta rekap dan laporan yang bisa diekspor. Artinya ketika Anda perlu menulis kalimat tercatat datang melewati jam masuk pada tanggal sekian, angkanya sudah tersedia dan bisa dilampirkan, bukan dikira-kira dari ingatan. Cara kerjanya kami bahas lebih rinci di artikel absensi online.

Absenia tidak menerbitkan surat peringatan dan tidak menilai apakah sebuah pelanggaran layak mendapat SP. Keputusan itu tetap ada pada Anda dan pada peraturan perusahaan Anda. Yang disediakan sistem hanyalah bahan bakunya, yaitu catatan kehadiran yang netral dan bisa ditelusuri. Modul payroll dan slip gaji masih dalam pengembangan, jadi kami sebut apa adanya bahwa hari ini Absenia adalah fondasi HRIS, bukan HRIS penuh.

Untuk pelanggaran di luar kehadiran, prinsipnya sama: kumpulkan bukti dalam bentuk yang bisa ditunjukkan. Berita acara singkat yang ditandatangani saksi, tangkapan layar percakapan kerja, laporan pelanggan, atau catatan hasil pekerjaan. Kuncinya bukan kecanggihan alatnya, melainkan kebiasaan mencatat kejadian pada hari kejadian itu berlangsung, bukan sebulan kemudian.

Dua hal terakhir yang menurut kami paling berdampak dan sering ditunda. Pertama, susun peraturan perusahaan bila belum ada. Pasal 108 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 mewajibkan pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang membuat peraturan perusahaan yang disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk, dan Pasal 111 ayat (1) menyebut isi minimalnya meliputi hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja, syarat kerja, tata tertib perusahaan, serta jangka waktu berlakunya. Pasal 111 ayat (3) menambahkan masa berlakunya paling lama 2 tahun dan wajib diperbaharui setelah habis. Kedua, rapikan pencatatan izin dan cuti supaya ketidakhadiran yang sah tidak pernah tercampur dengan mangkir, karena kekeliruan semacam itu adalah cara tercepat membuat SP kehilangan kredibilitas. Cara menatanya kami bahas di sistem cuti dan izin online, sementara hak cutinya sendiri kami rangkum di aturan cuti karyawan.

Konteks yang lebih luas soal pengelolaan karyawan kami uraikan di apa itu HRIS, dan perbedaan status kontrak yang sering berkaitan dengan penanganan pelanggaran ada di perbedaan PKWT dan PKWTT. Untuk melihat kemampuan yang sudah aktif hari ini beserta biayanya, semuanya terbuka di halaman fitur dan harga. Paket gratis berlaku selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang akan menyusul. Tanpa biaya implementasi dan tanpa kartu kredit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa dasar hukum surat peringatan karyawan saat ini?

Pengaturannya ada di Pasal 36 huruf k PP Nomor 35 Tahun 2021, yang menyebut pelanggaran terhadap perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang sebelumnya sudah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut sebagai alasan pemutusan hubungan kerja. Perlu dicatat, Pasal 161 UU Nomor 13 Tahun 2003 yang dulu mengatur surat peringatan sudah dihapus melalui UU Nomor 6 Tahun 2023, jadi rujukan yang tepat sekarang adalah PP 35/2021, bukan Pasal 161.

Berapa lama masa berlaku SP1, SP2, dan SP3?

Pasal 36 huruf k PP Nomor 35 Tahun 2021 menyebutkan setiap surat peringatan berlaku paling lama 6 bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Artinya 6 bulan adalah batas atas bawaan, dan perusahaan boleh menetapkan masa berlaku yang berbeda selama ditulis di dokumen internalnya. Setelah masa berlaku habis, SP tersebut tidak lagi bisa dipakai sebagai anak tangga menuju SP berikutnya.

Apakah SP harus berurutan dari SP1 dulu?

Untuk dipakai sebagai dasar pemutusan hubungan kerja, Pasal 36 huruf k PP Nomor 35 Tahun 2021 menyebut surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut, jadi urutan itulah pembacaan yang paling aman. Di luar konteks itu, penggolongan pelanggaran mana yang langsung mendapat tingkat lebih tinggi diserahkan pada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama masing-masing perusahaan. Karena itu jawabannya bergantung pada isi dokumen internal Anda, bukan pada aturan yang seragam untuk semua.

Apakah surat peringatan lisan sah?

Istilah yang dipakai dalam peraturan adalah surat peringatan, dan surat menurut sifatnya berbentuk tertulis. Teguran lisan tetap berguna sebagai pembinaan awal, tetapi tidak menghasilkan dokumen yang bisa ditunjukkan ketika terjadi perselisihan. Pendapat kami di Absenia, teguran lisan sebaiknya diperlakukan sebagai tahap sebelum SP, bukan sebagai SP itu sendiri, dan tetap dicatat tanggal serta isinya.

Apa yang harus dicantumkan di dalam surat peringatan karyawan?

Setidaknya identitas karyawan dan perusahaan, tingkat peringatan, uraian pelanggaran yang spesifik lengkap dengan tanggal dan kejadiannya, pasal atau ketentuan internal yang dilanggar, perbaikan yang diminta, konsekuensi bila pelanggaran berulang, masa berlaku surat, serta ruang tanda tangan kedua belah pihak. Uraian yang spesifik adalah bagian terpenting, karena kalimat umum seperti kinerja menurun sulit dibuktikan dan mudah dibantah.

Bisakah perusahaan langsung memberi SP tanpa peraturan perusahaan tertulis?

Secara praktis sangat lemah, karena surat peringatan bekerja dengan menunjuk ketentuan yang dilanggar. Tanpa perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang memuat aturan itu, tidak ada rujukan yang bisa disebut. Pasal 108 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 juga mewajibkan pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang untuk membuat peraturan perusahaan yang disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk.