Wajib Lapor Ketenagakerjaan (WLKP): Aturan, Cara Lapor, dan Sanksi

Wajib lapor ketenagakerjaan adalah kewajiban hukum setiap pemilik usaha untuk melaporkan keadaan ketenagakerjaan di perusahaannya kepada Kementerian Ketenagakerjaan, dan sekarang laporan itu dikirim secara online lewat portal WLKP. Kewajiban ini sering luput dari perhatian pemilik UMKM karena tidak seramai urusan pajak atau BPJS, padahal dasarnya jelas: Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan. Panduan ini menjelaskan apa itu WLKP, dasar hukumnya, siapa yang wajib melapor, data apa yang diminta, kapan harus dilaporkan, cara mengirimnya secara online, sanksi jika diabaikan, dan data yang perlu Anda siapkan lebih dulu agar prosesnya cepat.

Apa itu wajib lapor ketenagakerjaan

Wajib lapor ketenagakerjaan, sering disingkat WLKP, adalah pelaporan tertulis dari pengusaha atau pengurus kepada pemerintah mengenai kondisi tenaga kerja di perusahaannya. Tujuannya bukan mengawasi Anda, melainkan memberi pemerintah data yang menggambarkan keadaan ketenagakerjaan di lapangan. Data itu dipakai sebagai bahan menyusun kebijakan tentang perluasan kesempatan kerja dan perlindungan tenaga kerja. Jadi WLKP pada dasarnya adalah cara negara menghitung dan memahami dunia kerja lewat laporan dari tiap perusahaan.

Yang perlu Anda catat, WLKP berbeda dari pelaporan pajak maupun iuran BPJS. Ketiganya sama sama wajib, tetapi ditujukan ke lembaga berbeda dan menjawab pertanyaan berbeda. Pajak mengurus penerimaan negara, BPJS mengurus jaminan sosial, sedangkan WLKP mengurus data ketenagakerjaan. Karena itu, memenuhi kewajiban pajak atau BPJS tidak otomatis menggugurkan kewajiban WLKP. Ketiganya berdiri sendiri dan harus Anda penuhi masing-masing.

Bentuk WLKP sekarang sudah berubah. Dulu laporan disampaikan secara manual di kantor dinas. Sejak sistem daring diberlakukan, pelaporan dilakukan online lewat portal resmi Kementerian Ketenagakerjaan. Hasilnya adalah bukti lapor elektronik yang sering diminta sebagai syarat dalam urusan perizinan, tender, atau kerja sama dengan perusahaan besar. Di titik inilah WLKP sering baru terasa penting, yaitu saat bukti lapornya diminta pihak lain.

Pendapat kami di Absenia, WLKP paling sehat dilihat sebagai administrasi rutin, bukan beban mendadak. Perusahaan yang menyimpan data karyawannya rapi sepanjang tahun akan menganggap WLKP sekadar menyalin angka yang sudah ada. Sebaliknya, perusahaan yang datanya berserakan di banyak spreadsheet dan grup chat akan menjadikan WLKP sebagai proyek dadakan yang melelahkan setiap tahun. Bedanya bukan pada aturannya, melainkan pada kerapian data harian Anda.

Dasar hukum: UU Nomor 7 Tahun 1981

Landasan utama wajib lapor ketenagakerjaan adalah Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan, yang ditetapkan pada 31 Juli 1981 dan sampai sekarang masih berlaku. Undang-undang ini menggantikan aturan lama, yaitu Undang-Undang Nomor 23 Tahun 1953 tentang Kewajiban Melaporkan Perusahaan, dengan alasan aturan lama sudah tidak sesuai dengan perkembangan dan tidak menempatkan masalah ketenagakerjaan pada kedudukan yang cukup strategis.

Isi pokoknya sederhana. Pasal 4 ayat (1) mewajibkan pengusaha atau pengurus melaporkan secara tertulis setiap kali mendirikan, menghentikan, menjalankan kembali, memindahkan, atau membubarkan perusahaan. Pasal 6 dan Pasal 8 mengatur batas waktunya. Pasal 7 mewajibkan laporan berkala setiap tahun. Pasal 10 mengatur sanksi bagi yang lalai. Struktur inilah yang akan kita bahas satu per satu di bagian berikutnya, karena di sinilah banyak pemilik usaha keliru menebak isinya.

Karena undang-undangnya lahir tahun 1981, mekanisme teknisnya sudah diperbarui lewat aturan turunan. Tata cara pelaporan secara online sekarang berpijak pada Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 18 Tahun 2017 tentang Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan dalam Jaringan. Jadi kewajibannya berasal dari undang-undang lama, tetapi cara memenuhinya sudah modern dan berbasis web. Keduanya perlu Anda pahami bersama supaya tidak salah mengira WLKP masih harus diurus manual di loket.

Pendapat kami di Absenia, membaca dasar hukum ini penting bukan untuk menghafal pasal, melainkan untuk membedakan kewajiban dari mitos. Banyak informasi WLKP yang beredar di grup pemilik usaha sudah kedaluwarsa atau bercampur dengan aturan daerah. Dengan berpegang pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 dan aturan turunannya, Anda punya rujukan yang bisa dipertanggungjawabkan saat ragu, alih-alih mengandalkan kabar dari mulut ke mulut.

Siapa yang wajib melapor

Yang dibebani kewajiban WLKP adalah pengusaha atau pengurus perusahaan. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 tidak menyaring berdasarkan besar kecilnya usaha di dalam batang tubuhnya. Artinya, kewajiban ini pada dasarnya menyasar semua perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja, bukan hanya perusahaan besar. Kalau usaha Anda sudah berbadan hukum atau berbadan usaha dan mempekerjakan karyawan, anggaplah WLKP relevan untuk Anda.

Ada satu ketentuan yang sering terlewat. Pasal 4 ayat (2) menegaskan bahwa jika sebuah perusahaan memiliki kantor cabang atau bagian yang berdiri sendiri, kewajiban lapor berlaku untuk masing-masing cabang atau bagian itu, bukan cukup satu laporan gabungan dari pusat. Buat usaha yang mulai membuka cabang di kota lain, poin ini penting supaya tidak ada cabang yang luput dilaporkan dan menjadi celah masalah di kemudian hari.

Undang-undang juga memberi ruang pengaturan lebih lanjut. Pasal 5 menyatakan bahwa Menteri mengatur pentahapan perusahaan mana yang dikenakan wajib lapor. Dalam praktik, portal WLKP online melayani perusahaan berbadan usaha yang sudah punya legalitas dan mempekerjakan karyawan. Untuk usaha perorangan yang sangat kecil dan belum berbadan usaha, kewajiban ini biasanya belum menjadi prioritas, tetapi begitu Anda naik kelas menjadi badan usaha resmi, WLKP masuk ke daftar kewajiban administrasi Anda.

Dalam struktur tim, tugas menyiapkan dan mengirim WLKP biasanya jatuh ke bagian HR atau admin. Kalau usaha Anda belum punya HR khusus, tanggung jawab ini menempel pada pemilik atau administrator yang mengurus data karyawan. Kami membahas ruang lingkup peran ini lebih jauh di panduan tugas HRD, karena WLKP hanyalah satu dari sekian kewajiban administrasi ketenagakerjaan yang perlu ada penanggung jawabnya.

Apa saja yang wajib dilaporkan

Isi laporan WLKP tidak ngawur. Pasal 6 ayat (2) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 menyebut empat kelompok keterangan yang wajib dimuat: identitas perusahaan, hubungan ketenagakerjaan, perlindungan tenaga kerja, dan kesempatan kerja. Memahami empat kelompok ini membantu Anda menyiapkan data jauh sebelum membuka portal, sehingga pengisian tidak terhenti di tengah jalan karena ada angka yang belum ketemu.

Perhatikan bahwa tiga dari empat kelompok itu bersumber dari data karyawan yang sama. Identitas perusahaan mungkin jarang berubah, tetapi hubungan ketenagakerjaan dan perlindungan tenaga kerja bergerak setiap kali ada karyawan masuk, keluar, naik jabatan, atau berganti status kontrak. Kalau perubahan itu tidak Anda catat sepanjang tahun, mengumpulkannya sekaligus menjelang WLKP akan terasa seperti membangun ulang basis data dari nol.

Data soal jam kerja dan perlindungan juga menyentuh kepatuhan yang lebih luas. Angka jam kerja yang Anda laporkan sebaiknya konsisten dengan pengaturan internal Anda, dan aturan dasarnya bisa Anda tinjau di panduan aturan jam kerja karyawan. Begitu pula kepesertaan jaminan sosial, yang langkah pendaftarannya kami bahas di cara daftar BPJS Ketenagakerjaan. WLKP pada akhirnya memotret apakah pengelolaan tenaga kerja Anda sudah tertib atau belum.

Pendapat kami di Absenia, cara paling aman mengisi bagian hubungan ketenagakerjaan adalah menyalin dari satu sumber data karyawan yang selalu diperbarui, bukan menebak dari ingatan. Menebak jumlah karyawan aktif atau status kontrak memang terasa cepat, tetapi angka yang salah di WLKP menjadi catatan yang menempel, dan mengoreksinya belakangan jauh lebih repot daripada mengisinya benar sejak awal.

Kapan wajib lapor: mulai, pindah, berhenti, tahunan

Banyak pemilik usaha mengira WLKP hanya diurus sekali di awal. Padahal undang-undang mengatur beberapa momen wajib lapor, ditambah pelaporan berkala setiap tahun. Ada dua batas waktu yang perlu Anda ingat, yaitu 30 hari setelah suatu peristiwa dan 30 hari sebelum peristiwa lain. Membedakan keduanya adalah kunci agar tidak terlambat.

Untuk peristiwa yang menghidupkan atau memulai operasi, Pasal 6 ayat (1) memberi tenggat paling lambat 30 hari setelah kejadian. Untuk peristiwa yang menghentikan atau membubarkan, Pasal 8 ayat (1) menuntut laporan justru sebelum kejadian, paling lambat 30 hari sebelumnya. Sementara itu, Pasal 7 ayat (1) mewajibkan pelaporan berkala setiap tahun setelah laporan pertama disampaikan. Tabel berikut merangkumnya.

Bagian yang paling sering terlewat adalah pelaporan tahunan. Perusahaan sudah rajin melapor saat berdiri, lalu lupa memperbarui di tahun-tahun berikutnya. Pada sistem online, bukti lapor umumnya berlaku satu tahun, sehingga di praktiknya Anda perlu memperbarui laporan setiap tahun sebelum masa berlakunya habis. Kalau bukti lapor kedaluwarsa, Anda dianggap belum memenuhi kewajiban berkala meski pernah melapor di masa lalu.

Cara lapor online lewat WLKP Kemnaker

WLKP sekarang dikerjakan sepenuhnya online melalui portal wajiblapor.kemnaker.go.id, yang merupakan bagian dari ekosistem SISNAKER Kementerian Ketenagakerjaan. Anda tidak perlu datang ke kantor dinas untuk laporan rutin. Dasar tata caranya adalah Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 18 Tahun 2017 tentang Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan dalam Jaringan. Alurnya secara umum seperti berikut.

Satu, buat akun dan masuk. Daftarkan akun perusahaan pada portal WLKP atau SISNAKER, lalu verifikasi sesuai instruksi. Simpan kredensial akun di tempat yang aman dan diketahui lebih dari satu orang di tim Anda, supaya laporan tahunan tidak macet hanya karena satu orang yang memegang akses sedang tidak ada.

Dua, lengkapi profil perusahaan. Isi identitas badan usaha, alamat, bidang usaha, dan data pengurus. Bagian ini biasanya cukup diisi sekali dan diperbarui hanya saat ada perubahan. Pastikan datanya sama persis dengan dokumen legalitas Anda agar tidak ditolak saat verifikasi.

Tiga, isi data ketenagakerjaan. Masukkan jumlah karyawan, status hubungan kerja, komposisi tenaga kerja, jam kerja, kepesertaan jaminan sosial, dan keterangan lain sesuai formulir. Bagian inilah yang paling banyak menyita waktu kalau data karyawan Anda belum rapi, dan paling cepat kalau semuanya sudah tersimpan dalam satu sistem.

Empat, unggah dokumen dan kirim. Lampirkan dokumen pendukung bila diminta, periksa ulang angkanya, lalu kirim laporan. Setelah laporan diterima, sistem menerbitkan bukti lapor elektronik. Unduh dan simpan bukti itu, karena inilah dokumen yang akan diminta pihak lain sebagai tanda Anda patuh.

Pendapat kami di Absenia, hambatan terbesar dalam alur ini hampir tidak pernah ada di portal, melainkan di kesiapan data. Portal WLKP relatif jelas langkahnya, tetapi ia menuntut angka yang akurat. Kalau Anda masih harus menyalin data dari beberapa spreadsheet dan bertanya ke banyak orang, pengisian yang seharusnya satu jam bisa molor menjadi seharian. Merapikan data karyawan lebih dulu adalah investasi yang langsung terasa di sini.

Sanksi jika tidak melapor

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 memberi sanksi bagi yang mengabaikan wajib lapor ketenagakerjaan. Pasal 10 ayat (1) mengancam pengusaha atau pengurus yang tidak memenuhi kewajiban dalam Pasal 6 ayat (1), Pasal 7 ayat (1), dan Pasal 8 ayat (1) dengan pidana kurungan selama-lamanya 3 bulan atau denda setinggi-tingginya Rp 1.000.000. Pasal 10 ayat (3) menegaskan bahwa perbuatan itu tergolong pelanggaran, bukan kejahatan.

Ada dua hal yang perlu Anda baca dengan kepala dingin. Pertama, nominal denda Rp 1.000.000 memang terasa kecil karena angka itu ditetapkan pada tahun 1981 dan tidak pernah disesuaikan di dalam undang-undang yang sama. Kedua, ancaman pidana kurungan tetap ada, dan Pasal 10 ayat (2) menyatakan bahwa pengulangan pelanggaran untuk kedua kali atau lebih hanya dijatuhi pidana kurungan. Jadi meski dendanya kecil, undang-undang ini tetap membuka pintu sanksi badan.

Namun risiko yang jauh lebih nyata bagi UMKM biasanya bukan denda maupun kurungan, melainkan konsekuensi administratif. Bukti lapor WLKP kerap menjadi syarat dalam pengurusan izin, keikutsertaan tender, verifikasi vendor oleh perusahaan besar, dan sejumlah layanan ketenagakerjaan lain. Tanpa WLKP aktif, urusan itu bisa tertahan pada saat yang paling tidak Anda inginkan. Di sinilah kelalaian yang kelihatan sepele berubah menjadi hambatan bisnis yang mahal.

Data yang perlu Anda siapkan

Karena inti WLKP adalah data ketenagakerjaan, kelancaran pelaporan ditentukan oleh kerapian data Anda, bukan oleh kerumitan portalnya. Sebelum membuka wajiblapor.kemnaker.go.id, ada baiknya Anda kumpulkan lebih dulu daftar informasi berikut agar pengisian tidak terputus di tengah jalan.

• Dokumen legalitas dan identitas perusahaan beserta data pengurus.
• Daftar karyawan aktif lengkap dengan status kontrak dan tanggal masuk.
• Komposisi tenaga kerja seperti jumlah, jabatan, dan jenis kelamin.
• Data upah dan jam kerja yang berlaku di perusahaan.
• Kepesertaan jaminan sosial karyawan, termasuk BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
• Rencana kebutuhan tenaga kerja bila ada, misalnya lowongan atau rencana penambahan.

Kalau daftar itu terasa berat, penyebabnya hampir selalu sama: datanya tersebar dan tidak pernah diperbarui rutin. Perusahaan yang menyimpan data karyawan, kehadiran, dan status kontrak dalam satu tempat cukup mengekspor rekap, lalu menyalin angkanya ke formulir WLKP. Konsep menyimpan seluruh data karyawan dalam satu sistem inilah yang kami bahas di panduan apa itu HRIS, dan salah satu manfaat paling praktisnya justru terasa saat mengisi laporan seperti WLKP.

Selain data, kerapian aturan internal juga membantu. Angka jam kerja, kebijakan cuti, dan status hubungan kerja yang Anda laporkan akan lebih konsisten kalau semuanya sudah tertulis dalam peraturan perusahaan. Dokumen internal yang rapi membuat data yang Anda laporkan ke pemerintah tidak saling bertentangan dengan yang Anda terapkan ke karyawan sehari-hari.

Pendapat kami di Absenia, di sinilah aplikasi absensi dan data karyawan memberi manfaat yang jarang dibayangkan. Absenia hari ini adalah fondasi HRIS: yang sudah berjalan meliputi absensi online dengan selfie dan verifikasi GPS, pengajuan cuti dan izin beserta approval, pengaturan shift, data karyawan, dan rekap kehadiran yang bisa diekspor. Modul payroll, slip gaji, PPh 21, dan BPJS masih dalam pengembangan dan akan hadir menyusul, jadi kami tidak mengklaim payroll sudah jalan. Untuk WLKP, nilainya bukan pada mengirim laporannya, karena itu tetap Anda lakukan di portal Kemnaker, melainkan pada menjaga jumlah karyawan, status kontrak, dan komposisi tenaga kerja tetap akurat sepanjang tahun.

Kalau Anda ingin melihat kemampuan yang sudah aktif hari ini, telusuri seluruh fitur Absenia, bandingkan pilihan paket di halaman harga, atau langsung coba gratis untuk tim di bawah 10 karyawan. Paket Gratis tersedia selamanya untuk tim kecil, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang masih dikembangkan. Tidak ada biaya implementasi dan tidak perlu kartu kredit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu wajib lapor ketenagakerjaan (WLKP)?

Wajib lapor ketenagakerjaan (WLKP) adalah kewajiban hukum setiap pengusaha atau pengurus untuk melaporkan secara tertulis keadaan ketenagakerjaan di perusahaannya kepada Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk. Kewajiban ini diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan. Laporan memuat identitas perusahaan, hubungan ketenagakerjaan, perlindungan tenaga kerja, dan kesempatan kerja, dan sekarang dilakukan secara online.

Apakah usaha kecil atau UMKM juga wajib WLKP?

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 menetapkan kewajiban lapor pada pengusaha atau pengurus perusahaan tanpa membedakan besar kecilnya usaha, dan Pasal 5 memberi Menteri kewenangan mengatur pentahapan perusahaan yang dikenakan wajib lapor. Dalam praktik, portal WLKP online melayani perusahaan berbadan usaha, termasuk UMKM yang sudah mempekerjakan karyawan. Kalau usaha Anda sudah punya karyawan dan legalitas usaha, aman untuk menganggap WLKP berlaku dan sebaiknya Anda penuhi.

Berapa denda jika tidak lapor WLKP?

Pasal 10 ayat (1) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 mengancam pengusaha atau pengurus yang tidak memenuhi kewajiban lapor dengan pidana kurungan selama-lamanya 3 bulan atau denda setinggi-tingginya Rp 1.000.000. Pasal 10 ayat (3) menegaskan bahwa perbuatan itu merupakan pelanggaran. Nominal dendanya memang kecil karena aturannya tahun 1981, tetapi risiko yang lebih nyata biasanya bukan denda, melainkan tersendatnya urusan perizinan dan tender yang mensyaratkan bukti WLKP aktif.

Bagaimana cara lapor WLKP secara online?

WLKP sekarang dilakukan dalam jaringan melalui portal wajiblapor.kemnaker.go.id yang menjadi bagian dari ekosistem SISNAKER Kemnaker. Anda membuat akun, melengkapi profil perusahaan, mengisi data ketenagakerjaan sesuai formulir, mengunggah dokumen pendukung, lalu mengirim laporan untuk memperoleh bukti lapor. Dasar tata caranya adalah Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 18 Tahun 2017 tentang Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan dalam Jaringan.

Kapan WLKP tahunan harus dilakukan?

Setelah laporan pertama saat mendirikan perusahaan, Pasal 7 ayat (1) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 mewajibkan pengusaha melaporkan keadaan ketenagakerjaan setiap tahun. Pada sistem online, bukti lapor berlaku satu tahun sehingga Anda perlu memperbarui laporan setiap tahun sebelum masa berlakunya habis. Menandai satu tanggal tetap setiap tahun sebagai jadwal pembaruan WLKP adalah cara paling sederhana agar tidak terlewat.

Apakah data absensi karyawan diperlukan untuk WLKP?

Ya, secara tidak langsung. WLKP menuntut data karyawan yang rapi seperti jumlah karyawan, status hubungan kerja, jenis kelamin, dan perlindungan tenaga kerja. Data itu jauh lebih mudah disiapkan kalau kehadiran, status kontrak, dan daftar karyawan Anda sudah tercatat rapi dalam satu sistem. Aplikasi absensi dan data karyawan seperti Absenia tidak mengirim WLKP untuk Anda, tetapi menjaga angkanya tetap bersih sehingga pengisian formulir menjadi jauh lebih cepat.