Peraturan Perusahaan: Aturan UU 13/2003, Isi Wajib, Cara Pengesahan, dan Sanksinya

Peraturan perusahaan adalah dokumen tertulis yang dibuat pengusaha, berisi syarat kerja dan tata tertib, dan wajib dimiliki setiap perusahaan yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 karyawan. Kewajiban itu bukan saran konsultan, melainkan perintah Pasal 108 UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Dokumen ini baru berlaku setelah disahkan Kementerian Ketenagakerjaan atau dinas yang ditunjuk, masa berlakunya paling lama 2 tahun, dan mengabaikannya diancam denda Rp 5.000.000 sampai Rp 50.000.000. Panduan ini membedah aturan mainnya satu per satu: siapa yang wajib, apa isi minimalnya, bagaimana alur pengesahannya, dan apa yang berubah setelah UU Cipta Kerja. Semua rujukan pasal kami periksa langsung ke naskah resmi di peraturan.go.id, bukan dari ringkasan pihak ketiga.

Apa itu peraturan perusahaan

Dalam bahasa sehari-hari, peraturan perusahaan sering disebut rulebook internal atau tata tertib kerja. Dalam bahasa hukum, ia adalah dokumen resmi yang disusun oleh pengusaha dan memuat syarat kerja serta tata tertib perusahaan. Pengaturannya duduk di Pasal 108 sampai Pasal 115 UU 13/2003, tepat sebelum bagian tentang perjanjian kerja bersama. Posisi itu bukan kebetulan. Peraturan perusahaan memang dirancang sebagai jembatan: lebih kuat dari kebiasaan tidak tertulis, tetapi belum sekelas perjanjian yang dirundingkan dengan serikat pekerja.

Fungsi praktisnya ada dua. Pertama, sebagai pegangan bersama. Jam masuk, aturan izin, prosedur cuti, larangan, dan sanksi disiplin tertulis di satu tempat, sehingga tidak ada lagi perdebatan "dulu katanya boleh". Kedua, sebagai alat pembuktian. Ketika terjadi perselisihan, misalnya karyawan keberatan atas surat peringatan, hal pertama yang dilihat mediator atau hakim adalah apa yang tertulis di peraturan perusahaan dan apakah dokumen itu sah.

Pendapat kami di Absenia, peraturan perusahaan sebaiknya dipandang sebagai pelindung dua arah, bukan pagar untuk mengekang karyawan. Perusahaan terlindungi karena punya dasar tertulis saat menegakkan disiplin. Karyawan terlindungi karena hak-haknya tercantum hitam di atas putih dan tidak bisa diubah seenaknya. Perusahaan yang menulis peraturannya dengan niat mengontrol berlebihan biasanya justru kesulitan saat pengesahan, karena isi yang bertentangan dengan undang-undang tidak akan lolos.

Siapa yang wajib membuat: aturan 10 karyawan

Pasal 108 ayat (1) menyebut angkanya dengan jelas: pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh sekurang-kurangnya 10 orang wajib membuat peraturan perusahaan, dan peraturan itu mulai berlaku setelah disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Perhatikan dua hal di kalimat itu. Pertama, ambang batasnya 10 orang, bukan 20 atau 50. Banyak pemilik UMKM mengira kewajiban ini hanya untuk perusahaan besar, padahal warung makan dengan 12 karyawan pun sudah masuk cakupannya. Kedua, membuat saja belum cukup; tanpa pengesahan, dokumen itu belum berlaku sebagai peraturan perusahaan di mata hukum.

Undang-undang tidak membedakan status karyawan dalam hitungan 10 orang itu. Karyawan tetap, karyawan kontrak, maupun pekerja paruh waktu sama-sama pekerja yang menerima upah. Jadi kalau tim Anda terdiri dari 6 karyawan tetap dan 5 karyawan kontrak, Anda sudah wajib punya peraturan perusahaan. Untuk memahami perbedaan status karyawan itu sendiri, kami bahas tuntas di artikel perbedaan PKWT dan PKWTT.

Ada satu pengecualian resmi. Pasal 108 ayat (2) menyatakan kewajiban ini tidak berlaku bagi perusahaan yang telah memiliki perjanjian kerja bersama (PKB). Logikanya sederhana: PKB adalah hasil perundingan antara pengusaha dan serikat pekerja, kedudukannya lebih tinggi dan isinya lebih lengkap, jadi peraturan sepihak dari pengusaha tidak lagi diperlukan. Untuk sebagian besar UMKM yang belum punya serikat pekerja, pengecualian ini praktis tidak relevan. Yang relevan justru kebalikannya: selama belum ada PKB, peraturan perusahaan adalah dokumen wajib Anda.

Contoh konkretnya begini. Sebuah kedai kopi di Sleman mulai dengan 7 karyawan; belum ada kewajiban membuat peraturan perusahaan. Enam bulan kemudian mereka buka cabang kedua dan total karyawan menjadi 14 orang. Sejak titik itu kewajiban Pasal 108 melekat, dan menundanya berarti berjalan dengan risiko denda setiap hari. Pendapat kami di Absenia, jangan menunggu angka 10 tercapai. Susun aturan dasarnya sejak tim masih 5 sampai 8 orang, karena merumuskan tata tertib saat suasana tenang jauh lebih mudah daripada merumuskannya setelah ada kasus. Saat karyawan ke-10 masuk, Anda tinggal merapikan naskah dan mengajukan pengesahan, bukan memulai dari nol.

Beda peraturan perusahaan, PKB, dan kontrak kerja

Tiga dokumen ini sering tertukar, padahal perannya berbeda dan saling melapis. Perjanjian kerja adalah kesepakatan individual antara satu karyawan dan perusahaan: posisi, gaji, tanggal mulai. Peraturan perusahaan adalah aturan kolektif yang dibuat pengusaha dan berlaku untuk semua karyawan. PKB adalah aturan kolektif juga, tetapi lahir dari perundingan dengan serikat pekerja, bukan ditetapkan sepihak.

Urutan kekuatannya juga jelas. Isi peraturan perusahaan tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, itu bunyi Pasal 111 ayat (2). Isi perjanjian kerja individual pun tidak boleh lebih rendah dari peraturan perusahaan. Jadi kalau peraturan perusahaan Anda menjanjikan cuti tahunan 12 hari, kontrak individual tidak boleh menuliskan 8 hari. Kalau Anda sedang menyusun kontrak untuk karyawan baru, templat dan komponennya kami uraikan di artikel contoh surat kontrak kerja.

Isi minimal menurut Pasal 111

Pasal 111 ayat (1) menetapkan lima muatan minimal yang harus ada. Kurang satu saja, naskah Anda bisa dikembalikan saat proses pengesahan. Lima muatan itu: hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja, syarat kerja, tata tertib perusahaan, dan jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan. Tabel berikut menerjemahkannya ke isi praktis yang biasa dituangkan perusahaan di Indonesia.

Bagian syarat kerja dan tata tertib adalah tempat sebagian besar sengketa lahir, jadi tulislah dengan angka, bukan kata sifat. "Datang tepat waktu" adalah kalimat yang tidak bisa ditegakkan; "jam masuk 08.00, toleransi keterlambatan 15 menit, lebih dari itu tercatat terlambat" bisa. Rujukan hukumnya perlu Anda pahami dulu: batas jam kerja normal ada di panduan aturan jam kerja karyawan, hak cuti minimal ada di aturan cuti karyawan, dan tahapan SP1 sampai SP3 kami bahas di artikel surat peringatan karyawan.

Cara menyusun dan peran wakil karyawan

Pasal 109 menegaskan peraturan perusahaan disusun oleh dan menjadi tanggung jawab pengusaha. Artinya Anda tidak perlu menunggu kesepakatan bulat seluruh tim untuk menetapkannya. Namun sepihak bukan berarti tertutup. Pasal 110 mewajibkan penyusunan memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja. Kalau di perusahaan sudah ada serikat pekerja, wakil itu adalah pengurus serikat. Kalau belum ada, wakilnya adalah karyawan yang dipilih secara demokratis untuk mewakili kepentingan rekan-rekannya.

Dalam praktik untuk UMKM, alurnya bisa sesederhana ini. Pertama, susun draft dengan kerangka lima muatan Pasal 111. Kedua, minta tim memilih satu atau dua orang wakil, lalu bagikan draft dan beri waktu satu sampai dua minggu untuk masukan. Ketiga, catat masukan yang diterima dan yang ditolak beserta alasannya. Dokumentasi ini penting karena saat mengajukan pengesahan Anda perlu menunjukkan bahwa saran wakil pekerja sudah diminta, sebagaimana diatur tata caranya dalam Permenaker 28/2014.

Pendapat kami di Absenia, tahap meminta masukan ini justru investasi termurah untuk kepatuhan sukarela. Karyawan yang merasa didengar saat aturan disusun jauh lebih mudah menerima saat aturan ditegakkan. Yang sering kami lihat gagal adalah pola sebaliknya: peraturan disalin dari templat internet, ditetapkan diam-diam, lalu baru dikeluarkan saat ada karyawan yang mau diberi sanksi. Di titik itu dokumen tersebut terasa seperti senjata, bukan kesepakatan, dan suasana kerja yang rusak jarang bisa diperbaiki oleh selembar peraturan.

Alur pengesahan ke Kemnaker atau dinas

Naskah yang sudah selesai belum berlaku sebelum disahkan. Pasal 108 ayat (1) menyebut pengesahan dilakukan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Dalam praktik, ini berarti instansi ketenagakerjaan sesuai cakupan wilayah perusahaan: perusahaan yang beroperasi di satu kabupaten atau kota mengurus ke dinas ketenagakerjaan setempat, sedangkan yang wilayah kerjanya lintas daerah naik ke tingkat provinsi atau kementerian. Rincian tata caranya diatur dalam Permenaker 28/2014, dan Kemnaker kini juga menyediakan kanal layanan pengesahan secara daring.

Ada jangka waktu yang jarang diketahui pemilik usaha dan sebenarnya berpihak kepada Anda. Pasal 112 ayat (1) mewajibkan pengesahan diberikan paling lama 30 hari kerja sejak naskah diterima. Lebih menarik lagi, Pasal 112 ayat (2) menyatakan bahwa jika naskah sudah memenuhi syarat Pasal 111 ayat (1) dan (2) dan batas 30 hari kerja itu terlampaui tanpa pengesahan, peraturan perusahaan dianggap telah mendapat pengesahan. Jadi proses ini tidak bisa digantung tanpa batas oleh birokrasi.

Yang perlu Anda siapkan sebelum mengajukan: naskah peraturan perusahaan, bukti bahwa saran wakil karyawan sudah diminta, dan data umum perusahaan. Kalau ada isi yang bertentangan dengan undang-undang, misalnya cuti tahunan di bawah 12 hari kerja atau upah lembur di bawah ketentuan, instansi akan meminta perbaikan sebelum mengesahkan. Karena itu pastikan angka-angka di naskah Anda sudah mengikuti ketentuan minimal, termasuk rumus lembur yang kami jabarkan di artikel cara menghitung uang lembur.

Berapa lama total prosesnya dari nol sampai sah? Untuk UMKM dengan struktur sederhana, hitungan kasarnya: 1 sampai 2 minggu menyusun draft, 1 sampai 2 minggu masa masukan wakil karyawan, lalu maksimal 30 hari kerja proses pengesahan. Artinya sekitar 2 sampai 3 bulan dari keputusan dibuat sampai dokumen berlaku. Angka ini layak Anda masukkan ke rencana sejak sekarang, bukan setelah ada pemeriksaan pengawas ketenagakerjaan atau setelah ada sengketa yang memaksa semuanya serba terburu-buru.

Masa berlaku, perubahan, dan sosialisasi

Peraturan perusahaan bukan dokumen sekali jadi. Pasal 111 ayat (3) membatasi masa berlakunya paling lama 2 tahun dan mewajibkan pembaruan setelah habis. Batas ini sering dilewatkan: perusahaan mengesahkan sekali di tahun pertama, lalu memakai dokumen yang sama bertahun-tahun. Secara hukum, dokumen kedaluwarsa itu kehilangan dasar berlakunya, dan pelanggaran atas ketentuan masa berlaku ini termasuk yang diancam denda di Pasal 188. Pasang pengingat 3 bulan sebelum masa berlaku habis agar ada waktu untuk revisi dan proses pengesahan ulang.

Bagaimana kalau perlu mengubah isi di tengah jalan, misalnya karena kebijakan jam kerja berubah? Boleh, tetapi hasil perubahannya wajib disahkan ulang oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk, sesuai Pasal 113. Anda tidak bisa menempel addendum internal lalu menganggapnya berlaku. Ada juga ketentuan menarik di Pasal 111 ayat (4) dan (5): jika serikat pekerja di perusahaan menghendaki perundingan perjanjian kerja bersama, pengusaha wajib melayani, dan jika perundingan tidak mencapai kesepakatan, peraturan perusahaan tetap berlaku sampai jangka waktunya habis.

Satu kewajiban lagi yang sering diabaikan padahal ancaman sanksinya sama berat: Pasal 114 mewajibkan pengusaha memberitahukan dan menjelaskan isi peraturan perusahaan serta memberikan naskahnya kepada karyawan. Menaruh satu salinan di laci HRD tidak memenuhi kewajiban ini. Bagikan dokumennya, jadwalkan sesi penjelasan singkat, dan minta tanda terima. Untuk karyawan baru, jadikan bagian dari proses onboarding karyawan baru di hari pertama.

Sanksi dan status setelah UU Cipta Kerja

Sanksinya bukan sekadar teguran administratif. Pasal 188 UU 13/2003, sebagaimana redaksinya diperbarui melalui UU Cipta Kerja, menetapkan sanksi pidana denda paling sedikit Rp 5.000.000 dan paling banyak Rp 50.000.000 bagi pelanggaran sejumlah pasal, termasuk Pasal 108 ayat (1), Pasal 111 ayat (3), dan Pasal 114 yang semuanya tentang peraturan perusahaan. Tindak pidananya dikategorikan sebagai pelanggaran, bukan kejahatan, tetapi untuk UMKM dengan margin tipis, denda di rentang itu jelas bukan angka kecil. Sebagai perbandingan, Rp 50 juta setara biaya langganan Absenia paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan untuk tim 30 orang selama lebih dari 15 tahun.

Lalu bagaimana status aturan ini setelah UU Cipta Kerja? Kami periksa langsung naskah UU Nomor 6 Tahun 2023 di peraturan.go.id. Klaster ketenagakerjaannya memang mengubah banyak pasal UU 13/2003: ketentuan PKWT, jam kerja dan lembur, pengupahan, sampai mekanisme PHK. Namun Pasal 108 sampai Pasal 115 tentang peraturan perusahaan tidak termasuk pasal yang diubah maupun dihapus. Artinya kewajiban 10 karyawan, lima muatan minimal, pengesahan, dan masa berlaku 2 tahun semuanya masih berlaku penuh sampai hari ini. Yang berubah hanya redaksi pasal sanksinya, dengan besaran denda yang tetap.

Kesimpulan praktisnya untuk Anda pemilik usaha: begitu tim menyentuh 10 orang, susun peraturan perusahaan dengan lima muatan Pasal 111, libatkan wakil karyawan, sahkan ke instansi ketenagakerjaan, dan perbarui tiap 2 tahun. Setelah aturannya sah, pastikan penegakannya berbasis data, bukan ingatan. Absenia membantu di sisi itu: absensi selfie dengan verifikasi GPS, pengajuan cuti dan izin dengan approval, serta rekap kehadiran yang bisa diekspor sebagai bukti. Gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, dan Rp 9.000 per karyawan per bulan untuk paket Absensi. Detail paketnya bisa Anda baca terbuka di halaman harga, dan daftar kemampuan yang sudah aktif hari ini ada di halaman fitur.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa itu peraturan perusahaan?

Peraturan perusahaan adalah dokumen tertulis yang dibuat oleh pengusaha dan memuat syarat kerja serta tata tertib perusahaan. Dasarnya UU Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 108 sampai 115. Isinya minimal memuat hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban karyawan, syarat kerja, tata tertib, dan jangka waktu berlakunya. Dokumen ini baru berlaku setelah disahkan oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk.

Berapa jumlah karyawan minimal yang mewajibkan peraturan perusahaan?

Sepuluh orang. Pasal 108 ayat (1) UU 13/2003 mewajibkan pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 pekerja untuk membuat peraturan perusahaan. Kewajiban ini tidak berlaku bagi perusahaan yang sudah memiliki perjanjian kerja bersama (PKB) dengan serikat pekerja, sesuai Pasal 108 ayat (2).

Ke mana peraturan perusahaan diajukan untuk disahkan?

Ke Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk, yang dalam praktik berarti dinas ketenagakerjaan sesuai cakupan wilayah operasional perusahaan. Tata cara teknisnya diatur dalam Permenaker Nomor 28 Tahun 2014. Berdasarkan Pasal 112, pengesahan harus diberikan paling lama 30 hari kerja sejak naskah diterima. Jika lewat 30 hari kerja dan isi naskah sudah memenuhi syarat, peraturan perusahaan dianggap telah disahkan.

Berapa lama masa berlaku peraturan perusahaan?

Paling lama 2 tahun, sesuai Pasal 111 ayat (3) UU 13/2003, dan wajib diperbarui setelah habis masa berlakunya. Perubahan sebelum masa berlaku habis juga harus mendapat pengesahan ulang dari Menteri atau pejabat yang ditunjuk sesuai Pasal 113.

Apa sanksi jika perusahaan tidak punya peraturan perusahaan?

Sanksi pidana denda paling sedikit Rp 5.000.000 dan paling banyak Rp 50.000.000. Pasal 188 UU 13/2003, yang redaksinya diperbarui melalui UU Cipta Kerja, mengancam pelanggaran Pasal 108 ayat (1) tentang kewajiban membuat peraturan perusahaan, Pasal 111 ayat (3) tentang masa berlaku, dan Pasal 114 tentang kewajiban memberitahukan isinya kepada karyawan. Tindak pidananya dikategorikan sebagai pelanggaran.

Apakah UU Cipta Kerja mengubah aturan peraturan perusahaan?

Tidak untuk substansinya. Klaster ketenagakerjaan UU Cipta Kerja (UU 6/2023) mengubah banyak pasal UU 13/2003 seperti pasal tentang PKWT, jam kerja, upah, dan PHK, tetapi Pasal 108 sampai 115 tentang peraturan perusahaan tidak termasuk yang diubah. Yang disesuaikan hanya redaksi pasal sanksinya (Pasal 188), dengan besaran denda yang tetap Rp 5 juta sampai Rp 50 juta.