Gaji Prorata: Cara Menghitung untuk Karyawan Masuk atau Keluar di Tengah Bulan

Gaji prorata adalah gaji yang dibayarkan sebanding dengan masa kerja yang benar-benar dijalani karyawan dalam satu bulan, bukan gaji penuh. Kasus paling sering: karyawan baru mulai bekerja tanggal 18, atau karyawan lama berhenti bekerja tanggal 12, sehingga gaji bulan itu harus dipotong secara proporsional. Masalahnya, tidak ada satu rumus resmi yang diwajibkan pemerintah untuk karyawan bulanan, dan dua metode yang umum dipakai, basis hari kalender dan basis hari kerja, bisa menghasilkan selisih ratusan ribu rupiah untuk orang yang sama. Artikel ini membahas kedua metode itu lengkap dengan contoh hitung, dasar hukumnya di UU 13/2003 dan PP 36/2021, serta mana yang sebaiknya Anda tuliskan di kontrak kerja. Untuk perhitungan gaji bulan normal dari kotor sampai bersih, kami bahas terpisah di panduan cara menghitung gaji karyawan.

Apa itu gaji prorata dan kapan dipakai

Kata prorata datang dari istilah pro rata, artinya sebanding atau proporsional. Dalam konteks penggajian, gaji prorata berarti karyawan menerima bagian dari gaji sebulan yang sebanding dengan porsi bulan yang dia jalani sebagai karyawan. Kalau dia hanya bekerja setengah bulan, dia menerima kurang lebih setengah gaji. Sesederhana itu prinsipnya, walaupun eksekusinya yang sering jadi sumber perdebatan.

Situasi yang biasanya memakai perhitungan prorata:

• Karyawan baru mulai bekerja di tengah bulan, bukan tanggal 1.
• Karyawan resign atau diberhentikan sebelum akhir bulan.
• Karyawan mengambil cuti di luar tanggungan (unpaid leave) beberapa hari.
• Perubahan gaji di tengah bulan, misalnya kenaikan yang berlaku per tanggal 15.
• Karyawan paruh waktu atau kontrak pendek yang periodenya tidak genap sebulan.

Dua kasus pertama adalah yang paling sering dialami UMKM, dan keduanya punya konsekuensi langsung ke uang. Salah hitung sedikit saja, dampaknya bukan cuma selisih rupiah, tetapi juga kesan pertama karyawan baru terhadap kerapian administrasi perusahaan Anda. Slip gaji pertama yang angkanya tidak bisa dijelaskan adalah cara tercepat menanam ketidakpercayaan. Karena itu pula, memahami cara membaca komponen slip membantu dua arah; karyawan Anda bisa mempelajarinya di panduan cara membaca slip gaji.

Pendapat kami di Absenia, prorata sebaiknya diperlakukan sebagai soal aturan, bukan soal kebijaksanaan. Banyak pemilik usaha menghitungnya kira-kira, dibulatkan ke angka yang enak dilihat, dan berharap tidak ada yang bertanya. Cara itu berjalan sampai suatu hari ada karyawan yang menghitung ulang dan menemukan selisih. Aturan tertulis yang sederhana jauh lebih murah daripada satu perdebatan gaji.

Dasar hukum: tidak ada satu rumus wajib

Hal pertama yang perlu Anda tahu: tidak ada pasal dalam peraturan ketenagakerjaan Indonesia yang menetapkan satu rumus prorata untuk karyawan bergaji bulanan. Yang ada adalah beberapa ketentuan yang menjadi pijakan dan analogi.

Pijakan utamanya asas no work no pay di Pasal 93 ayat (1) UU 13/2003: upah tidak dibayar apabila pekerja tidak melakukan pekerjaan. Ayat (2) pasal yang sama memberi daftar pengecualian, misalnya karyawan sakit, menikah, istri melahirkan, atau menjalankan kewajiban negara; pada kondisi itu upah tetap wajib dibayar. Dari asas inilah pemotongan proporsional untuk hari yang tidak dijalani mendapat dasar hukumnya. Karyawan yang masuk tanggal 18 memang tidak berhak atas upah tanggal 1 sampai 17, karena pada rentang itu dia belum bekerja untuk Anda.

Lalu ada PP 36/2021 tentang Pengupahan yang mengatur satuan upah. Pasal 16 menetapkan upah per jam, yang hanya diperuntukkan bagi pekerja paruh waktu, dengan formula upah sebulan dibagi 126. Pasal 17 menetapkan upah sehari bagi karyawan dengan upah harian: upah sebulan dibagi 25 untuk perusahaan dengan sistem 6 hari kerja seminggu, atau dibagi 21 untuk sistem 5 hari kerja seminggu. Perhatikan bahwa keduanya mengatur karyawan dengan satuan upah per jam dan harian, bukan karyawan bulanan yang masuk di tengah bulan. Meski begitu, angka 25 dan 21 ini sering dipinjam HR sebagai pembagi prorata karena merupakan angka resmi yang paling dekat dengan konsep hari kerja sebulan.

Konsekuensi dari kekosongan aturan ini: metode prorata adalah wilayah kesepakatan. Selama metodenya masuk akal, konsisten, dan tidak membuat upah jatuh di bawah ketentuan minimum, perusahaan bebas memilih. Kebebasan itu justru alasan terkuat untuk menuliskannya hitam di atas putih, dan kami bahas caranya di bagian kontrak di bawah.

Metode 1: basis hari kalender

Metode pertama membagi gaji berdasarkan hari kalender, termasuk Sabtu, Minggu, dan hari libur. Rumusnya: gaji prorata sama dengan gaji sebulan dikali jumlah hari kalender yang dijalani, dibagi jumlah hari kalender bulan itu. Pembaginya mengikuti panjang bulan: 28 sampai 31 hari.

Contoh hitung. Rina diterima bekerja dengan gaji Rp 6.000.000 per bulan dan mulai masuk Selasa, 18 Agustus 2026. Agustus 2026 punya 31 hari kalender. Masa kerja Rina bulan itu adalah 18 sampai 31 Agustus, yaitu 14 hari kalender.

Perhitungannya: Rp 6.000.000 x 14 / 31 = Rp 2.709.677 (tepatnya Rp 2.709.677,42, umumnya dibulatkan). Itulah gaji Agustus yang diterima Rina dengan basis kalender.

Kelebihan metode ini ada di kesederhanaannya. Semua orang bisa memeriksa hitungannya dengan kalender di dinding, tanpa perlu tahu jadwal libur perusahaan. Pembaginya juga tidak bisa diperdebatkan: jumlah hari dalam sebulan adalah fakta, bukan kebijakan. Kekurangannya, metode ini menghitung hari yang memang bukan hari kerja. Karyawan yang masuk hari Senin setelah akhir pekan panjang "kehilangan" hari Sabtu dan Minggu yang sebenarnya tidak akan pernah dia kerjakan. Untuk karyawan, hasil metode kalender cenderung sedikit lebih kecil daripada metode hari kerja pada kasus masuk di paruh kedua bulan, seperti yang terlihat di contoh Rina nanti kita bandingkan.

Metode 2: basis hari kerja

Metode kedua hanya menghitung hari kerja. Rumusnya: gaji prorata sama dengan gaji sebulan dikali jumlah hari kerja yang dijalani, dibagi jumlah hari kerja pada bulan itu. Hari kerja di sini mengikuti jadwal perusahaan Anda; kalau perusahaan Anda Senin sampai Jumat, Sabtu dan Minggu tidak dihitung, begitu pula hari libur nasional. Aturan dasar soal jam dan hari kerja bisa Anda cek di panduan aturan jam kerja karyawan.

Kita pakai kasus Rina yang sama: gaji Rp 6.000.000, masuk Selasa 18 Agustus 2026, perusahaan bekerja Senin sampai Jumat. Agustus 2026 punya 21 hari Senin sampai Jumat; dikurangi libur nasional 17 Agustus yang jatuh di hari Senin, total hari kerja bulan itu 20 hari. Dari tanggal 18 sampai 31 Agustus, hari kerjanya adalah tanggal 18, 19, 20, 21, 24, 25, 26, 27, 28, dan 31, total 10 hari kerja.

Perhitungannya: Rp 6.000.000 x 10 / 20 = Rp 3.000.000. Dengan basis hari kerja, gaji Agustus Rina lebih besar Rp 290.323 dibanding basis kalender (Rp 3.000.000 dikurangi Rp 2.709.677). Bukan selisih kecil untuk satu keputusan metode yang sering diambil tanpa sadar.

Metode hari kerja terasa lebih adil karena yang dihitung memang hari orang bekerja. Tetapi dia menuntut data yang rapi: Anda harus tahu persis berapa hari kerja bulan itu setelah dikurangi libur nasional dan cuti bersama, dan berapa hari si karyawan benar-benar terjadwal. Di sinilah rekap kehadiran yang akurat menjadi penentu; tanpa itu, pembagi dan pembilangnya sama-sama bisa salah.

Contoh kedua: karyawan keluar di tengah bulan

Prorata juga berlaku ke arah sebaliknya: karyawan yang berhenti sebelum akhir bulan. Prinsip hitungnya sama, hanya rentangnya yang berbeda, yaitu dari tanggal 1 sampai hari kerja terakhir.

Contoh: Dodi bergaji Rp 4.500.000, mengundurkan diri dengan hari kerja terakhir Rabu, 12 Agustus 2026, di perusahaan dengan jadwal Senin sampai Jumat. Dengan basis kalender, masa kerjanya 1 sampai 12 Agustus, yaitu 12 hari kalender dari 31: Rp 4.500.000 x 12 / 31 = Rp 1.741.935 (tepatnya Rp 1.741.935,48). Dengan basis hari kerja, hari kerjanya adalah tanggal 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, dan 12 (1 dan 2 Agustus jatuh di akhir pekan), total 8 dari 20 hari kerja: Rp 4.500.000 x 8 / 20 = Rp 1.800.000. Selisih kedua metode Rp 58.065.

Pada kasus resign ada dua hal tambahan yang sering terlewat. Pertama, komponen non-gaji: sisa cuti tahunan yang belum diambil, tunjangan yang berjalan, atau kewajiban seperti pengembalian pinjaman karyawan. Semua itu diselesaikan bersamaan dengan gaji prorata terakhir, dan perlakuannya sebaiknya sudah diatur sejak kontrak ditandatangani. Status kontraknya juga berpengaruh; karyawan PKWT yang berhenti sebelum masa kontrak habis punya konsekuensi berbeda dengan karyawan tetap, dan bedanya kami uraikan di artikel perbedaan PKWT dan PKWTT.

Kedua, tanggal terakhir yang dipakai. Hari kerja terakhir dan tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja tidak selalu sama, misalnya kalau karyawan mengambil sisa cuti di ujung masa kerjanya. Sepakati dulu tanggal mana yang menjadi batas hitung, tulis di berita acara atau surat pengunduran diri, baru hitung angkanya. Urutan ini menghindarkan Anda dari hitung ulang yang canggung setelah slip terlanjur terbit.

Variasi ketiga: basis jam dengan angka 1/173

Di lapangan Anda mungkin menemui metode ketiga: menghitung prorata lewat jam kerja. Caranya, upah sejam ditetapkan sebesar 1/173 kali gaji sebulan, lalu dikalikan jumlah jam kerja yang dijalani. Angka 1/173 sendiri sebenarnya berasal dari aturan lembur, yaitu Pasal 32 PP 35/2021 yang menetapkan cara menghitung upah sejam untuk membayar lembur. Sebagian praktisi HR meminjamnya untuk prorata karena angkanya resmi dan sudah dikenal luas.

Kasus Rina lagi: masuk 18 Agustus 2026, 10 hari kerja, 8 jam sehari, total 80 jam. Upah sejamnya Rp 6.000.000 / 173 = Rp 34.682 (dibulatkan dari Rp 34.682,08). Gaji proratanya 80 x Rp 34.682,08 = Rp 2.774.566. Hasilnya berada di antara metode kalender (Rp 2.709.677) dan metode hari kerja (Rp 3.000.000).

Pendapat kami di Absenia, metode 1/173 sebaiknya tidak jadi pilihan pertama untuk prorata karyawan bulanan. Alasannya sederhana: angka itu dibuat untuk konteks lembur, bukan prorata, dan memakainya di luar konteks menambah satu lapis penjelasan setiap kali karyawan bertanya. Kalau tim Anda sudah terbiasa dengan 1/173 karena sering menghitung lembur, silakan, asal konsisten. Cara kerja angka itu di habitat aslinya kami bahas tuntas di panduan cara menghitung uang lembur.

Metode mana yang sebaiknya ditulis di kontrak

Karena hukum tidak mewajibkan satu rumus, pilihan metode adalah keputusan perusahaan. Saran kami dalam memilihnya: untuk UMKM dengan administrasi ramping, basis hari kalender adalah pilihan paling aman karena pembaginya pasti dan bisa diperiksa siapa pun. Untuk perusahaan yang jadwal kerjanya rapi dan rekap kehadirannya tertib, basis hari kerja layak dipilih karena paling mendekati rasa adil. Apa pun pilihannya, tiga hal ini yang menentukan aman tidaknya, bukan rumusnya:

• Satu metode untuk semua. Jangan basis kalender untuk karyawan masuk tapi basis hari kerja untuk karyawan resign. Pola pilih-pilih yang menguntungkan perusahaan di dua arah adalah resep sengketa.
• Tertulis, bukan lisan. Cantumkan satu klausul di perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Contoh redaksinya: "Apabila hubungan kerja dimulai atau berakhir tidak pada awal atau akhir bulan, upah dihitung proporsional berdasarkan jumlah hari kalender yang dijalani dibagi jumlah hari kalender bulan berjalan."
• Aturan pembulatan ikut ditulis. Rp 2.709.677,42 dibulatkan ke mana? Praktik yang umum adalah membulatkan ke atas ke rupiah penuh demi karyawan. Kecil, tetapi slip gaji tidak mengenal angka koma yang menggantung.

Klausul prorata paling tepat dimasukkan sejak draf kontrak pertama, satu paket dengan pasal gaji dan tanggal pembayarannya. Kalau Anda sedang menyusun kontrak dari nol, templat dan pasal-pasal minimumnya bisa Anda lihat di artikel contoh surat kontrak kerja. Untuk kontrak yang sudah berjalan tanpa klausul prorata, tambahkan aturannya lewat peraturan perusahaan atau addendum, lalu sosialisasikan sebelum dipakai; aturan yang diumumkan setelah kasus terjadi selalu terasa seperti akal-akalan.

Kesalahan umum saat menghitung gaji prorata

Dari obrolan kami dengan pemilik usaha dan HRD UMKM, kesalahan prorata hampir selalu datang dari empat lubang yang sama.

Pembagi hari kerja salah. Lupa mengurangi libur nasional atau cuti bersama dari total hari kerja bulan itu. Agustus 2026 contohnya: kelihatan punya 21 hari Senin sampai Jumat, padahal 17 Agustus jatuh di hari Senin sehingga hari kerjanya 20. Salah pembagi berarti semua hasil ikut salah.

Tanggal mulai yang ambigu. Karyawan diterima tanggal 15, tanda tangan kontrak tanggal 16, mulai masuk tanggal 18. Prorata dihitung dari mana? Jawaban yang benar adalah tanggal mulai bekerja yang tertulis di kontrak, dan justru karena itu tanggalnya harus tertulis. Tiga tanggal yang berbeda di tiga dokumen adalah undangan sengketa.

Data kehadiran tidak bisa dipertanggungjawabkan. Metode hari kerja hanya seadil datanya. Kalau catatan kehadiran masih di kertas atau saling menitip, angka "hari yang dijalani" gampang digugat. Di sini peran sistem absensi: catatan masuk pertama karyawan baru di Absenia terekam dengan selfie, verifikasi GPS, dan stempel waktu, jadi tanggal mulai kerja punya bukti yang tidak perlu diperdebatkan. Rekapnya tinggal diekspor saat menghitung gaji. Perlu jujur kami sampaikan: modul payroll Absenia sendiri masih dikembangkan, jadi perhitungan proratanya hari ini tetap Anda kerjakan di spreadsheet memakai rekap kehadiran kami; alat bantu hitungnya kami ulas di artikel software hitung gaji otomatis.

Lupa komponen ikutan. Prorata gaji pokok sudah benar, tetapi BPJS, PPh 21, dan tunjangan diperlakukan seolah bulan penuh. Potongan dan tunjangan berbasis kehadiran perlu mengikuti masa kerja yang sama, dan aturan perlakuannya ditulis sekalian di peraturan perusahaan.

Kalau pencatatan kehadiran di tempat Anda masih jadi titik lemahnya, Absenia bisa dicoba tanpa risiko: gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, tanpa biaya implementasi dan tanpa kartu kredit. Detail paketnya ada di halaman harga.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu gaji prorata?

Gaji prorata adalah gaji yang dibayar sebanding dengan masa kerja yang benar-benar dijalani dalam satu bulan, bukan gaji penuh. Biasanya dipakai untuk karyawan yang mulai bekerja atau berhenti bekerja di tengah bulan, atau yang mengambil cuti di luar tanggungan. Dasarnya adalah asas no work no pay di Pasal 93 UU 13/2003: upah tidak dibayar apabila pekerja tidak melakukan pekerjaan, dengan sejumlah pengecualian.

Bagaimana rumus gaji prorata untuk karyawan yang masuk di tengah bulan?

Ada dua rumus yang umum dipakai. Basis hari kalender: gaji sebulan dikali hari kalender yang dijalani dibagi total hari kalender bulan itu. Basis hari kerja: gaji sebulan dikali hari kerja yang dijalani dibagi total hari kerja bulan itu. Contoh: gaji Rp 6.000.000, masuk 18 Agustus 2026. Basis kalender menghasilkan Rp 2.709.677, basis hari kerja menghasilkan Rp 3.000.000. Keduanya sah selama konsisten dan disepakati.

Apakah perhitungan gaji prorata diatur undang-undang?

Tidak ada pasal yang menetapkan satu rumus prorata untuk karyawan bulanan. Yang diatur adalah asas no work no pay (Pasal 93 UU 13/2003), upah per jam untuk pekerja paruh waktu sebesar upah sebulan dibagi 126 (Pasal 16 PP 36/2021), dan upah sehari untuk upah harian, yaitu upah sebulan dibagi 25 untuk sistem 6 hari kerja atau dibagi 21 untuk sistem 5 hari kerja (Pasal 17 PP 36/2021). Karena itu metode prorata sebaiknya ditegaskan di perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Lebih baik pakai basis hari kalender atau hari kerja?

Keduanya wajar dipakai. Basis hari kalender lebih sederhana dan pembaginya stabil (28 sampai 31), cocok untuk perusahaan yang ingin perhitungan mudah diperiksa. Basis hari kerja terasa lebih adil karena hanya menghitung hari orang benar-benar dijadwalkan bekerja, tetapi pembaginya berubah tiap bulan mengikuti libur. Yang paling penting bukan pilihannya, melainkan konsistensi: satu metode untuk semua karyawan dan tertulis di kontrak.

Apakah gaji prorata juga berlaku saat karyawan resign?

Ya. Prinsipnya sama dengan karyawan baru, hanya arahnya terbalik: yang dihitung adalah masa dari awal bulan sampai hari kerja terakhir. Contoh: gaji Rp 4.500.000, hari terakhir 12 Agustus 2026. Basis kalender menghasilkan Rp 1.741.935, basis hari kerja menghasilkan Rp 1.800.000. Komponen lain seperti sisa cuti atau kewajiban yang belum selesai mengikuti kesepakatan dan aturan perusahaan.

Apakah tunjangan ikut diprorata?

Tergantung jenisnya dan aturan internal perusahaan. Praktik yang umum: tunjangan tetap ikut diprorata bersama gaji pokok karena melekat pada bulan berjalan, sedangkan tunjangan yang berbasis kehadiran seperti uang makan atau transport otomatis mengikuti jumlah hari hadir. Karena tidak ada aturan tunggal, tuliskan perlakuannya di peraturan perusahaan supaya tidak jadi perdebatan di slip gaji pertama.