Contoh Surat Kontrak Kerja Karyawan dan Poin Pentingnya

Contoh surat kontrak kerja yang benar sebenarnya tidak ditentukan oleh format atau kop suratnya, melainkan oleh kelengkapan sembilan poin wajib yang diminta aturan: identitas perusahaan, identitas pekerja, jabatan, tempat kerja, besaran dan cara pembayaran upah, syarat kerja berisi hak dan kewajiban, jangka waktu berlaku, tempat dan tanggal dibuat, serta tanda tangan para pihak. Sembilan poin itu tercantum di Pasal 54 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 dan diulang khusus untuk kontrak waktu tertentu di Pasal 13 PP Nomor 35 Tahun 2021. Selama kesembilannya ada dan tidak bertentangan dengan aturan, kontrak Anda sah, sesederhana apa pun tampilannya. Panduan ini membahas fungsi kontrak tertulis, rincian setiap poin wajib, kerangka bagian per bagian, perbedaan isi PKWT dan PKWTT, klausul yang sering terlewat, dan kesalahan yang paling sering kami lihat pada usaha kecil.

Fungsi surat kontrak kerja dan kapan wajib tertulis

Banyak pemilik usaha kecil menganggap kontrak kerja sebagai formalitas yang baru dipikirkan saat ada masalah. Padahal fungsinya justru mencegah masalah itu muncul. Kontrak kerja adalah satu-satunya dokumen yang menyatakan secara hitam di atas putih apa yang Anda janjikan dan apa yang Anda harapkan. Tanpa itu, setiap perselisihan berubah menjadi adu ingatan, dan adu ingatan hampir selalu dimenangkan oleh pihak yang paling percaya diri, bukan pihak yang paling benar.

Soal kewajiban bentuknya, aturan membedakan dua hal dan perbedaan ini sering tertukar. Pasal 51 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan perjanjian kerja dibuat secara tertulis atau lisan. Ketentuan yang sama diulang di Pasal 2 ayat (2) PP Nomor 35 Tahun 2021. Artinya, untuk perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau PKWTT, secara hukum kesepakatan lisan tetap melahirkan hubungan kerja yang sah.

Ceritanya berbeda untuk perjanjian kerja waktu tertentu atau PKWT. Pasal 57 UU Ketenagakerjaan sebagaimana diubah oleh UU Nomor 6 Tahun 2023 menyatakan perjanjian kerja waktu tertentu dibuat secara tertulis serta harus menggunakan bahasa Indonesia dan huruf latin. Ayat berikutnya menambahkan, bila PKWT dibuat dalam bahasa Indonesia dan bahasa asing lalu muncul perbedaan penafsiran, yang berlaku adalah versi bahasa Indonesia. Jadi karyawan kontrak wajib pegang dokumen tertulis, tanpa pengecualian.

Pendapat kami di Absenia, izin membuat PKWTT secara lisan sebaiknya diperlakukan sebagai toleransi hukum, bukan sebagai anjuran. Kami belum pernah menemui satu kasus pun di mana kesepakatan lisan menguntungkan pemilik usaha ketika hubungan kerja berakhir tidak baik. Yang terjadi biasanya sebaliknya: pemilik usaha kesulitan membuktikan besaran upah yang disepakati, tanggal masuk, atau lingkup pekerjaan, karena semuanya hanya ada di kepala dua orang yang sekarang saling tidak percaya. Menulis kontrak untuk semua karyawan, tanpa memandang statusnya, adalah biaya kecil untuk menutup risiko besar.

Poin yang wajib ada di surat kontrak kerja

Inilah bagian yang paling menentukan. Pasal 54 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 menyebut perjanjian kerja yang dibuat secara tertulis sekurang-kurangnya memuat sembilan hal. Untuk PKWT, Pasal 13 PP Nomor 35 Tahun 2021 mengulang daftar yang praktis identik dengan rumusan yang sedikit diperbarui. Perhatikan kata sekurang-kurangnya dan paling sedikit di kedua aturan. Itu batas bawah, bukan batas atas, sehingga Anda bebas menambah klausul lain selama tidak bertentangan dengan peraturan.

Dua poin yang paling sering dibuat asal-asalan adalah nomor 5 dan nomor 6. Pada poin upah, banyak kontrak hanya menulis satu angka bulat tanpa memerinci mana gaji pokok dan mana tunjangan. Padahal pemisahan itu berdampak ke perhitungan lembur, THR, dan pesangon di kemudian hari. Cara menyusun komponennya kami bahas terpisah di panduan struktur dan skala upah.

Pada poin syarat kerja, banyak kontrak menulis kalimat pendek seperti mengikuti ketentuan perusahaan tanpa menjelaskan ketentuan apa. Kalau perusahaan Anda memang punya peraturan perusahaan tertulis, rujukan itu sah dan justru rapi. Kalau belum punya, rujukan itu menunjuk ke dokumen yang tidak ada, dan karyawan berhak berargumen bahwa syarat tersebut tidak pernah disampaikan. Ada satu rambu lagi di Pasal 54 ayat (2): ketentuan tentang upah dan syarat kerja tidak boleh bertentangan dengan peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, dan peraturan perundang-undangan. Klausul yang lebih buruk daripada standar hukum tidak menjadi sah hanya karena karyawan sudah menandatanganinya.

Kerangka contoh surat kontrak kerja per bagian

Berikut kerangka bagian per bagian yang bisa Anda pakai sebagai peta saat menyusun. Kami sengaja menyajikannya sebagai kerangka, bukan sebagai naskah lengkap siap tanda tangan. Alasannya ada di bagian kesalahan umum di bawah, tetapi intinya sederhana: kontrak yang disalin utuh tanpa disesuaikan justru sering menjadi sumber masalah baru.

Bagian 1, judul dan nomor. Sebutkan jenis perjanjiannya secara eksplisit, misalnya perjanjian kerja waktu tertentu atau perjanjian kerja waktu tidak tertentu. Beri nomor dokumen agar mudah ditelusuri. Judul yang jelas mencegah salah paham sejak baris pertama.

Bagian 2, pembuka dan identitas para pihak. Cantumkan tempat dan tanggal pembuatan, lalu identitas lengkap kedua pihak sesuai poin 1 dan 2 pada tabel di atas. Sebut siapa yang mewakili perusahaan beserta jabatannya, karena orang yang tidak berwenang menandatangani bisa menimbulkan sengketa keabsahan.

Bagian 3, jabatan, lingkup pekerjaan, dan tempat kerja. Tuliskan nama jabatan dan uraian tugas intinya dalam beberapa poin. Sebutkan lokasi kerja utama, dan bila ada kemungkinan penempatan di lokasi lain, tuliskan sekarang, bukan nanti saat dibutuhkan.

Bagian 4, jangka waktu dan tanggal mulai. Untuk PKWT, sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir secara pasti, atau tuliskan patokan selesainya pekerjaan bila kontrak didasarkan pada penyelesaian pekerjaan tertentu. Untuk PKWTT, sebutkan tanggal mulai dan cukup nyatakan bahwa perjanjian berlaku sampai berakhirnya hubungan kerja sesuai aturan.

Bagian 5, upah dan cara pembayaran. Rinci gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap bila ada, tanggal pembayaran, dan metode pembayaran. Sebutkan juga potongan yang akan muncul, misalnya iuran jaminan sosial, agar tidak dianggap potongan sepihak.

Bagian 6, jam kerja, istirahat, dan hak cuti. Tuliskan pola jam kerja yang berlaku beserta hari istirahat, lalu hak cuti tahunan. Rujukan aturannya bisa Anda cek di aturan jam kerja karyawan dan aturan cuti karyawan.

Bagian 7, hak dan kewajiban kedua pihak. Bagi menjadi dua daftar yang seimbang. Kontrak yang hanya memuat kewajiban karyawan tanpa kewajiban perusahaan bukan hanya terasa berat sebelah, tetapi juga melemahkan posisi Anda saat dokumen itu dibaca pihak ketiga.

Bagian 8, ketentuan lain dan penutup. Masukkan klausul tambahan yang relevan, misalnya kerahasiaan, pengembalian aset perusahaan, dan cara menyelesaikan perselisihan. Tutup dengan pernyataan bahwa perjanjian dibuat dalam rangkap dua bermeterai cukup, lalu ruang tanda tangan kedua pihak beserta nama terang dan tanggal.

Beda isi kontrak PKWT dan PKWTT

Sembilan poin wajibnya sama, tetapi cara mengisi beberapa poin berbeda tajam. Perbedaan ini yang paling sering diabaikan ketika seseorang memakai satu naskah untuk semua karyawan.

Baris masa percobaan adalah yang paling sering dilanggar. Pasal 12 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan PKWT tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja, sejalan dengan Pasal 58 UU Ketenagakerjaan hasil perubahan UU Nomor 6 Tahun 2023. Ayat (2) menutup celahnya: bila tetap disyaratkan, masa percobaan itu batal demi hukum dan masa kerja tetap dihitung. Perhatikan kalimat terakhir. Bukan hanya klausulnya yang gugur, tetapi masa kerjanya juga tetap berjalan, sehingga perhitungan hak karyawan tidak dimulai ulang.

Untuk PKWTT, masa percobaan justru diperbolehkan. Pasal 60 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu dapat mensyaratkan masa percobaan kerja paling lama 3 bulan. Ayat (2) menambahkan larangan penting yang jarang diketahui: selama masa percobaan, pengusaha dilarang membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku. Jadi masa percobaan bukan periode diskon gaji.

Batas jangka waktu PKWT juga perlu diperhatikan. Pasal 8 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan PKWT berdasarkan jangka waktu dapat dibuat untuk paling lama 5 tahun, dan bila pekerjaan belum selesai saat jangka waktunya berakhir, ayat (2) membuka ruang perpanjangan sesuai kesepakatan, dengan ketentuan jangka waktu keseluruhan PKWT beserta perpanjangannya tidak lebih dari 5 tahun. Di atas itu semua ada Pasal 4 ayat (2) yang melarang PKWT diadakan untuk pekerjaan yang bersifat tetap. Kasir toko yang buka setiap hari sepanjang tahun sulit dibela sebagai pekerjaan tidak tetap, berapa kali pun kontraknya diperpanjang. Uraian lengkap dua status ini kami pisahkan di perbedaan PKWT dan PKWTT.

Klausul yang sering terlewat

Sembilan poin wajib memastikan kontrak Anda sah. Klausul berikut memastikan kontrak Anda berguna. Semuanya bersifat tambahan, tetapi ketiadaannya baru terasa persis ketika Anda membutuhkannya.

Jam kerja dan pola shift. Banyak kontrak menulis jam kerja mengikuti jadwal perusahaan tanpa menyebut berapa jam sehari dan berapa hari seminggu. Ketika muncul perhitungan lembur, tidak ada patokan yang bisa dipakai kedua pihak. Sebutkan angkanya, dan bila usaha Anda memakai shift, jelaskan pola rotasinya.

Ketentuan lembur. Nyatakan bahwa kerja di luar jam kerja normal dihitung sebagai lembur dan dibayar sesuai ketentuan yang berlaku, serta bahwa lembur memerlukan persetujuan lebih dulu. Tanpa syarat persetujuan, Anda kesulitan menolak klaim lembur yang tidak pernah Anda minta.

Kerahasiaan dan penggunaan data. Relevan untuk hampir semua usaha, karena karyawan menyentuh daftar pelanggan, harga modal, atau resep. Rumuskan secara wajar dan terbatas pada informasi yang memang rahasia. Klausul kerahasiaan yang terlalu luas cenderung sulit dipertahankan.

Pengembalian aset perusahaan. Laptop, seragam, kendaraan, kunci, dan akun sistem. Sebutkan bahwa semuanya dikembalikan saat hubungan kerja berakhir. Ini menghindarkan Anda dari percakapan canggung di hari terakhir seseorang bekerja.

Cara menyelesaikan perselisihan. Cantumkan bahwa kedua pihak lebih dulu menempuh musyawarah, dan bila tidak tercapai, penyelesaian mengikuti mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial sesuai peraturan yang berlaku. Klausul ini singkat tetapi menetapkan jalur yang jelas sejak awal.

Rujukan ke tata tertib dan sanksi. Bila Anda punya aturan internal dan mekanisme surat peringatan, sebutkan rujukannya di kontrak agar penerapannya tidak terkesan mendadak. Pembahasan tahapannya ada di surat peringatan karyawan.

Kesalahan umum UMKM saat membuat kontrak kerja

Dari pola pertanyaan yang masuk ke kami, kesalahannya berulang di titik yang itu-itu saja. Berikut yang paling sering beserta akibatnya.

Menyalin kontrak dari internet tanpa disesuaikan. Ini kesalahan nomor satu, dan bukan karena naskah dari internet selalu buruk. Masalahnya, naskah itu ditulis untuk usaha lain dengan jam kerja, struktur upah, dan risiko yang berbeda. Kami pernah melihat kontrak toko ritel kecil yang memuat klausul larangan bekerja di perusahaan sejenis selama dua tahun, hasil salinan dari kontrak korporasi. Klausul semacam itu berat untuk dipertahankan dan justru membuat calon karyawan yang baik mundur. Yang lebih berbahaya, naskah lama sering masih memuat ketentuan yang sudah berubah setelah UU Nomor 6 Tahun 2023 dan PP Nomor 35 Tahun 2021.

Mencantumkan masa percobaan di kontrak PKWT. Sudah dibahas di atas, tetapi perlu diulang karena begitu sering terjadi. Klausulnya batal demi hukum dan masa kerja tetap dihitung, sehingga Anda kehilangan dua hal sekaligus: fleksibilitas yang Anda kira didapat, dan kredibilitas dokumen di mata karyawan yang membacanya lebih teliti.

Tidak dibuat dua rangkap. Pasal 54 ayat (3) UU Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan perjanjian kerja dibuat sekurang-kurangnya rangkap 2 yang mempunyai kekuatan hukum yang sama, serta pekerja dan pengusaha masing-masing mendapat 1 perjanjian kerja. Praktik umum yang keliru adalah menyimpan kedua eksemplar di kantor, atau memberi karyawan fotokopi saja. Berikan satu eksemplar asli bertanda tangan, dan catat serah terimanya.

Menulis upah sebagai satu angka gelondongan. Tanpa pemisahan gaji pokok dan tunjangan tetap, hampir semua perhitungan turunan menjadi debat. Kesulitan ini muncul lagi saat menghitung THR karyawan maupun pesangon.

Menandatangani setelah karyawan bekerja berminggu-minggu. Kontrak yang ditandatangani belakangan menimbulkan pertanyaan tentang apa yang berlaku selama masa sebelumnya. Selesaikan penandatanganan sebelum hari pertama, atau paling lambat pada hari pertama.

Memakai satu naskah untuk semua karyawan. Karyawan tetap, karyawan kontrak, dan karyawan paruh waktu punya kebutuhan klausul yang berbeda. Siapkan dua atau tiga varian dasar, lalu sesuaikan bagian jabatan, upah, dan jangka waktu untuk setiap orang.

Yang harus dilakukan setelah kontrak ditandatangani

Kontrak yang sudah ditandatangani belum menyelesaikan kewajiban Anda, khususnya untuk PKWT. Ada beberapa langkah lanjutan yang sering terlewat karena dianggap urusan administrasi.

Catatkan PKWT. Pasal 14 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 mewajibkan pengusaha mencatatkan PKWT pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan secara daring paling lama 3 hari kerja sejak penandatanganan. Bila pencatatan daring belum tersedia, ayat (2) mengatur pencatatan dilakukan secara tertulis di dinas ketenagakerjaan kabupaten atau kota paling lama 7 hari kerja sejak penandatanganan. Tenggatnya pendek, jadi jadwalkan langkah ini tepat setelah tanda tangan, bukan di akhir bulan.

Serahkan satu eksemplar ke karyawan dan simpan arsipnya. Simpan versi perusahaan di satu tempat yang sama untuk semua karyawan, bukan tersebar di beberapa laci dan beberapa folder. Rekam tanggal mulai kerja ke catatan data karyawan Anda pada hari yang sama, karena angka inilah yang nanti dipakai untuk menghitung hak cuti, THR, dan masa kerja.

Siapkan pengingat tanggal berakhir untuk PKWT. Kontrak waktu tertentu punya tanggal berakhir, dan tanggal itu membawa konsekuensi. Pasal 15 PP Nomor 35 Tahun 2021 mewajibkan pengusaha memberikan uang kompensasi kepada pekerja yang hubungan kerjanya berdasarkan PKWT, diberikan saat berakhirnya PKWT, kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja paling sedikit 1 bulan secara terus menerus. Kalau tanggal berakhir terlewat tanpa keputusan, Anda kehilangan waktu untuk menyiapkan dana kompensasi maupun untuk memutuskan apakah akan memperpanjang.

Sambungkan kontrak dengan proses hari pertama. Isi kontrak sebaiknya menjadi bahan penjelasan saat karyawan mulai bekerja, bukan dokumen yang langsung masuk map. Langkah praktisnya kami rangkum di onboarding karyawan baru.

Merapikan data agar isi kontrak konsisten

Ada satu pola yang berulang pada usaha kecil. Kontraknya sebenarnya sudah cukup baik, tetapi isinya berhenti hidup sesudah ditandatangani. Kontrak menyebut jam kerja tertentu, sementara praktik di lapangan berbeda. Kontrak menyebut hak cuti sekian hari, sementara pencatatannya ada di grup chat. Ketika muncul perselisihan, dokumen dan kenyataan tidak saling mendukung, dan itu melemahkan posisi Anda meski kontraknya benar.

Pendapat kami di Absenia, kontrak yang baik menuntut pencatatan yang konsisten setelahnya. Tanggal mulai kerja yang tertulis di kontrak harus sama dengan yang ada di data karyawan. Jam kerja yang dijanjikan harus tercermin di rekap kehadiran. Hak cuti yang disebut harus punya saldo yang bisa ditunjukkan. Tanpa itu, kontrak hanya membuktikan apa yang dijanjikan, bukan apa yang benar-benar terjadi, dan pada perselisihan ketenagakerjaan keduanya sama-sama dibutuhkan.

Tiga hal berikut yang menurut kami paling berdampak dan bisa dikerjakan tanpa sistem mahal. Pertama, kunci tanggal masuk setiap karyawan di satu tempat, dan pastikan tidak berbeda antara kontrak, catatan gaji, dan daftar karyawan. Kedua, catat kehadiran dengan cara yang sama untuk semua orang, tanpa pengecualian, karena satu pengecualian akan menular. Ketiga, pindahkan pengajuan cuti dan izin dari percakapan ke jalur yang tercatat dan disetujui, seperti yang kami bahas di sistem cuti dan izin online.

Di sinilah sebuah sistem pencatatan membantu, dan kami ingin jujur soal batasnya. Absenia hari ini menangani absensi online dengan selfie dan verifikasi GPS, cuti dan izin beserta approval, atur shift, data karyawan lengkap dengan tanggal masuk, serta rekap dan laporan yang bisa diekspor. Artinya bukti pelaksanaan dari apa yang Anda tulis di kontrak tersimpan rapi dan bisa ditelusuri. Absenia tidak menyusun naskah kontrak untuk Anda, dan modul payroll yang menghitung gaji serta slip masih dalam pengembangan. Konteks yang lebih luas soal sistem pengelolaan karyawan kami uraikan di apa itu HRIS.

Untuk melihat kemampuan yang sudah aktif hari ini beserta biayanya, semuanya terbuka di halaman fitur dan harga. Paket gratis berlaku selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang akan menyusul. Tanpa biaya implementasi dan tanpa kartu kredit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa saja poin yang wajib ada dalam surat kontrak kerja?

Ada sembilan poin. Nama, alamat perusahaan, dan jenis usaha; nama, jenis kelamin, umur, dan alamat pekerja; jabatan atau jenis pekerjaan; tempat pekerjaan; besarnya upah dan cara pembayarannya; syarat kerja yang memuat hak dan kewajiban kedua pihak; mulai dan jangka waktu berlakunya perjanjian; tempat dan tanggal perjanjian dibuat; serta tanda tangan para pihak. Daftar ini ada di Pasal 54 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003, dan diulang untuk PKWT di Pasal 13 PP Nomor 35 Tahun 2021.

Apakah kontrak kerja harus tertulis?

Tergantung jenisnya. Pasal 51 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan perjanjian kerja dibuat secara tertulis atau lisan, dan PP Nomor 35 Tahun 2021 mengulanginya di Pasal 2 ayat (2). Jadi PKWTT atau karyawan tetap secara hukum boleh lisan. Tetapi PKWT wajib tertulis. Pasal 57 UU Ketenagakerjaan sebagaimana diubah oleh UU Nomor 6 Tahun 2023 menyatakan perjanjian kerja waktu tertentu dibuat secara tertulis serta harus menggunakan bahasa Indonesia dan huruf latin. Pendapat kami, PKWTT pun sebaiknya tetap ditulis.

Bolehkah mencantumkan masa percobaan dalam kontrak PKWT?

Tidak boleh. Pasal 12 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan PKWT tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja, sejalan dengan Pasal 58 UU Ketenagakerjaan hasil perubahan UU Nomor 6 Tahun 2023. Kalau tetap dicantumkan, ayat (2) menegaskan klausul itu batal demi hukum dan masa kerjanya tetap dihitung. Masa percobaan hanya berlaku untuk PKWTT, paling lama 3 bulan sesuai Pasal 60 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003.

Berapa rangkap surat kontrak kerja harus dibuat?

Paling sedikit dua rangkap. Pasal 54 ayat (3) UU Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan perjanjian kerja dibuat sekurang-kurangnya rangkap 2 yang mempunyai kekuatan hukum yang sama, serta pekerja dan pengusaha masing-masing mendapat 1 perjanjian kerja. Praktik memberikan fotokopi saja atau menyimpan dua-duanya di kantor tidak memenuhi ketentuan ini.

Berapa lama maksimal jangka waktu kontrak PKWT?

Paling lama 5 tahun. Pasal 8 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan PKWT berdasarkan jangka waktu dapat dibuat untuk paling lama 5 tahun. Bila jangka waktunya akan berakhir sementara pekerjaan belum selesai, ayat (2) membuka ruang perpanjangan sesuai kesepakatan, dengan ketentuan jangka waktu keseluruhan PKWT beserta perpanjangannya tidak lebih dari 5 tahun. Perlu diingat juga Pasal 4 ayat (2) yang melarang PKWT dipakai untuk pekerjaan yang bersifat tetap.

Apakah kontrak kerja perlu dilaporkan ke pemerintah?

Untuk PKWT, ya. Pasal 14 PP Nomor 35 Tahun 2021 mewajibkan pengusaha mencatatkan PKWT pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan secara daring paling lama 3 hari kerja sejak penandatanganan. Bila pencatatan daring belum tersedia, pencatatan dilakukan secara tertulis di dinas ketenagakerjaan kabupaten atau kota paling lama 7 hari kerja sejak penandatanganan.