Glosarium HR, payroll, dan ketenagakerjaan
36 istilah yang paling sering muncul saat mengurus absensi, gaji, pajak, BPJS, dan kontrak kerja di Indonesia. Tiap istilah dijelaskan dalam satu paragraf, disertai pasal atau peraturan yang mendasarinya dan tautan ke panduan lengkap atau kalkulatornya.
Diperbarui 2 Oktober 2026. Angka iuran dan pajak mengikuti peraturan yang berlaku pada tanggal itu.
Alih daya (outsourcing)
Alih daya atau outsourcing adalah penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan alih daya, yaitu badan usaha berbadan hukum yang memenuhi perizinan berusaha. Karyawan outsourcing terikat hubungan kerja dengan perusahaan alih daya, bukan dengan perusahaan pemakai jasa, sehingga upah dan perlindungan haknya menjadi tanggung jawab perusahaan alih daya.
Biaya jabatan
Biaya jabatan adalah pengurang penghasilan bruto pegawai tetap dalam menghitung PPh 21 setahun, sebesar 5 persen dari penghasilan bruto dan paling banyak Rp500.000 sebulan atau Rp6.000.000 setahun. Pengurang lain yang diizinkan hanya iuran pensiun dan hari tua yang dibayar karyawan (JHT dan JP), sedangkan iuran BPJS Kesehatan bukan pengurang.
BPJS Kesehatan
BPJS Kesehatan adalah penyelenggara program Jaminan Kesehatan Nasional. Untuk pekerja penerima upah, iurannya 5 persen dari upah sebulan: 4 persen dibayar perusahaan dan 1 persen dipotong dari gaji karyawan, dengan batas atas upah Rp12.000.000. Iuran yang dibayar karyawan ini bukan pengurang dalam perhitungan PPh 21.
BPJS Ketenagakerjaan
BPJS Ketenagakerjaan adalah badan penyelenggara jaminan sosial yang mengelola program perlindungan pekerja: Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Pensiun (JP), dan Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP). Pengusaha wajib mendaftarkan karyawannya, memotong porsi iuran karyawan dari gaji, lalu menyetorkannya bersama porsi perusahaan.
Bukti potong 1721-A1
Bukti potong 1721-A1 adalah formulir dari pemberi kerja yang merangkum penghasilan bruto, pengurang, dan PPh 21 yang dipotong dari pegawai tetap atau pensiunan berkala sektor swasta selama setahun. Karyawan memakainya untuk mengisi SPT Tahunan pribadi. Pegawai negeri, TNI, dan Polri memakai formulir lain, yaitu 1721-A2.
Cuti melahirkan
Cuti melahirkan adalah hak istirahat bagi karyawan perempuan yang melahirkan. Undang-undang memberi paling singkat 3 bulan pertama, ditambah paling lama 3 bulan berikutnya bila ada kondisi khusus yang dibuktikan surat dokter. Upah dibayar penuh untuk 4 bulan pertama dan 75 persen untuk bulan kelima dan keenam.
Cuti tahunan
Cuti tahunan adalah hak istirahat berupah bagi karyawan, paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja 12 bulan secara terus-menerus. Selama cuti, upah tetap dibayar penuh. Pelaksanaan teknisnya, seperti kapan cuti boleh diambil dan apakah sisa cuti bisa dibawa ke tahun berikutnya, diatur di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Gaji pokok (upah pokok)
Gaji pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan menurut tingkat atau jenis pekerjaan, sebelum ditambah tunjangan. Istilah resminya upah pokok. Jika upah terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap, besarnya upah pokok paling sedikit 75 persen dari jumlah keduanya. Gaji pokok juga menjadi dasar hitung banyak hak lain seperti pesangon.
Gaji prorata
Gaji prorata adalah gaji yang dibayarkan sebanding dengan bagian bulan yang benar-benar dijalani karyawan, misalnya karena baru masuk di tengah bulan, resign, atau cuti tidak dibayar. Rumus yang lazim membagi gaji sebulan dengan jumlah hari kerja atau hari kalender, lalu dikalikan hari yang dijalani. Metodenya sebaiknya tertulis di perjanjian kerja.
HRIS (Human Resource Information System)
HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang menyatukan data karyawan, kehadiran, cuti, dan dasar penggajian dalam satu basis data, lalu mengotomatiskan alur kerja seperti persetujuan cuti, rekap absensi bulanan, dan slip gaji. Bagi UMKM, HRIS menggantikan pencatatan lewat spreadsheet dan grup chat yang mudah tercecer.
Jaminan Pensiun (JP)
Jaminan Pensiun adalah program BPJS Ketenagakerjaan yang membayar manfaat bulanan kepada peserta setelah pensiun, atau kepada ahli warisnya. Iurannya 3 persen dari upah sebulan, yaitu 2 persen dari perusahaan dan 1 persen dari karyawan. Sejak 1 Maret 2026, upah yang dihitung untuk iuran JP paling tinggi Rp11.086.300 sebulan.
JHT (Jaminan Hari Tua)
JHT (Jaminan Hari Tua) adalah program tabungan BPJS Ketenagakerjaan yang dibayarkan sekaligus saat peserta mencapai usia pensiun, mengalami cacat total tetap, atau meninggal dunia. Iurannya 5,7 persen dari upah sebulan: 3,7 persen ditanggung perusahaan dan 2 persen dipotong dari gaji karyawan. Saldonya juga bisa dicairkan dengan syarat tertentu.
JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja)
JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) adalah program BPJS Ketenagakerjaan yang menanggung biaya perawatan dan santunan bila karyawan celaka dalam hubungan kerja, termasuk perjalanan pergi dan pulang kerja, atau terkena penyakit akibat kerja. Iurannya seluruhnya ditanggung perusahaan, antara 0,24 dan 1,74 persen upah sebulan sesuai lima kelompok tingkat risiko.
JKM (Jaminan Kematian)
JKM (Jaminan Kematian) adalah program BPJS Ketenagakerjaan yang memberi santunan uang tunai kepada ahli waris bila peserta meninggal dunia bukan karena kecelakaan kerja. Iurannya 0,30 persen dari upah sebulan dan seluruhnya ditanggung perusahaan, sehingga tidak dipotong dari gaji karyawan. Kematian akibat kecelakaan kerja ditanggung program JKK.
Masa percobaan kerja (probation)
Masa percobaan kerja (probation) adalah periode awal hubungan kerja ketika perusahaan dan karyawan saling menilai kecocokan. Masa ini hanya boleh untuk karyawan tetap (PKWTT), paling lama 3 bulan, dan upahnya tidak boleh di bawah upah minimum. Masa percobaan yang dicantumkan dalam kontrak PKWT batal demi hukum dan masa kerjanya tetap dihitung.
Paklaring (surat keterangan kerja)
Paklaring adalah surat keterangan kerja dari perusahaan yang menyatakan seseorang pernah bekerja di sana, berisi identitas, jabatan, dan periode kerja. Istilahnya serapan dari kata Belanda verklaring (pernyataan) dan tidak dipakai di peraturan. Dokumen ini lazim diminta saat melamar kerja baru dan bisa menjadi lampiran klaim JHT BPJS Ketenagakerjaan.
Payroll (penggajian)
Payroll adalah proses menghitung, mencatat, dan membayarkan gaji karyawan untuk satu periode, mulai dari mengumpulkan data kehadiran dan lembur, menghitung tunjangan, memotong iuran BPJS dan PPh 21, sampai mentransfer gaji bersih dan menerbitkan slip gaji. Kata yang sama juga dipakai untuk daftar gaji dan total biaya gaji perusahaan.
Peraturan perusahaan (PP)
Peraturan perusahaan adalah aturan tertulis yang dibuat pengusaha berisi syarat kerja serta tata tertib perusahaan. Pengusaha yang mempekerjakan paling sedikit 10 orang wajib membuatnya, dan aturan itu baru berlaku setelah disahkan Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk. Masa berlakunya paling lama 2 tahun, lalu wajib diperbarui.
Pesangon (uang pesangon)
Pesangon adalah uang yang wajib dibayar pengusaha kepada karyawan yang terkena PHK, bersama uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak. Besarnya ditentukan masa kerja, dari 1 bulan upah untuk masa kerja kurang dari setahun sampai 9 bulan upah untuk delapan tahun atau lebih, lalu dikalikan faktor sesuai alasan PHK.
PHK (Pemutusan Hubungan Kerja)
PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara karyawan dan pengusaha. Alasannya beragam, dari efisiensi, pelanggaran, sampai pengunduran diri. Pengusaha wajib mengupayakan agar PHK tidak terjadi dan, bila tetap terjadi, membayar hak sesuai alasan PHK-nya.
PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (karyawan kontrak))
PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) adalah perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu atau sampai selesainya pekerjaan tertentu, sehingga dikenal sebagai karyawan kontrak. PKWT berdasarkan jangka waktu paling lama 5 tahun termasuk perpanjangan, tidak boleh mensyaratkan masa percobaan, dan saat berakhir karyawannya berhak atas uang kompensasi.
PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (karyawan tetap))
PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu) adalah perjanjian kerja tanpa batas waktu berakhir, yang membuat seseorang berstatus karyawan tetap. PKWTT boleh mensyaratkan masa percobaan paling lama 3 bulan. Hubungan kerjanya berakhir antara lain karena pensiun, meninggal dunia, pengunduran diri, atau PHK dengan alasan dan hak yang diatur undang-undang.
PPh 21 (Pajak Penghasilan Pasal 21)
PPh 21 adalah pajak atas penghasilan dari pekerjaan, seperti gaji, tunjangan, lembur, dan THR, yang dipotong oleh pemberi kerja lalu disetorkan ke negara. Sejak 1 Januari 2024, pemotongan bulanan Januari sampai November memakai tarif efektif rata-rata (TER), sedangkan masa pajak terakhir dihitung ulang memakai tarif Pasal 17 UU PPh setahun.
PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak)
PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) adalah batas penghasilan setahun yang tidak dikenai pajak. Besarnya Rp54.000.000 untuk diri wajib pajak, tambah Rp4.500.000 bila kawin, dan tambah Rp4.500.000 untuk setiap tanggungan keluarga, paling banyak tiga orang. Status PTKP seperti TK/0 atau K/1 juga menentukan kategori TER PPh 21.
Rekap absensi
Rekap absensi adalah ringkasan kehadiran karyawan dalam satu periode, biasanya sebulan, berisi jumlah hari hadir, terlambat beserta menitnya, izin, sakit, cuti, alpa, dan jam lembur. Rekap ini menjadi bahan utama penggajian karena menentukan potongan, uang makan harian, gaji prorata, dan upah lembur yang dibayarkan.
Slip gaji (bukti pembayaran upah)
Slip gaji adalah dokumen bukti pembayaran upah yang merinci pendapatan (gaji pokok, tunjangan, lembur) dan potongan (iuran BPJS, PPh 21, dan lainnya) untuk satu periode gaji. Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah pada saat upah dibayarkan. Slip boleh berbentuk kertas maupun digital.
Struktur dan skala upah
Struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari terendah sampai tertinggi untuk setiap golongan jabatan di perusahaan, sebagai dasar menetapkan upah karyawan yang masa kerjanya satu tahun atau lebih. Pengusaha wajib menyusun dan menerapkannya, memberitahukannya kepada setiap karyawan, dan pelanggarannya dapat dikenai sanksi administratif.
Surat peringatan (SP)
Surat peringatan (SP) adalah teguran tertulis dari perusahaan kepada karyawan yang melanggar perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Umumnya diberikan bertahap SP1, SP2, lalu SP3, masing-masing berlaku paling lama 6 bulan kecuali diatur lain. Pelanggaran setelah SP3 dapat menjadi alasan PHK dengan pesangon 0,5 kali ketentuan.
Take home pay (gaji bersih)
Take home pay adalah gaji bersih yang benar-benar diterima karyawan setelah gaji kotor (gaji pokok ditambah tunjangan) dikurangi potongan wajib, yaitu iuran BPJS Kesehatan 1 persen, JHT 2 persen, Jaminan Pensiun 1 persen, dan PPh 21, serta potongan lain yang disepakati seperti kasbon. Angka inilah yang tertulis sebagai jumlah transfer di slip gaji.
TER PPh 21 (tarif efektif rata-rata)
TER (tarif efektif rata-rata) adalah tarif PPh 21 bulanan yang langsung dikalikan dengan penghasilan bruto sebulan. Tarifnya dibagi tiga kategori menurut status PTKP: kategori A untuk TK/0, TK/1, K/0; kategori B untuk TK/2, TK/3, K/1, K/2; dan kategori C untuk K/3. TER berlaku sejak 1 Januari 2024.
THR keagamaan (Tunjangan Hari Raya)
THR keagamaan adalah pendapatan non upah yang wajib dibayar pengusaha kepada karyawan menjelang hari raya keagamaan, paling lambat 7 hari sebelumnya. Haknya muncul setelah masa kerja 1 bulan terus-menerus. Karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih menerima 1 bulan upah, sedangkan yang kurang dari 12 bulan menerima secara proporsional.
Tunjangan tetap dan tidak tetap
Tunjangan tetap adalah tunjangan yang dibayar teratur dengan jumlah sama setiap bulan tanpa bergantung pada kehadiran, misalnya tunjangan jabatan. Tunjangan tidak tetap besarnya berubah karena dikaitkan dengan kondisi tertentu, misalnya uang makan atau transport per hari masuk. Pembedaan ini penting karena dasar iuran BPJS memakai upah pokok ditambah tunjangan tetap.
Turnover karyawan
Turnover karyawan adalah perputaran tenaga kerja, yaitu jumlah karyawan yang keluar dari perusahaan dalam satu periode, baik karena resign maupun diberhentikan. Tingkatnya lazim dihitung dengan membagi jumlah karyawan yang keluar dengan rata-rata jumlah karyawan pada periode itu, lalu dikali 100 persen. Turnover tinggi menambah biaya rekrutmen dan pelatihan.
Uang kompensasi PKWT
Uang kompensasi PKWT adalah uang yang wajib dibayar pengusaha saat kontrak kerja waktu tertentu berakhir, kepada karyawan dengan masa kerja paling sedikit 1 bulan terus-menerus. Kontrak 12 bulan mendapat 1 bulan upah, sedangkan kontrak yang lebih pendek atau lebih panjang dihitung proporsional: masa kerja dibagi 12, dikali 1 bulan upah.
Upah lembur
Upah lembur adalah bayaran untuk kerja di luar jam kerja normal. Upah sejamnya 1/173 kali upah sebulan. Pada hari kerja, jam lembur pertama dibayar 1,5 kali upah sejam dan jam berikutnya 2 kali. Lembur paling lama 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, serta wajib atas persetujuan karyawan.
Upah minimum (UMP dan UMK) (UMR)
Upah minimum adalah upah bulanan terendah yang ditetapkan gubernur, berupa upah minimum provinsi (UMP) dan dapat pula upah minimum kabupaten/kota (UMK). Masyarakat masih menyebutnya UMR, istilah lama. Upah minimum berlaku bagi karyawan dengan masa kerja kurang dari satu tahun, dan pengusaha dilarang membayar upah di bawahnya.
Glosarium ini merangkum aturan umum untuk perencanaan, bukan nasihat hukum atau pajak untuk kasus tertentu. Perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan perjanjian kerja bersama di tempat Anda bisa mengatur hal yang lebih baik bagi karyawan. Untuk menghitung angka gaji Anda sendiri, pakai kalkulator gaji bersih atau kalkulator lembur.
Mulai gratis, tanpa kartu kredit.
Gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan. Berhenti kapan saja.