Turnover Karyawan: Arti, Jenis, Rumus Menghitung, dan Cara Menekannya

Turnover karyawan adalah pergantian karyawan dalam sebuah perusahaan: ada yang keluar, lalu posisinya diisi orang baru. Tingkatnya diukur dengan turnover rate, yaitu persentase karyawan yang keluar dibandingkan rata-rata jumlah karyawan pada periode yang sama, bisa bulanan maupun tahunan. Buat pemilik UMKM, angka ini sering diabaikan karena terdengar seperti urusan korporasi besar. Padahal justru di usaha kecil dampaknya paling terasa: satu kasir yang resign dari tim lima orang berarti kehilangan 20 persen tenaga sekaligus. Panduan ini membahas pengertian turnover, jenisnya, rumus menghitung turnover rate bulanan dan tahunan lengkap dengan contoh angka, biaya tersembunyi yang jarang dihitung, dan cara menekannya dengan langkah yang masuk akal untuk usaha kecil.

Apa itu turnover karyawan

Dalam pengertian paling sederhana, turnover karyawan adalah keluar masuknya orang di daftar karyawan Anda. Setiap kali seseorang berhenti, mengundurkan diri, habis kontrak, atau diberhentikan, lalu Anda mencari pengganti, itulah satu siklus turnover. Istilah ini netral: turnover bukan otomatis buruk, karena pergantian orang adalah bagian normal dari usaha yang hidup.

Yang menjadi masalah adalah tingkatnya. Turnover yang terlalu tinggi berarti Anda terus menerus berada dalam mode darurat: mencari orang, melatih orang, lalu kehilangan orang lagi sebelum pelatihannya balik modal. Energi pemilik habis untuk rekrutmen, bukan untuk mengembangkan usaha. Sebaliknya, turnover yang nyaris nol dalam waktu sangat lama juga bisa menandakan tim yang stagnan, tanpa penyegaran ide dan tanpa seleksi alami terhadap kinerja.

Karena itu turnover perlu diukur, bukan dikira-kira. Perasaan pemilik sering menipu: dua orang resign berdekatan terasa seperti badai, padahal mungkin angkanya masih wajar. Atau sebaliknya, keluar satu dua orang tiap beberapa bulan terasa biasa saja, padahal kalau dijumlahkan setahun ternyata sepertiga tim sudah berganti. Angka membuat diskusinya jernih.

Pendapat kami di Absenia, turnover rate adalah salah satu dari sedikit angka HR yang layak dipantau bahkan oleh usaha dengan sepuluh karyawan. Menghitungnya hanya butuh tiga data: jumlah karyawan awal periode, akhir periode, dan berapa yang keluar. Ketiganya sudah ada di catatan kepegawaian mana pun yang rapi, tidak perlu sistem mahal untuk memulainya.

Jenis turnover: voluntary dan involuntary

Sebelum menghitung, pisahkan dulu jenisnya, karena satu angka gabungan bisa menyesatkan. Pembagian paling dasar ada dua: voluntary dan involuntary. Voluntary turnover terjadi ketika karyawan keluar atas keinginan sendiri, misalnya resign karena tawaran gaji lebih baik, pindah kota, melanjutkan pendidikan, atau membuka usaha sendiri. Involuntary turnover terjadi ketika perusahaan yang memutuskan, misalnya PHK karena efisiensi, kontrak yang tidak diperpanjang, atau pemberhentian karena pelanggaran setelah melalui tahapan surat peringatan.

Ada satu lapisan lagi yang menurut kami lebih penting untuk UMKM daripada istilah asingnya: turnover fungsional dan disfungsional. Turnover fungsional adalah keluarnya karyawan yang kinerjanya memang di bawah standar; ini menyakitkan di proses, tetapi menyehatkan tim. Turnover disfungsional adalah keluarnya karyawan terbaik Anda, dan inilah yang benar-benar mahal. Kehilangan satu orang andalan yang memegang banyak hal sekaligus bisa lebih merugikan daripada kehilangan tiga orang yang biasa saja.

Praktisnya, saat mencatat karyawan keluar, tambahkan dua kolom sederhana: keluar atas keinginan siapa, dan apakah Anda menyesal kehilangannya. Dua kolom itu mengubah angka turnover dari sekadar statistik menjadi alat diagnosis. Perlu diingat juga, involuntary turnover membawa kewajiban finansial tersendiri; aturannya kami bahas di panduan cara menghitung pesangon PHK.

Rumus turnover rate bulanan dengan contoh

Rumus turnover rate bulanan yang paling umum dipakai:

Turnover rate = (jumlah karyawan keluar dalam sebulan / rata-rata jumlah karyawan bulan itu) x 100

Rata-rata jumlah karyawan dihitung dari jumlah karyawan di awal bulan ditambah jumlah di akhir bulan, dibagi dua. Rata-rata dipakai, bukan angka awal bulan saja, supaya hasilnya tidak terdistorsi ketika ada perekrutan besar atau gelombang keluar di tengah bulan.

Contoh konkret. Sebuah usaha konveksi memulai bulan Juli dengan 41 karyawan. Selama Juli, 2 orang keluar dan tidak ada karyawan baru, sehingga akhir bulan tersisa 39 orang. Rata-rata karyawan Juli = (41 + 39) / 2 = 40 orang. Turnover rate Juli = 2 / 40 x 100 = 5 persen.

Sekarang lihat tiga bulan berturut-turut supaya polanya terasa. Agustus dimulai dengan 39 orang, ada 3 orang baru masuk dan 1 keluar, sehingga akhir bulan 41 orang. September dimulai dengan 41 orang, 1 orang baru masuk dan 3 keluar, akhir bulan 39 orang.

Perhatikan bahwa jumlah karyawan baru tidak masuk ke rumus turnover; yang dihitung hanya yang keluar. Orang baru memengaruhi angka lewat jalur lain, yaitu menaikkan jumlah karyawan akhir bulan sehingga rata-ratanya ikut berubah. Satu kesalahan yang sering kami lihat: mencampur karyawan harian lepas atau pekerja musiman ke dalam hitungan. Tetapkan dulu siapa yang dihitung sebagai karyawan, lalu konsisten dengan definisi itu setiap bulan.

Rumus turnover rate tahunan dengan contoh

Rumus tahunannya sama persis, hanya periodenya yang berubah: jumlah karyawan yang keluar sepanjang tahun dibagi rata-rata jumlah karyawan tahun itu, dikali 100. Untuk rata-rata tahunan, cara paling sederhana adalah jumlah karyawan awal tahun ditambah akhir tahun dibagi dua. Kalau Anda rajin, rata-rata dari 12 angka akhir bulan lebih akurat, tetapi untuk UMKM cara sederhana biasanya sudah cukup.

Contoh: sebuah toko bangunan memulai tahun dengan 46 karyawan dan menutup tahun dengan 54 karyawan karena membuka cabang. Sepanjang tahun, total 12 orang keluar (dan lebih banyak lagi yang direkrut). Rata-rata karyawan = (46 + 54) / 2 = 50 orang. Turnover rate tahunan = 12 / 50 x 100 = 24 persen. Artinya, dalam setahun usaha ini kehilangan hampir seperempat dari kekuatan rata-ratanya dan harus melatih orang baru sebanyak itu hanya untuk bertahan di posisi yang sama.

Satu turunan yang menurut kami wajib dihitung UMKM adalah turnover karyawan baru, kadang disebut early turnover: berapa dari karyawan yang direkrut tahun ini keluar sebelum melewati 90 hari pertama. Contoh: dari 8 karyawan baru yang direkrut sepanjang tahun, 3 keluar sebelum tiga bulan. Early turnover = 3 / 8 x 100 = 37,5 persen. Angka setinggi itu hampir selalu menunjuk ke dua tempat: proses rekrutmen yang salah janji, atau minggu-minggu pertama yang berantakan karena tidak ada proses orientasi yang jelas.

Berapa angka turnover yang wajar

Pertanyaan yang selalu muncul setelah menghitung: angka saya ini tinggi atau tidak? Jawaban jujurnya, tidak ada satu patokan yang berlaku untuk semua. Turnover ritel dan usaha makanan minuman secara alami jauh lebih tinggi daripada kantor konsultan, karena sifat pekerjaannya, profil usianya, dan pasar tenaga kerjanya berbeda. Membandingkan warung makan dengan firma akuntansi hanya menghasilkan kesimpulan yang salah.

Kami sengaja tidak menuliskan patokan persentase per industri di sini, karena angka benchmark yang beredar di internet jarang menyebut sumber datanya, metodologinya, dan tahun pengambilannya. Daripada berpegang pada angka yang tidak bisa dipertanggungjawabkan, ada tiga pembanding yang jauh lebih berguna dan semuanya milik Anda sendiri.

Pertama, bandingkan dengan diri sendiri dari waktu ke waktu. Turnover tahunan yang naik dari 10 persen ke 24 persen dalam dua tahun adalah alarm, berapa pun rata-rata industrinya. Kedua, bandingkan antar bagian. Kalau turnover bagian produksi 5 persen tetapi bagian penjualan 30 persen, masalahnya bukan di perusahaan secara umum, melainkan di bagian penjualan, dan sering kali lebih spesifik lagi: di atasannya. Ketiga, lihat siapa yang keluar. Turnover 15 persen yang isinya karyawan bermasalah adalah seleksi alami; turnover 15 persen yang isinya orang-orang terbaik adalah pendarahan.

Pendapat kami di Absenia, pertanyaan yang tepat bukan "berapa angka yang normal" tetapi "apakah saya kehilangan orang yang ingin saya pertahankan". Angka turnover adalah pintu masuk diskusi, bukan vonis. Perusahaan dengan turnover 20 persen yang seluruhnya fungsional bisa lebih sehat daripada perusahaan dengan turnover 8 persen yang kehilangan dua orang kuncinya.

Biaya tersembunyi turnover untuk UMKM

Turnover terasa murah karena biayanya tidak pernah muncul sebagai satu tagihan. Tidak ada invoice bertuliskan "biaya kehilangan karyawan". Biayanya menyebar ke banyak pos kecil yang masing-masing terlihat wajar, lalu menguap dari perhatian. Gallup memperkirakan biaya mengganti satu karyawan berkisar setengah sampai dua kali gaji tahunannya, dan menyebut rentang itu sebagai estimasi konservatif; riset yang sama menaksir voluntary turnover merugikan bisnis di Amerika Serikat 1 triliun dolar per tahun. Konteksnya memang perusahaan Amerika, tetapi komponen biayanya sama persis dengan yang dialami UMKM di Indonesia.

Sebagai ilustrasi sederhana dengan rentang Gallup itu: karyawan bergaji Rp 3.500.000 per bulan berarti bergaji Rp 42.000.000 per tahun. Setengah sampai dua kali gaji tahunan berarti biaya penggantiannya bisa berada di kisaran Rp 21.000.000 sampai Rp 84.000.000. Anda tidak perlu percaya angka pastinya; yang penting adalah menyadari ordenya: kehilangan satu orang bukan biaya ratusan ribu, melainkan berbulan-bulan gaji.

Ke mana saja biaya itu bersembunyi? Setidaknya di lima tempat:

• Biaya rekrutmen. Iklan lowongan, waktu menyaring lamaran, dan jam kerja pemilik atau supervisor yang habis untuk wawancara. Waktu pemilik adalah biaya, meski tidak pernah ditagihkan.
• Biaya pelatihan. Karyawan baru butuh berminggu-minggu sampai berbulan- bulan untuk mencapai kecepatan karyawan lama, dan selama itu ada karyawan senior yang produktivitasnya terpotong karena mendampingi.
• Produktivitas yang hilang. Posisi kosong berarti pekerjaan menumpuk, pelanggan menunggu lebih lama, atau mesin menganggur. Ini biaya paling besar dan paling tidak terlihat.
• Beban tim yang ditinggalkan. Lembur bertambah, kelelahan naik, dan yang paling berbahaya: karyawan yang tersisa mulai berpikir untuk ikut keluar. Turnover itu menular.
• Pengetahuan yang ikut pergi. Langganan yang hanya dikenal si kasir lama, trik menangani mesin yang rewel, password yang tidak pernah dicatat. Di UMKM, dokumentasi jarang ada, jadi pengetahuan menempel di orang.

Penyebab turnover yang paling sering di UMKM

Sebelum bicara solusi, jujur dulu soal penyebab. Dari percakapan kami dengan pemilik usaha pengguna Absenia, alasan karyawan UMKM keluar biasanya berputar di lima hal yang sama, dan tidak semuanya soal uang.

Gaji dan kejelasan gaji. Kadang masalahnya memang nominal yang kalah dari tempat lain. Tetapi cukup sering masalahnya adalah ketidakjelasan: potongan yang tidak bisa dijelaskan, lembur yang dibayar seingatnya, slip gaji yang tidak pernah diberikan. Karyawan bisa menerima gaji yang belum besar; yang sulit diterima adalah gaji yang tidak jelas hitungannya.

Ekspektasi yang meleset di awal. Dijanjikan jam kerja normal, nyatanya lembur terus. Dijanjikan posisi admin, nyatanya merangkap kurir. Inilah penyebab utama early turnover: orang keluar di bulan pertama bukan karena tidak mampu, tetapi karena merasa tertipu.

Atasan langsung. Di usaha kecil, atasan langsung sering berarti pemilik sendiri. Cara menegur di depan umum, aturan yang berubah-ubah, dan pilih kasih adalah pengusir karyawan yang jauh lebih efektif daripada gaji kecil.

Tidak ada arah. Karyawan yang tidak tahu apa ukuran kerja bagusnya akan merasa dinilai berdasarkan suasana hati pemilik. Tanpa target yang jelas, yang rajin dan yang asal-asalan menerima perlakuan sama, dan yang rajin akhirnya pergi. Menetapkan ukuran sederhana seperti yang kami bahas di contoh KPI karyawan sering kali lebih ampuh menahan orang baik daripada kenaikan gaji kecil.

Administrasi yang berantakan. Cuti yang hilang dicatat, absen yang dipermasalahkan tanpa bukti, jadwal yang berubah mendadak lewat chat tengah malam. Masing-masing kecil, tetapi menumpuk menjadi kesan bahwa perusahaan tidak serius mengurus orangnya.

Cara menekan turnover karyawan

Menekan turnover tidak dimulai dari program retensi yang mewah. Untuk UMKM, urutan yang menurut kami paling masuk akal adalah membereskan hal-hal dasar yang membuat orang kesal, baru naik ke hal-hal yang membuat orang betah.

Pertama, hitung dan catat. Mulai bulan ini, catat setiap karyawan keluar beserta jenisnya: voluntary atau involuntary, disesali atau tidak. Kalau memungkinkan, lakukan obrolan singkat sebelum karyawan pergi dan tanyakan alasan jujurnya. Orang yang sudah di pintu keluar biasanya jauh lebih jujur daripada yang masih di dalam.

Kedua, bereskan minggu-minggu pertama. Karena early turnover hampir selalu soal ekspektasi dan orientasi, proses penerimaan karyawan baru yang rapi adalah investasi retensi termurah. Jelaskan pekerjaan apa adanya sejak wawancara, siapkan hari pertama yang terencana, dan tunjuk satu orang sebagai tempat bertanya. Panduan lengkapnya kami tulis di onboarding karyawan baru.

Ketiga, bereskan administrasi yang bikin kesal. Bayar gaji tepat tanggal, berikan slip yang jelas, catat cuti dan lembur dengan cara yang bisa dicek dua belah pihak. Di sinilah pencatatan kehadiran yang rapi berperan: data absensi yang akurat menghilangkan sumber perdebatan bulanan antara karyawan dan pemilik. Absenia membantu di lapisan ini, dengan absensi selfie berverifikasi GPS, pengajuan cuti yang tercatat, dan rekap yang bisa diekspor; paketnya gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, dan Rp 9.000 per karyawan per bulan untuk paket Absensi. Detailnya ada di halaman harga.

Keempat, beri arah dan pengakuan. Tetapkan ukuran kerja yang sederhana dan disepakati, tinjau berkala, dan bedakan perlakuan terhadap yang berkinerja baik. Tidak harus bonus besar; kejelasan dan rasa dihargai sudah menahan banyak orang.

Kelima, terima bahwa sebagian turnover tidak bisa dicegah. Karyawan pindah kota, melanjutkan kuliah, atau memang sudah waktunya naik kelas ke perusahaan lebih besar. Target yang sehat bukan turnover nol, melainkan tidak lagi kehilangan orang karena hal-hal yang sebenarnya bisa Anda perbaiki.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu turnover karyawan?

Turnover karyawan adalah pergantian karyawan di sebuah perusahaan, yaitu keluarnya karyawan lama dan masuknya karyawan baru sebagai pengganti dalam periode tertentu. Tingkatnya diukur dengan turnover rate, yaitu persentase karyawan yang keluar dibandingkan rata-rata jumlah karyawan pada periode yang sama. Semakin tinggi angkanya, semakin sering perusahaan kehilangan orang dan harus merekrut ulang.

Bagaimana cara menghitung turnover rate bulanan?

Rumusnya: jumlah karyawan yang keluar selama sebulan dibagi rata-rata jumlah karyawan bulan itu, dikali 100. Rata-rata jumlah karyawan dihitung dari jumlah karyawan awal bulan ditambah akhir bulan, dibagi dua. Contoh: awal bulan 41 orang, akhir bulan 39 orang, yang keluar 2 orang. Rata-ratanya (41 + 39) / 2 = 40. Turnover rate = 2 / 40 x 100 = 5 persen.

Berapa turnover rate yang normal?

Tidak ada satu angka yang berlaku untuk semua usaha, karena tiap industri berbeda jauh. Ritel dan makanan minuman biasanya lebih tinggi daripada kantor jasa profesional. Cara membaca yang lebih berguna adalah membandingkan dengan angka Anda sendiri dari periode ke periode: kalau turnover tahunan naik terus tiga tahun berturut-turut, ada masalah yang perlu dicari, berapa pun angkanya dibanding rata-rata industri.

Apa perbedaan voluntary dan involuntary turnover?

Voluntary turnover adalah karyawan keluar atas keinginan sendiri, misalnya resign karena mendapat tawaran lebih baik atau pindah kota. Involuntary turnover adalah karyawan keluar atas keputusan perusahaan, misalnya PHK, pemutusan kontrak, atau pemberhentian karena pelanggaran. Keduanya perlu dicatat terpisah karena obatnya berbeda: voluntary tinggi menunjuk ke masalah retensi, involuntary tinggi sering menunjuk ke masalah rekrutmen.

Berapa biaya kehilangan satu karyawan?

Gallup memperkirakan biaya mengganti satu karyawan berkisar setengah sampai dua kali gaji tahunannya, dan menyebut estimasi itu konservatif. Untuk karyawan bergaji Rp 3.500.000 per bulan atau Rp 42.000.000 per tahun, rentang itu berarti sekitar Rp 21.000.000 sampai Rp 84.000.000. Biayanya tersebar di iklan lowongan, waktu wawancara, masa training, produktivitas yang hilang, dan beban lembur tim yang ditinggalkan.

Apakah turnover nol persen itu bagus?

Belum tentu. Turnover nol dalam jangka panjang bisa berarti tidak ada penyegaran sama sekali: tidak ada ide baru yang masuk, dan karyawan yang kinerjanya rendah pun tidak pernah tergantikan. Sebagian pergantian justru sehat, misalnya keluarnya karyawan yang memang tidak cocok. Yang perlu ditekan adalah kehilangan karyawan terbaik, bukan menahan semua orang tanpa kecuali.