PHK: Jenis, Prosedur, dan Hak Karyawan Menurut Aturan

PHK adalah singkatan dari pemutusan hubungan kerja, yaitu berakhirnya hubungan kerja antara pengusaha dan karyawan yang bisa dipicu oleh keputusan perusahaan, keputusan karyawan sendiri, atau keadaan di luar kendali seperti perusahaan tutup dan pailit. Di Indonesia, PHK bukan tindakan yang boleh dilakukan sepihak begitu saja. UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, sebagaimana diubah dengan UU Nomor 6 Tahun 2023, beserta PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur secara rinci jenis alasan yang sah, prosedur yang wajib ditempuh, dan hak yang harus diterima karyawan. Panduan ini membedah semuanya, dari definisi, kategori alasan, larangan, prosedur perundingan bipartit, sampai hak pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak, termasuk aturan khusus untuk usaha mikro dan kecil yang relevan buat sebagian besar pembaca kami.

Apa itu PHK dan dasar hukumnya

Secara hukum, PHK didefinisikan sebagai berakhirnya hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pengusaha dan karyawan. Definisi ini sengaja luas karena penyebabnya memang beragam, mulai dari kondisi bisnis perusahaan sampai keputusan pribadi karyawan.

Rantai hukumnya perlu dipahami supaya Anda tidak salah kutip aturan. Awalnya PHK diatur di UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Ketentuan itu kemudian diubah oleh UU Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, yang setelah melalui proses uji materi diganti lewat Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022, dan akhirnya ditetapkan permanen menjadi UU Nomor 6 Tahun 2023. Aturan pelaksana yang memuat detail prosedur dan besaran hak karyawan ada di PP Nomor 35 Tahun 2021. Jadi kalau Anda menemukan sumber yang masih menyebut "Pasal 156 UU 13/2003" versi lama tanpa merujuk perubahan ini, besar kemungkinan sumber itu sudah usang.

Prinsip paling penting yang sering terlewat: Pasal 151 ayat (1) UU 13/2003 jo. UU 6/2023 menegaskan bahwa pengusaha, karyawan, serikat pekerja, dan pemerintah harus mengupayakan agar PHK tidak terjadi. PHK bukan langkah pertama, melainkan upaya terakhir setelah opsi lain dipertimbangkan. Kalau memang tidak terhindarkan, alasannya wajib diberitahukan secara tertulis kepada karyawan, dan kalau karyawan menolak, penyelesaiannya wajib melalui perundingan bipartit lebih dulu sebelum ke tahap berikutnya.

Jenis-jenis alasan PHK menurut aturan

Pasal 154A UU 13/2003 jo. UU 6/2023, yang isinya identik dengan Pasal 36 PP 35/2021, menyebut lima belas alasan PHK yang diakui aturan. Supaya lebih mudah dipahami, kami kelompokkan menjadi tiga kategori besar.

Kategori pertama, alasan dari sisi bisnis perusahaan. Termasuk di sini penggabungan, peleburan, pengambilalihan, atau pemisahan perusahaan; efisiensi yang diikuti atau tidak diikuti penutupan perusahaan karena rugi; perusahaan tutup karena rugi terus-menerus selama 2 tahun; perusahaan tutup karena keadaan memaksa atau force majeure; perusahaan dalam status penundaan kewajiban pembayaran utang; dan perusahaan pailit.

Kategori kedua, alasan dari sisi karyawan sendiri. Termasuk mengundurkan diri atas kemauan sendiri, memasuki usia pensiun, dan meninggal dunia. Ketiganya tergolong wajar dan tidak memerlukan sengketa, walau haknya berbeda-beda seperti akan dijelaskan pada tabel di bawah.

Kategori ketiga, alasan terkait pelanggaran atau kondisi kerja. Termasuk permohonan PHK dari karyawan karena pengusaha melakukan pelanggaran berat seperti menganiaya atau tidak membayar upah 3 bulan berturut-turut; putusan lembaga penyelesaian perselisihan yang menyatakan pengusaha tidak melanggar; karyawan mangkir 5 hari kerja berturut-turut tanpa keterangan setelah dipanggil dua kali secara patut; pelanggaran perjanjian kerja atau peraturan perusahaan setelah menerima surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut; ditahan pihak berwajib selama 6 bulan karena diduga tindak pidana; serta sakit berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja yang membuat karyawan tidak bisa bekerja lebih dari 12 bulan.

Yang penting dipahami, tiap alasan punya kelipatan pesangon dan uang penghargaan masa kerja yang berbeda, dihitung dari ketentuan dasar pada Pasal 40 ayat (2) dan ayat (3) PP 35/2021. Berikut ringkasannya untuk alasan-alasan yang paling sering terjadi di lapangan.

"Ketentuan" pada tabel di atas merujuk pada Pasal 40 ayat (2) untuk pesangon dan ayat (3) untuk uang penghargaan masa kerja, yang besarannya berjenjang mengikuti masa kerja karyawan. Kalau Anda ingin nominal rupiah konkret sesuai gaji dan masa kerja karyawan Anda, kami sudah menyusun simulasi lengkapnya di panduan cara menghitung pesangon PHK.

Alasan PHK yang dilarang undang-undang

Selain menyebut alasan yang sah, aturan juga secara eksplisit melarang PHK dengan alasan tertentu. Pasal 153 ayat (1) UU 13/2003 jo. UU 6/2023 menyebutkan pengusaha dilarang melakukan PHK kepada karyawan dengan alasan:

• Berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan dokter, selama tidak melebihi 12 bulan berturut-turut.
• Berhalangan menjalankan pekerjaan karena memenuhi kewajiban terhadap negara sesuai peraturan.
• Menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya.
• Menikah.
• Hamil, melahirkan, gugur kandungan, atau menyusui bayinya.
• Mempunyai pertalian darah atau ikatan perkawinan dengan karyawan lain di perusahaan yang sama, kecuali diatur lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
• Mendirikan, menjadi anggota, atau pengurus serikat pekerja, termasuk menjalankan kegiatan serikat sesuai ketentuan.
• Mengadukan pengusaha kepada pihak berwajib atas dugaan tindak pidana.
• Perbedaan paham, agama, aliran politik, suku, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan.
• Cacat tetap, sakit akibat kecelakaan kerja, atau sakit karena hubungan kerja yang menurut keterangan dokter belum dapat dipastikan jangka waktu penyembuhannya.

Pasal 153 ayat (2) menegaskan konsekuensinya: PHK dengan alasan-alasan di atas batal demi hukum, dan pengusaha wajib mempekerjakan kembali karyawan yang bersangkutan. Pendapat kami di Absenia, daftar larangan ini sering jadi jebakan tanpa disadari, misalnya PHK terhadap karyawan yang sedang cuti melahirkan karena dianggap "kinerja menurun" selama cuti. Niatnya mungkin bukan diskriminasi, tapi kalau alasannya bersinggungan dengan poin di atas, risiko hukumnya besar.

Prosedur PHK yang benar

Prosedur PHK diatur berlapis antara Pasal 151 UU 13/2003 jo. UU 6/2023 dan Pasal 37 sampai Pasal 39 PP 35/2021. Urutannya sebagai berikut.

Langkah satu, upayakan hindari PHK. Sebelum bicara prosedur formal, Pasal 151 ayat (1) menegaskan kewajiban semua pihak mengupayakan agar PHK tidak terjadi. Ini bukan basa- basi hukum, melainkan syarat awal yang bisa dipakai karyawan untuk menggugat kalau perusahaan terkesan langsung lompat ke PHK tanpa opsi lain.

Langkah dua, pemberitahuan tertulis. Kalau PHK memang tidak terhindarkan, Pasal 37 PP 35/2021 mewajibkan pengusaha memberitahukan maksud dan alasan PHK secara tertulis kepada karyawan dan/atau serikat pekerja, paling lambat 14 hari kerja sebelum tanggal PHK. Kalau PHK terjadi pada masa percobaan kerja, jangka waktunya lebih pendek, yaitu 7 hari kerja sebelum tanggal PHK.

Langkah tiga, respons karyawan. Kalau karyawan menerima atau tidak menolak, Pasal 38 mewajibkan pengusaha melaporkan PHK tersebut ke kementerian atau dinas yang membidangi ketenagakerjaan. Kalau karyawan menolak, Pasal 39 ayat (1) mewajibkan karyawan membuat surat penolakan disertai alasan, paling lambat 7 hari kerja setelah menerima surat pemberitahuan.

Langkah empat, perundingan bipartit. Kalau ada perbedaan pendapat soal PHK, penyelesaiannya wajib lewat perundingan bipartit antara pengusaha dengan karyawan dan/atau serikat pekerja. Tahap ini tidak boleh dilewati.

Langkah lima, Perselisihan Hubungan Industrial. Kalau bipartit tidak mencapai kesepakatan, penyelesaiannya berlanjut lewat mekanisme penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial, yang biasanya diawali mediasi di dinas ketenagakerjaan setempat sebelum bisa berlanjut ke Pengadilan Hubungan Industrial.

Satu ketentuan yang sering terlewat, Pasal 157A menyebutkan bahwa selama proses penyelesaian perselisihan berlangsung, pengusaha dan karyawan tetap wajib melaksanakan kewajibannya. Pengusaha memang boleh melakukan skorsing kepada karyawan yang sedang dalam proses PHK, tetapi tetap wajib membayar upah beserta hak lain yang biasa diterima sampai proses selesai.

Hak karyawan: pesangon, UPMK, dan UPH

Pasal 156 UU 13/2003 jo. UU 6/2023 dan Pasal 40 PP 35/2021 menyebut tiga komponen hak yang bisa diterima karyawan saat PHK, walau tidak semua alasan PHK memberikan ketiganya sekaligus seperti terlihat pada tabel sebelumnya.

Uang pesangon. Besaran dasarnya berjenjang menurut masa kerja, dari 1 bulan upah untuk masa kerja kurang dari 1 tahun sampai 9 bulan upah untuk masa kerja 8 tahun atau lebih (Pasal 40 ayat 2). Angka dasar ini kemudian dikalikan sesuai alasan PHK, seperti sudah dijabarkan pada tabel di atas.

Uang penghargaan masa kerja (UPMK). Baru berlaku untuk karyawan dengan masa kerja minimal 3 tahun, mulai dari 2 bulan upah sampai 10 bulan upah untuk masa kerja 24 tahun atau lebih (Pasal 40 ayat 3). Sama seperti pesangon, angka ini juga dikalikan sesuai alasan PHK.

Uang penggantian hak (UPH). Mencakup cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya atau ongkos pulang ke tempat karyawan diterima bekerja, dan hal lain yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (Pasal 40 ayat 4). UPH ini yang paling konsisten diterima, bahkan pada PHK karena resign atau mangkir yang tidak mendapat pesangon maupun UPMK.

Dasar perhitungan ketiganya adalah komponen upah pokok ditambah tunjangan tetap, sesuai Pasal 157 ayat (1). Tunjangan tidak tetap seperti bonus performa atau uang makan berbasis kehadiran umumnya tidak dihitung. Untuk simulasi nominal lengkap dengan contoh angka rupiah, silakan baca panduan kami di cara menghitung pesangon PHK.

Aturan PHK khusus usaha mikro dan kecil

Bagian ini penting karena sebagian besar pembaca kami menjalankan usaha berskala kecil sampai menengah. Pasal 59 PP Nomor 35 Tahun 2021 memberikan pengecualian khusus: pengusaha pada usaha mikro dan usaha kecil tetap wajib membayar uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, dan/atau uang pisah kepada karyawan yang mengalami PHK, tetapi besarannya ditentukan berdasarkan kesepakatan antara pengusaha dan karyawan, bukan wajib mengikuti rumus baku pada Pasal 40 sampai Pasal 57.

Perlu dicatat, status usaha mikro dan usaha kecil di sini merujuk pada kriteria dalam peraturan perundang-undangan tentang UMKM (umumnya berdasarkan modal usaha dan hasil penjualan tahunan, bukan semata jumlah karyawan), jadi jangan berasumsi otomatis berlaku hanya karena tim Anda masih kecil. Kalau ragu, sebaiknya konsultasikan status usaha Anda ke dinas koperasi dan UKM setempat atau konsultan hukum ketenagakerjaan sebelum menjadikannya dasar keputusan PHK.

Satu hal lagi yang sering tertukar: berakhirnya kontrak Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) bukan tergolong PHK, sehingga haknya juga berbeda, yaitu uang kompensasi PKWT, bukan pesangon. Kalau tim Anda banyak memakai kontrak PKWT, ada baiknya memahami dulu perbedaan PKWT dan PKWTT serta cara menghitung uang kompensasi PKWT supaya tidak salah menerapkan aturan.

Dokumentasi yang menentukan sah tidaknya PHK

Dari pengalaman kami mendampingi UMKM, sebagian besar sengketa PHK bukan berawal dari perbedaan rumus hukum, melainkan dari lemahnya bukti. Beberapa alasan PHK yang paling sering dipakai justru paling bergantung pada dokumentasi yang rapi.

PHK karena pelanggaran aturan kerja mensyaratkan tiga surat peringatan berturut-turut yang masing-masing berlaku maksimal 6 bulan (kecuali diatur lain dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan). Kalau surat peringatan karyawan tidak pernah diterbitkan secara resmi, atau tanggalnya tidak jelas, alasan PHK ini sulit dipertahankan di depan mediator atau Pengadilan Hubungan Industrial.

PHK karena mangkir mensyaratkan bukti 5 hari kerja berturut-turut tanpa keterangan, ditambah dua kali panggilan tertulis yang patut. Tanpa rekap kehadiran yang akurat, sulit membuktikan karyawan benar-benar mangkir dan bukan sekadar tidak tercatat sistemnya.

Uang penggantian hak juga bergantung pada catatan cuti yang benar-benar tersimpan: berapa hari cuti tahunan yang masih tersisa dan belum gugur. Kalau pengajuan cuti masih tercatat di grup chat yang mudah hilang, perusahaan berisiko membayar lebih atau kurang dari yang seharusnya.

Di titik ini fondasi HRIS berperan, bukan untuk menghitung pesangon secara otomatis (modul payroll kami masih dalam pengembangan), melainkan sebagai sumber data yang bisa ditelusuri kembali: rekap kehadiran, riwayat cuti dan izin beserta persetujuannya, dan data karyawan yang tersimpan rapi sejak hari pertama bekerja. Kalau Anda ingin melihat bagaimana pencatatan kehadiran yang akurat bekerja, silakan telusuri seluruh fitur Absenia.

Yang perlu dilakukan setelah PHK selesai

Kewajiban pengusaha tidak berhenti begitu uang pesangon dibayarkan. Ada beberapa hal yang perlu diselesaikan supaya proses PHK benar-benar tuntas secara administratif.

Pengusaha wajib menerbitkan surat keterangan kerja atau yang biasa disebut paklaring, yang berisi riwayat masa kerja dan jabatan terakhir karyawan. Dokumen ini penting untuk karyawan melamar pekerjaan baru maupun mengurus klaim jaminan hari tua ke BPJS Ketenagakerjaan. Pengusaha juga tetap harus melaporkan PHK kepada kementerian atau dinas ketenagakerjaan sesuai Pasal 38 PP 35/2021, terlepas dari apakah karyawan menerima atau menolak PHK tersebut pada awalnya.

Kalau Anda ingin merapikan proses ini dari sisi pencatatan data karyawan, kehadiran, dan cuti sebelum urusan PHK menjadi rumit, silakan cek paket harga Absenia, termasuk paket gratis untuk tim di bawah 10 karyawan, atau langsung daftar untuk mulai mencatat kehadiran dan cuti tim Anda dengan rapi.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu PHK?

PHK adalah singkatan dari pemutusan hubungan kerja, yaitu berakhirnya hubungan kerja antara pengusaha dan karyawan karena berbagai sebab, mulai dari keputusan perusahaan seperti efisiensi dan penutupan usaha, keputusan karyawan seperti mengundurkan diri, sampai kondisi di luar kendali seperti sakit berkepanjangan atau meninggal dunia. Ketentuannya diatur dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah dengan UU Nomor 6 Tahun 2023, serta PP Nomor 35 Tahun 2021.

Apa saja alasan PHK yang sah menurut UU Ketenagakerjaan?

Pasal 154A UU 13/2003 jo. UU 6/2023 dan Pasal 36 PP 35/2021 menyebut lima belas alasan, mulai dari penggabungan atau pengambilalihan perusahaan, efisiensi, perusahaan rugi dan tutup, keadaan memaksa (force majeure), penundaan kewajiban pembayaran utang, pailit, permohonan karyawan karena pengusaha melanggar kewajiban, mengundurkan diri, mangkir, pelanggaran aturan kerja setelah tiga kali surat peringatan, ditahan pihak berwajib, sakit berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja, sampai memasuki usia pensiun dan meninggal dunia.

Apakah karyawan yang mengundurkan diri (resign) berhak atas pesangon?

Tidak. Berdasarkan Pasal 50 PP Nomor 35 Tahun 2021, karyawan yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri dan memenuhi syarat (mengajukan surat 30 hari sebelumnya, tidak terikat ikatan dinas, dan tetap bekerja sampai tanggal berhenti) hanya berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah yang besarannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Karyawan resign tidak mendapat uang pesangon maupun uang penghargaan masa kerja.

Bagaimana prosedur PHK yang benar menurut aturan?

Prosedurnya diatur di Pasal 151 UU 13/2003 jo. UU 6/2023 dan Pasal 37 sampai Pasal 39 PP 35/2021: perusahaan wajib mengupayakan agar PHK tidak terjadi, kalau tidak terhindarkan alasannya diberitahukan tertulis paling lambat 14 hari kerja sebelum tanggal PHK, karyawan yang menolak wajib mengajukan surat penolakan dalam 7 hari kerja, lalu diselesaikan lewat perundingan bipartit, dan kalau bipartit gagal dilanjutkan lewat mekanisme penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial.

Berapa besar uang pesangon yang wajib dibayar perusahaan?

Besarannya adalah kelipatan dari ketentuan dasar pada Pasal 40 ayat (2) PP 35/2021, yang berjenjang dari 1 bulan upah untuk masa kerja kurang dari 1 tahun sampai 9 bulan upah untuk masa kerja 8 tahun atau lebih. Kelipatannya berbeda-beda tergantung alasan PHK, mulai dari 0,5 kali untuk efisiensi karena rugi sampai 2 kali untuk PHK karena sakit berkepanjangan atau meninggal dunia. Untuk simulasi nominal lengkap, silakan baca panduan kami di artikel cara menghitung pesangon PHK.

Apakah usaha mikro dan kecil wajib membayar pesangon sesuai rumus standar?

Tidak sepenuhnya. Pasal 59 PP Nomor 35 Tahun 2021 menyebutkan pengusaha pada usaha mikro dan usaha kecil tetap wajib membayar uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, dan/atau uang pisah, tetapi besarannya ditentukan berdasarkan kesepakatan antara pengusaha dengan karyawan, bukan wajib mengikuti rumus baku di Pasal 40 sampai Pasal 57. Meski begitu, prosedur pemberitahuan dan perundingan bipartit tetap wajib dijalankan.