Surat Tugas: Fungsi, Unsur Wajib, dan 3 Contoh Siap Pakai

Surat tugas adalah dokumen resmi yang diterbitkan perusahaan untuk menunjuk seorang karyawan mengerjakan sesuatu di luar rutinitas hariannya, lengkap dengan dasar penugasan, uraian tugas, dan jangka waktu pelaksanaan. Bentuknya sederhana, biasanya cuma satu halaman, tetapi justru karena sederhana banyak perusahaan kecil membuatnya asal jadi: tanpa nomor, tanpa batas waktu, ditandatangani siapa saja yang kebetulan ada di kantor. Panduan ini membedah fungsi surat tugas, kapan Anda benar-benar perlu menerbitkannya, unsur yang wajib ada, bedanya dengan surat perintah kerja dan SPPD, tiga contoh jadi yang bisa langsung Anda salin, serta cara menomori dan mengarsipkannya supaya tidak berantakan setelah dua tahun berjalan.

Surat tugas adalah: fungsi dan kekuatannya

Secara isi, surat tugas menjawab satu pertanyaan: siapa yang diberi tanggung jawab untuk apa, atas dasar apa, dan sampai kapan. Dokumen ini lahir dari sifat dasar hubungan kerja itu sendiri. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 menyebut hubungan kerja memuat unsur pekerjaan, upah, dan perintah. Surat tugas adalah bentuk tertulis dari unsur perintah tersebut, dipakai ketika perintah itu keluar dari pekerjaan sehari-hari yang sudah tertulis di kontrak.

Fungsi pertamanya adalah legitimasi. Ketika karyawan Anda datang ke kantor distributor, ke gedung pemerintah, ke pelatihan yang diselenggarakan asosiasi, atau ke lokasi klien, orang di sana tidak mengenal dia. Surat tugas adalah cara tercepat membuktikan bahwa dia memang mewakili perusahaan Anda, bukan datang atas nama pribadi. Tanpa surat itu, karyawan Anda bisa ditolak masuk, atau lebih buruk, diminta menandatangani sesuatu yang tidak jelas kewenangannya.

Fungsi keduanya administratif. Surat tugas menjadi dasar untuk banyak proses lanjutan di dalam perusahaan: pencatatan kehadiran karyawan yang tidak masuk kantor tetapi tetap bekerja, pengajuan uang muka perjalanan, penggantian biaya transportasi dan penginapan, sampai penjadwalan ulang pekerjaan yang dia tinggalkan. Kalau HR Anda pernah bingung menandai status seseorang yang tidak absen di kantor tetapi jelas sedang bekerja, akar masalahnya sering bukan sistem absensinya, melainkan tidak adanya surat tugas sebagai dasar penandaan.

Fungsi ketiga, dan yang paling sering diremehkan, adalah pembuktian. Enam bulan setelah sebuah proyek selesai, ingatan semua orang berubah. Surat tugas yang tersimpan rapi menjawab pertanyaan siapa sebenarnya yang ditunjuk sebagai penanggung jawab tanpa perlu adu argumen. Ini bukan soal saling curiga, melainkan soal punya catatan yang bisa ditunjukkan.

Pendapat kami di Absenia, surat tugas paling tepat dilihat sebagai alat kejelasan, bukan alat formalitas. Perusahaan yang menerbitkannya sekadar untuk terlihat rapi biasanya menulis uraian tugas yang mengambang seperti melaksanakan tugas dari pimpinan. Kalimat seperti itu tidak melindungi siapa pun. Yang berguna adalah uraian yang cukup spesifik sehingga orang ketiga yang tidak ikut rapat pun bisa membacanya dan langsung paham apa yang harus terjadi.

Kapan perusahaan perlu menerbitkannya

Tidak setiap perintah butuh surat. Kalau Anda meminta staf gudang merapikan rak hari ini, tidak perlu dokumen. Aturan praktis yang kami pakai sederhana: terbitkan surat tugas ketika penugasan itu memenuhi setidaknya satu dari empat kondisi berikut.

Pertama, tugas membawa nama perusahaan ke luar. Kunjungan ke klien, menghadiri undangan instansi, mengambil dokumen di kantor pemerintahan, mewakili perusahaan di pameran, atau mengikuti pelatihan yang diselenggarakan pihak lain. Di semua situasi ini ada orang asing yang perlu diyakinkan bahwa karyawan Anda memang utusan resmi.

Kedua, tugas menimbulkan biaya. Begitu ada tiket, penginapan, uang harian, atau bahan bakar yang akan diganti perusahaan, harus ada dokumen yang menjadi dasar penggantian itu. Tanpa dasar tertulis, bagian keuangan hanya punya kuitansi tanpa konteks, dan proses penggantian berubah menjadi negosiasi yang melelahkan setiap bulan.

Ketiga, tugas mengubah pola kerja normal. Karyawan tidak masuk kantor selama beberapa hari, bekerja di lokasi lain, atau bekerja di jam yang berbeda. Ini penting untuk rekap kehadiran. Statusnya bukan izin, bukan cuti, bukan pula alpa, melainkan bekerja di luar kantor atas perintah. Kalau Anda belum punya cara membedakan ketiganya, sebaiknya rapikan dulu aturan dasarnya, termasuk pola pengajuan lewat surat izin tidak masuk kerja untuk ketidakhadiran yang datang dari karyawan sendiri.

Keempat, tugas menambah tanggung jawab di luar uraian jabatan. Misalnya seorang staf akuntansi ditunjuk menjadi penanggung jawab audit stok gudang selama satu minggu. Pekerjaan itu tidak ada di kontraknya. Surat tugas membuat penambahan tanggung jawab ini eksplisit, sekaligus menegaskan bahwa sifatnya sementara dan berakhir pada tanggal tertentu.

Sebaliknya, ada situasi yang justru tidak cocok memakai surat tugas. Teguran atas pelanggaran bukan penugasan, jadi instrumennya adalah surat peringatan karyawan. Perubahan jabatan yang bersifat tetap juga bukan ranah surat tugas, melainkan surat keputusan atau adendum kontrak, karena mengubah hak dan kewajiban jangka panjang. Memakai surat tugas untuk memindahkan orang secara permanen adalah jalan pintas yang menimbulkan masalah di kemudian hari, karena dokumennya punya tanggal berakhir sementara kenyataannya tidak pernah berakhir.

Unsur wajib dalam surat tugas

Tidak ada undang-undang yang mengatur format baku surat tugas untuk perusahaan swasta. Yang berlaku adalah kelaziman administrasi. Meski begitu, ada tujuh unsur yang sebaiknya tidak pernah hilang, karena setiap unsur menutup satu celah yang berpotensi jadi masalah.

1. Kop surat perusahaan. Berisi nama badan usaha lengkap dengan bentuknya, alamat kantor, nomor telepon, dan alamat surel. Kop bukan sekadar hiasan. Inilah yang membuat pihak luar bisa melakukan verifikasi kalau ragu, cukup dengan menelepon nomor yang tertera. Surat tugas di atas kertas polos tanpa identitas perusahaan sulit dianggap resmi oleh siapa pun.

2. Judul dan nomor surat. Judul cukup SURAT TUGAS di tengah, di bawahnya nomor surat. Nomor adalah unsur yang paling sering dilupakan perusahaan kecil, padahal tanpa nomor dokumen ini praktis tidak bisa dicari kembali dan tidak bisa dirujuk di surat lain. Cara menyusun nomornya kami bahas di bagian akhir artikel ini.

3. Dasar penugasan. Menyebutkan alasan atau rujukan penugasan, misalnya undangan dari pihak tertentu beserta nomor dan tanggalnya, hasil rapat manajemen pada tanggal tertentu, atau kebutuhan operasional yang spesifik. Bagian ini yang membedakan surat tugas yang serius dari surat tugas yang cuma formalitas, karena memaksa penerbit menyebut sebab yang bisa diperiksa.

4. Identitas pemberi tugas. Nama lengkap, jabatan, dan perusahaan pejabat yang menugaskan. Yang menandatangani harus orang yang memang punya kewenangan atas lingkup pekerjaan tersebut. Daftar siapa boleh menandatangani apa idealnya sudah tertulis di peraturan perusahaan, bukan diputuskan mendadak setiap kali ada kebutuhan.

5. Identitas penerima tugas. Nama lengkap sesuai data kepegawaian, nomor induk karyawan, dan jabatan. Kalau yang ditugaskan lebih dari satu orang, tulis dalam bentuk tabel bernomor dan tegaskan siapa ketua rombongan. Ambiguitas soal siapa penanggung jawab adalah sumber kekacauan paling umum pada penugasan tim.

6. Uraian tugas. Bagian inti. Tulis dalam poin bernomor, gunakan kata kerja yang terukur, dan hindari kalimat karet. Bandingkan dua rumusan ini: melakukan koordinasi dengan pihak terkait, versus melakukan verifikasi fisik stok di gudang B dan menyerahkan berita acara selisih stok ke bagian keuangan paling lambat tiga hari setelah penugasan berakhir. Rumusan kedua bisa dinilai, yang pertama tidak.

7. Jangka waktu, tempat tanggal, tanda tangan, dan stempel. Sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir secara eksplisit, jangan hanya menulis sampai selesai. Lalu tempat dan tanggal penerbitan, tanda tangan pejabat berwenang di atas nama dan jabatannya, serta stempel perusahaan. Secara hukum yang mengikat adalah tanda tangannya, tetapi di lapangan Indonesia banyak pihak eksternal masih menganggap surat tanpa stempel belum resmi, jadi bubuhkan saja.

Beda surat tugas, SPK, dan SPPD

Tiga dokumen ini sering tertukar, bahkan oleh orang yang sudah lama bekerja di administrasi. Padahal penerimanya berbeda, isinya berbeda, dan akibat hukumnya juga berbeda. Salah pakai bukan sekadar salah istilah, tetapi bisa membuat dokumen Anda tidak berfungsi saat dibutuhkan.

Surat tugas ditujukan ke dalam, yaitu ke karyawan sendiri, dan isinya penunjukan orang. Surat Perintah Kerja atau SPK ditujukan ke luar, yaitu ke pihak ketiga seperti vendor, kontraktor, atau penyedia jasa, dan isinya perintah mengerjakan sebuah pekerjaan dengan nilai dan termin pembayaran. SPK berpijak pada hubungan perdata antara dua badan usaha, bukan hubungan kerja. Sedangkan SPPD atau Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah dokumen turunan yang khusus mengurus sisi administrasi perjalanan: rute, lama hari, moda transportasi, dan pertanggungjawaban biaya.

Perhatikan baris menyebut nilai uang, karena di situlah kesalahan paling mahal biasanya terjadi. Ada perusahaan yang menerbitkan surat tugas kepada seorang freelancer atau mitra eksternal, seolah yang bersangkutan karyawan. Dokumen itu lemah untuk kedua belah pihak: tidak mengikat secara komersial karena tidak menyebut nilai dan termin, tetapi menciptakan kesan adanya hubungan kerja. Untuk pihak luar, gunakan SPK atau perjanjian kerja sama. Untuk orang yang memang akan menjadi karyawan, dasarnya adalah kontrak, dan formatnya bisa Anda lihat di contoh surat kontrak kerja.

Hubungan antara surat tugas dan SPPD sendiri bersifat bertingkat, bukan saling menggantikan. Surat tugas menjawab siapa dan apa, SPPD menjawab ke mana dan berapa biayanya. Perusahaan kecil dengan perjalanan dinas yang jarang biasanya cukup memakai satu surat tugas yang di dalamnya sudah memuat rincian perjalanan, lalu menambahkan lampiran rincian biaya. Begitu frekuensi perjalanan naik dan pertanggungjawaban biaya jadi rumit, barulah memisahkan keduanya menjadi masuk akal. Rincian komponen biayanya kami bahas terpisah di panduan perjalanan dinas.

Contoh 1: perjalanan dinas ke luar kota

Contoh berikut memakai nama perusahaan dan orang yang fiktif. Silakan salin, ganti isinya, dan simpan sebagai berkas induk di komputer HR Anda. Perhatikan bahwa uraian tugasnya menyebut hasil yang harus diserahkan, bukan sekadar kegiatan yang akan dilakukan.

PT KARYA RASA NUSANTARA
Jalan Magelang Km 6 No. 21, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55284
Telepon (0274) 555 1120 . Surel admin@karyarasa.example

SURAT TUGAS
Nomor: 042/ST/OPS/IX/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Rina Marlina
Jabatan: Direktur Operasional
Perusahaan: PT Karya Rasa Nusantara

Berdasarkan hasil rapat manajemen tanggal 8 September 2026 mengenai evaluasi kinerja distributor wilayah Jawa Timur, dengan ini menugaskan:

Nama: Bagus Prakoso
Nomor Induk Karyawan: 2023-0117
Jabatan: Supervisor Penjualan Wilayah

Untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:
1. Melakukan kunjungan ke tiga distributor resmi di Surabaya, yaitu CV Sinar Timur, UD Manis Jaya, dan CV Rasa Baru.
2. Melakukan pencocokan data penjualan periode Januari sampai Agustus 2026 dengan catatan masing-masing distributor.
3. Menyampaikan skema program penjualan kuartal keempat 2026 dan mencatat tanggapan setiap distributor.
4. Menyerahkan laporan kunjungan beserta berita acara pencocokan data kepada Direktur Operasional paling lambat 3 hari kerja setelah penugasan berakhir.

Tempat pelaksanaan: Kota Surabaya, Provinsi Jawa Timur.
Jangka waktu: 14 September 2026 sampai dengan 17 September 2026.
Biaya transportasi, penginapan, dan uang harian dibebankan pada anggaran Divisi Operasional sesuai ketentuan perjalanan dinas yang berlaku.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Sleman, 10 September 2026
PT Karya Rasa Nusantara

(tanda tangan dan stempel perusahaan)
Rina Marlina
Direktur Operasional

Dua detail kecil yang membuat surat ini berfungsi. Pertama, poin nomor empat menyebut hasil yang harus diserahkan beserta tenggatnya, sehingga penugasan punya titik selesai yang jelas. Kedua, kalimat soal pembebanan biaya membuat bagian keuangan tidak perlu bertanya lagi anggaran mana yang dipakai. Dua kalimat tambahan, tetapi menghemat beberapa putaran percakapan.

Contoh 2: mewakili perusahaan di acara eksternal

Model kedua dipakai ketika karyawan menghadiri pelatihan, seminar, pameran, atau undangan instansi. Ciri khasnya, dasar penugasan merujuk ke nomor dan tanggal undangan pihak penyelenggara. Panitia acara sering meminta surat ini saat pendaftaran ulang, jadi pastikan nama peserta ditulis persis sama dengan nama di kartu identitas.

PT KARYA RASA NUSANTARA
Jalan Magelang Km 6 No. 21, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55284
Telepon (0274) 555 1120 . Surel admin@karyarasa.example

SURAT TUGAS
Nomor: 057/ST/HRD/X/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Dwi Hastuti
Jabatan: Kepala Divisi Sumber Daya Manusia
Perusahaan: PT Karya Rasa Nusantara

Menindaklanjuti surat undangan dari Asosiasi Pengusaha Makanan Yogyakarta Nomor 113/UND/APMY/X/2026 tanggal 2 Oktober 2026 perihal Pelatihan Keamanan Pangan untuk Industri Kecil, dengan ini menugaskan:

Nama: Siti Rahmawati
Nomor Induk Karyawan: 2022-0089
Jabatan: Staf Pengendalian Mutu

Untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:
1. Mewakili PT Karya Rasa Nusantara sebagai peserta pada Pelatihan Keamanan Pangan untuk Industri Kecil.
2. Mengikuti seluruh rangkaian acara dan menyelesaikan uji kompetensi yang diselenggarakan panitia.
3. Menyusun ringkasan materi dan usulan penerapan di lini produksi, lalu memaparkannya pada rapat divisi berikutnya.
4. Menyerahkan salinan sertifikat pelatihan kepada Divisi Sumber Daya Manusia untuk disimpan dalam berkas kepegawaian.

Tempat pelaksanaan: Hotel Sahid Raya, Kota Yogyakarta.
Jangka waktu: 13 Oktober 2026 sampai dengan 14 Oktober 2026.
Selama masa penugasan, yang bersangkutan tercatat hadir sebagai tugas luar kantor dan tidak mengurangi hak cuti tahunan.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Sleman, 6 Oktober 2026
PT Karya Rasa Nusantara

(tanda tangan dan stempel perusahaan)
Dwi Hastuti
Kepala Divisi Sumber Daya Manusia

Kalimat terakhir pada bagian jangka waktu sengaja kami masukkan. Pertanyaan yang paling sering muncul dari karyawan saat ditugaskan mengikuti acara adalah apakah hari itu memotong jatah cutinya. Menjawabnya di dalam surat, bukan lewat percakapan lisan, menghilangkan kecurigaan sejak awal. Poin nomor empat juga penting karena sertifikat pelatihan adalah aset perusahaan untuk keperluan tender maupun catatan pengembangan karyawan, dan sering ikut dinilai dalam penilaian kinerja karyawan.

Contoh 3: tugas tambahan internal

Model ketiga dipakai untuk penambahan tanggung jawab di dalam perusahaan, misalnya menunjuk seseorang menjadi penanggung jawab atau PIC sebuah kegiatan. Di sini justru batas waktu dan batas kewenangan yang paling krusial, karena tugas internal paling mudah melebar tanpa disadari.

PT KARYA RASA NUSANTARA
Jalan Magelang Km 6 No. 21, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55284
Telepon (0274) 555 1120 . Surel admin@karyarasa.example

SURAT TUGAS
Nomor: 061/ST/OPS/X/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Rina Marlina
Jabatan: Direktur Operasional
Perusahaan: PT Karya Rasa Nusantara

Dalam rangka pelaksanaan audit stok akhir tahun 2026 dan menindaklanjuti temuan selisih persediaan pada rekapitulasi bulan September 2026, dengan ini menugaskan:

Nama: Andika Firmansyah
Nomor Induk Karyawan: 2021-0044
Jabatan: Staf Akuntansi
Dalam penugasan ini bertindak sebagai: Penanggung Jawab (PIC) Audit Stok Gudang B

Untuk melaksanakan tugas sebagai berikut:
1. Memimpin pelaksanaan perhitungan fisik persediaan di Gudang B bersama dua orang staf gudang yang ditunjuk kepala gudang.
2. Mencocokkan hasil perhitungan fisik dengan kartu stok dan data sistem persediaan.
3. Menyusun berita acara selisih stok beserta dugaan penyebab untuk setiap selisih di atas 2 persen.
4. Menyerahkan berita acara kepada Direktur Operasional paling lambat 30 Oktober 2026.

Batas kewenangan: yang bersangkutan berwenang meminta data dan dokumen persediaan dari Divisi Gudang, namun tidak berwenang melakukan penyesuaian data sistem tanpa persetujuan tertulis Direktur Operasional.
Jangka waktu: 19 Oktober 2026 sampai dengan 30 Oktober 2026.
Tugas ini bersifat tambahan dan sementara, tidak mengubah jabatan maupun uraian pekerjaan yang bersangkutan.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Sleman, 16 Oktober 2026
PT Karya Rasa Nusantara

(tanda tangan dan stempel perusahaan)
Rina Marlina
Direktur Operasional

Dua kalimat di contoh ini yang jarang ada di template beredar, dan menurut kami justru paling berguna: batas kewenangan, serta penegasan bahwa tugas bersifat tambahan dan sementara. Tanpa keduanya, penugasan internal sering berkembang menjadi jabatan bayangan. Orangnya mengerjakan beban tambahan selama berbulan-bulan, tidak ada yang mencabut, dan ketika dia menuntut penyesuaian, tidak ada dokumen yang bisa dipakai kedua pihak untuk berdiskusi secara adil. Menetapkan tanggal berakhir bukan berarti tidak percaya, melainkan memberi titik evaluasi.

Cara menomori dan mengarsipkan surat tugas

Bagian ini yang biasanya terlewat, padahal justru menentukan apakah surat tugas Anda berguna dua tahun lagi atau cuma menumpuk. Sistem penomoran yang baik tidak perlu rumit. Yang dibutuhkan hanya satu format yang dipakai konsisten oleh semua orang.

Format yang lazim dan kami rekomendasikan: nomor urut, kode jenis surat, kode unit penerbit, bulan dalam angka romawi, lalu tahun. Contohnya 042/ST/OPS/IX/2026, yang berarti surat tugas urutan ke-42 tahun itu, diterbitkan Divisi Operasional pada bulan September 2026. Nomor urut berjalan dalam satu tahun dan direset setiap Januari. Kode unit membantu Anda tahu siapa yang menerbitkan tanpa perlu membuka isinya.

Satu keputusan penting di awal: apakah nomor urut berjalan tunggal untuk seluruh perusahaan, atau per unit penerbit. Untuk perusahaan di bawah 50 karyawan, kami sarankan nomor tunggal yang dikelola satu orang di HR atau sekretariat. Alasannya, dengan nomor per unit Anda butuh disiplin lebih dan hampir pasti muncul nomor kembar ketika dua divisi menerbitkan surat di hari yang sama. Satu pintu penomoran jauh lebih mudah dijaga daripada tiga pintu yang masing-masing setengah rapi.

Untuk pencatatannya, satu lembar kerja bersama sudah lebih dari cukup. Kolom minimalnya: nomor surat, tanggal terbit, nama penerima tugas, ringkasan tugas dalam satu baris, tanggal mulai, tanggal berakhir, unit penerbit, penanda tangan, status pelaporan, dan tautan berkas pindaiannya. Kolom status pelaporan sering dilupakan, padahal itulah yang memberi tahu Anda penugasan mana yang laporannya belum masuk. Buku induk yang cuma mencatat penerbitan tanpa mencatat penyelesaian hanya setengah berguna.

Soal penyimpanan berkas, tiga aturan sederhana ini sudah menyelesaikan sebagian besar masalah. Pertama, simpan versi digital hasil pindai surat yang sudah ditandatangani dan distempel, bukan berkas mentah sebelum ditandatangani. Kedua, beri nama berkas dengan pola yang bisa diurutkan, misalnya 2026-09-10_042-ST-OPS_Bagus-Prakoso.pdf, sehingga urutan tanggal otomatis rapi di folder mana pun. Ketiga, satu folder per tahun, dengan subfolder per bulan kalau volumenya lebih dari sekitar sepuluh surat per bulan. Struktur yang lebih rumit dari ini biasanya justru ditinggalkan orang.

Berapa lama harus disimpan? Praktik yang wajar, simpan minimal selama karyawan masih bekerja ditambah beberapa tahun setelahnya, mengikuti kebijakan retensi dokumen kepegawaian Anda. Surat tugas sering dibutuhkan kembali saat menyusun paklaring, saat menjawab pertanyaan auditor atau klien besar soal siapa yang menangani sebuah proyek, dan saat karyawan meminta bukti pengalaman untuk keperluan pribadi. Membuang arsipnya terlalu cepat menghemat ruang penyimpanan yang harganya jauh lebih murah daripada waktu yang hilang untuk mencari dokumen yang tidak ada.

Pendapat kami di Absenia, penomoran dan pengarsipan lebih menentukan manfaat surat tugas daripada kerapian templatenya. Kami sering melihat perusahaan yang templatenya cantik dengan logo besar, tetapi tidak ada yang tahu total ada berapa surat tugas yang terbit tahun lalu. Sebaliknya, perusahaan dengan template sederhana tetapi punya buku induk yang terjaga selalu bisa menjawab pertanyaan apa pun dalam hitungan menit. Yang kedua jauh lebih berharga.

Terakhir, ada kaitan langsung yang sering diabaikan antara surat tugas dan pencatatan kehadiran. Setiap surat tugas yang membuat karyawan bekerja di luar kantor semestinya tercermin di rekap kehadiran sebagai tugas luar, bukan sebagai ketidakhadiran. Kalau rekap Anda tidak punya kategori itu, angka kehadiran bulanan akan selalu terlihat lebih buruk dari kenyataannya, dan orang yang paling sering ditugaskan justru terlihat paling sering absen. Di Absenia, karyawan bisa mencatat kehadiran lewat ponsel dengan selfie dan verifikasi lokasi GPS dari titik mana pun, sehingga penugasan di luar kantor tetap terekam beserta lokasinya, lalu masuk ke rekap yang bisa diekspor. Pengajuan cuti dan izin juga berjalan lewat satu jalur yang sama, mirip konsep employee self service, jadi HR tidak perlu menyalin data dari grup chat. Perlu dicatat, modul payroll dan slip gaji masih kami kembangkan dan belum tersedia hari ini.

Kalau Anda sedang menyusun ulang administrasi kepegawaian dari awal, urutan yang kami sarankan adalah rapikan dulu kehadiran dan cuti, baru dokumen pendukung seperti surat tugas dan berkas onboarding karyawan baru. Pembagian peran siapa mengerjakan apa bisa Anda sesuaikan dengan uraian tugas HRD. Untuk melihat kemampuan yang sudah aktif hari ini, silakan telusuri halaman fitur, dan perbandingan paketnya terbuka di halaman harga, termasuk paket gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan. Anda bisa langsung mencoba lewat halaman daftar tanpa biaya implementasi dan tanpa kartu kredit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu surat tugas dan apa fungsinya?

Surat tugas adalah dokumen resmi dari perusahaan yang menunjuk seorang karyawan untuk mengerjakan sesuatu di luar rutinitas hariannya, lengkap dengan dasar penugasan, uraian tugas, dan jangka waktunya. Fungsinya ada tiga: memberi legitimasi kepada karyawan di hadapan pihak luar, menjadi dasar administrasi seperti biaya perjalanan dan status kehadiran, serta menjadi bukti tertulis kalau kelak ada perbedaan pemahaman soal siapa yang bertanggung jawab.

Apa perbedaan surat tugas dengan SPK dan SPPD?

Surat tugas ditujukan ke karyawan sendiri dan isinya penunjukan orang untuk sebuah tugas. Surat Perintah Kerja atau SPK ditujukan ke pihak ketiga seperti vendor atau kontraktor, sifatnya komersial, dan biasanya menyebut nilai pekerjaan serta termin pembayaran. SPPD atau Surat Perintah Perjalanan Dinas khusus mengurus sisi administrasi perjalanan: rute, lama hari, moda transportasi, dan pertanggungjawaban biaya. Surat tugas menjawab siapa dan apa, SPPD menjawab ke mana dan berapa biayanya.

Apa saja unsur yang wajib ada dalam surat tugas?

Ada tujuh unsur yang sebaiknya tidak pernah hilang: kop surat perusahaan, nomor surat, dasar penugasan, identitas pemberi tugas, identitas penerima tugas, uraian tugas yang spesifik, jangka waktu pelaksanaan, serta tempat tanggal penerbitan dengan tanda tangan pejabat berwenang dan stempel perusahaan. Surat tugas tanpa nomor dan tanpa jangka waktu adalah dua kesalahan paling sering yang membuat dokumen ini sulit dipakai saat dibutuhkan.

Apakah surat tugas harus pakai stempel perusahaan?

Secara hukum tidak ada aturan yang mewajibkan stempel, karena yang mengikat adalah tanda tangan pejabat yang berwenang. Namun dalam praktik di Indonesia, banyak pihak eksternal seperti panitia acara, hotel, kantor cabang, dan mitra usaha menolak surat tanpa stempel karena dianggap belum resmi. Selama surat itu akan ditunjukkan ke luar perusahaan, bubuhkan stempel supaya karyawan Anda tidak repot di lapangan.

Siapa yang berhak menandatangani surat tugas?

Pejabat yang punya kewenangan atas orang dan lingkup pekerjaan yang ditugaskan. Untuk tugas lintas divisi atau yang membawa nama perusahaan ke luar, tanda tangan sebaiknya di level direktur atau kepala HR. Untuk tugas internal dalam satu divisi, kepala divisi biasanya cukup. Yang penting, siapa boleh menandatangani apa ditulis di peraturan perusahaan, bukan diputuskan mendadak setiap kali surat dibutuhkan.

Bagaimana cara menomori surat tugas supaya tidak berantakan?

Pakai satu format yang konsisten, misalnya nomor urut, kode ST, kode unit penerbit, bulan romawi, lalu tahun, sehingga tertulis 042/ST/HRD/IX/2026. Nomor urut berjalan dalam satu tahun dan direset setiap Januari. Kuncinya bukan formatnya, melainkan satu buku induk tunggal yang mencatat pemberian nomor, supaya tidak ada dua surat dengan nomor sama karena diterbitkan oleh dua orang berbeda di hari yang sama.