Job Description: Pengertian, Isi, Cara Menyusun, dan Contohnya

Job description adalah uraian jabatan, yaitu dokumen yang menjelaskan sebuah posisi kerja secara utuh: apa tujuan posisi itu ada, tanggung jawab apa yang dipegang, hasil apa yang diharapkan, sampai mana wewenangnya, dan syarat apa yang harus dipenuhi orang yang mengisinya. Buat pemilik usaha kecil, dokumen ini sering dianggap formalitas perusahaan besar. Padahal justru di usaha kecillah masalahnya paling terasa, karena satu orang biasanya memegang tiga peran sekaligus dan tidak ada yang benar-benar tahu batasnya di mana. Panduan ini membahas pengertiannya, bedanya dengan job specification, fungsinya, anatomi lengkapnya, cara menyusunnya untuk tim yang jobdesk-nya masih tumpang tindih, kesalahan yang paling sering terjadi, ditambah dua contoh jadi yang bisa langsung Anda pakai.

Apa itu job description

Job description, atau dalam bahasa Indonesia disebut uraian jabatan atau uraian pekerjaan, adalah dokumen tertulis yang menggambarkan satu posisi kerja. Kata kuncinya ada di kata posisi. Yang diuraikan adalah pekerjaannya, bukan orang yang kebetulan sedang mengisinya. Karena itu satu job description yang baik tetap berlaku ketika orangnya keluar dan diganti orang lain. Kalau dokumen Anda harus ditulis ulang total setiap kali ada pergantian orang, artinya yang Anda tulis selama ini adalah kebiasaan seseorang, bukan uraian jabatan.

Banyak pemilik usaha mengira job description cukup berisi daftar tugas. Kenyataannya daftar tugas hanyalah satu bagian, dan bukan bagian yang paling penting. Bagian yang paling menentukan justru dua hal yang paling sering hilang: hasil yang diharapkan dari setiap tanggung jawab, dan batas wewenang. Tanpa hasil yang diharapkan, karyawan bisa mengerjakan semua tugas dengan rajin tetapi tetap dinilai gagal. Tanpa batas wewenang, setiap keputusan kecil harus naik ke pemilik, dan pemilik menjadi leher botol di usahanya sendiri.

Dokumen ini juga bukan barang yang berdiri sendiri. Uraian jabatan menjadi lampiran alami dari perjanjian kerja, karena Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mensyaratkan perjanjian kerja memuat jabatan atau jenis pekerjaan. Jabatan yang disebut di kontrak biasanya hanya satu baris, dan uraian jabatanlah yang menjelaskan satu baris itu artinya apa. Kalau Anda sedang menyiapkan berkas karyawan baru, kami bahas formatnya di panduan contoh surat kontrak kerja.

Pendapat kami di Absenia, job description paling berguna ketika diperlakukan sebagai kesepakatan, bukan sebagai perintah. Bedanya terasa saat menyusunnya. Kesepakatan disusun bersama orang yang menjalankannya, dibaca ulang, dan disetujui dua pihak. Perintah disusun sendirian oleh pemilik lalu dibagikan lewat grup chat. Dokumen kedua hampir selalu berakhir di folder yang tidak pernah dibuka lagi, dan tiga bulan kemudian semua orang kembali bekerja dengan pembagian tugas yang sama kacaunya seperti sebelumnya.

Beda job description dan job specification

Dua istilah ini paling sering tertukar, termasuk di iklan lowongan kerja. Cara membedakannya sebenarnya sederhana. Job description bicara soal pekerjaan: apa yang harus dikerjakan dan hasil apa yang diharapkan. Job specification bicara soal manusia: syarat apa yang harus dipenuhi seseorang supaya layak mengisi pekerjaan itu. Satu menghadap ke pekerjaan, satu lagi menghadap ke calon karyawan.

Di perusahaan besar keduanya dibuat terpisah, karena job specification dipegang tim rekrutmen sementara job description dipegang manajer lini. Di usaha kecil, keduanya hampir selalu digabung menjadi satu dokumen, dan menurut kami itu wajar. Yang penting Anda tahu mana bagian yang mana, supaya tidak salah pakai. Kesalahan yang sering terjadi adalah memakai syarat orang sebagai bahan penilaian kinerja. Seseorang tidak bisa dinilai buruk karena pendidikannya, dia hanya bisa dinilai dari hasil kerjanya.

Ada satu lagi yang sering ikut tercampur, yaitu peta jabatan. Peta jabatan menunjukkan posisi apa saja yang ada di usaha Anda dan siapa melapor ke siapa. Itu wilayah struktur organisasi perusahaan, bukan job description. Analoginya begini: struktur organisasi adalah denah rumah yang menunjukkan ada berapa kamar dan letaknya di mana, sedangkan job description adalah isi setiap kamar. Denah tanpa isi tidak membuat rumah bisa ditinggali. Isi tanpa denah membuat semua orang menaruh barang di tempat yang sama.

Empat fungsi job description di usaha kecil

Banyak pemilik usaha menunda menyusun uraian jabatan karena merasa manfaatnya tidak langsung terasa. Padahal dokumen ini dipakai di empat titik yang semuanya menyangkut uang dan waktu. Berikut keempatnya, diurutkan dari yang paling sering dirasakan.

Pertama, dasar rekrutmen. Iklan lowongan yang isinya cuma nama posisi dan kalimat siap bekerja dalam tim akan menarik pelamar yang tidak jelas juga. Uraian jabatan memberi Anda bahan mentah untuk menulis iklan yang spesifik, sekaligus daftar pertanyaan wawancara yang menguji hal yang benar-benar akan dikerjakan. Efek lanjutannya terasa beberapa bulan kemudian: orang yang direkrut dengan gambaran pekerjaan yang jelas lebih kecil kemungkinannya keluar karena merasa pekerjaannya tidak sesuai janji, dan itu memangkas salah satu penyebab utama turnover karyawan di usaha kecil.

Kedua, dasar penilaian kinerja. Penilaian tanpa uraian jabatan selalu berakhir jadi penilaian rasa: siapa yang kelihatan sibuk, siapa yang sering lembur, siapa yang dekat dengan pemilik. Dengan uraian jabatan yang memuat indikator keberhasilan, Anda menilai hasil, bukan kesan. Cara menurunkan tanggung jawab menjadi indikator yang bisa diukur kami bahas di contoh KPI karyawan, sementara alur penilaiannya ada di penilaian kinerja karyawan.

Ketiga, pembagian kerja. Ini fungsi yang paling terasa di UMKM. Ketika tidak ada uraian jabatan, dua hal terjadi bersamaan: ada pekerjaan yang dikerjakan dua orang sekaligus, dan ada pekerjaan yang tidak dikerjakan siapa pun karena semua mengira itu bagian orang lain. Keduanya sama-sama mahal. Yang pertama membuang waktu, yang kedua membuat masalah baru ketahuan setelah terlambat, biasanya dari komplain pelanggan.

Keempat, dasar penggajian. Besaran gaji semestinya melekat pada bobot jabatan, bukan pada lama kenal atau kemampuan menawar. Uraian jabatan memberi Anda bahan untuk membandingkan bobot antar posisi: seberapa besar tanggung jawabnya, seberapa luas wewenangnya, seberapa besar dampak kesalahannya. Dari situ barulah masuk akal menyusun struktur dan skala upah, dan menentukan gaji pokok yang bisa Anda pertanggungjawabkan saat ditanya karyawan lain.

Di luar empat fungsi utama itu, ada dua pemakaian tambahan yang jarang disebut. Uraian jabatan adalah bahan terbaik untuk onboarding karyawan baru, karena karyawan baru bisa membaca sendiri apa yang diharapkan darinya tanpa harus menebak. Dokumen ini juga menjadi tolok ukur yang adil saat menilai masa percobaan kerja. Menyatakan seseorang tidak lolos percobaan tanpa pernah memberitahunya apa yang diharapkan adalah praktik yang sulit dibela, baik secara etika maupun saat dipersoalkan.

Anatomi lengkap satu job description

Format uraian jabatan tidak diatur secara baku, jadi Anda bebas menyusunnya. Namun setelah membaca banyak dokumen milik usaha kecil, kami menemukan pola yang sama: dokumen yang berguna selalu memuat delapan bagian di bawah ini, sedangkan dokumen yang mengendap di folder biasanya hanya memuat dua bagian pertama.

Identitas jabatan terlihat sepele tetapi menentukan konsistensi. Pakai nama jabatan yang sama persis di kontrak, di slip gaji, dan di sistem absensi. Perbedaan sekecil Staf Admin dan Admin Staff akan menyusahkan Anda saat mencocokkan data setahun kemudian.

Atasan langsung harus satu, bukan dua. Ini aturan yang paling sering dilanggar di usaha kecil, biasanya dengan alasan semua orang kan melapor ke saya. Karyawan yang punya dua atasan akan selalu punya alasan sah untuk tidak menyelesaikan pekerjaan keduanya, karena dia bisa berlindung di balik prioritas yang berbeda.

Tujuan jabatan adalah bagian yang paling sering dilewati dan paling berharga. Satu kalimat saja, menjelaskan kenapa posisi ini ada. Kalau Anda tidak bisa menuliskannya dalam satu kalimat, kemungkinan besar posisi itu memang belum jelas, dan merekrut orang untuk mengisinya hanya akan memindahkan kebingungan ke orang lain.

Tanggung jawab utama harus ditulis berorientasi hasil. Bandingkan dua kalimat ini: menginput data absensi karyawan, versus memastikan rekap kehadiran seluruh karyawan siap dan akurat sebelum tanggal 3 setiap bulan. Kalimat pertama menggambarkan gerakan, kalimat kedua menggambarkan hasil. Karyawan bisa mengerjakan gerakan sepanjang hari tanpa pernah sampai ke hasil.

Wewenang adalah bagian yang paling menentukan apakah Anda bisa berhenti menjadi leher botol. Sebutkan angkanya. Boleh menyetujui belanja operasional sampai Rp 500.000, boleh memberi diskon sampai 5 persen tanpa persetujuan, boleh menukar jadwal shift selama jumlah orang per shift tetap. Wewenang yang tidak disebutkan angkanya sama saja dengan tidak ada wewenang, karena orang akan bertanya untuk aman.

Indikator keberhasilan cukup tiga sampai lima. Lebih dari itu, tidak ada yang benar-benar dipantau. Kualifikasi ditulis sebagai syarat minimum yang benar-benar Anda pakai untuk menolak lamaran, bukan daftar keinginan. Dan hubungan kerja menjelaskan siapa saja lawan koordinasinya di dalam maupun di luar perusahaan, supaya karyawan baru tidak perlu bertanya harus menghubungi siapa untuk urusan apa.

Cara menyusun job description untuk UMKM

Masalah khas usaha kecil bukan pada format, melainkan pada kenyataan bahwa pekerjaan memang tumpang tindih dan satu orang memegang banyak peran. Menyalin format perusahaan besar ke situasi seperti ini justru menghasilkan dokumen yang bohong sejak hari pertama. Berikut urutan yang menurut kami paling cocok untuk kondisi tersebut.

Langkah satu, catat pekerjaan yang nyata selama dua minggu. Jangan mulai dari bayangan Anda tentang posisi ideal. Minta setiap orang mencatat apa saja yang dia kerjakan setiap hari selama dua minggu, sekadar daftar kasar. Hasilnya hampir selalu mengejutkan. Biasanya muncul pekerjaan penting yang selama ini dikerjakan diam-diam oleh satu orang tanpa pernah tercatat di mana pun, dan itu adalah risiko besar yang baru terasa saat orangnya cuti.

Langkah dua, kelompokkan menjadi rumpun pekerjaan. Susun daftar tadi menjadi beberapa rumpun, misalnya administrasi karyawan, keuangan harian, layanan pelanggan, pengadaan, dan pemasaran. Pada tahap ini abaikan dulu siapa yang mengerjakan. Anda sedang memetakan pekerjaan, bukan orang.

Langkah tiga, tentukan satu pemilik untuk setiap rumpun. Setiap rumpun harus punya satu nama yang bertanggung jawab, meski boleh dikerjakan bersama. Ini inti dari membereskan tumpang tindih. Bukan berarti orang lain dilarang membantu, tetapi kalau rumpun itu bermasalah, hanya satu orang yang ditanya. Aturan sederhana ini menghapus sebagian besar saling lempar tanggung jawab.

Langkah empat, tulis tujuan jabatan satu kalimat. Untuk setiap posisi, rangkum kenapa posisi itu ada. Kalau dua posisi menghasilkan kalimat tujuan yang mirip, artinya keduanya sebenarnya satu posisi, atau pembagiannya belum jelas.

Langkah lima, ubah tugas menjadi tanggung jawab berbasis hasil. Gabungkan tugas-tugas kecil yang menuju hasil yang sama menjadi satu butir. Sepuluh langkah kecil seputar kehadiran cukup menjadi satu butir tentang rekap yang siap tepat waktu. Target akhir Anda lima sampai delapan butir per posisi.

Langkah enam, tetapkan wewenang beserta angkanya. Untuk setiap posisi, tuliskan keputusan apa yang boleh diambil sendiri dan sampai batas berapa. Bagian ini yang paling sering dilewati pemilik usaha, dan akibatnya juga paling terasa, yaitu semua keputusan kecil tetap menumpuk di meja Anda.

Langkah tujuh, sepakati tiga sampai lima indikator. Bahas bersama orangnya. Indikator yang disepakati dijalankan, indikator yang ditetapkan sepihak akan diperdebatkan saat penilaian. Pastikan setiap indikator punya angka dan tenggat.

Langkah delapan, tinjau ulang setiap enam bulan. Beri tanggal pada dokumen. Uraian jabatan tanpa tanggal peninjauan akan menua diam-diam sampai isinya tidak lagi menggambarkan pekerjaan yang sebenarnya.

Lalu bagaimana dengan satu orang yang memegang banyak peran, kondisi yang hampir pasti Anda temui di bawah 30 karyawan. Jawaban kami: tulis per peran, lalu gabungkan dengan bobot waktu. Contohnya, satu staf memegang peran Admin Operasional dengan bobot 60 persen dan peran Support Pelanggan dengan bobot 40 persen. Tentukan mana peran utama yang paling menentukan penilaiannya. Lalu tuliskan satu kalimat aturan tabrakan, misalnya bila keduanya menumpuk di hari yang sama, keluhan pelanggan didahulukan dan pekerjaan administrasi digeser ke hari berikutnya dengan pemberitahuan ke atasan. Satu kalimat itu mencegah puluhan perdebatan.

Aturan main yang berlaku untuk semua orang, seperti jam kerja, tata tertib, dan sanksi, jangan dimasukkan ke uraian jabatan. Tempatnya di peraturan perusahaan. Uraian jabatan berisi hal yang khas untuk posisi itu saja. Mencampur keduanya membuat dokumen menjadi panjang, sulit diperbarui, dan akhirnya tidak dibaca siapa pun.

Contoh job description Admin dan HR

Berikut contoh lengkap untuk posisi yang paling umum di UMKM, yaitu staf yang mengurus administrasi kantor sekaligus urusan kepegawaian. Silakan salin dan sesuaikan angkanya dengan kondisi usaha Anda. Untuk gambaran lingkup pekerjaan HR yang lebih luas, kami uraikan di artikel tugas HRD.

Identitas jabatan

• Nama jabatan: Staf Admin dan HR
• Divisi: Operasional
• Lokasi kerja: kantor pusat
• Status: karyawan tetap, penuh waktu
• Atasan langsung: Kepala Operasional

Tujuan jabatan

Memastikan seluruh administrasi karyawan dan operasional kantor tercatat rapi, akurat, dan tepat waktu, sehingga keputusan pemilik usaha selalu berpijak pada data yang bisa dipertanggungjawabkan.

Tanggung jawab utama

• Memastikan rekap kehadiran seluruh karyawan siap dan akurat paling lambat tanggal 3 setiap bulan, termasuk keterlambatan, izin, dan lembur.
• Mengelola pengajuan cuti dan izin sehingga setiap pengajuan tercatat, memperoleh persetujuan atasan, dan saldo cutinya selalu mutakhir.
• Memelihara berkas karyawan agar lengkap dan mutakhir, mencakup kontrak, data pribadi, dan dokumen pendukung, dengan target kelengkapan 100 persen.
• Menyiapkan berkas karyawan baru dan menjalankan proses hari pertama sehingga karyawan baru bisa mulai bekerja tanpa hambatan administratif.
• Menyediakan data pendukung perhitungan gaji kepada pemilik usaha paling lambat tanggal 5 setiap bulan.
• Mengelola pengadaan kebutuhan kantor rutin agar tidak pernah terjadi kekosongan barang habis pakai yang mengganggu operasional.
• Menyusun laporan bulanan berisi rekap kehadiran, sisa cuti, dan status kontrak yang akan berakhir dalam 60 hari ke depan.

Wewenang

• Menyetujui belanja kebutuhan kantor rutin sampai Rp 500.000 per bulan tanpa persetujuan atasan.
• Meminta kelengkapan dokumen langsung kepada seluruh karyawan tanpa melalui atasan mereka.
• Menolak pengajuan cuti yang tidak memenuhi syarat pengajuan minimal 3 hari kerja sebelumnya.
• Menentukan jadwal penyerahan dokumen dari tiap divisi selama masih dalam tenggat bulanan.

Indikator keberhasilan

Kualifikasi

• Pendidikan minimal SMA atau sederajat, diutamakan D3 administrasi.
• Pengalaman administrasi minimal 1 tahun.
• Terbiasa memakai spreadsheet dan aplikasi absensi berbasis ponsel.
• Teliti pada angka dan tenggat, mampu menagih dokumen tanpa memicu konflik.

Hubungan kerja

• Internal: seluruh karyawan untuk urusan kehadiran dan cuti, kepala divisi untuk persetujuan.
• Eksternal: vendor kebutuhan kantor dan penyedia jasa kurir dokumen.

Contoh job description Sales

Contoh kedua untuk posisi penjualan. Perhatikan bahwa tanggung jawabnya tidak berhenti pada angka penjualan, karena posisi ini juga memegang kualitas data pelanggan yang akan dipakai tim lain. Sesuaikan angka target dengan kenyataan usaha Anda, jangan disalin mentah.

Identitas jabatan

• Nama jabatan: Staf Sales
• Divisi: Penjualan
• Lokasi kerja: kantor pusat dengan kunjungan lapangan
• Status: karyawan tetap, penuh waktu
• Atasan langsung: Kepala Penjualan

Tujuan jabatan

Menghasilkan penjualan yang bertumbuh dan berkelanjutan dari pelanggan baru maupun pelanggan lama, sambil menjaga kualitas data pelanggan agar bisa dipakai oleh tim lain.

Tanggung jawab utama

• Mencapai target penjualan bulanan yang disepakati bersama atasan pada awal periode.
• Menjaga jumlah prospek aktif di saluran penjualan agar selalu memadai untuk menutup target bulan berikutnya.
• Melakukan kunjungan atau panggilan kepada calon pelanggan sesuai jadwal, dan mencatat hasil setiap interaksi pada hari yang sama.
• Memastikan data pelanggan tercatat lengkap dan mutakhir, mencakup kontak, kebutuhan, dan tahap negosiasi.
• Menindaklanjuti pelanggan lama untuk pembelian ulang, dengan sasaran menjaga tingkat pembelian ulang tetap sehat.
• Menyampaikan masukan pasar dan keberatan pelanggan kepada atasan setiap minggu, sebagai bahan perbaikan penawaran.

Wewenang

• Memberi diskon sampai 5 persen dari harga resmi tanpa persetujuan atasan.
• Menyetujui perpanjangan tenggat pembayaran maksimal 7 hari untuk pelanggan lama.
• Menentukan urutan prioritas kunjungan selama target mingguan tetap terpenuhi.
• Mengajukan penghentian penawaran kepada prospek yang tidak merespons selama 30 hari.

Indikator keberhasilan

Kualifikasi

• Pendidikan minimal SMA atau sederajat.
• Pengalaman penjualan lapangan minimal 1 tahun, diutamakan di bidang sejenis.
• Memiliki SIM C dan kendaraan sendiri untuk kunjungan.
• Terbiasa mencatat aktivitas harian secara tertib, bukan hanya mengandalkan ingatan.

Hubungan kerja

• Internal: tim operasional untuk ketersediaan barang, admin untuk penagihan dan dokumen.
• Eksternal: calon pelanggan, pelanggan lama, dan mitra penyalur.

Kesalahan umum yang membuat dokumen ini mati

Sebagian besar uraian jabatan yang kami lihat di usaha kecil bukan gagal karena tidak dibuat, melainkan karena dibuat dengan cara yang membuatnya tidak berguna. Lima kesalahan berikut paling sering muncul.

Menulis daftar tugas tanpa hasil yang diharapkan. Ini kesalahan nomor satu. Dokumen berisi dua puluh kata kerja, semuanya menggambarkan gerakan: menginput, membuat, mengirim, mengarsipkan. Tidak satu pun menyebutkan hasil, tenggat, atau ukuran. Akibatnya karyawan sibuk sepanjang hari tetapi Anda tetap tidak punya dasar untuk menyatakan pekerjaannya beres atau tidak, dan penilaian akhir tahun kembali menjadi perdebatan rasa.

Membuatnya terlalu kaku. Uraian jabatan yang mengatur sampai ke urutan langkah membuat karyawan berhenti berpikir dan usaha Anda kehilangan kelenturan yang justru menjadi kelebihan usaha kecil. Aturlah hasil dan batas, bukan langkah. Kekakuan ini biasanya muncul bersama kebiasaan buruk lain, yaitu menambahkan butir sapu jagat berbunyi melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. Butir itu terlihat aman, padahal membatalkan seluruh isi dokumen. Kalau memang perlu, batasi bunyinya: tugas tambahan yang masih dalam lingkup administrasi, maksimal 10 persen dari waktu kerja.

Tidak pernah diperbarui. Dokumen ditulis sekali saat karyawan masuk, lalu dilupakan. Dua tahun kemudian pekerjaannya sudah berubah total, alat kerjanya sudah berbeda, tetapi dokumennya masih menyebut pekerjaan yang tidak lagi ada. Dokumen usang lebih berbahaya daripada tidak ada dokumen, karena tetap dipakai sebagai dasar penilaian padahal isinya salah. Beri tanggal peninjauan, dan tinjau setiap enam bulan.

Menyalin mentah dari internet. Contoh dari internet, termasuk dua contoh di artikel ini, adalah kerangka, bukan jawaban. Menyalin bulat-bulat menghasilkan dokumen berisi posisi yang tidak ada di usaha Anda, target yang tidak masuk akal untuk skala Anda, dan wewenang yang tidak pernah benar-benar diberikan. Ganti setiap angka dengan angka Anda sendiri.

Mencampur orang dengan jabatan. Ini yang paling halus dan paling sering terjadi di usaha keluarga. Dokumen ditulis mengikuti kebiasaan orang yang sedang mengisi posisi, lengkap dengan hal-hal yang dia kerjakan karena kebetulan dia bisa. Saat orangnya keluar, penggantinya diminta menjadi orang itu, bukan mengisi jabatan itu. Uraian jabatan seharusnya bisa dibaca orang asing yang belum pernah bertemu karyawan Anda dan tetap masuk akal.

Pendapat kami di Absenia, uraian jabatan baru benar-benar hidup ketika angka di dalamnya bisa dibuktikan dari data, bukan dari ingatan. Menulis target rekap kehadiran siap sebelum tanggal 3 tidak ada gunanya kalau data kehadirannya sendiri masih dikumpulkan manual dari catatan tulis tangan dan grup chat di akhir bulan. Karena itu urutan yang kami sarankan adalah rapikan pencatatan kehadiran dan cuti lebih dulu, baru menulis indikator yang bersandar pada data itu.

Di titik itulah Absenia bisa membantu. Yang sudah berjalan hari ini adalah absensi selfie dengan verifikasi GPS, pengajuan cuti dan izin beserta persetujuan, pengaturan shift, data karyawan, rekap kehadiran, dan laporan yang bisa diekspor. Modul payroll dan slip gaji masih dalam pengembangan, jadi kami tidak akan mengklaim lebih dari yang ada. Anda bisa melihat seluruh kemampuan yang aktif di halaman fitur, dan membandingkan paketnya di halaman harga. Paket gratis berlaku selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, dengan paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang akan menyusul. Tidak ada biaya implementasi dan tidak perlu kartu kredit, jadi Anda bisa langsung mencoba sendiri sambil menyusun uraian jabatan tim Anda.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu job description?

Job description atau uraian jabatan adalah dokumen yang menjelaskan sebuah posisi kerja: nama jabatan, atasan langsung, tujuan jabatan, tanggung jawab utama beserta hasil yang diharapkan, batas wewenang, indikator keberhasilan, kualifikasi minimum, dan pihak yang menjadi lawan kerjanya. Isinya menggambarkan pekerjaannya, bukan orang yang sedang mengisinya, sehingga dokumen ini tetap berlaku meski orangnya berganti.

Apa bedanya job description dan job specification?

Job description menjelaskan pekerjaannya: apa yang harus dikerjakan, hasil apa yang diharapkan, dan sampai mana wewenangnya. Job specification menjelaskan syarat orang yang pantas mengisi pekerjaan itu: pendidikan, pengalaman, keterampilan, sertifikat, dan sifat kerja yang dibutuhkan. Satu bicara soal pekerjaan, satu lagi bicara soal manusia. Di banyak usaha kecil keduanya digabung dalam satu dokumen, dan itu tidak masalah selama Anda sadar mana bagian yang mana.

Bagaimana menyusun job description kalau satu orang memegang banyak peran?

Tulis per peran, bukan per orang, lalu gabungkan dalam satu dokumen dengan bobot waktu. Contohnya seorang staf bisa memegang peran Admin Operasional 60 persen dan peran Support Pelanggan 40 persen. Tentukan satu peran utama yang paling menentukan penilaiannya, dan sebutkan urutan prioritas saat dua peran berbenturan di hari yang sama. Tanpa bobot dan urutan prioritas, karyawan yang memegang banyak peran akan selalu terlihat gagal di salah satunya.

Berapa banyak tanggung jawab utama yang ideal dalam satu job description?

Lima sampai delapan butir sudah cukup untuk hampir semua posisi di usaha kecil. Kalau daftarnya sampai dua puluh butir, biasanya yang Anda tulis adalah tugas harian, bukan tanggung jawab. Gabungkan tugas-tugas kecil ke dalam satu tanggung jawab yang berorientasi hasil, misalnya sepuluh langkah administrasi kehadiran cukup ditulis sebagai satu butir: memastikan rekap kehadiran seluruh karyawan siap sebelum tanggal 3 setiap bulan.

Apakah job description sama dengan struktur organisasi perusahaan?

Tidak sama, tetapi saling melengkapi. Struktur organisasi adalah peta jabatan yang menunjukkan posisi apa saja yang ada dan siapa melapor ke siapa. Job description adalah isi dari setiap kotak di peta itu. Struktur organisasi menjawab pertanyaan siapa atasan siapa, job description menjawab pertanyaan orang di kotak ini sebenarnya bertanggung jawab atas apa. Menyusun struktur tanpa uraian jabatan menghasilkan bagan cantik yang tidak mengubah apa pun di lapangan.

Seberapa sering job description perlu diperbarui?

Tinjau setiap enam bulan, dan perbarui segera setiap kali terjadi tiga hal: ada penambahan atau pengurangan orang di tim, ada alat kerja baru yang mengubah cara kerja, atau ada pola pekerjaan yang berulang tetapi tidak tercantum di dokumen mana pun. Uraian jabatan yang tidak pernah disentuh selama dua tahun biasanya sudah tidak menggambarkan pekerjaan yang sebenarnya, dan dokumen semacam itu justru berbahaya saat dipakai sebagai dasar penilaian.