Offering Letter: Isi Wajib, Status Hukum, dan Contoh Formatnya

Offering letter adalah surat penawaran kerja resmi yang dikirim perusahaan kepada kandidat terpilih sebelum kontrak kerja dibuat, berisi posisi, besaran gaji, tunjangan, status hubungan kerja, tanggal mulai bekerja, dan batas waktu konfirmasi. Dokumen ini sering diperlakukan sebagai formalitas penutup, padahal justru di sinilah banyak proses rekrutmen gagal di menit terakhir. Kandidat mengangguk di ruang wawancara, lalu mundur setelah membaca suratnya. Panduan ini membahas kapan offering letter dikirim, isi yang wajib ada, status hukumnya di Indonesia, bedanya dengan kontrak kerja dan surat pengangkatan, contoh format utuh yang bisa Anda tiru, kesalahan yang paling sering membuat kandidat batal, dan cara menegosiasikan penawaran dari sisi perusahaan.

Apa itu offering letter dan kapan dikirim

Offering letter, dalam bahasa Indonesia biasa disebut surat penawaran kerja, adalah pernyataan tertulis dari perusahaan bahwa seorang kandidat diterima beserta syarat kerja pokoknya. Fungsinya sederhana: memindahkan kesepakatan lisan yang terjadi di ruang wawancara menjadi angka dan tanggal yang bisa dibaca ulang kedua pihak. Selama kesepakatan itu masih berupa ingatan, dua orang yang sama bisa pulang dengan dua versi cerita yang berbeda soal besaran gaji.

Letaknya dalam alur rekrutmen selalu sama. Setelah wawancara terakhir selesai dan pemenangnya sudah ditentukan, perusahaan melakukan pengecekan akhir seperti verifikasi referensi atau pemeriksaan kesehatan bila diperlukan. Barulah offering letter dikirim. Kandidat diberi waktu untuk membaca, menegosiasikan bila perlu, lalu menyatakan menerima atau menolak. Kalau diterima, perusahaan menyiapkan kontrak kerja untuk ditandatangani, dan proses berlanjut ke onboarding karyawan baru pada hari pertama.

Ada satu alasan praktis kenapa dokumen ini penting bagi kandidat, dan sering diremehkan perusahaan. Kandidat yang sedang bekerja di tempat lain butuh sesuatu yang bisa dia pegang sebelum mengajukan pengunduran diri. Tidak ada orang waras yang melepas gaji berjalan hanya berbekal percakapan telepon. Offering letter adalah dokumen yang membuat langkah itu masuk akal. Semakin lama Anda menunda mengirimnya, semakin besar peluang kandidat menerima penawaran lain yang datang lebih dulu dengan hitam di atas putih.

Pendapat kami di Absenia, offering letter sebaiknya dianggap sebagai dokumen penjualan, bukan dokumen administrasi. Pada titik ini posisi Anda bukan lagi pihak yang menyeleksi, melainkan pihak yang sedang ditimbang. Kandidat terbaik hampir selalu punya lebih dari satu pilihan. Surat yang ditulis dingin, penuh singkatan internal, dan mengambang di bagian angkanya akan kalah dari surat perusahaan lain yang menjelaskan semuanya dengan jelas meskipun nominalnya sedikit lebih rendah.

Isi wajib di dalam offering letter

Tidak ada peraturan yang menetapkan daftar isi baku sebuah offering letter, karena istilah ini memang tidak dikenal dalam peraturan ketenagakerjaan Indonesia. Yang ada adalah kebiasaan yang terbukti mengurangi salah paham. Daftar berikut kami susun dari komponen yang paling sering menjadi sumber perselisihan ketika tidak dicantumkan.

Dua baris paling sering keliru, dan keduanya berhubungan. Pertama, status hubungan kerja. Banyak surat hanya menulis diterima sebagai karyawan tanpa menyebut apakah hubungannya berjangka waktu tertentu atau tidak. Padahal konsekuensinya berbeda jauh, mulai dari perpanjangan sampai hak saat hubungan kerja berakhir. Bila Anda belum yakin bedanya, kami uraikan di panduan perbedaan PKWT dan PKWTT.

Kedua, masa percobaan. Aturannya jelas dan sering dilanggar. Untuk perjanjian kerja waktu tidak tertentu, Pasal 60 UU Nomor 13 Tahun 2003 membolehkan masa percobaan paling lama 3 bulan, dan selama periode itu pengusaha dilarang membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku. Sebaliknya untuk perjanjian kerja waktu tertentu, Pasal 58 UU 13/2003 sebagaimana diubah oleh UU Nomor 6 Tahun 2023 dan Pasal 12 PP Nomor 35 Tahun 2021 menyatakan bahwa masa percobaan tidak dapat disyaratkan. Kalau tetap dicantumkan, masa percobaan itu batal demi hukum dan masa kerjanya tetap dihitung. Jadi kalimat kontrak 12 bulan dengan masa percobaan 3 bulan bukan sekadar tidak rapi, tetapi memang tidak berlaku. Rinciannya kami bahas di masa percobaan kerja.

Pendapat kami di Absenia, tulis angka tunjangan lengkap dengan sifatnya, bukan hanya nominalnya. Tunjangan transportasi Rp 600.000 yang dibayar tetap setiap bulan berbeda arti dengan Rp 30.000 per hari hadir, meskipun totalnya bisa mirip. Kandidat yang sering dinas luar atau sering sakit akan merasakan bedanya di bulan pertama, dan itulah bulan ketika kepercayaan pada perusahaan baru sedang paling rapuh.

Status hukum offering letter di Indonesia

Ini bagian yang paling banyak beredar informasi keliru, jadi kami akan berhati-hati dan menyebutkan apa yang bisa diverifikasi saja. Faktanya, istilah offering letter tidak muncul di UU Nomor 13 Tahun 2003 maupun PP Nomor 35 Tahun 2021. Tidak ada pasal yang menyatakan surat penawaran kerja mengikat, dan tidak ada pula pasal yang menyatakan sebaliknya. Siapa pun yang menyebut nomor pasal khusus tentang offering letter perlu Anda mintai tautannya.

Yang diatur peraturan adalah perjanjian kerja. Di sinilah letak jawabannya. Pasal 51 ayat (1) UU 13/2003 menyatakan bahwa perjanjian kerja dibuat secara tertulis atau lisan. Artinya, keberadaan sebuah kesepakatan kerja tidak bergantung pada ada atau tidaknya dokumen berjudul kontrak kerja. Lalu Pasal 52 ayat (1) menyebut empat dasar pembuatan perjanjian kerja: kesepakatan kedua belah pihak, kemampuan atau kecakapan melakukan perbuatan hukum, adanya pekerjaan yang diperjanjikan, dan pekerjaan itu tidak bertentangan dengan ketertiban umum, kesusilaan, serta peraturan perundang-undangan.

Gabungkan dua pasal itu dan kesimpulannya menjadi masuk akal: kekuatan sebuah offering letter bergantung pada isinya, bukan pada judulnya. Bayangkan dua surat. Surat pertama menyebut posisi, upah, jenis pekerjaan, tanggal mulai, lalu ditandatangani kedua pihak tanpa satu pun syarat tersisa. Surat kedua menyebut angka yang sama tetapi menegaskan bahwa penawaran berlaku sepanjang hasil pemeriksaan kesehatan memenuhi standar dan kontrak kerja ditandatangani sebelum tanggal mulai. Surat pertama secara substansi sudah sangat dekat dengan kesepakatan kerja. Surat kedua jelas berupa penawaran bersyarat. Penilaian akhir atas kasus nyata tetap dilakukan kasus per kasus oleh lembaga yang berwenang, dan artikel ini bukan nasihat hukum.

Dari sudut pandang perusahaan, konsekuensi praktisnya jelas. Kalau Anda ingin ruang gerak sampai kontrak resmi ditandatangani, tuliskan syaratnya secara tegas di badan surat. Kalau Anda tidak menuliskan apa pun dan kandidat sudah menerima, jangan berasumsi surat itu hanya formalitas yang bisa ditarik kapan saja. Kami pernah melihat perusahaan membatalkan penawaran tiga hari sebelum tanggal mulai karena anggaran berubah, sementara kandidatnya sudah mengundurkan diri dari tempat lama. Persoalan itu selesai lewat pembayaran kompensasi, tetapi ceritanya beredar bertahun-tahun di komunitas industrinya.

Beda offering letter, kontrak kerja, dan surat pengangkatan

Tiga dokumen ini sering dianggap sama, padahal masing-masing punya peran berbeda dan hanya satu yang diatur secara rinci dalam peraturan. Membedakannya membantu Anda tahu dokumen mana yang boleh ringkas dan dokumen mana yang tidak boleh ada satu pun bagian tertinggal.

Kontrak kerja adalah dokumen yang paling ketat. Pasal 54 ayat (1) UU 13/2003 menetapkan isi minimal perjanjian kerja tertulis, mulai dari identitas para pihak, jabatan, tempat pekerjaan, besarnya upah dan cara pembayarannya, syarat kerja, jangka waktu, sampai tanda tangan para pihak. Kami sengaja tidak menguraikannya panjang lebar di sini supaya tidak tumpang tindih. Bahasan lengkapnya beserta contoh yang bisa langsung dipakai ada di contoh surat kontrak kerja, sedangkan pembahasan konsep dan jenisnya ada di kontrak kerja.

Surat pengangkatan posisinya paling sering disalahpahami. Banyak orang mengira ini adalah surat yang diberikan saat karyawan kontrak diangkat menjadi karyawan tetap. Dalam peraturan, pengertiannya berbeda. Pasal 63 ayat (1) UU 13/2003 menyatakan bahwa apabila perjanjian kerja waktu tidak tertentu dibuat secara lisan, maka pengusaha wajib membuat surat pengangkatan bagi pekerja yang bersangkutan. Isinya, menurut ayat (2), sekurang-kurangnya memuat nama dan alamat pekerja, tanggal mulai bekerja, jenis pekerjaan, dan besarnya upah. Jadi surat pengangkatan adalah pengganti bukti tertulis ketika perjanjiannya tidak dituangkan dalam kontrak, bukan sertifikat kenaikan status.

Pendapat kami di Absenia, UMKM sebaiknya tetap membuat kontrak tertulis meskipun peraturan membuka ruang perjanjian lisan untuk hubungan kerja tidak tertentu. Bukan karena wajib, tetapi karena selisih ingatan soal upah dan tanggal masuk selalu muncul persis ketika hubungannya sedang tidak baik, yaitu saat orang sudah tidak lagi mau saling percaya.

Contoh format offering letter yang bisa ditiru

Berikut contoh utuh yang kami susun sendiri untuk kebutuhan UMKM. Nama perusahaan, orang, dan seluruh angkanya fiktif, silakan ganti dengan data Anda. Struktur inilah yang penting: kepala surat, pembuka, tabel syarat kerja dalam bentuk daftar, syarat yang masih harus dipenuhi, batas waktu, lalu ruang konfirmasi.

PT SINAR REJEKI NUSANTARA
Jalan Kaliurang Kilometer 7 Nomor 21, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta
Telepon 0274 555 0123 . Surel hrd@sinarrejeki.example

Nomor: 014/HRD-SRN/VIII/2026
Perihal: Penawaran Kerja
Yogyakarta, 18 Agustus 2026

Kepada Yth.
Sdr. Rian Pratama
Jalan Melati Nomor 12, Depok, Sleman

Dengan hormat,

Setelah melalui rangkaian proses seleksi, dengan senang hati kami menyampaikan bahwa Anda terpilih untuk bergabung bersama PT Sinar Rejeki Nusantara. Berikut syarat kerja yang kami tawarkan.

• Posisi: Staf Akuntansi, melapor kepada Kepala Bagian Keuangan.
• Status hubungan kerja: Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (karyawan tetap).
• Masa percobaan: 3 bulan pertama terhitung sejak tanggal mulai bekerja.
• Lokasi kerja: Kantor Sleman, Jalan Kaliurang Kilometer 7 Nomor 21.
• Waktu kerja: Senin sampai Jumat, pukul 08.00 sampai 17.00 WIB, istirahat 1 jam.
• Gaji pokok: Rp 6.500.000 per bulan, dibayarkan setiap tanggal 28.
• Tunjangan transportasi: Rp 600.000 per bulan, dibayar tetap.
• Tunjangan makan: Rp 25.000 per hari kehadiran.
• Jaminan sosial: didaftarkan pada program BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
• Tanggal mulai bekerja: Senin, 1 September 2026, pukul 08.00 WIB.

Penawaran ini berlaku sepanjang Anda melengkapi dokumen berikut paling lambat pada hari pertama bekerja: salinan kartu tanda penduduk, salinan ijazah terakhir, nomor pokok wajib pajak, nomor rekening bank atas nama sendiri, dan surat keterangan pengalaman kerja dari perusahaan sebelumnya. Seluruh syarat kerja di atas akan dituangkan kembali secara lengkap dalam perjanjian kerja yang ditandatangani kedua pihak sebelum tanggal mulai bekerja.

Mohon konfirmasi kesediaan Anda paling lambat pada Jumat, 22 Agustus 2026 pukul 17.00 WIB dengan membalas surel ini atau menandatangani lembar persetujuan di bawah. Apabila hingga batas waktu tersebut kami belum menerima jawaban, penawaran ini kami anggap tidak dilanjutkan. Bila ada bagian yang ingin Anda diskusikan lebih dulu, silakan hubungi kami sebelum batas waktu tersebut.

Hormat kami,
Dwi Astuti
Kepala Bagian Sumber Daya Manusia

Menyatakan menerima penawaran ini,
Nama: ..................... Tanggal: ..................... Tanda tangan: .....................

Perhatikan tiga hal dalam contoh di atas. Pertama, tidak ada satu pun komponen upah yang ditulis mengambang, semuanya berangka dan berketerangan. Kedua, ada paragraf syarat yang secara tegas menempatkan penawaran ini sebagai penawaran bersyarat sekaligus menjanjikan kontrak resmi. Ketiga, batas waktunya menyebut hari, tanggal, dan jam, bukan sekadar secepatnya. Tiga hal itu yang menyelamatkan Anda dari perdebatan di kemudian hari.

Kesalahan yang membuat kandidat mundur

Daftar berikut kami susun dari pola yang berulang. Semuanya kelihatan sepele di mata perusahaan, dan semuanya terasa besar di mata orang yang sedang mempertaruhkan pekerjaan lamanya.

Angka di surat berbeda dengan angka saat wawancara. Ini pembunuh nomor satu. Biasanya bukan karena niat buruk, melainkan karena yang mewawancarai menyebut angka kotor sementara yang menyusun surat menulis angka bersih, atau sebaliknya. Sekali kandidat merasa angkanya bergeser, semua janji lain di surat itu ikut dicurigai.

Status hubungan kerja tidak disebut. Kandidat tidak tahu apakah dia ditawari kontrak atau posisi tetap. Bagi orang yang sedang mempertimbangkan pindah dari pekerjaan tetap, ketiadaan informasi ini saja sudah cukup untuk membatalkan niat.

Masa percobaan dicantumkan pada penawaran kontrak. Selain tidak berlaku menurut Pasal 12 PP Nomor 35 Tahun 2021, kesalahan ini menunjukkan bahwa perusahaan menyalin templat tanpa memeriksanya. Kandidat yang teliti akan menangkap sinyal itu.

Batas waktu terlalu pendek. Meminta jawaban dalam 24 jam terbaca sebagai tekanan. Kandidat yang punya pilihan lain justru akan memakai batas waktu itu sebagai alasan untuk menolak, karena dia menyimpulkan cara kerja perusahaan Anda memang seperti itu.

Dikirim lewat pesan singkat tanpa dokumen. Pesan berisi tiga baris tentang gaji dan tanggal masuk bukan offering letter. Kandidat tidak bisa menunjukkan itu kepada siapa pun, termasuk kepada dirinya sendiri saat ragu di tengah malam.

Komponen tunjangan ditulis akan diinformasikan kemudian. Kalimat ini sebenarnya berarti perusahaan belum memutuskan. Kandidat membacanya sebagai perusahaan tidak ingin memberi tahu. Lebih baik tuliskan nominal yang pasti saja dan sebutkan komponen lain akan dibahas setelah masa percobaan.

Tidak ada nama orang yang bisa dihubungi. Surat yang ditandatangani jabatan tanpa nama dan tanpa nomor kontak membuat kandidat yang ingin bertanya memilih diam, lalu menerima tawaran perusahaan lain yang lebih mudah diajak bicara.

Pendapat kami di Absenia, sebagian besar kesalahan di atas berakar pada satu hal yang sama: surat disusun oleh orang yang tidak ikut wawancara. Solusinya murah, yaitu minta pewawancara membaca draf suratnya lima menit sebelum dikirim. Langkah kecil ini menutup hampir semua selisih angka dan janji.

Tips negosiasi dari sisi perusahaan

Kebanyakan panduan negosiasi ditulis untuk kandidat. Padahal perusahaan kecil justru lebih sering dirugikan karena tidak punya batasan yang disiapkan sebelum percakapan dimulai. Berikut yang menurut pengalaman kami paling berpengaruh.

Tetapkan rentang internal sebelum surat dikirim. Tentukan angka pembuka, angka maksimum, dan siapa yang berwenang menyetujui kenaikan. Tanpa ini, negosiasi berubah menjadi kompetisi keberanian, dan pemenangnya biasanya pihak yang lebih sering melakukannya. Pastikan pula angka maksimum itu masuk akal terhadap gaji karyawan lama di posisi setara, karena angka baru selalu bocor.

Pisahkan yang bisa dinegosiasi dan yang tidak. Gaji pokok biasanya paling kaku karena berdampak ke struktur upah seluruh tim. Yang lebih lentur biasanya tanggal mulai bekerja, tunjangan transportasi, jadwal peninjauan gaji pertama, dan fasilitas kerja. Menyebutkan secara terbuka mana yang bisa dibicarakan membuat percakapan selesai lebih cepat.

Jangan memakai penawaran yang meledak. Taktik memberi batas waktu sangat pendek dengan ancaman penawaran hangus memang kadang berhasil, tetapi menarik jenis kandidat yang salah, yaitu yang tidak punya pilihan lain. Perusahaan kecil justru butuh orang yang memilih Anda karena mau, bukan karena terjepit.

Kalau tidak bisa menaikkan gaji, naikkan kepastian. Tawarkan jadwal peninjauan gaji pada bulan keenam dengan tolok ukur yang jelas, atau tanggal mulai yang lebih longgar supaya kandidat bisa menyelesaikan kewajiban di tempat lama dengan baik. Kepastian sering bernilai lebih besar daripada tambahan beberapa ratus ribu rupiah.

Setiap hasil negosiasi masuk ke surat revisi. Jangan biarkan kesepakatan tambahan hanya hidup di percakapan pesan singkat. Terbitkan surat versi baru dengan nomor yang sama ditambah keterangan revisi, lalu minta konfirmasi ulang. Butuh sepuluh menit, menyelamatkan berbulan-bulan.

Setelah kandidat menerima dan kontrak ditandatangani, pekerjaan administrasinya baru dimulai. Data karyawan perlu tercatat rapi sejak hari pertama supaya tanggal masuk, status hubungan kerja, dan lokasi kerja tidak lagi bergantung pada ingatan. Di Absenia, bagian itulah yang sudah berjalan hari ini: data karyawan, absensi selfie dengan verifikasi lokasi, pengajuan cuti beserta persetujuan, pengaturan shift, rekap kehadiran, dan laporan yang bisa diekspor. Modul penggajian dan slip gaji masih dalam pengembangan, jadi kami tidak akan mengklaimnya sudah siap. Anda bisa melihat kemampuan yang aktif di halaman fitur, membandingkan paketnya di halaman harga, atau langsung mencoba gratis untuk tim di bawah 10 karyawan yang gratis selamanya. Paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang masih dikembangkan. Tanpa biaya implementasi dan tanpa kartu kredit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu offering letter dan apa bedanya dengan kontrak kerja?

Offering letter adalah surat penawaran kerja resmi yang dikirim perusahaan kepada kandidat terpilih sebelum kontrak kerja dibuat. Isinya ringkas: posisi, besaran gaji, tunjangan pokok, tanggal mulai bekerja, status hubungan kerja, dan batas waktu konfirmasi. Kontrak kerja datang setelahnya dan jauh lebih panjang karena memuat seluruh hak dan kewajiban kedua pihak, termasuk jangka waktu, tempat kerja, dan tanda tangan para pihak sesuai Pasal 54 UU Nomor 13 Tahun 2003. Offering letter adalah ajakan yang sudah berangka, kontrak kerja adalah aturan mainnya.

Apakah offering letter mengikat secara hukum di Indonesia?

Istilah offering letter tidak disebut dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 maupun PP Nomor 35 Tahun 2021, jadi tidak ada pasal yang menyatakan surat ini mengikat atau tidak. Yang diatur adalah perjanjian kerja. Pasal 51 UU 13/2003 menyatakan perjanjian kerja dapat dibuat secara tertulis atau lisan, dan Pasal 52 menyebut kesepakatan kedua belah pihak sebagai salah satu dasar pembuatannya. Karena itu kekuatan sebuah offering letter bergantung pada isinya. Surat yang sudah memuat unsur perjanjian kerja dan sudah diterima kandidat posisinya jauh lebih dekat ke kesepakatan daripada surat yang secara tegas menyatakan penawaran masih bersyarat. Penilaian akhir tetap kasus per kasus, jadi konsultasikan kasus spesifik Anda dengan penasihat hukum.

Apa saja isi yang wajib ada di offering letter?

Minimal ada sembilan hal: identitas perusahaan dan kandidat, nama posisi beserta atasan langsung, status hubungan kerja (PKWT atau PKWTT), lokasi dan pola jam kerja, besaran gaji pokok, rincian tunjangan beserta sifatnya tetap atau tidak tetap, ketentuan masa percobaan bila ada, tanggal mulai bekerja, dan batas waktu konfirmasi. Tambahkan juga syarat yang masih harus dipenuhi kandidat, misalnya hasil pemeriksaan kesehatan atau penyerahan surat pengalaman kerja, supaya jelas bahwa penawaran ini bersyarat.

Berapa lama batas waktu kandidat menjawab offering letter?

Tidak ada peraturan ketenagakerjaan yang menetapkan batas waktu ini, jadi angkanya murni kebijakan perusahaan. Dalam praktik yang kami temui, 3 sampai 7 hari kerja adalah rentang yang wajar. Di bawah 2 hari kerja sering terbaca sebagai tekanan dan justru membuat kandidat baik curiga, sedangkan di atas 2 minggu membuat posisi Anda menggantung tanpa kepastian. Sebutkan tanggal dan jam batasnya secara eksplisit, bukan sekadar kalimat secepatnya.

Bolehkah offering letter mencantumkan masa percobaan?

Tergantung status hubungan kerjanya. Untuk perjanjian kerja waktu tidak tertentu, Pasal 60 UU Nomor 13 Tahun 2003 membolehkan masa percobaan paling lama 3 bulan, dan selama masa itu pengusaha dilarang membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku. Untuk perjanjian kerja waktu tertentu, Pasal 58 UU 13/2003 sebagaimana diubah UU Nomor 6 Tahun 2023 dan Pasal 12 PP Nomor 35 Tahun 2021 menegaskan bahwa masa percobaan tidak dapat disyaratkan, dan jika tetap dicantumkan maka batal demi hukum serta masa kerjanya tetap dihitung. Jadi mencantumkan masa percobaan pada penawaran kontrak adalah kesalahan yang cukup sering terjadi.

Apa risikonya kalau perusahaan membatalkan offering letter yang sudah diterima kandidat?

Kami tidak menemukan pasal yang secara khusus mengatur pembatalan offering letter, jadi kami tidak akan mengarang sanksinya. Yang bisa kami sampaikan, risikonya ada dua lapis. Pertama risiko hukum, karena bila isi suratnya sudah memenuhi unsur perjanjian kerja dan sudah disepakati kedua pihak, pembatalan sepihak bisa dipersoalkan dan penilaiannya dilakukan kasus per kasus. Kedua risiko reputasi, yang justru lebih pasti terjadi: kandidat yang sudah resign dari tempat lama akan bercerita, dan cerita itu menempel lama di lingkaran industri yang sempit. Kalau pembatalan tidak terhindarkan, sampaikan langsung lewat telepon, jelaskan alasannya, dan pertimbangkan kompensasi wajar.