Roster Kerja: Komponen Wajib, Pola, dan Cara Menyusunnya

Roster kerja adalah dokumen yang memetakan siapa bekerja pada shift apa, di hari apa, sepanjang satu siklus penuh, lengkap dengan hari libur dan nama penggantinya. Bedanya dengan jadwal shift biasa terletak pada cakupan waktu dan fungsinya sebagai bukti. Jadwal shift menjawab pertanyaan hari ini, roster menjawab pertanyaan satu periode. Panduan ini membahas rosternya sebagai dokumen: komponen yang wajib ada, pola rotasi yang lazim dipakai, cara menyusunnya langkah demi langkah untuk usaha dengan 10 sampai 100 karyawan, batas hukum yang membatasi penyusunannya, cara menangani tukar shift, sampai cara mencocokkan roster dengan kehadiran yang benar-benar terjadi.

Apa itu roster kerja dan bedanya dengan jadwal shift

Istilah roster diserap dari praktik operasional di rumah sakit, penerbangan, dan pertambangan, lalu masuk ke ritel dan restoran ketika jam buka makin panjang. Inti maknanya adalah daftar penugasan yang berulang menurut siklus. Sekali disusun, roster berlaku untuk beberapa minggu ke depan dan bisa diulang polanya, bukan disusun ulang dari nol setiap Senin pagi.

Jadwal shift dan roster memang bersinggungan, tetapi menyelesaikan masalah yang berbeda. Jadwal shift menjawab pembagian jam dalam satu hari: siapa masuk pagi, siapa masuk sore. Roster menjawab distribusi beban dalam satu periode: berapa kali seseorang kebagian shift malam bulan ini, kapan hari liburnya jatuh, dan apakah ada orang yang secara diam-diam bekerja tujuh hari beruntun karena selalu bersedia menggantikan.

Perbedaan kedua ada pada kegunaannya sebagai catatan. Jadwal shift yang ditulis di papan tulis akan terhapus akhir minggu. Roster berbentuk dokumen bertanggal dan bernomor versi, sehingga bisa dibuka lagi tiga bulan kemudian saat seorang karyawan mengklaim ia tidak pernah mendapat libur mingguan. Fungsi pembuktian inilah yang membuat roster masuk kategori dokumen ketenagakerjaan, bukan sekadar alat bantu operasional.

Pendapat kami di Absenia, banyak UMKM sebenarnya sudah punya roster tanpa menyadarinya, cuma bentuknya masih berupa pesan di grup chat setiap Jumat malam. Masalahnya bukan pada ketiadaan jadwal, melainkan pada ketiadaan dokumen yang bisa dibuka ulang. Begitu jadwal itu dipindahkan ke satu berkas bertanggal dengan kolom yang tetap, sebagian besar perdebatan soal giliran libur dan giliran shift malam hilang dengan sendirinya. Kalau Anda ingin lebih dulu memahami sistem shift-nya sendiri, kami bahas terpisah di panduan shift kerja.

Komponen yang wajib ada di dalam roster

Roster yang berguna tidak perlu cantik, tetapi harus lengkap. Ada tujuh komponen yang menurut pengalaman kami selalu dicari saat roster dipakai untuk menyelesaikan masalah, dan hampir selalu hilang di roster buatan sendiri yang dibuat terburu-buru.

Periode berlaku. Tanggal mulai dan tanggal selesai ditulis eksplisit di kepala dokumen. Tanpa ini, dua salinan roster yang berbeda akan beredar dan tidak ada yang tahu mana yang berlaku.

Daftar nama dan posisi. Bukan hanya nama. Posisi penting karena satu shift bisa punya lima orang tetapi tidak ada satu pun yang bisa memegang kasir atau membuka toko.

Kode shift dengan jam eksplisit. Tulis P sebagai 07.00 sampai 15.00, bukan sekadar pagi. Kode tanpa jam adalah sumber sengketa paling sering, karena setiap orang punya tafsir sendiri tentang kapan sore dimulai.

Penanda hari libur mingguan. Libur harus muncul sebagai isian, bukan sebagai sel kosong. Sel kosong bisa berarti libur, bisa juga berarti lupa diisi, dan Anda tidak akan bisa membedakannya dua bulan kemudian.

Rekap jam per orang. Satu kolom di ujung kanan berisi total jam kerja terjadwal setiap orang untuk periode itu. Kolom inilah yang membuat pelanggaran batas jam kerja terlihat sebelum terjadi, bukan setelah tagihan lembur muncul.

Daftar pengganti. Minimal satu nama per shift yang siap dihubungi kalau ada yang berhalangan. Tanpa daftar ini, setiap izin mendadak berubah menjadi krisis kecil yang diselesaikan dengan menelepon siapa saja yang mengangkat.

Tanggal terbit dan nomor versi. Roster akan direvisi, itu wajar. Yang tidak wajar adalah revisi yang tidak bisa dibedakan dari versi sebelumnya. Cukup tulis versi 1, versi 2, dan tanggalnya.

Pendapat kami di Absenia, dua komponen terakhir yang paling sering diabaikan justru yang paling menentukan. Rekap jam per orang mencegah masalah biaya, dan nomor versi mencegah masalah kepercayaan. Keduanya gratis untuk ditambahkan dan mahal untuk diabaikan.

Pola roster yang umum dipakai

Pola roster adalah bentuk pengulangan hari kerja dan hari libur. Menyebutnya dengan angka membuat komunikasi jauh lebih cepat, karena semua orang langsung tahu berapa hari kerja beruntun dan berapa hari libur yang menyusul. Berikut pola yang paling sering dipakai usaha kecil di Indonesia beserta konsekuensinya.

Pola 5-2 dan 6-1 adalah dua yang paling relevan bagi UMKM karena keduanya menempel langsung pada dua bentuk waktu kerja normal yang diakui aturan. Pola 6-1 berpasangan dengan batas 7 jam sehari, dan pola 5-2 berpasangan dengan batas 8 jam sehari. Yang perlu digarisbawahi, dua batas itu berlaku bersamaan, bukan salah satu saja.

Enam hari dikali tujuh jam menghasilkan 42 jam, jadi pada pola 6-1 salah satu harinya harus lebih pendek supaya totalnya berhenti di 40 jam seminggu. Praktik yang lazim adalah lima hari penuh tujuh jam ditambah satu hari lima jam. Pada pola 5-2 hitungannya lebih lurus karena lima dikali delapan sudah pas 40 jam.

Kesalahan yang sering terjadi adalah memakai pola 6-1 tetapi menetapkan 8 jam per hari. Enam dikali delapan menghasilkan 48 jam, sehingga setiap orang otomatis mengumpulkan 8 jam lembur setiap minggu tanpa ada yang pernah memerintahkannya. Roster semacam ini terlihat normal di papan jadwal, tetapi menjadi masalah begitu ada yang menanyakan upah lemburnya.

Soal arah rotasi, kami menyarankan rotasi maju, yaitu perpindahan dari shift pagi ke shift sore, lalu ke shift malam, bukan sebaliknya. Alasannya praktis: perpindahan maju memberi jeda istirahat yang lebih panjang di titik pergantian, sedangkan rotasi mundur cenderung memaksa orang pulang malam lalu masuk pagi keesokan harinya. Kalaupun Anda tidak memakai istilah rotasi maju, prinsip yang perlu dijaga sederhana: jangan pernah menempelkan shift yang berakhir larut dengan shift yang dimulai pagi buta pada orang yang sama.

Pendapat kami di Absenia, memilih pola sebaiknya dimulai dari jumlah orang yang Anda punya, bukan dari pola yang terdengar modern. Pola 2-2-3 memang rapi di atas kertas, tetapi menuntut dua tim penuh. Tim delapan orang yang memaksakan pola ini akan berakhir dengan roster penuh tambalan, dan tambalan itulah yang nanti memunculkan lembur tidak terencana.

Cara menyusun roster kerja langkah demi langkah

Bagian ini adalah inti panduannya. Urutannya kami susun supaya setiap langkah menghasilkan angka yang dipakai langkah berikutnya, sehingga Anda tidak perlu menebak di tengah jalan. Contoh yang dipakai adalah sebuah kafe yang buka pukul 07.00 sampai 22.00, tujuh hari seminggu, dengan delapan karyawan tetap.

Langkah 1, petakan kebutuhan tenaga per blok jam. Jangan mulai dari nama orang. Mulai dari pertanyaan berapa orang yang harus ada di lantai pada setiap potongan jam. Ambil data kasir atau catatan transaksi tiga sampai empat minggu terakhir, lalu bagi hari operasional menjadi blok. Angka pada tabel berikut adalah ilustrasi dari satu kafe, jadi ganti dengan data Anda sendiri.

Langkah 2, terjemahkan blok jam menjadi shift. Dari tabel di atas terlihat dua kebutuhan besar: pagi sampai sore, dan sore sampai tutup. Maka dibuat dua shift, P dari 07.00 sampai 15.00 dan S dari 14.00 sampai 22.00, masing-masing 8 jam dengan satu jam tumpang tindih untuk serah terima. Karena 8 jam sehari, pola yang dipakai adalah 5-2, sehingga tiap orang bekerja 40 jam seminggu dan mendapat dua hari libur.

Langkah 3, hitung total kapasitas dan bandingkan dengan kebutuhan. Delapan orang dikali lima hari menghasilkan 40 giliran kerja per minggu. Kebutuhan tujuh hari kafe ini adalah 5 orang untuk Senin sampai Kamis, 6 orang untuk Jumat, dan 7 orang untuk Sabtu dan Minggu. Totalnya juga 40. Angka yang bertemu ini adalah tanda roster bisa disusun tanpa lembur. Kalau kebutuhan lebih besar dari kapasitas, Anda punya tiga pilihan jujur: tambah orang, kurangi jam buka, atau anggarkan lembur secara sadar.

Langkah 4, sebar hari libur lebih dulu, baru isi shift. Ini urutan yang sering dibalik dan menjadi sumber kekacauan. Tentukan dulu siapa libur kapan, pastikan setiap orang mendapat jatah liburnya, dan pastikan tidak ada hari dengan libur menumpuk. Baru setelah itu isi sel yang tersisa dengan kode shift.

Langkah 5, tetapkan tim dan arah rotasi. Bagi delapan orang menjadi tim pagi dan tim sore untuk periode berjalan, lalu tukar posisinya pada periode berikutnya. Rotasi ini yang mencegah munculnya keluhan klasik bahwa orang yang sama selalu kebagian shift tutup toko.

Langkah 6, siapkan pengganti. Tulis satu nama cadangan untuk setiap hari, diambil dari orang yang sedang libur pada hari itu, dengan catatan bahwa hari liburnya wajib digeser ke hari lain kalau ia benar-benar dipanggil. Mengganti libur, bukan menghapusnya.

Hasil akhirnya kira-kira seperti ini.

Keterangan: P berarti shift pagi 07.00 sampai 15.00, S berarti shift sore 14.00 sampai 22.00, dan L berarti libur. Setiap orang bekerja lima hari, delapan jam, total 40 jam seminggu, dengan dua hari libur. Perhatikan bahwa Kamis sore hanya diisi dua orang, dan itu memang disengaja karena blok jam Kamis malam adalah yang paling sepi. Roster yang baik memang tidak rata, ia mengikuti bentuk permintaan.

Aturan yang membatasi penyusunan roster

Roster tidak boleh disusun bebas sesuka kebutuhan operasional. Ada pagar hukum yang membatasi bentuknya, dan pagar ini yang membuat roster masuk kategori dokumen dengan konsekuensi. Bagian ini sengaja kami buat ringkas karena kami sudah membahas aturannya secara rinci di artikel aturan jam kerja karyawan. Yang perlu Anda tahu saat menyusun roster ada lima hal.

Batas jam kerja normal. Pasal 77 ayat (2) UU 13/2003 sebagaimana diubah Pasal 81 UU 6/2023 menetapkan dua bentuk: 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja. Ketentuan yang sama diulang di Pasal 21 ayat (2) PP 35/2021. Roster Anda harus jatuh di salah satu bentuk ini kecuali usaha Anda masuk sektor tertentu.

Istirahat di dalam jam kerja. Pasal 79 ayat (2) huruf a mewajibkan istirahat paling sedikit setengah jam setelah bekerja empat jam terus-menerus, dan waktu istirahat itu tidak termasuk jam kerja. Konsekuensinya penting untuk roster: shift delapan jam kerja efektif berarti karyawan berada di tempat kerja lebih dari delapan jam.

Libur mingguan. Pasal 79 ayat (2) huruf b versi yang berlaku sekarang menyebut istirahat mingguan satu hari untuk enam hari kerja dalam satu minggu. Perlu kami sampaikan apa adanya bahwa Pasal 22 PP 35/2021 mengaturnya lebih lengkap dengan dua pilihan: satu hari untuk enam hari kerja, atau dua hari untuk lima hari kerja. Jadi untuk pola 5-2, acuan yang paling jelas adalah PP 35/2021.

Batas lembur. Pasal 78 ayat (1) huruf b sebagaimana diubah UU 6/2023 dan Pasal 26 ayat (1) PP 35/2021 menetapkan lembur paling lama 4 jam dalam satu hari dan 18 jam dalam satu minggu. Angka ini naik dari batas lama yaitu 3 jam sehari dan 14 jam seminggu di naskah asli tahun 2003, jadi kalau Anda masih memegang catatan lama, perbarui. Pasal 26 ayat (2) menambahkan bahwa batas tersebut tidak termasuk lembur yang dilakukan pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi. Tanggal merah yang perlu Anda tandai di roster setiap tahun kami rangkum di daftar hari libur nasional.

Lembur butuh perintah dan persetujuan. Pasal 28 PP 35/2021 mewajibkan adanya perintah dari pengusaha dan persetujuan dari karyawan yang bersangkutan secara tertulis dan/atau melalui media digital, serta mewajibkan pengusaha membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama dan lamanya waktu kerja lembur. Pasal 29 menambahkan kewajiban memberi makanan dan minuman paling sedikit 1.400 kilo kalori bila lembur dilakukan empat jam atau lebih, dan itu tidak dapat digantikan dengan uang. Besaran upahnya diatur Pasal 31, yaitu 1,5 kali upah sejam untuk jam lembur pertama dan 2 kali upah sejam untuk jam berikutnya, yang kami uraikan di cara menghitung uang lembur.

Satu hal lagi yang jarang dikaitkan orang dengan roster. Pasal 77 ayat (4) UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023, dan Pasal 21 ayat (4) PP 35/2021, menyatakan pelaksanaan jam kerja bagi pekerja di perusahaan diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Artinya aturan main roster Anda seharusnya berpijak pada salah satu dokumen itu, dan bagi perusahaan yang punya serikat pekerja, isinya dirundingkan lewat perjanjian kerja bersama. Untuk usaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang, Pasal 108 ayat (1) UU 13/2003 mewajibkan adanya peraturan perusahaan, dan pasal ini tidak diubah UU 6/2023. Pembahasan lengkapnya ada di panduan peraturan perusahaan.

Menangani tukar shift dan izin mendadak

Roster yang paling rapi pun akan diuji pada hari kelima. Ada yang anaknya sakit, ada yang motornya mogok, ada yang minta tukar karena ada acara keluarga. Menolak semua permintaan membuat roster terasa kejam, meluluskan semua permintaan membuat roster kehilangan makna. Jalan tengahnya adalah menuliskan aturannya lebih dulu, sebelum kasusnya datang.

Untuk tukar shift, kami menyarankan empat syarat sederhana. Pertama, tukar harus antar orang yang posisinya setara, supaya tidak ada shift yang kehilangan kemampuan membuka toko atau memegang kasir. Kedua, permintaan diajukan minimal dua hari sebelumnya kecuali keadaan darurat. Ketiga, kedua pihak menyatakan setuju secara tertulis, bukan lewat kabar dari mulut ke mulut. Keempat, tukar tidak boleh membuat salah satu pihak melewati batas jam kerja normal atau kehilangan libur mingguannya. Syarat keempat inilah yang paling sering dilanggar tanpa disadari.

Untuk izin mendadak, siapkan tiga lapis. Lapis pertama, daftar pengganti yang sudah tertulis di roster. Lapis kedua, aturan penggantian libur, yaitu orang yang libur lalu dipanggil masuk berhak mendapat libur pengganti di hari lain dalam periode yang sama, bukan sekadar ucapan terima kasih. Lapis ketiga, batas berapa kali seseorang boleh dipanggil dalam satu periode, supaya beban tidak menumpuk pada orang yang paling sulit menolak. Supaya izinnya sendiri tercatat rapi, pakai format yang kami contohkan di surat izin tidak masuk kerja.

Yang wajib dilakukan setelah setiap perubahan adalah memperbarui dokumen rosternya, bukan hanya mengumumkan di grup chat. Naikkan nomor versi, tulis tanggal revisi, dan simpan versi lamanya. Kalau perubahan hanya hidup di percakapan, dua bulan kemudian Anda akan berdebat dengan versi ingatan masing-masing orang, dan biasanya yang paling percaya diri yang menang, bukan yang paling benar.

Pendapat kami di Absenia, aturan tukar shift sebaiknya ditulis dalam satu halaman dan ditempel di ruang karyawan. Bukan karena dokumen panjang itu buruk, tetapi karena aturan yang tidak bisa dibaca dalam satu menit tidak akan pernah dipakai saat sedang panik. Kalau Anda ingin memindahkan alur pengajuan dan persetujuannya ke sistem, kami bahas pilihannya di aplikasi shift kerja.

Kesalahan umum dan cara memeriksa roster

Sebelum masuk cara memeriksa, ada baiknya mengenali dulu bentuk kesalahan yang paling sering kami temui pada roster buatan usaha kecil. Semuanya kelihatan sepele di awal periode dan mahal di akhir periode.

• Kode shift tanpa jam, sehingga pagi dan sore ditafsirkan berbeda oleh setiap orang.
• Pola 6-1 dipasangkan dengan 8 jam sehari, yang diam-diam menciptakan 8 jam lembur setiap minggu.
• Shift tutup toko langsung disambung shift buka toko keesokan paginya pada orang yang sama.
• Hari libur ditulis sebagai sel kosong, sehingga tidak bisa dibedakan dari sel yang lupa diisi.
• Tidak ada nama pengganti, sehingga setiap izin mendadak diselesaikan dengan improvisasi.
• Roster tidak pernah dicocokkan dengan kehadiran, sehingga selisihnya baru ketahuan saat menghitung upah.
• Orang yang paling penurut selalu jadi cadangan, sampai ia berhenti tanpa banyak bicara.

Kesalahan terakhir pada daftar itu yang paling merugikan dan paling sulit terdeteksi, karena tidak muncul sebagai angka. Cara paling mudah mendeteksinya adalah menghitung berapa kali setiap nama muncul di kolom pengganti selama tiga periode. Kalau satu nama muncul jauh lebih sering daripada yang lain, roster Anda sedang membebani satu orang secara sistematis.

Sekarang cara memeriksanya terhadap realisasi. Prinsipnya sederhana: roster adalah rencana, kehadiran adalah kenyataan, dan selisih keduanya adalah pekerjaan Anda. Ambil roster periode berjalan, ambil rekap absensi untuk periode yang sama, lalu sandingkan per orang per hari. Ada empat jenis selisih yang perlu dicari.

Dijadwalkan tetapi tidak hadir. Cek apakah sudah ada izin atau cuti yang tercatat. Kalau tidak ada, ini yang perlu ditindaklanjuti lebih dulu.

Hadir padahal dijadwalkan libur. Ini biasanya penggantian mendadak yang tidak pernah dicatat. Pastikan libur penggantinya sudah diberikan, karena kalau tidak, orang itu kehilangan hak istirahat mingguannya.

Jam yang meleset dari kode shift. Meleset lima menit wajar. Meleset satu jam setiap hari berarti kode shift Anda tidak cocok dengan kebutuhan nyata, dan rosternya yang perlu diperbaiki, bukan orangnya.

Total jam melewati batas tanpa catatan lembur. Ini yang paling berisiko karena menyentuh kewajiban membayar dan ancaman sanksi. Selisih semacam ini harus tuntas sebelum periode ditutup.

Pendapat kami di Absenia, pencocokan ini sebaiknya dilakukan setiap akhir periode roster, bukan setiap akhir bulan. Alasannya bukan soal kerapian, tetapi soal jendela waktu. Selisih yang ditemukan di akhir periode dua mingguan masih bisa dikoreksi dengan menggeser libur atau menyesuaikan jadwal berikutnya. Selisih yang ditemukan di tanggal 28 hanya bisa diselesaikan dengan uang.

Di Absenia, yang sudah berjalan hari ini adalah fondasi HRIS: absensi selfie dengan verifikasi GPS, cuti dan izin beserta approval, atur shift, data karyawan, rekap kehadiran, dan laporan yang bisa diekspor. Modul payroll dan slip gaji masih dalam pengembangan, jadi untuk sekarang keluaran yang Anda pakai adalah rekap dan ekspornya, lalu perhitungan upahnya dikerjakan terpisah.

Daftar kemampuan yang aktif bisa Anda telusuri di halaman fitur, dan perbandingan paketnya terbuka di halaman harga, termasuk paket gratis Rp 0 selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang segera hadir. Tanpa biaya implementasi dan tanpa kartu kredit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan