Perjanjian Kerja Bersama: Syarat, Tata Cara Perundingan, Isi, dan Pendaftarannya

Perjanjian kerja bersama adalah perjanjian yang lahir dari perundingan antara serikat pekerja yang sudah tercatat di instansi ketenagakerjaan dengan pengusaha, berisi syarat kerja serta hak dan kewajiban kedua belah pihak. Singkatannya PKB. Dasarnya Pasal 116 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Yang membuat banyak pemilik usaha bingung, PKB sering disamakan dengan peraturan perusahaan dan dengan kontrak kerja perorangan, padahal ketiganya adalah instrumen yang berbeda, dibuat lewat proses yang berbeda, dan mengikat dengan cara yang berbeda pula. Artikel ini menjelaskan bedanya sampai tuntas, lalu masuk ke hal yang benar-benar perlu Anda ketahui sebagai pemilik usaha: kapan PKB wajib, siapa yang berhak berunding, bagaimana tata caranya, apa isi minimalnya, berapa lama berlakunya, ke mana mendaftarkannya, dan apa yang terjadi kalau perusahaan Anda sudah punya peraturan perusahaan lalu tiba-tiba terbentuk serikat pekerja.

Apa itu perjanjian kerja bersama

Pasal 116 ayat (1) UU 13/2003 menyebut PKB dibuat oleh serikat pekerja atau beberapa serikat pekerja yang telah tercatat pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan dengan pengusaha atau beberapa pengusaha. Ada dua kata kunci di kalimat itu. Pertama, pembuatnya bukan pengusaha sendirian, melainkan dua pihak. Kedua, serikat pekerjanya harus sudah tercatat, bukan sekadar berdiri.

Ayat berikutnya menegaskan penyusunan PKB dilaksanakan secara musyawarah, dan naskahnya harus dibuat tertulis dengan huruf latin serta menggunakan bahasa Indonesia. Kalau naskahnya dibuat dalam bahasa lain, ia harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah. Detail kecil ini sering diabaikan perusahaan yang induknya asing, lalu jadi masalah saat pendaftaran.

Pasal 118 menambahkan satu batas yang penting: dalam satu perusahaan hanya dapat dibuat satu PKB yang berlaku bagi seluruh pekerja. Permenaker Nomor 28 Tahun 2014 Pasal 15 ayat (1) mempertegas bahwa satu PKB itu berlaku bagi seluruh pekerja, baik yang berstatus PKWT maupun PKWTT. Jadi tidak ada skema PKB terpisah untuk karyawan tetap dan karyawan kontrak. Kalau Anda belum yakin soal beda dua status itu, kami bahas terpisah di perbedaan PKWT dan PKWTT.

Pendapat kami di Absenia, cara paling jujur memahami PKB adalah melihatnya sebagai kontrak kolektif, bukan sebagai dokumen kepatuhan. Perusahaan yang memperlakukan PKB sebagai formalitas biasanya menyalin naskah dari perusahaan lain, menandatanganinya, lalu melupakannya. Setahun kemudian ada perselisihan, naskah itu dibuka kembali, dan barulah ketahuan ada pasal yang tidak pernah dijalankan siapa pun. PKB yang tidak dijalankan lebih berbahaya daripada tidak punya PKB, sebab ia menjadi bukti tertulis bahwa perusahaan melanggar janjinya sendiri.

Tiga lapis aturan kerja yang sering tertukar

Inilah bagian yang paling sering keliru dipahami. Di perusahaan Indonesia ada tiga instrumen yang mengatur hubungan kerja, dan ketiganya bisa hidup berdampingan. Perjanjian kerja mengikat perusahaan dengan satu orang. Peraturan perusahaan disusun sepihak oleh pengusaha lalu disahkan pejabat. PKB dirundingkan bersama serikat pekerja lalu didaftarkan. Proses pembuatannya berbeda, dan justru proses itulah yang membedakannya, bukan isinya.

Urutan kekuatannya juga diatur tegas. Pasal 127 UU 13/2003 menyatakan perjanjian kerja yang dibuat pengusaha dan pekerja tidak boleh bertentangan dengan PKB, dan kalau bertentangan maka ketentuan di perjanjian kerja itu batal demi hukum. Pasal 128 melengkapi: kalau perjanjian kerja tidak memuat aturan yang sudah diatur di PKB, yang berlaku adalah aturan di PKB. Artinya Anda tidak bisa menurunkan hak seseorang lewat kontrak perorangan setelah PKB ditandatangani.

Untuk pembahasan mendalam tiap instrumen, kami sudah menulisnya terpisah di kontrak kerja dan peraturan perusahaan. Artikel ini sengaja fokus pada lapisan ketiga, yaitu yang lahir dari meja perundingan.

Kapan perusahaan wajib dan boleh punya PKB

Jawaban singkatnya, undang-undang tidak pernah mewajibkan perusahaan membuat PKB. Yang diwajibkan adalah peraturan perusahaan. Pasal 108 ayat (1) UU 13/2003 menyebut pengusaha yang mempekerjakan pekerja sekurang-kurangnya 10 orang wajib membuat peraturan perusahaan yang mulai berlaku setelah disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Batas 10 orang ini diulang persis di Pasal 2 ayat (1) Permenaker Nomor 28 Tahun 2014.

Kewajiban itu punya satu pengecualian yang sangat relevan. Pasal 108 ayat (2) menyatakan kewajiban membuat peraturan perusahaan tidak berlaku bagi perusahaan yang telah memiliki PKB. Jadi PKB menggantikan posisi peraturan perusahaan, bukan menumpuk di atasnya. Perusahaan yang sudah punya PKB tidak perlu lagi mengurus pengesahan peraturan perusahaan.

Lalu kapan PKB muncul. Pemicunya bukan jumlah karyawan, melainkan keberadaan serikat pekerja yang meminta berunding. Pasal 111 ayat (4) menegaskan, selama masa berlakunya peraturan perusahaan, apabila serikat pekerja di perusahaan menghendaki perundingan pembuatan PKB, maka pengusaha wajib melayani. Permenaker 28/2014 Pasal 17 menambahkan syaratnya: pengusaha harus melayani serikat pekerja yang mengajukan permintaan tertulis, sepanjang serikat itu sudah tercatat berdasarkan UU Nomor 21 Tahun 2000 dan memenuhi persyaratan pembuatan PKB di UU 13/2003.

Perhatikan kata wajib melayani. Yang wajib adalah melayani perundingan, bukan menyetujui tuntutan. Ini pembedaan yang sering hilang dalam kepanikan. Pasal 111 ayat (5) bahkan mengantisipasi kegagalan: kalau perundingan pembuatan PKB tidak mencapai kesepakatan, maka peraturan perusahaan tetap berlaku sampai habis jangka waktu berlakunya. Perusahaan tidak kehilangan pijakan hukum hanya karena perundingan buntu.

Pendapat kami di Absenia, menolak permintaan berunding adalah kesalahan strategi, bukan cuma kesalahan hukum. Penolakan mengubah persoalan syarat kerja menjadi persoalan pengakuan, dan persoalan pengakuan jauh lebih sulit diselesaikan. Melayani perundingan dengan data yang rapi biasanya menutup lebih banyak tuntutan daripada menolak bertemu.

Syarat serikat pekerja yang berhak berunding

Tidak semua kumpulan karyawan berhak duduk di meja perundingan. Ada dua saringan. Saringan pertama soal keabsahan serikat. UU Nomor 21 Tahun 2000 Pasal 5 ayat (2) menyatakan serikat pekerja dibentuk oleh sekurang-kurangnya 10 orang pekerja. Pasal 18 mewajibkan serikat yang sudah terbentuk memberitahukan secara tertulis kepada instansi ketenagakerjaan setempat untuk dicatat, dengan lampiran daftar nama anggota pembentuk, anggaran dasar dan anggaran rumah tangga, serta susunan dan nama pengurus. Pasal 25 ayat (1) huruf a menegaskan serikat yang telah punya nomor bukti pencatatan berhak membuat PKB dengan pengusaha.

Saringan kedua soal keterwakilan. Di sinilah angka 50 persen berperan, dan aturannya berbeda tergantung ada berapa serikat di perusahaan Anda.

Bagaimana keanggotaan dibuktikan. Pasal 121 UU 13/2003 menjawab singkat: dengan kartu tanda anggota. Permenaker 28/2014 Pasal 20 ayat (3) menambahkan, kalau seseorang ternyata memegang lebih dari satu kartu, yang sah adalah kartu yang terakhir. Verifikasi keanggotaan bisa diminta pengusaha, dan menurut Pasal 20 ayat (7) jangka waktunya paling lama 30 hari kerja sejak permintaan verifikasi diajukan.

Kalau harus lewat pemungutan suara, Pasal 122 UU 13/2003 mengatur panitianya terdiri dari wakil pekerja dan pengurus serikat, disaksikan pejabat ketenagakerjaan dan pengusaha. Permenaker 28/2014 Pasal 18 memberi rambu waktunya: panitia sudah mengumumkan hasil dalam 30 hari setelah pembentukannya, dan pemungutan suara paling cepat dilakukan 7 hari setelah pemberitahuan. Penjelasan lebih lengkap tentang organisasinya kami tulis di serikat pekerja.

Tata cara perundingan sampai penandatanganan

Perundingan PKB bukan rapat bebas. Permenaker 28/2014 Pasal 14 ayat (2) menyatakan perundingan harus didasari itikad baik dan kemauan bebas kedua belah pihak, lalu dilakukan secara musyawarah untuk mufakat. Lamanya perundingan tidak ditentukan undang-undang, tetapi ditetapkan berdasarkan kesepakatan para pihak dan dituangkan dalam tata tertib perundingan.

Tata tertib inilah yang sering dilewati, padahal ia menyelamatkan banyak waktu. Pasal 21 Permenaker 28/2014 menyebut tata tertib perundingan sekurang-kurangnya memuat sembilan hal: tujuan pembuatan tata tertib, susunan tim perunding, lamanya masa perundingan, materi perundingan, tempat perundingan, tata cara perundingan, cara penyelesaian apabila terjadi kebuntuan, sahnya perundingan, dan biaya perundingan. Kalau sembilan hal itu disepakati di pertemuan pertama, sisa prosesnya jauh lebih tertib.

Soal tim perunding, Pasal 22 ayat (1) membatasi masing-masing pihak paling banyak 9 orang dengan kuasa penuh. Frasa kuasa penuh itu penting. Mengirim orang yang harus izin dulu ke pemilik setiap kali ada usulan adalah cara paling cepat membuat perundingan berlarut. Ayat (2) menambahkan anggota tim yang mewakili serikat harus pekerja yang masih terikat hubungan kerja di perusahaan tersebut. Adapun biaya perundingan, menurut Pasal 23 ayat (2), menjadi beban pengusaha kecuali disepakati lain.

Kalau buntu, jalurnya sudah dipetakan. Pasal 25 Permenaker 28/2014 memberi kesempatan menjadwal ulang perundingan paling lama 30 hari setelah perundingan gagal. Kalau masih belum selesai, para pihak membuat pernyataan tertulis yang memuat materi yang belum disepakati, pendirian masing-masing pihak, risalah perundingan, serta tempat, tanggal, dan tanda tangan. Pernyataan itu dicatatkan ke instansi ketenagakerjaan untuk diselesaikan sesuai mekanisme di UU Nomor 2 Tahun 2004. Pasal 26 menutup jalurnya: kalau lewat mediasi dan salah satu pihak menolak anjuran mediator, perkaranya bisa dibawa ke Pengadilan Hubungan Industrial. Peta lengkap jalur ini kami uraikan di hubungan industrial.

Isi minimal, masa berlaku, dan perpanjangan

Undang-undang dan peraturan menterinya menyebut isi minimal PKB dengan tingkat rincian yang berbeda. Pasal 124 ayat (1) UU 13/2003 menyebut empat hal. Pasal 24 Permenaker 28/2014 memperinci menjadi tujuh hal, karena menambahkan identitas para pihak dan nomor pencatatan serikat. Karena naskah PKB akan didaftarkan, ikuti versi Permenaker yang lebih rinci.

Di luar tujuh butir itu, isi PKB bebas dirundingkan sepanjang tidak menurunkan standar undang-undang. Yang lazim masuk adalah jam kerja dan pengaturan shift, mekanisme lembur, struktur upah dan kenaikannya, jenis cuti dan tata cara pengajuannya, tunjangan, jaminan sosial, sampai tata tertib dan mekanisme peringatan. Kalau Anda perlu menyusun materinya, tiga panduan ini paling sering dipakai sebagai bahan: aturan jam kerja karyawan, struktur dan skala upah, dan cuti tahunan.

Soal umur dokumennya, Pasal 123 UU 13/2003 mengatur empat hal berurutan. Masa berlaku PKB paling lama 2 tahun. Masa itu dapat diperpanjang paling lama 1 tahun berdasarkan kesepakatan tertulis antara pengusaha dengan serikat pekerja. Perundingan pembuatan PKB berikutnya dapat dimulai paling cepat 3 bulan sebelum PKB yang sedang berlaku berakhir. Dan kalau perundingan itu tidak mencapai kesepakatan, PKB yang sedang berlaku tetap berlaku untuk paling lama 1 tahun. Perubahan di tengah jalan tetap mungkin, dan menurut Pasal 125 perubahan itu menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari PKB yang sedang berlaku.

Satu catatan praktis dari Pasal 132 ayat (1): PKB mulai berlaku pada hari penandatanganan, kecuali ditentukan lain di dalam naskahnya. Jadi tanggal tanda tangan bukan sekadar formalitas administrasi.

Pendaftaran PKB dan batas isinya

Setelah ditandatangani, PKB tidak berhenti di laci. Pasal 132 ayat (2) UU 13/2003 mewajibkan PKB didaftarkan oleh pengusaha pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan. Perhatikan subjeknya: yang mendaftarkan adalah pengusaha, bukan serikat pekerja. Permenaker 28/2014 Pasal 30 ayat (3) menambahkan syarat lampirannya, yaitu naskah PKB yang telah ditandatangani pengusaha dan serikat pekerja di atas meterai cukup.

Ke mana mendaftarkannya bergantung pada sebaran lokasi perusahaan. Pasal 31 ayat (1) Permenaker 28/2014 membaginya menjadi tiga: kepala dinas ketenagakerjaan kabupaten atau kota untuk perusahaan yang hanya ada di satu wilayah kabupaten atau kota, kepala dinas provinsi untuk perusahaan yang tersebar di lebih dari satu kabupaten atau kota dalam satu provinsi, dan Direktur Jenderal untuk perusahaan yang tersebar di lebih dari satu provinsi. Pejabat yang bersangkutan wajib menerbitkan surat keputusan pendaftaran PKB paling lama 4 hari kerja sejak permohonan diterima, sesuai Pasal 31 ayat (4).

Untuk apa pendaftaran itu. Pasal 30 ayat (2) menyebut dua tujuan: sebagai alat monitoring dan evaluasi pengaturan syarat kerja di perusahaan, dan sebagai rujukan utama kalau terjadi perselisihan pelaksanaan PKB. Fungsi kedua itulah yang paling terasa di lapangan. Naskah terdaftar adalah versi yang dipegang saat dua pihak berbeda pendapat soal isi.

Sekarang bagian yang paling sering ditanyakan: bagaimana kalau isinya lebih rendah dari undang-undang. Pasal 124 ayat (2) menyatakan ketentuan dalam PKB tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Ayat (3) menyebut akibatnya, ketentuan yang bertentangan itu batal demi hukum, dan yang berlaku adalah ketentuan dalam peraturan perundang-undangan. Jadi kesepakatan bersama tidak bisa dipakai untuk menurunkan hak di bawah standar minimum. Pasal 31 ayat (5) dan ayat (6) Permenaker 28/2014 mengatur konsekuensi administratifnya: pejabat akan meminta para pihak memperbaiki materi yang bertentangan, dan kalau para pihak tetap bersepakat, pejabat memberi catatan pada surat keputusan pendaftaran yang memuat pasal-pasal yang bertentangan itu.

Setelah terdaftar, kewajibannya belum selesai. Pasal 126 ayat (1) mewajibkan pengusaha, serikat pekerja, dan pekerja melaksanakan ketentuan yang ada dalam PKB. Ayat (2) mewajibkan pengusaha dan serikat memberitahukan isi PKB atau perubahannya kepada seluruh pekerja. Ayat (3) lebih konkret lagi: pengusaha harus mencetak dan membagikan naskah PKB kepada setiap pekerja atas biaya perusahaan. Pelanggaran Pasal 126 ayat (3) termasuk yang dapat dikenai sanksi administratif menurut Pasal 190 UU 13/2003 sebagaimana diubah UU Nomor 6 Tahun 2023.

Yang realistis dilakukan usaha 10 sampai 100 karyawan

Mari jujur soal skala. Sebagian besar usaha dengan 10 sampai 100 karyawan di Indonesia belum punya serikat pekerja, dan karena itu belum akan berurusan dengan PKB dalam waktu dekat. Yang wajib bagi Anda hari ini adalah peraturan perusahaan, bukan PKB. Kalau Anda mempekerjakan 10 orang atau lebih dan belum punya peraturan perusahaan yang disahkan, itu utang kepatuhan yang jauh lebih mendesak.

Meski begitu, ada tiga hal yang layak Anda siapkan sekarang, bukan karena takut serikat pekerja terbentuk, melainkan karena tiga hal ini bermanfaat dalam kondisi apa pun.

• Tuliskan kebijakan yang selama ini hanya diucapkan. Jam kerja, toleransi keterlambatan, cara mengajukan cuti, cara menghitung lembur, dan siapa yang berwenang menyetujui.
• Rapikan catatannya. Kehadiran, cuti, dan lembur yang terekam otomatis membuat pembicaraan apa pun tentang hak berhenti menjadi adu ingatan.
• Kenali jalur formalnya. Kalau suatu saat ada permintaan berunding, Anda tahu bahwa yang wajib adalah melayani, dan bahwa peraturan perusahaan tetap berlaku sampai masa berlakunya habis kalau perundingan tidak mencapai kesepakatan.

Kalau perusahaan Anda sudah punya peraturan perusahaan lalu serikat pekerja terbentuk dan meminta berunding, urutannya begini. Peraturan perusahaan tetap berlaku sampai masa berlakunya habis. Anda wajib melayani perundingan sesuai Pasal 111 ayat (4). Kalau perundingan masih berjalan sementara masa berlaku peraturan perusahaan habis, Permenaker 28/2014 Pasal 11 memberi jalan keluar: pengusaha dapat mengajukan perpanjangan masa berlaku peraturan perusahaan paling lama 1 tahun. Begitu PKB ditandatangani, kewajiban membuat peraturan perusahaan gugur sesuai Pasal 108 ayat (2). Sebaliknya, Pasal 129 ayat (1) melarang pengusaha mengganti PKB dengan peraturan perusahaan selama di perusahaan itu masih ada serikat pekerja, dan ayat (2) menegaskan kalau serikatnya sudah tidak ada dan PKB diganti peraturan perusahaan, isi peraturan perusahaan itu tidak boleh lebih rendah dari PKB sebelumnya.

Pendapat kami di Absenia, poin nomor dua di daftar tadi yang paling sering diremehkan. Perundingan yang berat biasanya bukan karena tuntutannya besar, melainkan karena tidak ada data yang dipercaya dua pihak. Absenia hari ini adalah fondasi HRIS: absensi selfie dengan verifikasi GPS, cuti dan izin beserta persetujuannya, pengaturan shift, data karyawan, rekap kehadiran, dan laporan yang bisa diekspor. Modul payroll dan slip gaji masih dalam pengembangan, jadi kami tidak akan mengklaim perhitungan gaji sudah berjalan. Yang bisa kami janjikan hari ini adalah catatan kehadiran, lembur, dan cuti yang bisa ditunjukkan apa adanya saat dibutuhkan. Rinciannya bisa Anda lihat di halaman fitur, dan biayanya terbuka di halaman harga: gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang masih dikembangkan. Tanpa biaya implementasi dan tanpa kartu kredit. Kalau ingin langsung mencoba, silakan daftar.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu perjanjian kerja bersama?

Perjanjian kerja bersama atau PKB adalah perjanjian hasil perundingan antara serikat pekerja yang sudah tercatat di instansi ketenagakerjaan dengan pengusaha, yang memuat syarat kerja serta hak dan kewajiban kedua belah pihak. Dasarnya Pasal 116 UU Nomor 13 Tahun 2003. Bedanya dengan peraturan perusahaan, PKB lahir dari perundingan dua pihak, sedangkan peraturan perusahaan disusun sepihak oleh pengusaha lalu disahkan pejabat ketenagakerjaan.

Apa beda PKB, peraturan perusahaan, dan perjanjian kerja?

Perjanjian kerja mengikat perusahaan dengan satu orang pekerja dan isinya bersifat perorangan. Peraturan perusahaan disusun sendiri oleh pengusaha dengan meminta saran wakil pekerja, lalu disahkan pejabat ketenagakerjaan, dan berlaku untuk semua karyawan. PKB dirundingkan bersama serikat pekerja, ditandatangani kedua pihak, lalu didaftarkan. Ketiganya bertingkat: perjanjian kerja tidak boleh bertentangan dengan PKB sesuai Pasal 127 UU 13/2003.

Apakah setiap perusahaan wajib membuat PKB?

Tidak. Yang diwajibkan undang-undang adalah peraturan perusahaan bagi pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang, sesuai Pasal 108 ayat (1) UU 13/2003. PKB baru muncul kalau di perusahaan sudah ada serikat pekerja yang tercatat dan serikat itu meminta berunding. Kalau perusahaan sudah punya PKB, kewajiban membuat peraturan perusahaan gugur sesuai Pasal 108 ayat (2).

Serikat pekerja seperti apa yang berhak merundingkan PKB?

Serikat pekerja harus sudah tercatat di instansi ketenagakerjaan berdasarkan UU Nomor 21 Tahun 2000. Kalau di perusahaan hanya ada satu serikat, ia berhak mewakili bila anggotanya lebih dari 50 persen dari seluruh pekerja. Kalau kurang dari itu, ia tetap bisa mewakili setelah memperoleh dukungan lebih dari 50 persen lewat pemungutan suara. Kalau serikatnya lebih dari satu, Permenaker Nomor 28 Tahun 2014 membatasi tim perunding pada maksimal 3 serikat yang masing-masing beranggota minimal 10 persen dari seluruh pekerja.

Berapa lama masa berlaku PKB dan bagaimana memperpanjangnya?

Pasal 123 UU 13/2003 menetapkan masa berlaku PKB paling lama 2 tahun. Masa itu dapat diperpanjang paling lama 1 tahun berdasarkan kesepakatan tertulis antara pengusaha dengan serikat pekerja. Perundingan untuk PKB berikutnya dapat dimulai paling cepat 3 bulan sebelum PKB yang sedang berlaku berakhir. Kalau perundingan itu buntu, PKB yang sedang berlaku tetap berlaku paling lama 1 tahun.

Apa akibatnya kalau isi PKB lebih rendah dari undang-undang?

Pasal 124 ayat (2) dan ayat (3) UU 13/2003 menyatakan isi PKB tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, dan ketentuan yang bertentangan itu batal demi hukum. Yang berlaku adalah ketentuan undang-undang. Jadi kesepakatan yang menurunkan hak di bawah standar minimum tidak menyelamatkan perusahaan, sebab pasal tersebut gugur sendiri sementara pasal lain di PKB tetap mengikat.