Exit Interview: Panduan, Daftar Pertanyaan, dan Cara Membaca Polanya

Exit interview adalah wawancara terakhir antara perusahaan dan karyawan yang akan berhenti bekerja, dilakukan untuk mengetahui alasan sebenarnya di balik keputusan itu. Bedanya dengan obrolan perpisahan biasa ada pada tujuannya: exit interview dirancang untuk menghasilkan catatan yang bisa dibandingkan dengan catatan karyawan lain, bukan sekadar salam-salaman sebelum orang pergi. Buat pemilik UMKM, ini satu-satunya momen ketika seorang karyawan tidak lagi punya alasan untuk menyenangkan Anda. Panduan ini membahas letak exit interview dalam alur keluar karyawan, kenapa alasan yang tertulis di surat pengunduran diri hampir selalu bukan alasan sebenarnya, kapan waktu terbaik melakukannya, siapa yang sebaiknya mewawancarai, daftar pertanyaan lengkap dengan tujuannya, cara membaca polanya lintas karyawan, sampai hal-hal yang justru merusak kalau Anda lakukan.

Apa itu exit interview dan letaknya dalam alur keluar karyawan

Exit interview bukan proses yang berdiri sendiri. Ia satu langkah kecil di dalam rangkaian yang lebih panjang, dan hasilnya akan buruk kalau langkah sebelum dan sesudahnya berantakan. Urutan yang biasa terjadi di UMKM begini: karyawan menyerahkan surat pengunduran diri, masa pemberitahuan mulai berjalan, pekerjaan dialihkan lewat serah terima jabatan, hak terakhir dihitung, dokumen seperti paklaring disiapkan, lalu orang itu pergi. Exit interview duduk di antara serah terima dan hari terakhir.

Menempatkannya di posisi itu penting karena dua alasan. Pertama, kalau wawancara dilakukan sebelum urusan administratif jelas, karyawan akan menjawab sambil memikirkan hal lain: apakah gaji terakhirnya aman, apakah paklaringnya keluar, apakah sisa cutinya dihitung. Kedua, kalau dilakukan setelah semua selesai dan orangnya sudah pergi tanpa perencanaan, biasanya wawancaranya tidak pernah terjadi sama sekali. Niat baik kalah oleh kesibukan.

Perlu jelas juga soal apa yang bukan menjadi tugas exit interview. Ini bukan sesi negosiasi untuk menahan orang agar tetap tinggal. Kalau Anda memang ingin menahan seseorang, lakukan percakapan itu terpisah, sebelum surat pengunduran dirinya masuk, dan jangan dicampur dengan wawancara keluar. Mencampurnya membuat karyawan menahan jawaban jujur karena curiga sedang ditawar. Ini juga bukan sesi evaluasi kinerja. Penilaian sudah selesai, dan mengulangnya di sini hanya membuat orang bertahan.

Pendapat kami di Absenia, exit interview paling tepat dilihat sebagai riset kecil yang dilakukan berulang, bukan sebagai acara perpisahan. Satu wawancara nyaris tidak berguna. Yang berguna adalah dua belas wawancara dalam setahun yang dicatat dengan format sama, lalu dibaca bersamaan. Perusahaan yang memperlakukan exit interview sebagai formalitas terakhir biasanya mengumpulkan arsip yang tidak pernah dibuka lagi.

Kenapa alasan di surat pengunduran diri jarang alasan sebenarnya

Buka kembali surat pengunduran diri yang pernah masuk ke meja Anda. Kemungkinan besar alasannya berkisar di lima kalimat yang itu-itu saja: ingin fokus pada keluarga, melanjutkan pendidikan, mengurus usaha sendiri, alasan kesehatan, atau yang paling umum, alasan pribadi yang tidak dirinci. Kalimat-kalimat itu jarang bohong, tetapi hampir selalu tidak lengkap.

Ada tiga sebab yang membuat orang menahan alasan sebenarnya di atas kertas. Sebab pertama, surat pengunduran diri adalah dokumen yang akan disimpan perusahaan dan bisa dibaca siapa saja di kemudian hari. Menulis bahwa Anda keluar karena atasan sering merendahkan di depan tim adalah risiko yang tidak sebanding dengan manfaatnya. Sebab kedua, orang itu masih membutuhkan sesuatu dari Anda: paklaring, referensi lisan saat perusahaan baru menelepon, dan gaji terakhir yang belum cair. Sebab ketiga, ada norma sosial yang kuat di banyak tempat kerja Indonesia bahwa berpisah baik-baik berarti tidak menyebut yang pahit.

Alasan yang paling sering tertinggal di luar surat biasanya menyangkut orang, bukan angka. Hubungan dengan atasan langsung, rasa tidak dihargai setelah lembur berbulan-bulan, jadwal shift yang diubah mendadak, janji kenaikan yang tidak pernah datang, atau kolega yang perilakunya dibiarkan. Gaji memang sering disebut, tetapi menurut pengamatan kami gaji lebih sering menjadi pemicu terakhir daripada penyebab utama. Orang yang merasa dihargai jarang pindah demi selisih Rp 300.000, sedangkan orang yang sudah lelah akan menyebut selisih itu sebagai alasan karena paling mudah dijelaskan.

Di sinilah exit interview punya peran yang tidak bisa digantikan dokumen. Percakapan lisan memungkinkan Anda bertanya lanjutan, dan pertanyaan lanjutan itulah yang membongkar lapisan di bawah kalimat resmi. Tetapi ini hanya berlaku kalau tiga sebab di atas ditangani lebih dulu: jelaskan bahwa catatannya tidak masuk berkas pribadi, pastikan hak dan paklaringnya sudah beres sebelum wawancara, dan jangan minta orang menyebut nama kalau ia tidak mau.

Kapan waktu terbaik melakukan exit interview

Waktu menentukan kualitas jawaban jauh lebih besar daripada daftar pertanyaan yang Anda siapkan. Tiga momen yang paling sering dipakai punya hasil yang sangat berbeda, dan menurut kami hanya satu di antaranya benar-benar layak dijadikan default.

Segera setelah surat masuk. Terlalu cepat. Pada titik ini karyawan masih dalam mode bertahan. Ia baru saja menyampaikan kabar yang tidak enak dan belum tahu reaksinya akan seperti apa. Jawaban yang keluar biasanya versi paling aman, dan sering kali persis mengulang isi suratnya. Ada juga risiko sesi ini berubah menjadi tawar-menawar tanpa disengaja.

Hari terakhir kerja. Paling sering dipakai dan paling sering gagal. Hari terakhir dipenuhi pengembalian aset, pamit ke banyak orang, dan pekerjaan yang belum tuntas. Perhatian orang terpecah, dan yang keluar adalah jawaban pendek yang sopan. Kalaupun ada keluhan serius, Anda tidak punya waktu menggalinya karena orang itu sudah harus pergi jam empat sore.

Pertengahan masa pemberitahuan. Ini yang kami sarankan. Kira-kira satu sampai dua minggu sebelum hari terakhir, setelah serah terima pekerjaan terjadwal dan perhitungan hak terakhirnya sudah selesai. Karyawan sudah tenang karena keputusannya diterima, urusan administratifnya jelas, dan ia masih punya cukup ingatan segar soal pekerjaan sehari-hari. Kalau usaha Anda memakai masa pemberitahuan 30 hari sesuai aturan, rincian perhitungannya bisa Anda baca di panduan one month notice.

Satu praktik tambahan yang menurut kami paling kurang dimanfaatkan: sesi susulan singkat sekitar satu sampai dua bulan setelah orang itu benar-benar keluar. Bentuknya bisa telepon 15 menit atau pesan terstruktur. Pada titik itu ia tidak lagi membutuhkan apa pun dari Anda, sudah punya pembanding dari tempat kerja baru, dan emosinya sudah reda. Jawaban yang paling jujur yang pernah kami dengar hampir selalu datang dari sesi seperti ini, bukan dari wawancara resmi di ruang rapat.

Siapa yang sebaiknya mewawancarai, dan kenapa bukan atasan langsung

Ini keputusan yang paling sering salah dan paling murah untuk diperbaiki. Di banyak UMKM, exit interview otomatis diserahkan ke atasan langsung karena dialah yang paling tahu pekerjaan orang tersebut. Logikanya masuk akal, hasilnya tidak.

Masalahnya sederhana. Hubungan dengan atasan langsung adalah salah satu penyebab keluar yang paling sering muncul. Kalau orang yang mewawancarai adalah orang yang ingin dibicarakan, topik itu dijamin tidak akan muncul. Anda bukan sedang mengumpulkan data, Anda sedang memastikan satu kategori data tidak pernah masuk. Ditambah lagi ada ketimpangan posisi: atasan itulah yang biasanya dimintai referensi oleh calon pemberi kerja berikutnya, jadi karyawan punya insentif kuat untuk tetap manis.

Urutan pilihan yang kami sarankan. Kalau ada orang HR yang tidak berada di garis komando yang sama, itu pilihan pertama. Kalau tidak ada, pakai manajer dari fungsi lain yang setara, misalnya karyawan gudang diwawancarai oleh kepala toko. Kalau usahanya kecil dan pemilik merangkap semua peran, pemilik boleh melakukannya sendiri asalkan ia sanggup menahan diri untuk tidak membela keputusan perusahaan di tengah wawancara. Itu bagian tersulitnya.

Ada satu kasus khusus yang perlu jujur diakui: kalau yang menjadi masalah adalah pemilik itu sendiri, tidak ada susunan orang di dalam perusahaan yang bisa menyelesaikannya. Untuk kondisi ini, gantilah dengan formulir tertulis yang dikirim setelah karyawan keluar, tanpa nama, dan hasilnya dibaca terpisah dari data kepegawaian. Alternatif lain, minta seorang kenalan yang netral melakukan percakapan singkat dan menyampaikan rangkumannya tanpa menyebut siapa mengatakan apa.

Soal tempat dan cara: pilih ruang yang tidak terasa seperti ruang sidang, jangan ada dua orang mewawancarai satu orang, dan jangan merekam tanpa izin. Kalau Anda ingin merekam, tanyakan dan terima kalau jawabannya tidak. Catatan tulisan tangan sudah cukup, dan seringkali membuat suasana lebih ringan daripada ponsel yang menyala di atas meja.

Daftar pertanyaan exit interview beserta tujuannya

Daftar di bawah ini disusun dengan satu prinsip: menanyakan proses dan waktu, bukan menuntut penilaian terhadap orang. Pertanyaan seperti bagaimana pendapat Anda tentang atasan Anda hampir selalu dijawab dengan pujian kosong, karena orang tahu jawabannya bisa dibawa ke mana saja. Pertanyaan tentang kapan sesuatu terjadi dan apa yang menghambat pekerjaan jauh lebih aman dijawab, dan justru menghasilkan cerita yang sama.

Dua belas pertanyaan terdengar banyak, tetapi sesi 30 sampai 45 menit cukup kalau Anda tidak mengejar setiap butir. Ambil enam sampai delapan yang paling relevan dengan posisi orang tersebut, dan siapkan sisanya sebagai cadangan. Yang lebih penting daripada jumlah adalah konsistensi: pakai daftar inti yang sama untuk semua orang, karena perbandingan antar karyawan hanya mungkin kalau pertanyaannya seragam.

Satu kebiasaan yang menurut kami paling menentukan hasil: diam setelah bertanya. Jeda tiga detik terasa canggung bagi pewawancara, tetapi jeda itulah yang membuat orang menambahkan kalimat kedua, dan kalimat kedua hampir selalu lebih jujur daripada yang pertama. Kebiasaan mengisi keheningan dengan penjelasan atau pembelaan adalah cara tercepat menutup percakapan.

Cara mencatat dan membaca polanya lintas karyawan

Bagian ini yang membedakan exit interview yang berguna dari yang sekadar ritual. Wawancara satu orang menghasilkan anekdot. Anekdot tidak layak dijadikan dasar mengubah kebijakan, karena selalu ada kemungkinan orang itu memang tidak cocok. Yang layak dijadikan dasar adalah tema yang berulang di beberapa orang yang tidak saling bicara.

Contoh nyata soal ini pernah ditulis Everett Spain dan Boris Groysberg di Harvard Business Review edisi April 2016. Sebuah perusahaan jasa keuangan internasional mengangkat seorang manajer menengah untuk memimpin departemen berisi 17 karyawan. Setahun kemudian hanya delapan yang tersisa: empat mengundurkan diri dan lima pindah divisi. Ketika seorang eksekutif membaca ulang exit interview dari empat orang yang resign, keempatnya menceritakan hal yang sama, yaitu manajer itu tidak punya kemampuan memimpin. Temuan yang lebih penting muncul satu lapis di bawahnya: perusahaan mempromosikan manajer berdasarkan keahlian teknis, bukan keahlian mengelola orang. Yang akhirnya diubah bukan satu manajer, melainkan proses promosinya.

Untuk mendapatkan hasil seperti itu, catatan Anda harus bisa dibandingkan. Format sederhana di bawah ini sudah cukup untuk usaha dengan puluhan karyawan, dan bisa dikerjakan di spreadsheet biasa.

Baca tabel itu baris per baris dan Anda hanya melihat enam cerita berbeda. Baca kolom temanya dan gambarnya berubah: empat dari enam orang menyebut jadwal shift, dan tiga di antaranya dari cabang yang sama. Yang perlu diperbaiki bukan enam hal, melainkan satu, yaitu cara cabang A menyusun dan mengumumkan jadwal. Tanpa kolom tema, temuan ini tidak akan pernah muncul.

Beberapa aturan main yang kami sarankan. Batasi daftar tema maksimal delapan dan pakai istilah yang sama terus-menerus, karena tema yang ditulis bebas membuat pola menghilang. Ganti nama orang dengan kode setelah dua sampai tiga bulan supaya catatan tetap bisa dianalisis tanpa berubah menjadi arsip aib. Baca rekapnya per kuartal, bukan setiap kali ada yang keluar. Tetapkan ambang tindakan yang jelas, misalnya satu tema yang muncul tiga kali dalam dua kuartal berturut-turut wajib menghasilkan satu perubahan konkret dengan penanggung jawab dan tanggal, bukan sekadar catatan rapat.

Sandingkan juga hasilnya dengan angka yang sudah Anda punya. Rekap kehadiran menunjukkan siapa yang paling sering lembur dan di cabang mana absensi paling berantakan, dan angka itu sering mengonfirmasi tema yang muncul di wawancara. Cara menghitung tingkat keluar-masuknya kami bahas di panduan turnover karyawan, sedangkan langkah pencegahan sebelum orang sampai ke titik resign ada di employee engagement. Kalau temanya menyangkut cara kerja tim secara umum, biasanya akarnya ada di budaya perusahaan, bukan pada satu kebijakan.

Hak terakhir karyawan yang mengundurkan diri

Exit interview akan sia-sia kalau karyawan masuk ruangan sambil khawatir haknya belum jelas. Karena itu urutan yang benar adalah menyelesaikan perhitungan hak lebih dulu, baru mewawancarai. Bagian ini juga penting supaya Anda tahu batasnya: exit interview tidak diatur peraturan mana pun, tetapi hak karyawan yang mengundurkan diri diatur.

Perlu diketahui bahwa dasar hukumnya sudah berpindah. Dulu pengunduran diri diatur di Pasal 162 UU Nomor 13 Tahun 2003. Pasal itu dihapus lewat undang-undang Cipta Kerja yang kini berlaku sebagai UU Nomor 6 Tahun 2023, sehingga aturan yang berlaku sekarang ada di PP Nomor 35 Tahun 2021. Kalau Anda menemukan artikel yang masih mengutip Pasal 162, kemungkinan besar artikel itu belum diperbarui.

Perhatikan bahwa PP 35/2021 menyebut cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur sebagai bagian uang penggantian hak, tetapi tidak menetapkan rumus mengubahnya menjadi rupiah. Cara menghitungnya biasanya diatur di perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, jadi periksa dokumen Anda sendiri sebelum menyebut angka ke karyawan. Aturan dasar hak cutinya kami bahas terpisah di panduan aturan cuti karyawan, dan kalau yang terjadi bukan pengunduran diri melainkan pemutusan hubungan kerja, perhitungannya berbeda dan kami uraikan di artikel PHK.

Di luar yang diatur peraturan, ada satu dokumen yang hampir selalu diminta mantan karyawan: surat keterangan bekerja atau paklaring, yang dipakai untuk melamar kerja dan mengurus klaim JHT. Menyiapkannya sebelum hari terakhir jauh lebih murah daripada meladeni telepon susulan berbulan-bulan kemudian. Daftar isinya kami rinci di panduan paklaring.

Yang tidak boleh dilakukan saat dan setelah exit interview

Daftar ini pendek, tetapi setiap butir di dalamnya pernah kami dengar benar-benar terjadi di usaha kecil, biasanya bukan karena niat buruk melainkan karena emosi sesaat. Kerugiannya hampir selalu lebih besar daripada masalah yang ingin diselesaikan.

Menahan hak sebagai alat tawar. Menahan gaji terakhir, uang penggantian hak, atau paklaring supaya karyawan mau diwawancarai, mau mencabut pengunduran dirinya, atau mau menandatangani sesuatu adalah praktik yang keliru. Exit interview sifatnya sukarela, sedangkan hak yang disebut PP 35/2021 Pasal 50 bukan hadiah yang bisa ditarik. Menukar keduanya mengubah urusan administratif biasa menjadi perselisihan.

Menekan agar berubah pikiran di ruangan yang sama. Kalau Anda ingin mempertahankan seseorang, ajukan tawaran itu di pertemuan terpisah dan sebelum wawancara keluar. Mencampurnya membuat karyawan menyimpulkan bahwa wawancara ini sebenarnya alat negosiasi, dan sejak menit itu semua jawabannya akan diatur.

Memakai jawabannya untuk membalas. Menelepon perusahaan barunya, memberi referensi buruk karena kesal, atau menyebarkan isi wawancara ke tim adalah cara tercepat memastikan tidak ada karyawan berikutnya yang mau jujur. Kabar seperti ini menyebar sangat cepat di lingkaran kerja yang kecil, dan sekali reputasi itu terbentuk, semua exit interview Anda berikutnya hanya akan menghasilkan basa-basi.

Membocorkan sumber saat menyampaikan temuan. Sampaikan tema, bukan kalimat aslinya. Ucapan seperti kata anak yang kemarin resign akan langsung menghapus rasa aman. Kalau satu tema baru muncul dari satu orang, tunggu sampai muncul lagi dari orang lain sebelum dibawa ke rapat.

Merekam diam-diam atau menyimpannya di berkas pribadi. Rekaman tanpa izin merusak kepercayaan sekaligus mengubah sifat percakapan. Catatan exit interview juga sebaiknya disimpan terpisah dari berkas kepegawaian, bukan menjadi lampiran yang ikut dibaca siapa pun di kemudian hari.

Menjadikannya satu-satunya kanal umpan balik. Ini kesalahan yang paling halus. Exit interview hanya menangkap suara orang yang sudah memutuskan pergi, dan pada titik itu Anda sudah kehilangan mereka. Percakapan berkala dengan karyawan yang masih bertahan jauh lebih murah dan masih bisa mengubah keputusan. Kalau exit interview Anda selalu penuh temuan mengejutkan, masalahnya bukan di wawancaranya, melainkan di tidak adanya jalur bicara sepanjang tahun.

Kalau Anda ingin mulai dari sisi datanya lebih dulu, paket gratis Absenia berlaku selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan. Tidak ada biaya implementasi dan tidak perlu kartu kredit. Rinciannya terbuka di halaman harga, daftar kemampuannya di halaman fitur, dan Anda bisa mencobanya lewat halaman daftar.

Pertanyaan yang sering ditanyakan