RPTKA: Dasar Hukum, Jenis, Syarat, dan Alur Pengajuannya

RPTKA adalah singkatan dari Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing, yaitu dokumen rencana penggunaan TKA pada jabatan tertentu dan jangka waktu tertentu yang harus disahkan Pemerintah Pusat sebelum satu pun tenaga kerja asing boleh Anda pekerjakan. Tanpa Pengesahan RPTKA, mempekerjakan TKA adalah pelanggaran yang dendanya dihitung per orang per bulan.

Topik ini terdengar jauh dari usaha kecil, tetapi makin sering muncul di UMKM yang punya investor asing, mendatangkan teknisi mesin dari luar negeri, atau memakai instruktur asing di sekolah dan studio. Panduan ini menguraikan dasar hukum yang benar-benar berlaku hari ini, empat jenis RPTKA beserta bedanya, dokumen yang diminta, alur pengajuannya, dana kompensasi yang harus dibayar, sampai sanksinya.

Apa itu RPTKA dan dasar hukumnya

Definisi resminya ada di Pasal 1 angka 4 PP Nomor 34 Tahun 2021: Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing adalah rencana penggunaan TKA pada jabatan tertentu dan jangka waktu tertentu. Sementara Pengesahan RPTKA, di angka 5, adalah persetujuan penggunaan TKA yang disahkan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk. Dua istilah ini sering dipakai bergantian di lapangan, padahal yang punya akibat hukum adalah pengesahannya, bukan rencananya.

Dasar hukumnya berlapis, dan di sinilah banyak artikel keliru karena mengutip aturan yang sudah dicabut. Susunan yang benar hari ini ada tiga tingkat.

Di tingkat undang-undang, Pasal 42 UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sudah diubah oleh UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi undang-undang. Bunyi barunya tegas: setiap pemberi kerja yang mempekerjakan Tenaga Kerja Asing wajib memiliki rencana penggunaan Tenaga Kerja Asing yang disahkan oleh Pemerintah Pusat. UU 6/2023 itu sendiri mencabut UU Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, jadi kalau Anda masih menemukan tulisan yang menyebut UU 11/2020 sebagai dasar yang berlaku, tulisan itu tertinggal.

Di tingkat peraturan pemerintah, yang berlaku adalah PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing. PP ini mulai berlaku pada 1 April 2021 dan Pasal 46-nya mencabut Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2018 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing. Di tingkat teknis, pelaksananya adalah Permenaker Nomor 8 Tahun 2021, diundangkan 1 April 2021, yang lewat Pasal 59 mencabut Permenaker Nomor 10 Tahun 2018 tentang Tata Cara Penggunaan Tenaga Kerja Asing sekaligus Kepmenakertrans Nomor KEP.223/MEN/2003 soal jabatan di lembaga pendidikan yang dikecualikan dari kewajiban membayar kompensasi.

Pendapat kami di Absenia, bagian tersulit dari topik TKA bukan prosedurnya, melainkan memastikan Anda sedang membaca aturan yang benar. Rezim TKA berganti tiga kali dalam waktu singkat, dari Perpres 20/2018 ke PP 34/2021, dan hasil pencarian di internet masih penuh panduan lama yang tidak pernah diperbarui. Kebiasaan yang kami sarankan sederhana: sebelum memakai satu artikel sebagai pegangan, cek dulu nomor peraturan yang dia kutip dan pastikan statusnya masih berlaku di basis data resmi.

Siapa yang wajib punya dan siapa yang dikecualikan

Pasal 6 ayat (1) PP 34/2021 menyebut setiap Pemberi Kerja TKA yang mempekerjakan TKA wajib memiliki RPTKA yang disahkan. Ayat (2) menambah satu situasi yang sering dilewatkan: kalau Anda hendak mempekerjakan TKA yang sedang dipekerjakan oleh pemberi kerja lain, masing masing pemberi kerja wajib punya Pengesahan RPTKA sendiri. Ayat (3) menutupnya: TKA wajib dipekerjakan sesuai dengan Pengesahan RPTKA, jadi memindahkan orangnya ke jabatan atau lokasi lain tanpa mengurus perubahan adalah pelanggaran tersendiri.

Siapa saja yang bisa menjadi Pemberi Kerja TKA diatur di Pasal 3, dan daftarnya terbatas: instansi Pemerintah, perwakilan negara asing, dan badan internasional; kantor perwakilan dagang asing, kantor perwakilan perusahaan asing, dan kantor berita asing; perusahaan swasta asing; badan hukum berbentuk perseroan terbatas atau yayasan yang didirikan berdasarkan hukum Indonesia atau badan usaha asing yang terdaftar; lembaga sosial, keagamaan, pendidikan, dan kebudayaan; usaha jasa impresariat; serta badan usaha lain sepanjang diperbolehkan undang-undang. Perseroan terbatas perorangan justru dikecualikan dari daftar itu.

Ada dua larangan keras yang penting untuk pemilik usaha kecil. Pasal 9 menyatakan pemberi kerja orang perseorangan dilarang mempekerjakan TKA. Artinya usaha yang masih atas nama pribadi tanpa badan hukum tidak punya jalur legal apa pun untuk mempekerjakan orang asing. Lalu Pasal 11 ayat (1) melarang TKA menduduki jabatan yang mengurusi personalia, yaitu wilayah kerja yang kami uraikan di artikel tugas HRD. Larangan kedua ini juga ditegaskan di Pasal 42 ayat (5) UU Ketenagakerjaan hasil perubahan, jadi posisinya kuat. Pasal 10 melengkapi dengan larangan rangkap jabatan dalam perusahaan yang sama.

Pengecualiannya diatur di Pasal 19 ayat (1). Pengesahan RPTKA tidak berlaku bagi direksi atau komisaris dengan kepemilikan saham tertentu atau pemegang saham sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, bagi pegawai diplomatik dan konsuler pada kantor perwakilan negara asing, serta bagi TKA yang dibutuhkan pada kegiatan produksi yang terhenti karena keadaan darurat, vokasi, perusahaan rintisan berbasis teknologi, kunjungan bisnis, dan penelitian untuk jangka waktu tertentu. Khusus start-up teknologi dan vokasi, kelonggaran itu dibatasi paling lama 3 bulan, dan kalau lewat, Pengesahan RPTKA menjadi wajib. Permohonannya bahkan harus diajukan paling lambat 2 minggu sebelum jangka waktu 3 bulan itu berakhir.

Empat jenis Pengesahan RPTKA dan bedanya

Pasal 16 PP 34/2021 membagi Pengesahan RPTKA menjadi empat jenis, dan salah memilih jenis di awal berarti mengulang proses dari nol. Bedanya bukan cuma nama, melainkan masa berlaku, boleh tidaknya diperpanjang, dan ada tidaknya kewajiban membayar dana kompensasi. Menu di sistem TKA Online Kemnaker juga disusun mengikuti pembagian ini, jadi memahaminya lebih dulu menghemat banyak waktu.

Satu catatan tambahan untuk KEK. Pasal 17 ayat (4) menyebut Pengesahan RPTKA KEK untuk jabatan direksi atau komisaris diberikan sekali dan berlaku selama TKA yang bersangkutan menjadi direksi atau komisaris. Ini keringanan yang cukup besar dan tidak ada di jenis lain.

Definisi pekerjaan bersifat sementara juga tidak bebas ditafsirkan. Pasal 8 Permenaker 8/2021 membatasinya pada lima kegiatan: pembuatan film komersial yang sudah mendapat izin instansi berwenang; audit, kendali mutu produksi, atau inspeksi pada cabang perusahaan di Indonesia untuk jangka waktu lebih dari 1 bulan; pekerjaan yang berhubungan dengan pemasangan mesin, elektrikal, layanan purna jual, atau produk dalam masa penjajakan usaha; usaha jasa impresariat; serta pekerjaan yang sekali selesai atau kurang dari 6 bulan.

Pendapat kami di Absenia, jenis pekerjaan bersifat sementara paling relevan untuk UMKM manufaktur dan kuliner yang membeli mesin impor. Teknisi dari vendor luar negeri yang datang memasang dan melatih operator masuk kategori ini. Yang sering luput, karena tidak dapat diperpanjang, Anda harus memastikan cakupan pekerjaannya selesai dalam 6 bulan sejak awal. Kalau ternyata butuh lebih lama, jalurnya bukan memperpanjang, melainkan mengajukan jenis yang berbeda dari awal.

Syarat dan dokumen yang diminta

Pasal 12 ayat (2) PP 34/2021 mengatur isi permohonan, dan daftarnya memaksa Anda sudah punya rencana yang matang, bukan sekadar niat. Permohonan paling sedikit memuat identitas pemberi kerja, alasan penggunaan TKA, jabatan atau kedudukan TKA dalam struktur organisasi perusahaan, jumlah TKA, jangka waktu penggunaan, lokasi kerja, identitas Tenaga Kerja Pendamping TKA, dan rencana penyerapan tenaga kerja Indonesia setiap tahun.

Lampirannya diatur di ayat (3), paling sedikit sembilan berkas: surat permohonan; nomor induk berusaha dan atau izin usaha; akta dan keputusan pengesahan pendirian atau perubahan dari instansi berwenang; bukti wajib lapor ketenagakerjaan di perusahaan; rancangan perjanjian kerja atau perjanjian lain; bagan struktur organisasi perusahaan; surat pernyataan penunjukan Tenaga Kerja Pendamping TKA; surat pernyataan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja Indonesia; dan surat pernyataan untuk memfasilitasi pendidikan dan pelatihan bahasa Indonesia kepada TKA.

Perhatikan berkas keempat. Bukti wajib lapor ketenagakerjaan menjadi syarat, jadi perusahaan yang belum pernah menjalankan WLKP akan tersandung di sini sebelum pembahasan TKA dimulai. Begitu juga bagan struktur organisasi yang harus menunjukkan posisi TKA secara jelas, dan rancangan perjanjian kerja yang menurut Pasal 7 ayat (2) Permenaker 8/2021 paling sedikit memuat identitas para pihak, jabatan, tempat pekerjaan, besaran upah dan cara pembayarannya, hak dan kewajiban, jangka waktu, serta tanda tangan.

Setelah tahap itu lolos, Pasal 14 meminta data calon TKA beserta ijazah pendidikan, sertifikat kompetensi atau bukti pengalaman kerja, perjanjian kerja, surat keterangan penunjukan Tenaga Kerja Pendamping, surat pernyataan sebagai penjamin, dan rekening koran. Ada pula kewajiban terpisah di Pasal 8: TKA yang bekerja lebih dari 6 bulan wajib didaftarkan dalam program jaminan sosial nasional, sedangkan yang kurang dari 6 bulan wajib diikutkan program asuransi yang paling sedikit menjamin risiko kecelakaan kerja, padanan dari program jaminan kecelakaan kerja bagi pekerja lokal. Kalau perusahaan Anda belum terdaftar, urutannya kami bahas di panduan cara daftar BPJS Ketenagakerjaan.

Pendapat kami di Absenia, cara paling hemat waktu adalah menyiapkan berkas administratif perusahaan lebih dulu, jauh sebelum ada rencana merekrut TKA. NIB, akta terbaru, WLKP, dan kepesertaan jaminan sosial adalah dokumen yang tetap Anda butuhkan untuk banyak urusan lain. Pemilik usaha yang baru mengurusnya saat calon TKA sudah menunggu tiket biasanya kehilangan berminggu-minggu hanya untuk mengejar tanda tangan dan salinan.

Satu dokumen internal lagi layak dirapikan sebelum TKA datang, yaitu peraturan perusahaan. Dokumen ini wajib bagi pemberi kerja dengan sekurang-kurangnya 10 pekerja, dan menjadi tempat menuliskan jam kerja, cuti, serta tata tertib yang berlaku sama bagi pekerja lokal maupun asing. TKA yang datang ke perusahaan dengan aturan tertulis lebih cepat menyesuaikan diri daripada yang hanya menerima arahan lisan.

Alur pengajuan, lama proses, dan izin tinggal

Seluruh proses berjalan daring lewat sistem TKA Online milik Kementerian Ketenagakerjaan. Pasal 6 ayat (1) Permenaker 8/2021 membagi kewenangan berdasarkan jumlah: permohonan diajukan kepada Direktur Jenderal untuk 50 orang TKA atau lebih, dan kepada Direktur untuk kurang dari 50 orang. Ayat (2) merinci tahapannya, dari pendaftaran akun sampai terbitnya Pengesahan RPTKA.

Perlu jujur disampaikan: aturan hanya memberi batas waktu per tahap, bukan janji total durasi dari klik pertama sampai dokumen jadi. Tidak ada angka resmi berbunyi sekian hari untuk keseluruhan proses, dan siapa pun yang menyebut angka bulat sebaiknya Anda minta rujukannya. Yang menentukan lamanya biasanya kelengkapan berkas Anda sendiri dan jadwal penilaian kelayakan. Untuk kondisi terkini, pantau langsung kanal resmi Kemnaker.

Hubungannya dengan keimigrasian penting untuk diluruskan. Di rezim lama ada dokumen terpisah bernama Notifikasi. Di PP 34/2021 dan Permenaker 8/2021, istilah itu tidak muncul sama sekali. Yang berlaku sekarang, menurut Pasal 14 ayat (6), Pengesahan RPTKA itu sendiri digunakan sebagai rekomendasi untuk mendapatkan visa dan izin tinggal dalam rangka bekerja. Ayat (7) menambahkan bahwa data calon TKA dikirim secara daring ke kementerian yang mengurusi hukum dan hak asasi manusia sebagai dasar rekomendasi itu. Halaman pertanyaan umum TKA Online masih menyediakan menu Notifikasi, tetapi fungsinya untuk menuntaskan permohonan lama yang sedang berjalan, bukan jalur baru.

Pasal 27 PP 34/2021 kemudian menegaskan setiap TKA yang dipekerjakan wajib memiliki izin tinggal, dengan jenis dan tata caranya mengikuti ketentuan keimigrasian. Jadi urutan logisnya satu arah: Pengesahan RPTKA dulu, baru visa dan izin tinggal, bukan sebaliknya.

DKPTKA dan siapa yang dibebaskan

DKPTKA adalah Dana Kompensasi Penggunaan TKA, yaitu kompensasi yang harus dibayar pemberi kerja atas setiap TKA yang dipekerjakan, statusnya penerimaan negara bukan pajak atau pendapatan daerah. Pasal 23 ayat (1) PP 34/2021 mewajibkannya, dan ayat (5) menyatakan pembayaran DKPTKA merupakan persyaratan Pengesahan RPTKA. Artinya tanpa pembayaran itu, dokumen Anda tidak akan terbit.

Besarannya ada di Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 Pasal 35 ayat (1): US$100 per jabatan per orang per bulan. Ayat (3) menambahkan aturan pembulatan yang sering mengagetkan, yakni TKA yang dipekerjakan kurang dari 1 bulan tetap wajib dibayarkan DKPTKA sebesar 1 bulan penuh. Pasal 36 ayat (1) menyebut pembayaran dilakukan sesuai jangka waktu Pengesahan RPTKA dan dibayarkan di muka. Jadi untuk RPTKA dua tahun, hitungannya 24 bulan sekaligus di depan, bukan dicicil bulanan. Untuk satu TKA selama setahun, angka dasarnya US$1.200.

Ke mana uangnya masuk ditentukan Pasal 24 ayat (2) berdasarkan lokasi kerja. DKPTKA menjadi penerimaan negara bukan pajak untuk Pengesahan RPTKA baru, perpanjangan bagi TKA yang bekerja di lebih dari satu provinsi, dan RPTKA KEK. Ia menjadi pendapatan daerah provinsi untuk perpanjangan bagi TKA yang bekerja di lebih dari satu kabupaten atau kota dalam satu provinsi. Dan menjadi pendapatan daerah kabupaten atau kota untuk perpanjangan bagi TKA yang bekerja dalam satu kabupaten atau kota saja.

Yang dibebaskan diatur di Pasal 25 ayat (1) PP 34/2021 dan diulang di Pasal 35 ayat (2) Permenaker 8/2021: instansi Pemerintah, perwakilan negara asing, badan internasional, lembaga sosial, lembaga keagamaan, dan jabatan tertentu di lembaga pendidikan. Jabatan tertentu di lembaga pendidikan itu ditetapkan oleh Menteri Ketenagakerjaan setelah mendapat masukan dari kementerian yang mengurusi pendidikan. Untuk kelompok inilah jenis RPTKA non-DKPTKA disediakan.

Pendapat kami di Absenia, DKPTKA adalah komponen biaya yang paling sering diremehkan saat menyusun anggaran. Angkanya kelihatan kecil per bulan, tetapi karena dibayar di muka untuk seluruh masa berlaku dan dalam mata uang asing, dampaknya ke arus kas usaha kecil terasa sekaligus. Satu hal lagi: kode billing punya umur. Halaman resmi TKA Online menyebut kode billing kedaluwarsa kalau pembayaran tidak dilakukan dalam 5 hari kerja, meski sistem bisa menerbitkan ulang.

Pendamping, alih teknologi, dan pelaporan

Pasal 7 ayat (1) PP 34/2021 mewajibkan pemberi kerja melakukan tiga hal. Pertama, menunjuk tenaga kerja warga negara Indonesia sebagai Tenaga Kerja Pendamping TKA untuk alih teknologi dan alih keahlian. Kedua, melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi pendamping itu sesuai kualifikasi jabatan yang diduduki TKA. Ketiga, memulangkan TKA ke negara asalnya setelah perjanjian kerjanya berakhir. Ayat (2) menambah satu lagi: memfasilitasi pendidikan dan pelatihan bahasa Indonesia kepada TKA.

Kewajiban pendamping dan pelatihannya tidak berlaku untuk empat kelompok, sesuai ayat (3): direksi dan komisaris; kepala kantor perwakilan; pembina, pengurus, dan pengawas yayasan; serta TKA yang dipekerjakan untuk pekerjaan bersifat sementara. Logikanya masuk akal, karena jabatan-jabatan itu memang tidak dimaksudkan untuk digantikan lewat alih keahlian.

Isi alih teknologinya dijabarkan di Pasal 28 ayat (2). Alih teknologi dan alih keahlian dilaksanakan melalui pendidikan atau pelatihan kerja kepada pendamping sehingga ia memiliki kemampuan mengimplementasikan teknologi yang dipergunakan TKA. Pasal 29 membolehkan pelatihannya dilakukan di dalam maupun luar negeri, dan pendamping berhak atas sertifikat pendidikan dan pelatihan kerja atau sertifikat kompetensi. Kalau Anda sedang menyusun programnya, kerangka umum kami bahas di panduan pelatihan kerja.

Sisi pelaporannya diatur Pasal 32. Pemberi kerja wajib melaporkan setiap 1 tahun kepada Menteri atau pejabat yang ditunjuk untuk tiga hal: pelaksanaan penggunaan TKA, pendidikan dan pelatihan kerja bagi pendamping, serta alih teknologi dan alih keahlian dari TKA kepada pendamping. Untuk pekerjaan bersifat sementara, laporan disampaikan setelah perjanjian kerja berakhir. Ada pula kewajiban melapor bila perjanjian kerja TKA berakhir atau diakhiri lebih cepat dari jangka waktunya. Permenaker 8/2021 Pasal 44 mempertegas pelaporan tahunan itu minimal satu kali dalam setahun.

Pendapat kami di Absenia, kewajiban pelaporan inilah yang paling sering jebol, bukan karena sengaja, melainkan karena tidak ada catatannya. Laporan alih teknologi menuntut bukti bahwa pelatihan benar-benar terjadi: siapa pendampingnya, kapan pelatihannya, berapa lama. Kalau semua itu hanya tersimpan di ingatan supervisor, menyusun laporan tahunan berubah jadi rekonstruksi. Absenia hari ini membantu di lapisan paling dasar, yaitu mencatat kehadiran, cuti, dan shift secara rapi lewat fitur yang sudah berjalan, sehingga jejak kehadiran pendamping dan TKA bisa ditarik ulang saat dibutuhkan. Kami tidak mengurus pengajuan RPTKA dan tidak akan mengklaim bisa.

Sanksi kalau melanggar

Pasal 36 ayat (1) PP 34/2021 menyebut tiga bentuk sanksi administratif: denda, penghentian sementara proses permohonan Pengesahan RPTKA, dan pencabutan Pengesahan RPTKA. Sanksi diberikan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk berdasarkan surat pemberitahuan pengenaan sanksi dari Pengawas Ketenagakerjaan, jadi ada proses pemeriksaan lebih dulu, bukan otomatis.

Sanksi denda menyasar pelanggaran paling mendasar, yaitu tidak memiliki Pengesahan RPTKA. Pasal 37 ayat (2) menetapkan besarannya per jabatan per orang per bulan, dan ayat (3) menyebut perhitungannya dimulai sejak TKA memasuki wilayah Indonesia sampai dengan 6 bulan.

Denda disetor ke kas negara paling lama 2 minggu sejak pengenaan sanksi diterima atau diumumkan. Kalau lewat, Pasal 38 menambah lapisan: proses permohonan Pengesahan RPTKA dihentikan sementara, kewajiban membayar tetap melekat, dan muncul denda keterlambatan 2 persen per bulan dari jumlah denda, dikenakan paling lama 6 bulan. Setelah 6 bulan masih belum dibayar, penagihannya diserahkan kepada instansi yang berwenang mengurusi piutang negara.

Penghentian sementara juga dipakai untuk pelanggaran lain menurut Pasal 39, misalnya tidak memfasilitasi pelatihan bahasa Indonesia, tidak mendaftarkan TKA ke jaminan sosial atau asuransi, dan tidak menyampaikan laporan tahunan. Jangka waktunya paling lama 3 bulan dan memuat kewajiban yang harus dipenuhi. Kalau tetap diabaikan, sanksinya naik menjadi pencabutan.

Pencabutan Pengesahan RPTKA diatur Pasal 40 untuk empat pelanggaran: mempekerjakan TKA tidak sesuai Pengesahan RPTKA, rangkap jabatan dalam perusahaan yang sama, menempatkan TKA di jabatan yang mengurusi personalia, dan tidak membayar DKPTKA. Pasal 41 menutup rangkaian ini dengan menyebut pencabutan disampaikan kepada kementerian yang mengurusi hukum dan hak asasi manusia untuk ditindaklanjuti secara keimigrasian. Jadi konsekuensinya tidak berhenti di ranah ketenagakerjaan.

Pendapat kami di Absenia, sebagian besar UMKM dengan 10 sampai 100 karyawan tidak akan pernah menyentuh RPTKA, dan itu wajar. Tetapi begitu ada satu saja rencana mendatangkan orang asing, entah teknisi mesin, pelatih, atau calon direksi dari pemegang saham asing, aturannya berlaku penuh tanpa keringanan untuk usaha kecil.

Kalau Anda ragu, konsultasikan lebih dulu ke dinas ketenagakerjaan setempat sebelum ada tiket yang dibeli. Untuk gambaran bagaimana rezim Cipta Kerja mengubah banyak aturan ketenagakerjaan lain, kami rangkum di artikel UU Cipta Kerja. Untuk merapikan pencatatan kehadiran tim Anda, termasuk paket gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, semuanya terbuka di halaman harga.

Pertanyaan yang sering ditanyakan