Pelatihan Kerja: Dasar Hukum, Jenis, dan Cara Menyusun Programnya

Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi kerja karyawan sampai tingkat keterampilan tertentu, dan bagi pemilik usaha kecil di Indonesia kegiatan ini punya dasar hukum yang jarang dibaca. Definisi itu bukan karangan konsultan, melainkan bunyi Pasal 1 PP Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional. Artinya, saat Anda meminta kepala toko mengajari kasir baru cara menutup kas, secara hukum Anda sedang menyelenggarakan pelatihan kerja, meski tidak ada spanduk dan tidak ada sertifikat. Panduan ini membahas dasar hukumnya, jenis pelatihan yang realistis untuk usaha 10 sampai 100 orang, cara menyusun programnya, cara menghitung biayanya, cara mengukur hasilnya, dan cara membuat perjanjian ikatan dinas yang tidak merugikan kedua pihak.

Pengertian pelatihan kerja dan dasar hukumnya

Aturan induknya ada di Bab V UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang mengatur pelatihan kerja dari Pasal 9 sampai Pasal 30. Pasal 9 menyebut arahnya: pelatihan kerja diselenggarakan untuk membekali, meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas, dan kesejahteraan. Perhatikan kata terakhir. Aturan ini tidak memandang pelatihan sebagai kebaikan hati perusahaan, melainkan sebagai jalan menuju produktivitas yang lebih baik dan penghasilan yang lebih layak.

Pasal 10 menambahkan dua hal yang sangat praktis. Pertama, pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha. Kedua, pelatihan kerja diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. Kalimat kedua inilah yang membedakan pelatihan dari sekadar acara ngobrol. Harus ada program tertulis, dan program itu harus mengacu pada standar, bukan pada selera pembicara.

Soal siapa yang bertanggung jawab, Pasal 12 ayat (1) menyatakan pengusaha bertanggung jawab atas peningkatan dan pengembangan kompetensi pekerjanya melalui pelatihan kerja. Ayat (2) menyebut kewajiban itu berlaku bagi pengusaha yang memenuhi persyaratan yang diatur lebih lanjut oleh Menteri, dan ayat (3) menegaskan setiap pekerja punya kesempatan yang sama untuk mengikuti pelatihan sesuai bidang tugasnya. Di sisi karyawan, Pasal 11 memberi hak untuk memperoleh, meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi sesuai bakat, minat, dan kemampuannya.

Aturan turunannya adalah PP Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional atau Sislatkernas, yang lahir untuk melaksanakan Pasal 20 ayat (2) UU 13/2003. Pasal 3 PP itu menyebut lima prinsip dasar pelatihan kerja: berorientasi pada kebutuhan pasar kerja dan pengembangan SDM, berbasis pada kompetensi kerja, menjadi tanggung jawab bersama dunia usaha dan pemerintah dan masyarakat, menjadi bagian dari pengembangan profesionalisme sepanjang hayat, serta diselenggarakan secara berkeadilan dan tidak diskriminatif.

Pendapat kami di Absenia, poin paling berguna dari kerangka hukum ini bukan ancaman sanksinya, melainkan cara berpikirnya. Aturan memaksa Anda menjawab tiga pertanyaan sebelum mengeluarkan uang: kompetensi apa yang mau dicapai, standar mana yang dipakai untuk menilai, dan bagaimana hasilnya diakui. Usaha kecil yang menjawab tiga pertanyaan itu dengan jujur biasanya berhenti membeli pelatihan yang terdengar keren tetapi tidak menyentuh masalah nyata di lantai kerja.

Jenis pelatihan kerja yang realistis untuk UMKM

Pasal 9 ayat (2) PP 31/2006 menyebut metode pelatihan kerja bisa berupa pelatihan di tempat kerja, pelatihan di lembaga pelatihan kerja, atau gabungan keduanya. Ayat (3) menambahkan bahwa pelatihan di tempat kerja dapat diselenggarakan dengan pemagangan. Dari tiga pintu itu lahir pilihan yang sehari-hari Anda kenal: pelatihan internal, kirim orang ke lembaga di luar, dan program magang.

Pelatihan internal atau in-house training adalah yang paling sering dipakai UMKM dan paling sering diremehkan. Bentuknya bisa sesederhana kepala bagian mengajari tiga orang selama dua jam setiap Sabtu pagi. Kelebihannya besar: bahan ajarnya persis kasus di tempat Anda, biaya tunainya kecil, dan jadwalnya bisa menyesuaikan jam operasional. Kekurangannya juga nyata. Kalau tidak ditulis programnya, kualitas pelatihan bergantung pada suasana hati pengajar, dan pengetahuannya ikut hilang saat orang itu keluar.

Pelatihan eksternal berarti mengirim karyawan ke lembaga pelatihan kerja, mengikuti kelas publik, atau mendatangkan pelatih dari luar. Ini pilihan yang masuk akal untuk keterampilan yang tidak dimiliki siapa pun di dalam tim, misalnya keselamatan kerja untuk alat tertentu, pembukuan, atau perawatan mesin. Biayanya lebih tinggi dan jam kerja yang hilang lebih terasa, jadi jangan dipakai untuk hal yang sebenarnya bisa diajarkan sendiri.

Pemagangan diatur lebih rinci di Permenaker Nomor 6 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri. Pasal 5 ayat (5) menetapkan jangka waktu pemagangan paling lama satu tahun, dan Pasal 5 ayat (4) mengatur pemberian teori serta praktik simulasi paling sedikit 10 persen dan paling banyak 25 persen sesuai kurikulum dan silabus. Sisanya berupa praktik kerja di unit produksi perusahaan. Kalau Anda sedang mempertimbangkan jalur ini, aturan lengkapnya kami bahas terpisah di panduan magang dan perjanjian pemagangan.

Pendapat kami di Absenia, urutan yang paling jarang gagal untuk usaha 10 sampai 100 orang adalah menulis dulu pelatihan internal yang selama ini sudah berjalan diam-diam, baru mempertimbangkan yang berbayar. Banyak pemilik usaha kaget saat sadar timnya sebenarnya sudah melatih setiap bulan, hanya saja tidak pernah dicatat, sehingga tidak pernah bisa diperbaiki.

Tiga jenis lembaga pelatihan kerja menurut aturan

Pasal 13 UU 13/2003 sudah diubah oleh Pasal 81 angka 1 UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja. Bunyi barunya membagi penyelenggara pelatihan kerja menjadi tiga: lembaga pelatihan kerja pemerintah, lembaga pelatihan kerja swasta, dan lembaga pelatihan kerja perusahaan. Penjelasan pasal itu menegaskan bahwa yang dimaksud lembaga pelatihan kerja perusahaan adalah unit pelatihan yang terdapat di dalam perusahaan. Ini kabar baik untuk UMKM, karena unit pelatihan internal Anda punya tempat yang diakui di dalam aturan.

Lembaga pelatihan kerja pemerintah adalah jalur yang paling sering terlewat oleh pemilik usaha kecil. Balai latihan kerja milik pemerintah menyelenggarakan program untuk berbagai bidang, dan Pasal 13 ayat (3) membuka ruang kerja sama antara lembaga pemerintah dan swasta dalam menyelenggarakan pelatihan. Informasi program yang sedang dibuka bisa Anda telusuri lewat kanal resmi Kementerian Ketenagakerjaan. Sebelum membayar kelas komersial, cek dulu apakah kompetensi yang Anda butuhkan sudah tersedia di jalur ini.

Untuk lembaga pelatihan kerja swasta, Pasal 14 hasil perubahan UU Cipta Kerja mewajibkan pemenuhan Perizinan Berusaha yang diterbitkan oleh pemerintah daerah kabupaten atau kota. Kalau ada penyertaan modal asing, perizinannya diterbitkan Pemerintah Pusat. Sementara itu, lembaga pelatihan kerja pemerintah dan lembaga pelatihan kerja perusahaan mendaftarkan kegiatannya kepada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan di kabupaten atau kota.

Kenapa ini penting untuk Anda sebagai pembeli jasa pelatihan? Karena status perizinan adalah saringan pertama yang murah. Sebelum mentransfer uang muka, tanyakan legalitas lembaga dan program apa saja yang mereka jalankan. Pasal 15 UU 13/2003 juga menyebut penyelenggara pelatihan wajib memenuhi persyaratan berupa tenaga kepelatihan, kurikulum yang sesuai tingkat pelatihan, sarana dan prasarana, serta dana bagi kelangsungan kegiatan. Empat hal itu bisa Anda tanyakan langsung dan jawabannya cepat terlihat meyakinkan atau tidak.

Pendapat kami di Absenia, pemilik usaha tidak perlu paranoid soal legalitas, tetapi juga jangan menyerahkan penilaian sepenuhnya pada brosur. Cukup minta tiga hal: profil pengajar, silabus tertulis, dan contoh sertifikat yang akan diterima peserta. Penyedia yang serius menyiapkan ketiganya dalam hitungan jam.

Beda sertifikat pelatihan dan sertifikat kompetensi

Dua kertas ini sering dianggap sama, padahal nilainya berbeda jauh. Pasal 14 ayat (2) PP 31/2006 menyebut sertifikat pelatihan kerja diberikan oleh lembaga pelatihan kerja kepada peserta yang dinyatakan lulus sesuai program yang diikuti. Ayat (3) pasal yang sama menyebut sertifikat kompetensi kerja diberikan oleh BNSP kepada lulusan pelatihan atau tenaga kerja berpengalaman setelah lulus uji kompetensi. Bedanya ada pada kata uji.

BNSP sendiri dibentuk berdasarkan Pasal 18 ayat (4) UU 13/2003 dan diatur lebih lanjut lewat PP Nomor 10 Tahun 2018 tentang Badan Nasional Sertifikasi Profesi. Pasal 14 ayat (4) PP 31/2006 menyebut BNSP dapat memberi lisensi kepada lembaga sertifikasi profesi yang memenuhi persyaratan untuk melaksanakan sertifikasi kompetensi kerja. Karena itu, saat sebuah lembaga menjanjikan sertifikat BNSP, yang perlu Anda tanyakan adalah lembaga sertifikasi profesi mana yang berlisensi dan skema apa yang diuji.

Satu hal menarik ada di Pasal 18 ayat (3) UU 13/2003: sertifikasi kompetensi kerja dapat pula diikuti oleh tenaga kerja yang telah berpengalaman. Jadi karyawan yang sudah sepuluh tahun memegang mesin tidak wajib duduk di kelas dulu sebelum diuji. Buat UMKM, ini jalan pintas yang sah untuk mengakui keahlian orang lama tanpa membayar program pelatihan penuh.

Standar yang dipakai untuk menguji adalah SKKNI. Pasal 4 ayat (1) PP 31/2006 menyebut program pelatihan kerja disusun berdasarkan SKKNI, standar internasional, dan atau standar khusus. Penjenjangannya mengacu pada Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia yang ditetapkan lewat Perpres Nomor 8 Tahun 2012, dan Pasal 5 ayat (2) PP 31/2006 menyebut KKNI terdiri atas sembilan jenjang, dari sertifikat 1 sampai sertifikat 9.

Pendapat kami di Absenia, sertifikasi kompetensi layak dikejar kalau ada alasan bisnis yang konkret: syarat tender, tuntutan pelanggan besar, atau jabatan yang memang diatur khusus. Kalau alasannya cuma supaya berkas karyawan terlihat bagus, uangnya lebih berguna dipakai memperbaiki cara kerja harian. Sertifikat tidak pernah menaikkan mutu pekerjaan dengan sendirinya.

Cara menyusun program pelatihan kerja

Pasal 5 ayat (2) Permenaker 6/2020 memberi daftar isi yang bagus untuk ditiru, meski aturan itu bicara khusus tentang pemagangan. Sebuah program setidaknya memuat nama program, tujuan, kompetensi yang akan dicapai, jangka waktu, persyaratan peserta, persyaratan pembimbing, serta kurikulum dan silabus. Tujuh butir itu muat di satu halaman dan sudah cukup untuk membuat pelatihan Anda berhenti bergantung pada ingatan.

Langkah satu, tentukan kesenjangan yang nyata. Jangan mulai dari daftar pelatihan yang ditawarkan orang, mulai dari masalah yang berulang. Barang retur naik, antrean kasir panjang di jam makan siang, atau laporan harian sering telat. Uraikan tugas yang bermasalah itu sampai ke langkah kerjanya. Kalau Anda sudah punya dokumen analisis jabatan, pekerjaan ini jauh lebih cepat karena daftar tugas dan syarat jabatannya sudah tersedia.

Langkah dua, pisahkan mana yang benar-benar masalah kompetensi. Tidak semua keluhan bisa diselesaikan pelatihan. Kalau karyawan tahu caranya tetapi tidak melakukannya, akar masalahnya bisa berupa alat yang rusak, target yang tidak masuk akal, atau aturan yang tidak pernah ditegakkan. Melatih orang untuk masalah semacam itu hanya membuang uang dan membuat tim merasa disalahkan.

Langkah tiga, tulis tujuan dalam bentuk perilaku yang bisa dilihat. Bukan memahami pelayanan pelanggan, melainkan mampu menyelesaikan keluhan pelanggan di kasir dalam tiga menit tanpa memanggil supervisor. Tujuan yang bisa dilihat memudahkan penilaian, dan memaksa Anda jujur soal apa yang sebenarnya dikejar.

Langkah empat, pilih metode dan pembimbing. Untuk keterampilan tangan, praktik langsung dengan pendampingan hampir selalu mengalahkan ceramah. Tentukan siapa pembimbingnya dan berapa jam waktu dia yang dialokasikan, karena tanpa itu pelatihan akan selalu kalah oleh pekerjaan harian.

Langkah lima, jadwalkan dan catat kehadirannya. Tetapkan tanggal, jam, dan durasi, lalu catat siapa yang benar-benar hadir. Program pelatihan pertama untuk karyawan baru sebaiknya menyatu dengan proses onboarding karyawan baru, supaya orang baru tidak belajar dua kali dari sumber yang berbeda-beda.

Pendapat kami di Absenia, program pelatihan yang berumur panjang biasanya yang ditulis sependek mungkin. Satu halaman per program, disimpan di satu folder, ditinjau setahun sekali. Dokumen setebal tiga puluh halaman yang dibuat sekali lalu tidak pernah dibuka lagi tidak memperbaiki apa pun.

Menyusun anggaran pelatihan yang masuk akal

Biaya pelatihan kerja tidak pernah hanya sebesar angka di penawaran. Ada empat kelompok biaya yang perlu Anda tulis terpisah supaya keputusannya jernih: biaya program, biaya bahan dan tempat, biaya pengujian jika mengambil sertifikasi, dan biaya jam kerja yang hilang. Kelompok terakhir hampir selalu dilupakan, padahal untuk usaha yang jam operasionalnya padat, itu bisa menjadi bagian terbesar.

Kami sengaja tidak mencantumkan tarif pasar untuk pelatihan atau uji kompetensi di artikel ini, karena angkanya berbeda jauh antar bidang, antar daerah, dan antar penyedia. Menyebut satu angka seolah berlaku umum justru menyesatkan saat Anda menyusun anggaran. Yang lebih berguna adalah kerangkanya, lalu Anda isi dengan penawaran yang benar-benar Anda terima.

Cara menghitung jam kerja yang hilang cukup sederhana. Ambil upah sebulan karyawan, bagi dengan jumlah jam kerja sebulan, lalu kalikan dengan jumlah jam pelatihan dan jumlah peserta. Kalau hasilnya lebih besar daripada biaya programnya, Anda tahu bahwa memperpendek durasi atau memecah pelatihan menjadi sesi satu jam akan lebih menghemat daripada menawar harga pelatih.

Data kehadiran membantu di sini, dan ini bagian di mana Absenia memang berperan, meski bukan aplikasi pelatihan. Rekap kehadiran dan jadwal shift memudahkan Anda melihat jam mana yang benar-benar sepi dan siapa yang bisa dilepas dari lantai kerja tanpa mengganggu layanan. Untuk paketnya, Absenia gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang masih dalam pengembangan. Rinciannya terbuka di halaman harga, tanpa biaya implementasi dan tanpa kartu kredit.

Pendapat kami di Absenia, anggaran pelatihan sebaiknya kecil tetapi rutin, bukan besar tetapi sekali setahun. Program satu jam setiap dua minggu yang benar-benar jalan mengubah kebiasaan kerja jauh lebih banyak daripada pelatihan dua hari penuh yang dikenang sebagai acara.

Cara mengukur hasil pelatihan tanpa alat mahal

Pertanyaan yang paling sering ditunda pemilik usaha adalah apakah pelatihan kemarin ada gunanya. Sulit dijawab bukan karena butuh alat canggih, melainkan karena ukurannya tidak ditetapkan sebelum pelatihan dimulai. Kalau angka awalnya tidak pernah dicatat, tidak ada pembanding, dan diskusinya berakhir pada perasaan.

Susun empat tingkat pengukuran yang sederhana. Tingkat pertama, tanggapan peserta, dicatat lewat tiga pertanyaan singkat di akhir sesi. Tingkat kedua, penguasaan materi, dicek lewat praktik ulang di tempat, bukan lewat soal pilihan ganda. Tingkat ketiga, perubahan perilaku kerja, diamati dua sampai empat minggu kemudian dengan daftar periksa. Tingkat keempat, dampak ke angka usaha, dilihat dari satu indikator yang sudah Anda pilih sejak awal.

Untuk tingkat keempat, pilih satu indikator saja dan pilih yang datanya sudah Anda punya. Contohnya jumlah barang yang dikerjakan ulang per minggu, jumlah keluhan pelanggan dengan tema yang sama, selisih kas di akhir shift, atau lama proses tutup toko. Kalau Anda sudah terbiasa memakai indikator kinerja, susunannya bisa mengikuti pola di panduan contoh KPI karyawan, dan hasilnya masuk ke penilaian kinerja karyawan berikutnya supaya pembahasannya tidak berhenti di ruang pelatihan.

Ada satu jebakan yang perlu dihindari. Jangan menilai pelatihan hanya dari lembar kepuasan peserta. Pelatih yang lucu dan konsumsi yang enak menghasilkan nilai kepuasan tinggi tanpa satu pun kebiasaan kerja yang berubah. Kepuasan berguna untuk memperbaiki penyampaian, bukan untuk membuktikan hasil.

Pendapat kami di Absenia, ukuran terbaik untuk usaha kecil adalah yang bisa dilihat pemilik tanpa laporan tambahan. Kalau setelah pelatihan penutupan kasir yang tadinya 40 menit menjadi 25 menit dan bertahan sebulan, itu bukti yang cukup. Anda tidak perlu model pengukuran rumit untuk mengambil keputusan melanjutkan program atau menghentikannya.

Perjanjian ikatan dinas dan batasnya

Kalau perusahaan membiayai pelatihan mahal, wajar muncul kekhawatiran karyawan pindah kerja sebulan setelah lulus, apalagi kalau angka turnover karyawan Anda sudah tinggi. Jalan keluar yang lazim dipakai adalah perjanjian ikatan dinas, yaitu kesepakatan bahwa karyawan bersedia bekerja selama jangka waktu tertentu setelah pelatihan, atau mengembalikan sebagian biaya bila keluar lebih cepat. UU 13/2003 tidak mengatur perjanjian ini secara khusus, jadi dasarnya adalah kesepakatan kedua pihak yang dituangkan tertulis.

Justru karena tidak diatur rinci, perjanjian ini gampang dibuat berat sebelah. Batas yang perlu Anda ingat ada di Pasal 31 UU 13/2003: setiap tenaga kerja punya hak dan kesempatan yang sama untuk memilih, mendapatkan, atau pindah pekerjaan dan memperoleh penghasilan yang layak. Perjanjian ikatan dinas tidak boleh berubah menjadi alat untuk mengunci orang tanpa batas waktu, dan tidak boleh dipakai menahan dokumen pribadi seperti ijazah.

Isi minimal yang kami sarankan untuk perjanjian semacam ini:

• Nama program pelatihan, penyelenggara, dan tanggal pelaksanaannya.
• Rincian biaya yang ditanggung perusahaan, dengan bukti tagihan yang bisa ditunjukkan.
• Jangka waktu ikatan yang wajar dan sebanding dengan nilai pelatihan.
• Rumus pengembalian yang menyusut seiring masa kerja yang sudah dijalani.
• Pengecualian yang adil, misalnya pemutusan hubungan kerja oleh perusahaan atau alasan kesehatan.
• Tanda tangan kedua pihak sebelum pelatihan dimulai, bukan sesudahnya.

Soal rumus, cara paling mudah dipahami adalah pengembalian sisa. Misalnya ikatan dinasnya 24 bulan dan karyawan keluar di bulan ke-9, maka yang dikembalikan adalah 15 per 24 dari biaya pelatihan yang tercatat. Rumus semacam ini terasa adil karena perusahaan sudah menikmati sebagian manfaatnya, dan karyawan tidak merasa dihukum untuk waktu yang sudah dia berikan.

Perjanjian ini akan lebih mudah diterima kalau karyawan melihat jalan ke depan di perusahaan Anda. Pelatihan yang dikaitkan dengan jenjang karir yang jelas berubah dari beban menjadi tawaran. Sebaliknya, ikatan dinas tanpa kejelasan karier hanya terasa seperti perangkap, dan orang yang merasa terperangkap tetap akan pergi, hanya dengan cara yang lebih merepotkan.

Pendapat kami di Absenia, ikatan dinas layak dipakai untuk pelatihan yang nilainya benar-benar besar dan sertifikatnya bisa dibawa ke perusahaan lain. Untuk pelatihan internal dua jam, membuat perjanjian semacam ini berlebihan dan malah menimbulkan curiga. Pakailah seperlunya, dan pastikan karyawan membaca isinya sebelum menandatangani, bukan sesudah tiket pelatihan dibeli.

Pertanyaan yang sering ditanyakan