Sertifikasi Kompetensi: Bedanya dengan Sertifikat Pelatihan dan Cara Memakainya

Sertifikasi kompetensi adalah proses pemberian sertifikat kompetensi yang dilakukan secara sistematis dan objektif melalui uji kompetensi, dengan mengacu pada Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia, standar internasional, dan/atau standar khusus. Rumusan itu bukan bahasa pemasaran penyelenggara pelatihan, melainkan bunyi Pasal 1 angka 1 Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2018 tentang Badan Nasional Sertifikasi Profesi. Bagi Anda yang memilih dan menaikkan karyawan, satu frasa di definisi itu yang paling penting: uji kompetensi. Sertifikasi bukan tanda hadir di kelas, melainkan hasil ujian. Panduan ini membahas bedanya dengan sertifikat pelatihan biasa, siapa yang boleh menerbitkannya di Indonesia, cara memastikan lembaganya resmi, dan kapan biayanya layak Anda tanggung.

Apa itu sertifikasi kompetensi dan apa yang diuji

Dasar hukumnya sederhana dan sudah lama ada. Pasal 18 ayat (1) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menyebut tenaga kerja berhak memperoleh pengakuan kompetensi kerja setelah mengikuti pelatihan kerja. Ayat (2) menegaskan pengakuan itu dilakukan melalui sertifikasi kompetensi kerja. Ayat (4) memerintahkan pembentukan badan nasional sertifikasi profesi yang independen untuk melaksanakannya. Jadi sejak awal, negara memisahkan dua hal: kegiatan melatih, dan kegiatan mengakui hasil belajar.

Yang diuji dalam sertifikasi bukan pengetahuan umum, melainkan unit kompetensi. Satu jabatan biasanya terdiri dari beberapa unit, dan tiap unit punya kriteria unjuk kerja yang harus ditunjukkan. Karena itu ujiannya jarang berbentuk pilihan ganda saja. Peserta diminta memperagakan pekerjaan, menunjukkan bukti hasil kerja, atau menjawab pertanyaan lisan yang menggali cara berpikirnya. Yang menilai disebut asesor kompetensi, bukan instruktur yang tadi mengajarnya.

Ada satu ketentuan yang sering terlewat oleh pemilik usaha, padahal justru paling berguna untuk UMKM. Pasal 18 ayat (3) UU 13/2003 menyatakan sertifikasi kompetensi kerja dapat pula diikuti oleh tenaga kerja yang telah berpengalaman. Artinya karyawan Anda yang belajar dari lapangan selama lima tahun, tanpa pernah ikut kursus apa pun, tetap boleh diuji dan mendapat pengakuan resmi. Sertifikasi tidak mensyaratkan orang itu lulus pelatihan lebih dulu.

Pendapat kami di Absenia, inilah nilai sebenarnya sertifikasi bagi usaha kecil. Sebagian besar keahlian di UMKM Indonesia terbentuk di tempat kerja, bukan di ruang kelas. Orang bisa sangat cakap tetapi tidak punya satu pun kertas yang membuktikannya, sehingga sulit dinilai saat melamar ke tempat lain, dan sulit Anda bandingkan secara adil saat memutuskan promosi. Uji kompetensi menutup jurang itu tanpa memaksa siapa pun kembali ke bangku sekolah.

Beda sertifikat pelatihan dan sertifikat kompetensi

Ini pembeda inti yang paling sering kabur di lapangan, dan yang paling sering dimanfaatkan penyelenggara nakal. Dua-duanya dicetak di kertas bagus, dua-duanya memuat nama peserta dan stempel, dan dua-duanya sama-sama disebut sertifikat dalam percakapan sehari-hari. Padahal peraturan membedakannya dengan tegas di pasal yang sama.

Pasal 14 Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja Nasional menyebut peserta pelatihan yang telah menyelesaikan program berhak mendapatkan sertifikat pelatihan dan/atau sertifikat kompetensi kerja. Lalu dipisahkan: ayat (2) mengatur sertifikat pelatihan kerja diberikan oleh lembaga pelatihan kerja kepada peserta yang dinyatakan lulus sesuai program pelatihan yang diikuti, sedangkan ayat (3) mengatur sertifikat kompetensi kerja diberikan kepada lulusan pelatihan dan/atau tenaga kerja berpengalaman setelah lulus uji kompetensi. Kalimatnya berbeda karena peristiwanya memang berbeda.

Perhatikan baris yang menilai. Di sertifikat pelatihan, penjual dan penilai adalah pihak yang sama. Lembaga yang menerima uang kursus juga yang memutuskan siapa lulus. Tidak ada yang salah secara hukum, tetapi Anda harus jujur menilai bobot buktinya. Pada sertifikasi kompetensi, pihak yang menguji berbeda dari pihak yang mengajar, dan penilaiannya diikat pada standar di luar lembaga itu. Di situlah letak nilai tambahnya buat pemberi kerja.

Konsekuensi praktisnya begini. Kalau pelamar melampirkan sertifikat pelatihan tiga hari, yang Anda tahu adalah dia pernah duduk di sesi itu. Kalau dia melampirkan sertifikat kompetensi, yang Anda tahu adalah ada asesor di luar perusahaan tempatnya bekerja yang pernah memeriksa dan menyatakan dia mampu. Keduanya berguna, tetapi tidak setara. Jangan memberi bobot yang sama pada dua kertas yang membuktikan hal berbeda. Untuk memahami sisi pelatihannya lebih dalam, termasuk dasar hukum dan cara menyusun programnya, kami bahas terpisah di panduan pelatihan kerja.

Siapa yang berwenang menerbitkan di Indonesia

Perintah Pasal 18 ayat (4) dan ayat (5) UU 13/2003 dilaksanakan lewat Peraturan Pemerintah. Aturan yang berlaku sekarang adalah PP Nomor 10 Tahun 2018 tentang Badan Nasional Sertifikasi Profesi, yang ditetapkan pada 15 Maret 2018 dan mencabut PP Nomor 23 Tahun 2004. Di dalamnya, BNSP didefinisikan sebagai lembaga independen yang dibentuk untuk melaksanakan sertifikasi kompetensi kerja, dan Pasal 2 ayat (2) menegaskan BNSP bertanggung jawab kepada Presiden.

BNSP tidak menguji semua orang sendirian. Pasal 4 ayat (1) PP 10/2018 mengatur BNSP memberikan lisensi kepada LSP yang memenuhi persyaratan untuk melaksanakan sertifikasi kompetensi kerja. LSP sendiri didefinisikan sebagai lembaga yang melaksanakan kegiatan sertifikasi profesi yang telah memenuhi syarat dan telah memperoleh lisensi dari BNSP. Lisensinya sendiri diartikan sebagai bentuk pengakuan dari BNSP kepada LSP untuk dapat melaksanakan sertifikasi kompetensi kerja atas nama BNSP. Kalimat terakhir itu penting: LSP bekerja atas nama BNSP, bukan atas nama dirinya sendiri.

PP 31/2006 melengkapi gambarannya. Pasal 14 ayat (5) mengatur, apabila lembaga sertifikasi profesi untuk bidang tertentu belum terbentuk, pelaksanaan sertifikasi kompetensi kerja dilakukan oleh BNSP sendiri. Dan ayat (6) menyatakan pelaksanaannya harus mengacu pada pedoman sertifikasi kompetensi kerja yang ditetapkan oleh BNSP. Rantainya jelas dan tertutup, dari undang-undang sampai pedoman teknis.

Di direktori resmi BNSP, LSP dikelompokkan dalam tiga kategori dengan sub-kategori yang bisa Anda saring sendiri. Tabel berikut menyalin pengelompokan itu apa adanya, supaya Anda tidak salah menduga saat menerima tawaran.

Pendapat kami di Absenia, pemilik usaha tidak perlu hafal seluk-beluk pengelompokan ini. Cukup pahami satu hal: yang membuat sebuah sertifikat berarti bukan nama lembaganya, melainkan ada atau tidaknya lisensi BNSP di belakangnya. Selebihnya hanya soal siapa yang mendirikan LSP tersebut.

Cara memastikan lembaganya resmi sebelum membayar

Karena sertifikasi berbayar dan permintaannya tinggi, muncul penyelenggara yang menjual sertifikat dengan tampilan mirip tetapi tanpa lisensi. Kabar baiknya, memeriksanya tidak sulit dan tidak perlu koneksi khusus. BNSP membuka direktori LSP di bnsp.go.id/lsp, dan direktori itu memuat persis data yang Anda butuhkan untuk menolak tawaran yang mencurigakan.

Setiap LSP di direktori itu tampil dengan nomor lisensi berformat BNSP-LSP diikuti angka dan kode ID, nomor surat keputusan penetapannya, serta label status. Ada dua label yang kami temui: lisensi aktif dan masa berlaku habis. Label kedua inilah yang paling sering dilewatkan pembeli. Sebuah lembaga bisa saja benar pernah berlisensi, tetapi lisensinya sudah tidak aktif saat ini. Selain status, direktori juga menampilkan jumlah tempat uji kompetensi, jumlah skema, dan jumlah asesor yang dimiliki tiap LSP.

Urutan pemeriksaan yang kami sarankan sebelum satu rupiah pun berpindah:

• Minta nama resmi LSP dan nomor lisensinya secara tertulis, bukan lewat lisan atau brosur.
• Cari nama itu di direktori LSP di situs BNSP, lalu cocokkan nomor lisensinya.
• Pastikan statusnya aktif, bukan masa berlaku habis.
• Periksa apakah skema yang ditawarkan memang ada di daftar skema LSP tersebut.
• Tanyakan lokasi tempat uji kompetensi dan siapa asesor yang akan menguji.
• Minta rincian biaya tertulis, termasuk apa yang terjadi jika peserta dinyatakan belum kompeten.

Satu hal yang perlu kami sampaikan apa adanya, karena Anda akan menemuinya sendiri. Saat kami memeriksa situs BNSP, menu pengecekan sertifikat masih berstatus sedang dalam pengembangan, dengan keterangan fitur akan segera hadir. Jadi untuk sekarang, pemeriksaan yang paling bisa Anda andalkan adalah memverifikasi lembaganya lewat direktori LSP, lalu mengonfirmasi keabsahan sertifikat langsung ke LSP penerbitnya. Jangan berasumsi ada satu tombol ajaib yang memeriksa semuanya.

Kaitannya dengan standar kompetensi kerja nasional

Uji kompetensi butuh tolok ukur, dan tolok ukur itu bernama Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia atau SKKNI. PP 31/2006 mendefinisikannya sebagai rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan dan/atau keahlian serta sikap kerja yang relevan dengan pelaksanaan tugas dan syarat jabatan. Tanpa SKKNI, penilaian kompeten atau belum kompeten hanya jadi selera penguji.

SKKNI tidak disusun sepihak oleh pemerintah. Pasal 7 ayat (1) PP 31/2006 menyebut SKKNI disusun berdasarkan kebutuhan lapangan usaha dan sekurang-kurangnya memuat kompetensi teknis, pengetahuan, dan sikap kerja. Ayat (4) mengatur rancangannya dibakukan melalui forum konvensi antar asosiasi profesi, pakar, dan praktisi untuk sektor dan bidang tertentu, lalu ditetapkan dengan Peraturan Menteri. Jadi isinya datang dari orang yang mengerjakan pekerjaan itu, bukan dari meja birokrasi semata.

Ada dua peran SKKNI yang layak Anda ingat. Pasal 8 PP 31/2006 menyatakan SKKNI menjadi acuan dalam penyusunan program pelatihan kerja dan penyusunan materi uji kompetensi. Artinya standar yang sama dipakai dua kali: sekali untuk merancang apa yang diajarkan, sekali lagi untuk merancang apa yang diuji. Hal ini juga sejalan dengan Pasal 10 ayat (2) UU 13/2003, yang menyebut pelatihan kerja diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja.

Di atas SKKNI ada Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia atau KKNI, kerangka penjenjangan yang menyandingkan pendidikan, pelatihan kerja, dan pengalaman kerja. Pasal 5 ayat (2) PP 31/2006 menyatakan KKNI terdiri dari sembilan jenjang, dari kualifikasi sertifikat 1 sampai sertifikat 9. Buat Anda yang sedang merapikan tangga jabatan, kerangka ini bisa dipakai sebagai rujukan luar agar level internal Anda tidak sepenuhnya karangan sendiri. Cara menerjemahkannya ke tangga posisi di perusahaan kecil kami uraikan di panduan jenjang karir, dan cara membedah isi pekerjaannya ada di analisis jabatan.

Bidang yang lazim disertifikasi

Pertanyaan berikutnya biasanya praktis: apakah bidang usaha saya termasuk yang bisa disertifikasi. Cara menjawabnya bukan menebak, melainkan menelusuri direktori LSP resmi lalu menyaring berdasarkan bidang dan lokasi. Direktori BNSP menyediakan penyaring provinsi dan kategori, sehingga Anda bisa melihat sendiri lembaga mana yang melayani bidang Anda.

Dari penelusuran kami di direktori itu, sebaran bidangnya sangat luas dan tidak terbatas pada pekerjaan teknik berat. Kami menemukan LSP untuk administrasi perkantoran, administrasi publik, keagenan asuransi, sampai bidang digital kreatif. Sub-kategori resminya sendiri sudah menyebut konstruksi, klining servis, dan penempatan pekerja migran sebagai kelompok tersendiri. Artinya jenis pekerjaan yang lazim ada di UMKM, mulai dari staf administrasi sampai teknisi lapangan, punya peluang besar sudah tercakup.

Persebarannya juga tidak merata secara geografis, dan itu perlu Anda perhitungkan sejak awal. Data yang ditampilkan di beranda BNSP menunjukkan jumlah LSP terbanyak berada di Jawa Timur, Jawa Barat, DKI Jakarta, dan Jawa Tengah, sementara sejumlah provinsi di kawasan timur baru memiliki segelintir LSP. Kalau usaha Anda berada di daerah dengan pilihan terbatas, biaya perjalanan menuju tempat uji kompetensi bisa menjadi komponen biaya yang tidak kecil, dan itu harus masuk hitungan sebelum Anda menjanjikan sertifikasi kepada tim.

Pendapat kami di Absenia, jangan mulai dari pertanyaan bidang apa saja yang tersedia. Mulailah dari jabatan mana di perusahaan Anda yang kesalahannya paling mahal. Untuk sebagian usaha itu juru masak dan penanganan pangan, untuk yang lain teknisi listrik atau operator alat, untuk yang lain lagi staf yang memegang uang. Setelah jabatan itu jelas, barulah cari skema dan LSP yang cocok. Menyusun urutannya terbalik hanya membuat Anda membeli sertifikat yang tersedia, bukan sertifikat yang dibutuhkan.

Memakai sertifikasi kompetensi saat merekrut

Sertifikat kompetensi berguna di dua momen: saat memilih orang baru, dan saat memutuskan siapa naik. Keduanya menuntut cara pakai yang berbeda, dan keduanya bisa disalahgunakan kalau Anda memperlakukan sertifikat sebagai jawaban akhir.

Saat merekrut, gunakan sertifikat kompetensi sebagai penyaring awal, bukan sebagai keputusan. Fungsinya menghemat waktu Anda pada tahap paling melelahkan, yaitu menyaring tumpukan pelamar yang semuanya mengaku bisa. Pelamar bersertifikat kompetensi setidaknya sudah pernah dinyatakan mampu oleh pihak di luar tempat kerjanya. Itu titik awal yang lebih baik daripada klaim di curriculum vitae. Cara menyusun tahapan lengkapnya kami bahas di panduan proses rekrutmen karyawan, dan penyusunan uraian tugas yang membuat penyaringan ini masuk akal ada di job description.

Tetapi berhentilah di sana. Sertifikat tidak mengukur kecocokan dengan cara kerja tim Anda, tidak mengukur kejujuran, dan tidak menjamin orangnya masih terampil hari ini kalau sudah lama tidak memakai keahlian tersebut. Karena itu tetap jalankan wawancara, tetap minta contoh pekerjaan nyata, dan bila jabatannya memegang uang atau keselamatan orang, tetap lakukan pemeriksaan latar belakang seperti yang kami uraikan di background check. Sertifikat menjawab pertanyaan bisa atau tidak, bukan cocok atau tidak.

Untuk kenaikan jenjang, sertifikasi menyelesaikan masalah yang jauh lebih pelik: kecurigaan bahwa promosi ditentukan kedekatan. Di usaha kecil, pemilik biasanya kenal semua orang secara pribadi, dan justru itu yang membuat setiap keputusan promosi rawan dituduh pilih kasih. Kriteria yang datang dari luar perusahaan meredam tuduhan itu, karena bukan Anda yang menilai. Padukan hasil uji kompetensi dengan catatan kinerja berkala seperti yang kami bahas di penilaian kinerja karyawan, lalu letakkan keduanya dalam kerangka pengelolaan orang yang lebih besar di panduan manajemen SDM.

Satu catatan tentang bukti kehadiran, karena ini sering jadi titik lemah. Sertifikat kompetensi membuktikan kemampuan, sedangkan catatan kehadiran membuktikan kedisiplinan. Promosi yang sehat butuh keduanya, dan yang kedua paling sering hilang di UMKM karena rekapnya dikerjakan manual di akhir bulan. Absenia hari ini sudah menjalankan absensi selfie dengan verifikasi GPS, cuti dan izin beserta approval, pengaturan shift, data karyawan, serta rekap yang bisa diekspor, sehingga sisi kedisiplinan itu punya jejak yang bisa ditunjukkan. Modul payroll dan slip gaji masih dalam pengembangan, dan kami lebih suka menyebutnya apa adanya.

Kapan biaya sertifikasi layak ditanggung perusahaan

Kami tidak akan menyebut angka biaya sertifikasi di sini, karena tarifnya berbeda antar skema, antar LSP, dan antar jumlah unit kompetensi yang diuji. Menyebut satu angka seolah berlaku umum hanya akan menyesatkan Anda saat menyusun anggaran. Yang bisa kami berikan adalah cara memutuskan, plus daftar komponen yang harus Anda tanyakan supaya penawaran bisa dibandingkan secara adil.

Mulailah dari sisi hukumnya supaya tidak salah paham. Pasal 12 ayat (1) UU 13/2003 menyatakan pengusaha bertanggung jawab atas peningkatan dan/atau pengembangan kompetensi pekerjanya melalui pelatihan kerja, dan ayat (2) menyebut kewajiban itu berlaku bagi pengusaha yang memenuhi persyaratan yang diatur lebih lanjut. Ayat (3) menambahkan setiap pekerja memiliki kesempatan yang sama untuk mengikuti pelatihan kerja sesuai bidang tugasnya. Yang tidak ada adalah kewajiban umum menanggung biaya uji kompetensi untuk semua karyawan. Jadi keputusan ini bersifat bisnis, bukan sekadar kepatuhan.

Menurut kami biaya sertifikasi layak ditanggung perusahaan bila memenuhi minimal dua dari keadaan berikut. Pertama, sertifikat itu dipakai perusahaan, misalnya untuk memenuhi syarat pelanggan besar, mengikuti tender, atau memenuhi persyaratan izin. Kedua, jabatan tersebut berisiko tinggi sehingga kesalahannya mahal bagi pelanggan atau bagi keselamatan. Ketiga, orangnya sudah terbukti bertahan dan berkinerja baik, bukan karyawan yang baru sebulan masuk. Keempat, tidak ada cara lain yang lebih murah untuk membuktikan kemampuan yang sama.

Sebaliknya, tahan dulu bila sertifikat itu murni menaikkan nilai tawar pribadi karyawan di pasar kerja tanpa manfaat langsung bagi perusahaan, bila karyawannya masih dalam masa percobaan seperti dibahas di masa percobaan kerja, atau bila anggaran Anda tipis dan uang yang sama lebih berguna untuk membenahi hal mendasar. Menanggung biaya sertifikasi tiga orang sekaligus di usaha yang rekap kehadirannya masih kacau adalah urutan yang terbalik.

Kalau Anda memutuskan menanggung, tanyakan komponen berikut secara tertulis: biaya uji per peserta per skema, jumlah unit kompetensi yang tercakup, biaya sewa tempat uji jika ada, biaya perjalanan bila lokasi ujinya di luar kota, dan aturan biaya uji ulang bila peserta dinyatakan belum kompeten. Komponen terakhir paling sering tersembunyi, padahal justru yang membuat anggaran meleset. Bila Anda ingin mengaitkan pembiayaan dengan komitmen masa kerja, bacalah dulu pembahasan perjanjian ikatan dinas di panduan pelatihan kerja sebelum menyusun perjanjiannya sendiri, dan pastikan kriteria naiknya sudah jelas seperti dibahas di promosi jabatan.

Terakhir, soal keberlakuan aturan. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 memang sudah banyak diubah, termasuk oleh Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang. Kami menelusuri daftar pasal yang diubah dalam undang-undang tersebut dan Pasal 12 maupun Pasal 18 UU 13/2003 tidak termasuk di dalamnya, sehingga ketentuan tentang sertifikasi kompetensi kerja masih berbunyi seperti aslinya. Yang berubah di ranah pelatihan adalah Pasal 13 dan Pasal 14 yang mengatur lembaga pelatihan kerja dan perizinan berusahanya. Untuk melihat apa saja yang sudah aktif di sisi pencatatan, silakan telusuri halaman fitur atau langsung buat akun.

Pertanyaan yang sering ditanyakan