Background Check Karyawan: Panduan Verifikasi Kandidat untuk UMKM

Background check adalah pemeriksaan latar belakang calon karyawan yang dijalankan sebelum kontrak kerja ditandatangani, dengan satu tujuan sederhana: memastikan apa yang tertulis di lamaran memang cocok dengan kenyataan. Di usaha kecil, langkah ini paling sering dilewati karena terasa berlebihan dan merepotkan. Padahal justru di tim berisi 10 sampai 100 orang, satu perekrutan yang meleset terasa jauh lebih sakit daripada di perusahaan besar, sebab tidak ada lapisan yang menyerap kesalahannya. Panduan ini membahas apa saja yang layak diperiksa, urutan langkahnya, berapa lama waktunya, siapa yang mengerjakan di perusahaan tanpa divisi HR, apa yang dilakukan kalau ada temuan, dan bagian yang paling sering diabaikan pemilik usaha: batas hukum serta etikanya setelah Indonesia punya Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Apa itu background check dan kapan UMKM perlu

Secara praktis, background check bukan investigasi. Ia adalah pencocokan. Kandidat sudah mengklaim sesuatu di berkas lamaran dan di ruang wawancara, dan Anda memeriksa apakah klaim itu berdiri di atas bukti. Perbedaannya penting karena menentukan seberapa jauh Anda boleh melangkah. Memeriksa apakah ijazah yang dilampirkan benar diterbitkan kampusnya adalah pencocokan klaim. Menelusuri kehidupan keluarga kandidat bukan, dan tidak ada alasan pekerjaan yang membenarkannya.

Alasan UMKM perlu melakukannya sebenarnya bukan soal kecurigaan, tetapi soal daya tahan. Ketika tim Anda 20 orang, satu orang setara 5 persen kapasitas perusahaan. Kalau orang itu keluar atau harus dikeluarkan pada bulan ketiga, Anda kehilangan biaya rekrutmen, waktu pelatihan, momentum tim, dan sering kali satu proyek yang sedang berjalan. Biaya ini jarang dicatat di pembukuan, tetapi terasa langsung di arus kas. Kami membahas dampak lanjutannya di artikel turnover karyawan.

Kedalaman pemeriksaan sebaiknya mengikuti risiko posisi, bukan mengikuti kebiasaan. Kasir yang memegang uang tunai harian, admin yang memegang akses rekening, sopir yang membawa kendaraan perusahaan, dan pengasuh anak di daycare berada di kelompok risiko yang berbeda dengan desainer grafis yang bekerja dari rumah. Cara paling rapi menentukannya adalah menuliskan lebih dulu tanggung jawab dan akses tiap posisi, sesuatu yang biasanya sudah Anda kerjakan saat menyusun analisis jabatan.

Pendapat kami di Absenia, background check paling tepat dipandang sebagai alat untuk melindungi karyawan yang sudah ada, bukan sebagai alat mencurigai yang baru datang. Tim yang jujur berhak tidak dirugikan oleh satu orang yang memalsukan riwayatnya. Begitu kerangka berpikirnya bergeser dari curiga menjadi melindungi, pertanyaan yang Anda ajukan ke kandidat juga otomatis berubah menjadi lebih spesifik, lebih relevan dengan pekerjaan, dan lebih mudah dipertanggungjawabkan kalau suatu saat dipersoalkan.

Enam hal yang layak diperiksa dan sumber datanya

Ada enam kategori yang secara umum masuk akal untuk diperiksa oleh usaha kecil. Urutannya di tabel berikut disusun dari yang paling ringan bebannya terhadap privasi kandidat sampai yang paling berat, lengkap dengan sumber datanya dan pihak yang harus memberi izin. Perhatikan kolom terakhir, karena di situlah letak sebagian besar kesalahan yang kami temui di lapangan.

Identitas. Ini yang paling murah dan paling sering dilewati. Minta KTP asli ditunjukkan, bukan hanya foto yang dikirim lewat pesan. Cocokkan nama, tanggal lahir, dan wajahnya. Kesalahan ejaan nama antara KTP dan berkas lamaran memang sering terjadi dan biasanya tidak berbahaya, tetapi harus diluruskan sekarang, sebelum nama itu masuk ke kontrak, ke rekening penggajian, dan ke pendaftaran jaminan sosial.

Riwayat pendidikan. Perlu diperiksa hanya kalau ijazahnya memang menjadi syarat pekerjaan. Untuk posisi yang menuntut lisensi atau sertifikasi tertentu, konfirmasi langsung ke lembaga penerbitnya adalah langkah yang wajar. Untuk posisi yang menilai keterampilan, tes praktik biasanya jauh lebih informatif daripada selembar ijazah.

Riwayat kerja. Di sinilah paklaring berguna, karena dokumen itu memuat nama perusahaan, jabatan, serta periode kerja. Kalau kandidat tidak memilikinya, bentuk lain seperti surat keterangan kerja atau salinan kontrak kerja lama bisa dipakai. Tidak adanya paklaring belum tentu tanda bahaya, sebab banyak usaha kecil di Indonesia memang tidak pernah menerbitkannya.

Referensi, catatan kriminal, dan kesehatan. Tiga kategori terakhir menuntut kehati-hatian paling besar dan akan kami bahas terpisah di bawah. Aturan main singkatnya: jangan pernah menyentuh ketiganya tanpa persetujuan tertulis, dan jangan pernah meminta ketiganya untuk posisi yang tidak membutuhkannya.

Batas hukum: UU Pelindungan Data Pribadi

Ini bagian terpenting dari seluruh panduan, dan bagian yang paling jarang dibaca. Indonesia sudah punya Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Undang-undang ini disahkan dan diundangkan pada 17 Oktober 2022, tercatat dalam Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 196. Pasal 74 memberi waktu penyesuaian paling lama 2 tahun sejak diundangkan bagi pengendali dan prosesor data, sehingga masa tenggang itu sudah lewat pada 17 Oktober 2024. Artinya kewajiban di dalamnya berlaku penuh untuk usaha Anda hari ini, sekecil apa pun ukurannya.

Posisi hukum perusahaan Anda jelas. Pasal 1 angka 4 mendefinisikan Pengendali Data Pribadi sebagai setiap orang, badan publik, dan organisasi internasional yang bertindak sendiri-sendiri atau bersama-sama dalam menentukan tujuan dan melakukan kendali pemrosesan Data Pribadi. Ketika Anda menentukan data apa yang dikumpulkan dari pelamar dan untuk apa data itu dipakai, Anda adalah Pengendali Data Pribadi. Warung dengan 12 karyawan tidak dikecualikan.

Ada empat konsekuensi yang paling relevan untuk background check. Pertama, dasar pemrosesan. Pasal 20 ayat (1) menyatakan Pengendali Data Pribadi wajib memiliki dasar pemrosesan Data Pribadi, dan ayat (2) huruf a menyebut persetujuan yang sah secara eksplisit dari Subjek Data Pribadi untuk satu atau beberapa tujuan tertentu yang telah disampaikan sebelumnya. Untuk kandidat yang belum menjadi karyawan, persetujuan adalah dasar yang paling bersih dan paling mudah dibuktikan.

Kedua, prinsip data seperlunya. Pasal 27 mewajibkan pemrosesan dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum, dan transparan. Pasal 28 menambahkan bahwa pemrosesan harus sesuai dengan tujuannya. Prinsip yang sama muncul di Pasal 16 ayat (2). Terjemahan praktisnya: kalau posisi yang dilamar adalah admin media sosial, Anda tidak punya tujuan sah untuk meminta rekening koran atau riwayat kesehatan keluarga. Data yang tidak Anda butuhkan sebaiknya memang tidak Anda kumpulkan, karena setiap data yang tersimpan adalah risiko yang harus Anda jaga.

Ketiga, kategori data spesifik. Pasal 4 ayat (2) menyebut jenis Data Pribadi yang bersifat spesifik, yaitu data dan informasi kesehatan, data biometrik, data genetika, catatan kejahatan, data anak, data keuangan pribadi, serta data lain sesuai peraturan perundang-undangan. Perhatikan bahwa catatan kejahatan dan data kesehatan, dua hal yang justru sering diminta dalam rekrutmen, masuk kategori ini. Karena itu keduanya menuntut alasan yang lebih kuat, persetujuan yang lebih spesifik, dan penyimpanan yang lebih terbatas dibanding sekadar salinan KTP.

Keempat, larangan penyalahgunaan. Pasal 65 melarang setiap orang secara melawan hukum memperoleh atau mengumpulkan Data Pribadi yang bukan miliknya untuk keuntungan sendiri atau orang lain yang dapat merugikan pemilik data, melarang mengungkapkannya, dan melarang menggunakannya. Ancaman pidananya nyata. Pasal 67 ayat (1) mengatur pidana penjara paling lama 5 tahun dan atau denda paling banyak Rp 5 miliar untuk pengumpulan yang melawan hukum, dan ayat (2) mengatur pidana penjara paling lama 4 tahun dan atau denda paling banyak Rp 4 miliar untuk pengungkapan yang melawan hukum. Membagikan hasil pemeriksaan kandidat ke grup obrolan bukan lagi sekadar tidak sopan.

Satu batas lagi datang dari sisi ketenagakerjaan. UU Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 5 menyatakan setiap tenaga kerja memiliki kesempatan yang sama tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan, dan Pasal 6 menyatakan setiap pekerja berhak memperoleh perlakuan yang sama tanpa diskriminasi dari pengusaha. Hasil pemeriksaan tidak boleh dipakai untuk menyaring orang berdasarkan atribut pribadi yang tidak berhubungan dengan kemampuan mengerjakan pekerjaan.

Bentuk persetujuan tertulis yang sah

Banyak pemilik usaha mengira persetujuan cukup berupa kalimat lisan di akhir wawancara. Undang-undang mengatur lebih tegas. Pasal 22 ayat (1) menyatakan persetujuan pemrosesan Data Pribadi dilakukan melalui persetujuan tertulis atau terekam. Ayat (2) memperbolehkan persetujuan itu disampaikan secara elektronik atau nonelektronik, dan ayat (3) menegaskan keduanya mempunyai kekuatan hukum yang sama. Jadi tanda tangan di atas kertas dan formulir digital yang tercatat sama-sama sah, asalkan benar-benar tersimpan dan bisa ditunjukkan kembali.

Isinya juga tidak boleh asal. Pasal 21 ayat (1) mewajibkan Pengendali Data Pribadi menyampaikan informasi mengenai legalitas pemrosesan, tujuan pemrosesan, jenis dan relevansi Data Pribadi yang akan diproses, jangka waktu retensi dokumen yang memuat Data Pribadi, rincian mengenai informasi yang dikumpulkan, jangka waktu pemrosesan, dan hak Subjek Data Pribadi. Pasal 22 ayat (4) menambahkan bahwa bila permintaan persetujuan memuat tujuan lain, permintaan itu harus dapat dibedakan secara jelas dari hal lainnya, dibuat dengan format yang dapat dipahami dan mudah diakses, serta memakai bahasa yang sederhana dan jelas.

Praktiknya jauh lebih sederhana daripada bunyi pasalnya. Satu lembar formulir sudah cukup untuk usaha kecil, berisi delapan hal berikut:

• Nama perusahaan dan nama penanggung jawab yang bisa dihubungi kandidat.
• Tujuan pemeriksaan, ditulis spesifik untuk posisi yang dilamar.
• Daftar pemeriksaan yang akan dilakukan, dicentang satu per satu, bukan diborong.
• Nama dan nomor kontak referensi yang boleh dihubungi, diisi sendiri oleh kandidat.
• Berapa lama berkasnya disimpan, misalnya 6 bulan bila kandidat tidak diterima.
• Siapa saja di dalam perusahaan yang boleh membaca hasilnya.
• Hak kandidat menarik persetujuan kapan saja, sesuai Pasal 9.
• Tanggal, tanda tangan kandidat, dan tanda tangan perwakilan perusahaan.

Waktu yang tepat untuk meminta formulir ini adalah setelah wawancara akhir dan bersamaan dengan offering letter bersyarat, bukan di awal saat kandidat baru mengirim lamaran. Alasannya praktis: pada tahap awal Anda belum punya tujuan yang spesifik, dan mengumpulkan dokumen sensitif dari 40 pelamar untuk 1 lowongan berarti Anda menyimpan 39 tumpukan risiko yang tidak Anda butuhkan. Pendapat kami di Absenia, aturan emasnya adalah minta data sesedikit mungkin, sekali saja, dan hanya dari orang yang benar-benar akan Anda rekrut.

SKCK dan batas catatan kriminal

SKCK adalah Surat Keterangan Catatan Kepolisian. Menurut situs resmi SKCK Polri, dokumen ini adalah surat keterangan resmi yang diterbitkan Polri melalui fungsi Intelkam kepada seorang pemohon untuk menerangkan ada atau tidaknya catatan individu yang bersangkutan dalam kegiatan kriminalitas atau kejahatan. Masa berlakunya 6 bulan sejak tanggal diterbitkan, dan bila telah lewat serta dirasa perlu, SKCK dapat diperpanjang.

Dua hal sering disalahpahami pemilik usaha. Pertama, yang mengurus SKCK adalah kandidat sebagai pemohon, bukan perusahaan. Anda tidak bisa mengajukan SKCK atas nama orang lain, dan Anda juga tidak bisa menanyakan catatan kriminal seseorang langsung ke kepolisian. Kedua, pendaftarannya dilakukan langsung di loket pelayanan SKCK di kantor polisi dengan membawa dokumen yang dipersyaratkan, atau secara online. Situs SKCK Polri mencantumkan bahwa portal registrasi SKCK Online dinonaktifkan pada 20 Maret 2023 dan pemohon diarahkan mendaftar melalui aplikasi Super Apps Presisi Polri.

Dokumen yang perlu disiapkan kandidat menurut situs yang sama antara lain fotokopi KTP dengan menunjukkan KTP asli, fotokopi Kartu Keluarga, fotokopi akta lahir atau surat kenal lahir atau ijazah atau surat nikah, dokumen sidik jari, serta pas foto berwarna ukuran 4 x 6 sebanyak 6 lembar dengan latar belakang merah. Persyaratannya sedikit berbeda antara tingkat Polsek, Polres, Polda, dan Mabes Polri, jadi arahkan kandidat mengecek tingkat yang sesuai dengan keperluannya.

Sekarang bagian yang jarang dikatakan. SKCK punya batas. Dokumen itu menerangkan ada atau tidaknya catatan pada saat diterbitkan, bukan menjamin perilaku seseorang di masa depan. Selain itu, sebagaimana sudah dibahas di atas, catatan kejahatan termasuk Data Pribadi yang bersifat spesifik menurut Pasal 4 ayat (2) UU Nomor 27 Tahun 2022. Meminta SKCK untuk semua posisi tanpa membedakan risiko adalah pengumpulan data spesifik tanpa tujuan yang terbatas dan spesifik.

Pendapat kami di Absenia, wajibkan SKCK hanya untuk posisi yang benar-benar menuntutnya, misalnya yang memegang uang tunai, kunci gudang, kendaraan operasional, akses ke data pelanggan, atau yang bekerja dekat dengan anak dan kelompok rentan. Untuk posisi lain, SKCK biasanya hanya menambah biaya dan waktu bagi kandidat tanpa menambah informasi yang berguna bagi Anda. Kalau Anda memang mewajibkannya, sebutkan sejak iklan lowongan supaya kandidat bisa mengurus lebih awal, dan simpan salinannya terbatas pada satu orang yang berwenang.

Urutan langkah, lama waktu, dan siapa yang mengerjakan

Di perusahaan besar, urusan ini dipegang tim rekrutmen. Di usaha dengan 10 sampai 100 karyawan, biasanya tidak ada. Yang ada adalah pemilik yang merangkap segalanya, ditambah satu admin atau staf keuangan yang rapi. Kabar baiknya, dua orang sudah cukup asalkan pembagian tugasnya jelas. Pembagian yang kami sarankan sederhana: admin mengurus dokumen dan pencocokan, pemilik atau calon atasan langsung mengurus panggilan referensi, karena hanya merekalah yang tahu pertanyaan apa yang benar-benar penting untuk pekerjaan itu.

Total waktunya realistis di angka 3 sampai 7 hari kerja untuk posisi biasa, dan 1 sampai 2 minggu bila SKCK serta pemeriksaan kesehatan ikut masuk. Penyebab molor nomor satu bukan prosesnya, melainkan kandidat yang menunda mengurus dokumen karena belum yakin akan diterima. Karena itu tahap 2 penting: terbitkan penawaran bersyarat lebih dulu supaya kandidat punya kepastian, lalu kaitkan tanggal mulai kerja dengan selesainya pemeriksaan.

Soal panggilan referensi, batasi maksimal 2 kontak dan tetap pada pertanyaan yang berkaitan dengan pekerjaan: periode kerja, tanggung jawab, cara bekerja dalam tim, dan apakah yang bersangkutan akan dipekerjakan lagi. Jangan menanyakan alasan pribadi, kondisi keluarga, atau besaran gaji terakhir kepada pihak ketiga. Setelah kandidat diterima, sambungkan hasilnya ke kontrak kerja dan alur onboarding karyawan baru, supaya data yang sudah Anda kumpulkan tidak perlu diminta ulang. Pembagian peran administratifnya kami uraikan lebih jauh di artikel tugas HRD.

Kalau ditemukan ketidakcocokan

Temuan hampir selalu muncul, dan sebagian besar tidak berbahaya. Yang membedakan perusahaan yang menangani ini dengan baik dan yang tidak adalah kemampuan memilah. Kami membaginya menjadi tiga jenis. Pertama, kekeliruan administratif, seperti ejaan nama berbeda antara ijazah dan KTP, atau tanggal masuk kerja yang meleset satu bulan karena lupa. Ini diluruskan, dicatat, selesai. Kedua, klaim yang dilebih-lebihkan, seperti jabatan yang ditulis lebih tinggi daripada yang sebenarnya. Ini perlu dibicarakan langsung. Ketiga, pemalsuan, misalnya ijazah yang tidak pernah diterbitkan atau pengalaman kerja di perusahaan yang tidak pernah mempekerjakannya. Ini alasan sah untuk membatalkan penawaran.

Apa pun jenisnya, langkah pertamanya sama: konfirmasi ke kandidat sebelum mengambil keputusan. Selain adil, ini juga sejalan dengan Pasal 6 UU Nomor 27 Tahun 2022 yang memberi Subjek Data Pribadi hak melengkapi, memperbarui, dan memperbaiki kesalahan atau ketidakakuratan Data Pribadi tentang dirinya. Sumber pihak ketiga bisa salah. Mantan atasan bisa salah ingat. Bagian akademik kampus bisa keliru mencari arsip. Menolak orang berdasarkan satu informasi yang belum dikonfirmasi adalah risiko yang tidak perlu Anda ambil.

Uji berikutnya adalah materialitas. Tanyakan apakah temuan itu benar-benar memengaruhi kemampuan orang tersebut mengerjakan pekerjaannya. Kesalahan menulis tahun lulus pada posisi teknisi lapangan tidak material. Riwayat penggelapan pada posisi kasir jelas material. Uji ini melindungi Anda dari dua sisi sekaligus: dari merekrut orang yang berisiko, dan dari menolak orang dengan alasan yang sebenarnya tidak berhubungan dengan pekerjaan, sesuatu yang bertabrakan dengan UU Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 5.

Kalau keputusannya membatalkan, sampaikan secara langsung, singkat, dan tanpa menyebarkan detailnya ke siapa pun di luar yang berkepentingan. Catat alasannya dalam bahasa pekerjaan, misalnya dokumen pendidikan tidak dapat diverifikasi oleh lembaga penerbit. Kalau keputusannya tetap merekrut meski ada catatan kecil, tuliskan pertimbangannya, lalu gunakan masa percobaan kerja sebagaimana mestinya sebagai periode penilaian nyata. Perlu diingat, masa percobaan hanya dikenal pada hubungan kerja untuk waktu tidak tertentu, jadi periksa dulu bentuk perjanjiannya lewat panduan perbedaan PKWT dan PKWTT.

Praktik yang sering dilakukan tetapi bermasalah

Bagian ini kami tulis berdasarkan pola yang paling sering kami dengar dari pemilik usaha kecil. Tidak satu pun dilakukan dengan niat buruk. Semuanya lahir dari kebiasaan lama yang belum diperbarui setelah aturan perlindungan data berlaku penuh.

Menelepon atasan lama tanpa izin kandidat. Ini yang paling sering dan paling merugikan. Banyak kandidat masih bekerja di perusahaan lamanya dan belum memberi tahu siapa pun bahwa sedang mencari pekerjaan. Satu telepon dari Anda bisa membuat dia kehilangan pekerjaan yang sekarang sebelum sempat mendapatkan yang baru. Dari sisi aturan, mengumpulkan data seseorang dari pihak ketiga tanpa dasar pemrosesan yang sah bertentangan dengan Pasal 20 UU Nomor 27 Tahun 2022. Solusinya sederhana: minta kandidat menuliskan sendiri nama dan nomor kontak yang boleh Anda hubungi.

Meminta dokumen yang tidak relevan. Kartu Keluarga, buku nikah, rekening koran, foto rumah, dan surat keterangan dari perangkat desa sering diminta hanya karena dulu-dulu begitu. Kalau Anda tidak bisa menjelaskan dalam satu kalimat mengapa dokumen itu dibutuhkan untuk pekerjaan yang bersangkutan, itu tanda dokumen tersebut tidak perlu diminta. Pasal 27 dan Pasal 28 menuntut pemrosesan yang terbatas, spesifik, dan sesuai tujuan.

Menanyakan hal pribadi yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. Rencana menikah, rencana punya anak, status kehamilan, agama, dan asal daerah bukan bahan penilaian kemampuan kerja. Selain melanggar rasa hormat yang paling dasar, penyaringan semacam ini bertabrakan dengan UU Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 5 dan Pasal 6.

Menyimpan berkas pelamar selamanya. Folder berisi ratusan salinan KTP dan ijazah pelamar dari tiga tahun lalu adalah kewajiban yang menunggu meledak. Pasal 43 mewajibkan Pengendali Data Pribadi menghapus Data Pribadi ketika data itu tidak lagi diperlukan untuk pencapaian tujuan pemrosesan, ketika persetujuan ditarik kembali, atau ketika ada permintaan dari Subjek Data Pribadi.

Membahas hasil pemeriksaan di grup obrolan. Meneruskan foto SKCK atau hasil pemeriksaan kesehatan kandidat ke grup pengurus adalah pengungkapan Data Pribadi. Pasal 65 ayat (2) melarangnya dan Pasal 67 ayat (2) menyediakan ancaman pidana penjara paling lama 4 tahun dan atau denda paling banyak Rp 4 miliar. Batasi akses pada satu atau dua orang saja, dan tuliskan siapa mereka di formulir persetujuan.

Memakai jasa pengecekan data yang tidak jelas asal-usulnya. Layanan yang menjanjikan bisa menampilkan data kependudukan, riwayat pinjaman, atau catatan kepolisian seseorang secara instan hampir pasti memperoleh data itu tanpa dasar yang sah. Pasal 65 ayat (1) melarang perolehan semacam itu, dan sebagai pihak yang memesan, posisi Anda tidak aman. Jalur resminya selalu lewat dokumen yang diurus dan diserahkan sendiri oleh kandidat.

Setelah kandidat resmi bergabung, tanggung jawab Anda berpindah dari mengumpulkan data menjadi menjaganya. Di titik itulah data karyawan sebaiknya berhenti berkeliaran di berkas pesan dan pindah ke satu tempat dengan akses yang bisa diatur. Absenia hari ini adalah fondasi HRIS, dengan absensi selfie berikut verifikasi GPS, cuti dan izin beserta persetujuan atasan, pengaturan shift, data karyawan, rekap kehadiran, serta laporan yang bisa diekspor. Modul payroll dan slip gaji masih dalam pengembangan, jadi belum bisa kami janjikan hari ini. Paket Gratis berlaku selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan. Rinciannya terbuka di halaman harga dan daftar kemampuannya di halaman fitur. Aturan internal soal siapa boleh melihat data apa sebaiknya Anda tuangkan juga ke peraturan perusahaan.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu background check dalam rekrutmen?

Background check adalah pemeriksaan latar belakang calon karyawan sebelum kontrak kerja ditandatangani, untuk memastikan klaim di lamaran cocok dengan kenyataan. Isinya biasanya verifikasi identitas, riwayat pendidikan, riwayat kerja beserta paklaring, referensi atasan sebelumnya, catatan kriminal lewat SKCK, dan pemeriksaan kesehatan bila memang relevan dengan pekerjaan. Sifatnya verifikasi klaim, bukan investigasi kehidupan pribadi seseorang.

Apakah background check wajib menurut hukum di Indonesia?

Tidak ada aturan yang mewajibkan setiap perusahaan menjalankan background check untuk semua posisi. Yang diatur justru batasnya. UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mewajibkan perusahaan sebagai Pengendali Data Pribadi memiliki dasar pemrosesan yang sah, salah satunya persetujuan eksplisit dari kandidat, dan memproses data secara terbatas serta spesifik sesuai tujuannya. Jadi pertanyaannya bukan boleh atau tidak, melainkan sejauh apa dan dengan izin siapa.

Apakah perusahaan boleh menelepon atasan lama kandidat?

Boleh, tetapi hanya setelah kandidat memberi persetujuan tertulis dan menyebutkan sendiri siapa kontak yang boleh dihubungi. Menelepon perusahaan lama tanpa izin adalah praktik yang paling sering menimbulkan masalah, karena banyak kandidat masih bekerja di sana dan belum memberi tahu atasannya. Selain merusak posisi kandidat, pengumpulan data tanpa dasar pemrosesan yang sah juga bertentangan dengan UU Pelindungan Data Pribadi.

Berapa lama masa berlaku SKCK dan siapa yang mengurusnya?

Menurut situs resmi SKCK Polri, masa berlaku SKCK adalah 6 bulan sejak tanggal diterbitkan dan dapat diperpanjang bila diperlukan. Yang mengurus adalah kandidat sendiri sebagai pemohon, bukan perusahaan. Pendaftaran dilakukan langsung di loket pelayanan SKCK di kantor polisi atau secara online melalui aplikasi Super Apps Presisi Polri. Perusahaan hanya menerima salinan dokumen jadi dari kandidat.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk background check di UMKM?

Untuk posisi biasa, verifikasi identitas, ijazah, paklaring, dan dua panggilan referensi umumnya selesai dalam 3 sampai 7 hari kerja. Kalau posisinya menuntut SKCK dan pemeriksaan kesehatan, tambahkan waktu pengurusan dokumen oleh kandidat sehingga totalnya menjadi sekitar 1 sampai 2 minggu. Kunci agar tidak molor adalah menerbitkan surat penawaran kerja bersyarat lebih dulu, supaya kandidat punya alasan mengurus dokumennya.

Data pelamar yang tidak diterima harus diapakan?

Dihapus atau dimusnahkan setelah tujuannya tercapai. UU Nomor 27 Tahun 2022 Pasal 43 mewajibkan Pengendali Data Pribadi menghapus Data Pribadi ketika data itu tidak lagi diperlukan untuk pencapaian tujuan pemrosesan, ketika persetujuan ditarik, atau ketika ada permintaan dari pemilik data. Tetapkan masa simpan yang jelas di formulir persetujuan, misalnya 6 bulan untuk kandidat cadangan, lalu benar-benar hapus berkasnya setelah lewat.