Analisis Jabatan: Pengertian, Metode, Langkah, dan Contoh Formulir

Analisis jabatan adalah proses mengumpulkan, mencatat, mengolah, dan menyusun data tentang sebuah pekerjaan sampai menjadi informasi jabatan yang bisa dipakai untuk mengambil keputusan. Perhatikan kata prosesnya. Analisis jabatan bukan dokumen, bukan formulir, dan bukan job description. Job description justru salah satu hasil akhirnya. Bagi pemilik usaha kecil, ini sering jadi sumber kebingungan: banyak yang langsung mengunduh template uraian tugas dari internet, menempelkan nama posisi, lalu heran kenapa isinya tidak pernah cocok dengan yang benar-benar dikerjakan orangnya. Panduan ini membahas kapan analisis jabatan perlu dilakukan, cara mengumpulkan datanya, langkahnya berurutan, dua keluaran yang dihasilkan, cara memakai hasilnya, dan contoh formulir sederhana yang bisa langsung Anda pakai di usaha dengan 10 sampai 50 karyawan.

Pengertian analisis jabatan dan posisinya

Istilah ini punya rumusan resmi di Indonesia, meski aturannya lahir dari lingkungan pemerintahan. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja mendefinisikan analisis jabatan sebagai proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan. Perlu jujur disampaikan bahwa aturan itu mengikat instansi pemerintah pusat dan daerah, bukan perusahaan swasta. Kami mengutipnya bukan sebagai kewajiban bagi Anda, melainkan karena definisinya paling jernih dan berasal dari sumber resmi.

Untuk dunia usaha, rujukan yang lebih dekat ada di Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah. Pasal 4 peraturan itu menyebut penyusunan struktur dan skala upah dapat menggunakan tahapan analisa jabatan, evaluasi jabatan, dan penentuan struktur dan skala upah. Ayat berikutnya menjelaskan analisa jabatan sebagai proses memperoleh dan mengolah data jabatan menjadi informasi jabatan yang dituangkan dalam bentuk uraian jabatan. Kalimat itu penting sekali karena secara eksplisit menempatkan uraian jabatan sebagai wadah hasil, bukan sebagai pekerjaannya itu sendiri.

Peraturan yang sama juga memberi definisi jabatan yang enak dipakai di lapangan, yaitu sekelompok tugas dan pekerjaan dalam organisasi perusahaan. Jadi jabatan bukan orangnya, bukan pula gelar yang dicetak di kartu nama. Jabatan adalah kumpulan tugas. Satu jabatan bisa diisi tiga orang sekaligus, dan satu orang di usaha kecil bisa memegang dua jabatan. Membedakan ini sejak awal akan menghemat banyak perdebatan di tengah proses.

Pendapat kami di Absenia, kesalahan paling mahal yang dilakukan UMKM bukan tidak punya job description, melainkan punya job description yang tidak pernah lahir dari pengamatan. Dokumen semacam itu terlihat rapi di map, tetapi tidak bisa dipakai saat Anda perlu menilai kinerja, menolak permintaan kenaikan gaji, atau memutuskan siapa yang bertanggung jawab ketika ada yang terlewat. Analisis jabatan adalah pekerjaan tidak seksi yang membuat dokumen itu punya arti.

Kapan UMKM perlu melakukan analisis jabatan

Tidak setiap usaha perlu melakukannya sekarang juga. Kalau tim Anda masih lima orang dan semua duduk di ruangan yang sama, pembagian kerja masih bisa diatur lewat percakapan. Analisis jabatan mulai terbayar ketika koordinasi lewat percakapan sudah mahal. Ada beberapa pemicu yang biasanya muncul lebih dulu, dan biasanya lebih dari satu muncul bersamaan.

Perusahaan tumbuh dan orang baru terus masuk. Saat karyawan bertambah dari 8 menjadi 25 dalam setahun, penjelasan tugas yang tadinya cukup lisan mulai bocor. Orang kelima dan orang kedua puluh menerima penjelasan yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Di titik ini analisis jabatan berfungsi sebagai penyeragam, sekaligus bahan mentah untuk onboarding karyawan baru supaya tiap orang memulai dengan pemahaman yang sama.

Tugas tumpang tindih atau ada yang tidak diakui siapa pun. Gejalanya khas: dua orang mengerjakan hal yang sama tanpa sadar, atau ada pekerjaan yang selalu terlambat karena semua mengira itu bagian orang lain. Keluhan yang terdengar biasanya soal orangnya, padahal masalahnya ada di batas tugas yang tidak pernah ditetapkan.

Anda mau menyusun struktur upah. Ini pemicu paling sering di UMKM yang mulai rapi. Begitu Anda hendak menetapkan siapa masuk golongan mana, Anda butuh dasar yang bisa dijelaskan, bukan perasaan. Analisis jabatan menyediakan dasar itu.

Anda mau merekrut posisi baru. Membuka lowongan tanpa tahu persis tugas dan syaratnya berujung pada tumpukan lamaran yang tidak relevan, wawancara yang melebar ke mana mana, dan karyawan baru yang mundur di bulan ketiga karena pekerjaannya ternyata berbeda dari yang dibayangkan.

Anda sedang merapikan bagan organisasi. Bagan tanpa isi hanya gambar kotak. Analisis jabatan yang mengisi kotak-kotak itu dengan tugas nyata. Kalau Anda sedang menyusun bagannya lebih dulu, kami bahas polanya di panduan struktur organisasi perusahaan.

Pendapat kami di Absenia, waktu terbaik memulai adalah saat usaha sedang tenang, bukan saat krisis. Banyak pemilik usaha baru menyentuh analisis jabatan ketika sudah ada konflik internal atau ada karyawan kunci yang mengundurkan diri. Pada momen itu, pengumpulan datanya jadi berat sebelah karena semua orang menjawab dengan defensif.

Metode pengumpulan data analisis jabatan

Inti analisis jabatan adalah pengumpulan data, dan di sinilah kualitas hasil ditentukan. Ada empat metode yang lazim dipakai. Tidak ada yang unggul mutlak, masing-masing punya bias sendiri, jadi praktik yang sehat adalah menggabungkan dua metode agar saling mengoreksi.

Wawancara. Anda duduk dengan pemegang jabatan, menanyakan apa saja yang dia kerjakan sehari, seminggu, dan sebulan, lalu mengonfirmasi ke atasannya. Metode ini paling kaya karena Anda bisa menggali alasan di balik sebuah tugas. Kelemahannya, ada kecenderungan alami untuk membesar-besarkan beban kerja, apalagi kalau karyawan menduga hasilnya berhubungan dengan gaji.

Kuesioner atau formulir isian. Anda menyebarkan daftar pertanyaan terstruktur ke semua pemegang jabatan sekaligus. Cepat, murah, dan cocok untuk banyak orang. Kelemahannya jelas: jawaban sering singkat, seragam, dan diisi terburu-buru menjelang tenggat. Kuesioner yang dirancang buruk menghasilkan tumpukan kertas yang tidak bisa diolah.

Observasi. Anda mengamati langsung pekerjaan berlangsung. Sangat akurat untuk pekerjaan yang terlihat dan berulang seperti kasir, produksi, gudang, atau layanan pelanggan di konter. Tidak berguna untuk pekerjaan yang sebagian besar terjadi di kepala, seperti perencanaan atau negosiasi. Ada juga efek diamati, yaitu orang bekerja lebih rapi saat tahu sedang diperhatikan.

Buku harian kerja. Karyawan mencatat sendiri kegiatannya dalam interval tertentu selama beberapa hari kerja. Metode ini menangkap variasi harian yang tidak muncul di wawancara, termasuk pekerjaan sisipan yang sering dilupakan. Kelemahannya, hasilnya sangat bergantung pada disiplin pengisi, dan biasanya kualitas catatan menurun setelah hari ketiga.

Langkah pelaksanaan analisis jabatan

Berikut urutan yang menurut pengamatan kami paling jarang gagal di usaha kecil. Kuncinya bukan kecanggihan metode, melainkan disiplin menyelesaikan satu tahap sebelum pindah ke tahap berikutnya.

Satu, tetapkan tujuan dan lingkupnya. Putuskan lebih dulu untuk apa hasilnya dipakai: menyusun struktur upah, membuka lowongan, atau merapikan pembagian kerja. Tujuan yang berbeda menuntut kedalaman data yang berbeda. Tentukan juga jabatan mana yang dianalisis. Untuk percobaan pertama, ambil 3 sampai 5 jabatan yang paling banyak menimbulkan keluhan, jangan seluruh perusahaan.

Dua, susun daftar jabatan yang ada sekarang. Bukan daftar jabatan ideal, tetapi yang benar-benar ada hari ini, termasuk jabatan yang tidak pernah resmi diumumkan. Cocokkan dengan daftar karyawan dan catat siapa mengisi apa. Di tahap ini sering ketahuan ada dua nama jabatan berbeda untuk pekerjaan yang sama.

Tiga, kumpulkan data dengan metode yang dipilih. Jalankan kuesioner, wawancara, observasi, atau buku harian kerja sesuai rencana. Beri tahu tim sejak awal bahwa yang dianalisis adalah pekerjaannya, bukan orangnya. Kalimat pembuka ini terdengar sepele tetapi sangat menentukan kejujuran jawaban.

Empat, olah data menjadi informasi jabatan. Kelompokkan tugas yang serupa, buang yang duplikat, dan pisahkan tugas rutin dari tugas insidental. Di sini Anda akan menemukan tugas yatim, yaitu pekerjaan yang tidak diakui pemilik jabatan mana pun. Catat semuanya, jangan langsung diputuskan.

Lima, verifikasi ke pemegang jabatan dan atasan. Kembalikan hasil olahan untuk dikoreksi. Tahap ini sering dilewati karena dianggap membuang waktu, padahal inilah yang membuat dokumen akhir diterima. Dokumen yang tidak pernah diverifikasi akan dibantah pertama kali dipakai untuk menilai orang.

Enam, tulis dua keluarannya. Susun uraian jabatan dan spesifikasi jabatan untuk tiap posisi. Formatnya konsisten untuk semua jabatan agar bisa dibandingkan nanti saat evaluasi jabatan.

Tujuh, sahkan dan jadwalkan peninjauan. Tandatangani, bagikan, dan tetapkan kapan akan ditinjau ulang. Sekali setahun cukup untuk sebagian besar UMKM, atau lebih cepat bila ada perubahan besar seperti pembukaan cabang atau pergantian sistem kerja.

Pendapat kami di Absenia, tahap kelima adalah yang paling sering dikorbankan dan paling mahal akibatnya. Analisis jabatan yang disusun diam-diam oleh pemilik lalu diumumkan sebagai keputusan akan dianggap alat untuk menambah beban kerja, bukan alat untuk memperjelasnya.

Dua keluaran: uraian jabatan dan spesifikasi jabatan

Analisis jabatan yang dikerjakan sampai tuntas menghasilkan dua dokumen, bukan satu. Banyak UMKM berhenti di dokumen pertama dan itulah sebabnya rekrutmen tetap terasa menebak-nebak.

Uraian jabatan (job description) menjawab pertanyaan: pekerjaan ini isinya apa. Di dalamnya ada nama jabatan, atasan langsung, tujuan jabatan, daftar tugas dan tanggung jawab, wewenang, serta ukuran keberhasilan. Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 menyebut hasil analisa jabatan memang dituangkan dalam bentuk uraian jabatan, jadi dokumen ini adalah wadah resmi hasil analisis. Karena cara menyusunnya punya aturan main tersendiri, kami tidak membedahnya di sini dan sudah menulisnya terpisah di panduan job description.

Spesifikasi jabatan (job specification) menjawab pertanyaan yang berbeda: orang seperti apa yang bisa mengerjakannya. Isinya pendidikan minimal, pengalaman, keahlian teknis, sertifikat bila diperlukan, kemampuan perilaku, serta syarat fisik atau jam kerja tertentu. Dokumen inilah yang sebenarnya Anda pakai saat menyaring lamaran, bukan uraian tugas.

Pendapat kami di Absenia, memisahkan dua dokumen ini membuat proses rekrutmen jauh lebih tenang. Iklan lowongan Anda berhenti berisi daftar tugas panjang yang menakutkan pelamar, dan berpindah ke syarat yang benar-benar menentukan. Ketika pelamar bertanya soal pekerjaannya, barulah uraian jabatan dikeluarkan sebagai lampiran.

Memakai hasilnya: rekrutmen, kinerja, dan upah

Analisis jabatan yang berhenti sebagai arsip adalah pemborosan waktu. Ada tiga pemakaian yang memberi hasil paling cepat di UMKM.

Rekrutmen. Spesifikasi jabatan menjadi kriteria penyaringan, dan uraian jabatan menjadi bahan pertanyaan wawancara. Alih-alih menanyakan kelebihan dan kekurangan, Anda bisa langsung menguji tugas nyata: minta pelamar menceritakan cara dia menutup kas harian dengan selisih, atau menangani pelanggan yang menuntut retur di luar ketentuan. Pertanyaan berbasis tugas jauh lebih membedakan daripada pertanyaan umum.

Penilaian kinerja. Ukuran keberhasilan yang muncul di uraian jabatan menjadi dasar penilaian yang bisa dipertanggungjawabkan. Tanpa itu, penilaian jatuh ke kesan pribadi, dan karyawan yang dinilai rendah akan merasa dihakimi. Cara menurunkan tugas menjadi indikator yang terukur kami bahas terpisah di panduan penilaian kinerja karyawan.

Penyusunan struktur dan skala upah. Ini pemanfaatan yang paling terikat aturan. Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 Pasal 2 ayat (1) menyatakan struktur dan skala upah wajib disusun oleh pengusaha dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Peraturan yang sama, di Pasal 4, menyebut penyusunannya dapat memakai tahapan analisa jabatan, lalu evaluasi jabatan yang merupakan proses menilai, membandingkan, dan memeringkat jabatan, baru penentuan struktur dan skala upahnya. Urutannya jelas: informasi jabatan dulu, peringkat kemudian, angka terakhir. Untuk penyusunan angkanya, silakan lanjut ke panduan struktur dan skala upah.

Contoh sederhananya begini. Setelah dianalisis, ternyata kasir toko dan admin gudang punya bobot tanggung jawab yang mirip, sedangkan supervisor toko jelas lebih berat karena memegang wewenang persetujuan retur dan penjadwalan shift. Dari situ Anda bisa menempatkan kasir dan admin gudang pada golongan yang sama, misalnya rentang Rp 3.200.000 sampai Rp 3.800.000, lalu supervisor pada golongan di atasnya. Angkanya tetap keputusan Anda dan harus menyesuaikan kemampuan perusahaan serta upah minimum yang berlaku di wilayah Anda, tetapi dasarnya kini bisa dijelaskan, bukan sekadar hasil tawar-menawar.

Contoh formulir analisis jabatan sederhana

Formulir analisis jabatan untuk perusahaan besar bisa mencapai belasan halaman. Untuk UMKM, satu halaman sudah cukup asal pertanyaannya tepat. Berikut struktur formulir yang biasa kami sarankan, lengkap dengan contoh isian untuk jabatan kasir toko.

Cara memakainya sederhana. Bagikan formulir kepada pemegang jabatan untuk diisi sendiri, beri tenggat 3 hari kerja, lalu minta atasan langsung mengisi kolom komentar pada formulir yang sama. Perbedaan antara jawaban karyawan dan jawaban atasan justru bagian yang paling berharga, karena di situlah letak salah paham yang selama ini tidak terucap.

Satu catatan teknis yang sering menyelamatkan. Bagian tugas rutin sebaiknya diisi dengan perkiraan waktu, bukan hanya nama kegiatan. Tanpa angka waktu, semua tugas terlihat sama beratnya, dan Anda tidak punya bahan untuk menilai apakah sebuah jabatan kelebihan beban atau justru terlalu longgar. Data kehadiran dan jadwal shift yang tercatat rapi membantu di sini, karena Anda bisa membandingkan klaim beban kerja dengan jam kerja yang benar-benar terjadi.

Kalau Anda ingin merapikan pencatatan kehadiran dan shift lebih dulu sebelum masuk ke analisis jabatan, silakan lihat daftar fitur Absenia atau bandingkan paketnya di halaman harga. Paket Gratis Rp 0 berlaku selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan, dan paket Lengkap Rp 19.000 per karyawan per bulan untuk payroll yang masih dalam pengembangan. Tidak ada biaya implementasi dan tidak perlu kartu kredit.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa itu analisis jabatan?

Analisis jabatan adalah proses mengumpulkan, mencatat, mengolah, dan menyusun data tentang sebuah pekerjaan sampai menjadi informasi jabatan yang bisa dipakai untuk mengambil keputusan. Rumusan senada dipakai dalam Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 1 Tahun 2020, yang mendefinisikan analisis jabatan sebagai proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan. Di perusahaan, informasi itu kemudian dituangkan menjadi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan.

Apa perbedaan analisis jabatan dan job description?

Analisis jabatan adalah prosesnya, job description atau uraian jabatan adalah salah satu keluarannya. Anda melakukan analisis jabatan lebih dulu (mengamati, mewawancarai, mencatat tugas nyata), baru hasilnya ditulis menjadi dokumen uraian jabatan. Karena itu job description yang disusun tanpa analisis jabatan biasanya hanya salinan template internet yang tidak cocok dengan pekerjaan sebenarnya di tempat Anda.

Apa saja metode pengumpulan data dalam analisis jabatan?

Empat yang paling umum adalah wawancara dengan pemegang jabatan dan atasannya, kuesioner atau formulir isian, observasi langsung di tempat kerja, dan buku harian kerja yang diisi karyawan selama beberapa hari. Masing-masing punya kelemahan sendiri, misalnya wawancara memakan waktu, kuesioner sering diisi asal-asalan, observasi tidak cocok untuk pekerjaan yang hasilnya tidak terlihat, dan buku harian kerja bergantung pada disiplin pengisinya. Untuk UMKM, gabungan kuesioner singkat lalu wawancara konfirmasi biasanya paling hemat waktu.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk analisis jabatan di UMKM?

Untuk usaha dengan sekitar 20 karyawan dan 8 sampai 10 jenis jabatan, prosesnya realistis diselesaikan dalam dua sampai empat minggu bila dikerjakan paruh waktu. Bagian yang paling makan waktu bukan pengumpulan datanya, melainkan pembahasan ulang saat ternyata ada tugas yang diakui dua orang atau tidak diakui siapa pun. Jangan targetkan selesai dalam satu hari, karena hasil yang buru-buru akan tetap harus diulang.

Apakah UMKM wajib melakukan analisis jabatan?

Tidak ada kewajiban langsung yang menyebut istilah analisis jabatan untuk perusahaan swasta. Namun Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 menyatakan struktur dan skala upah wajib disusun oleh pengusaha dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi, dan peraturan yang sama menyebut analisa jabatan sebagai tahapan yang dapat dipakai untuk menyusunnya. Jadi kewajibannya ada pada struktur upah, sedangkan analisis jabatan adalah jalan paling masuk akal untuk memenuhinya.

Apa hubungan analisis jabatan dengan struktur dan skala upah?

Analisis jabatan menghasilkan informasi jabatan, informasi itu dinilai dan diperingkat lewat evaluasi jabatan, lalu peringkat tersebut menjadi dasar penyusunan struktur dan skala upah. Urutan tiga tahap ini disebut dalam Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 Pasal 4. Tanpa tahap pertama, penentuan golongan upah hanya menebak, dan perbedaan gaji antarposisi jadi sulit dijelaskan saat ada karyawan yang bertanya.