Surat Panggilan Kerja: Unsur Wajib, Contoh, dan Cara Mengirimnya
Surat panggilan kerja adalah surat resmi yang memanggil pelamar ke tahap seleksi berikutnya. Panduan lengkap unsur wajib, contoh siap salin, cara kirim via email dan WhatsApp, plus ciri surat panggilan palsu.
Surat panggilan kerja adalah surat resmi dari perusahaan yang memanggil pelamar untuk mengikuti tahap berikutnya dalam proses rekrutmen, dan pada sebagian besar kasus tahap itu adalah wawancara. Surat ini terlihat sepele. Padahal ia adalah dokumen pertama yang benar-benar dibaca pelamar dari perusahaan Anda, dan sering menjadi satu-satunya dasar dia memutuskan datang atau tidak. Panduan ini ditulis dari sisi pemberi kerja, yaitu Anda yang harus menyusun suratnya: di mana posisinya dalam alur rekrutmen, unsur apa yang wajib ada supaya tidak menimbulkan salah paham, contoh lengkap yang bisa disalin, cara mengirim lewat email dan WhatsApp, kesalahan yang membuat pelamar menghilang, dan yang paling jarang dibahas, ciri surat panggilan palsu yang mencatut nama perusahaan Anda.
Posisi surat panggilan kerja dalam alur rekrutmen
Surat panggilan duduk di tengah. Ia dikirim sesudah seleksi berkas selesai dan sebelum perusahaan mengeluarkan tawaran kerja. Urutannya kira-kira begini: iklan lowongan terbit, lamaran masuk, berkas disaring, pelamar yang lolos dipanggil, wawancara dan tes berjalan, pemeriksaan latar belakang dilakukan bila perlu, lalu tawaran kerja dikirim ke satu orang yang terpilih. Kalau Anda ingin melihat urutan lengkapnya beserta hal yang perlu disiapkan di tiap tahap, kami bahas terpisah di panduan proses rekrutmen.
Menempatkan surat panggilan di posisi yang benar penting karena menentukan nada suratnya. Pada titik ini perusahaan belum memutuskan apa pun. Anda baru menilai bahwa berkas pelamar cukup menarik untuk ditemui. Karena itu surat panggilan tidak boleh berbunyi seperti pengumuman kelulusan, dan juga tidak boleh berbunyi seperti panggilan menghadap yang mengancam. Ia adalah undangan, dengan segala kesopanan yang melekat pada kata itu.
Kesalahan urutan yang paling sering kami lihat di UMKM adalah memanggil orang sebelum tahu persis posisi apa yang sedang dicari. Pemilik usaha merasa butuh tambahan orang, memasang iklan seadanya, lalu memanggil sepuluh pelamar untuk diwawancarai tanpa pernah menuliskan tugas dan tanggung jawab posisi itu. Hasilnya wawancara jadi ajang mengobrol, dan pelamar pulang tanpa gambaran jelas. Menuliskan uraian pekerjaan lebih dulu membuat surat panggilan Anda punya isi, karena Anda bisa menyebut posisi dengan nama yang konsisten sejak iklan sampai kontrak.
Pendapat kami di Absenia, surat panggilan sebaiknya dianggap bagian dari citra perusahaan, bukan sekadar urusan administrasi. Pelamar yang Anda tolak hari ini bisa menjadi pelanggan, rekan, atau pelamar yang lebih matang tiga tahun lagi. Cara Anda memanggil dan memperlakukannya ikut membentuk reputasi Anda sebagai tempat kerja, sesuatu yang kami bahas lebih jauh di artikel employer branding.
Surat panggilan kerja dikirim sesudah seleksi berkas dan sebelum tawaran kerja. Sifatnya undangan untuk diuji, bukan pengumuman diterima. Nada suratnya harus mencerminkan posisi itu: sopan, jelas, dan tidak menjanjikan apa pun yang belum diputuskan.
Beda surat panggilan wawancara dan surat panggilan setelah diterima
Istilah surat panggilan kerja dipakai untuk dua dokumen yang berbeda, dan kekacauan ini menjadi sumber salah paham yang nyata. Sebagian orang memakainya untuk undangan wawancara. Sebagian lain memakainya untuk surat yang memanggil pelamar yang sudah lolos agar datang menandatangani kontrak dan mulai bekerja. Dua-duanya sah secara bahasa, tetapi akibatnya jauh berbeda kalau tertukar.
Bayangkan pelamar menerima surat berjudul Surat Panggilan Kerja, lalu ia mengira dirinya sudah diterima. Ia mengundurkan diri dari pekerjaan lamanya, datang, dan ternyata yang menunggu adalah wawancara tahap kedua. Kejadian seperti ini merusak kepercayaan dan seluruhnya bisa dihindari hanya dengan memilih judul surat yang tepat. Saran kami sederhana: beri judul Undangan Wawancara atau Surat Panggilan Wawancara kalau yang Anda maksud adalah tahap seleksi, dan pakai Surat Penawaran Kerja kalau pelamar memang sudah lolos.
| Aspek | Surat panggilan wawancara | Surat penawaran kerja | Perjanjian kerja |
|---|---|---|---|
| Dikirim kapan | Sesudah seleksi berkas | Sesudah pelamar dinyatakan lolos | Sesudah tawaran diterima |
| Isi utama | Jadwal, lokasi, dokumen yang dibawa | Posisi, gaji, tanggal mulai, tenggat jawab | Hak dan kewajiban kedua pihak |
| Menyebut angka gaji | Tidak | Ya | Ya |
| Perlu tanda tangan pelamar | Tidak | Ya, sebagai tanda setuju | Ya, wajib kedua pihak |
| Menimbulkan hubungan kerja | Tidak | Belum, baru kesepakatan awal | Ya |
Kolom terakhir itu penting dan punya dasar yang jelas. Pasal 50 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan hubungan kerja terjadi karena adanya perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja. Artinya selama perjanjian kerja belum ada, pelamar yang sudah menerima surat panggilan bahkan surat penawaran sekalipun belum menjadi karyawan Anda. Ketentuan ini tidak termasuk pasal yang diubah oleh Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023, jadi rumusannya masih berlaku apa adanya. Untuk susunan dokumen sesudahnya, kami siapkan contoh di artikel offering letter dan contoh surat kontrak kerja.
Unsur wajib dalam surat panggilan kerja
Perlu kami tegaskan sejak awal supaya tidak menyesatkan: tidak ada peraturan perundang-undangan di Indonesia yang mewajibkan format tertentu untuk surat panggilan kerja. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 sama sekali tidak menyebut kata panggilan, wawancara, maupun seleksi. Yang diatur undang-undang adalah perjanjian kerjanya, misalnya Pasal 54 yang merinci isi minimal sebuah perjanjian kerja tertulis. Daftar di bawah ini karena itu adalah praktik baik yang kami susun untuk mengurangi salah paham, bukan kewajiban hukum.
Dengan catatan itu, delapan unsur berikut adalah yang menurut pengalaman kami paling sering hilang dan paling sering menimbulkan masalah ketika hilang.
| Unsur | Isi yang perlu ada | Risiko kalau dikosongkan |
|---|---|---|
| Identitas perusahaan | Nama badan usaha lengkap, alamat, nomor telepon, situs resmi | Pelamar tidak bisa memverifikasi dan menduga surat palsu |
| Nama dan sapaan pelamar | Nama lengkap sesuai lamaran, ditulis benar | Terkesan surat massal, pelamar merasa tidak dihargai |
| Posisi yang dilamar | Nama posisi persis seperti di iklan lowongan | Pelamar datang dengan ekspektasi pekerjaan yang keliru |
| Tahap yang akan dijalani | Wawancara, tes tulis, atau tes praktik, sebutkan mana | Pelamar mengira sudah diterima dan berhenti dari kerja lama |
| Hari, tanggal, jam | Hari dan tanggal ditulis lengkap, jam beserta perkiraan durasi | Pelamar salah hari atau menumpuk dengan agenda lain |
| Tempat atau tautan | Alamat lengkap dan patokan, atau tautan rapat daring | Pelamar tersesat, datang terlambat, atau batal datang |
| Dokumen yang dibawa | Daftar berkas dan apakah asli atau salinan | Proses tertunda karena berkas tidak lengkap |
| Narahubung | Nama orang, jabatan, nomor aktif, dan permintaan konfirmasi | Pelamar tidak bisa mengabari kalau berhalangan |
Dua unsur yang paling sering diremehkan adalah durasi dan narahubung. Menulis wawancara berlangsung sekitar 45 menit membuat pelamar bisa mengatur izin dari pekerjaan lamanya. Mencantumkan nama orang yang bisa dihubungi, bukan sekadar nomor kantor, menaikkan angka kehadiran karena pelamar punya tempat bertanya. Keduanya tidak memakan biaya sama sekali.
Kami menghindari menyebut daftar ini sebagai syarat sah surat panggilan, karena memang tidak ada aturan yang mengesahkan atau membatalkannya. Sebutlah ini daftar periksa kualitas. Surat yang kehilangan tiga unsur atau lebih hampir pasti akan memicu rentetan pertanyaan susulan yang menghabiskan waktu Anda sendiri.
Contoh surat panggilan kerja yang bisa disalin
Berikut satu contoh utuh yang bisa Anda salin dan sesuaikan. Bagian dalam tanda kurung siku diganti dengan data Anda. Contoh ini ditulis untuk panggilan wawancara tahap pertama di perusahaan kecil, jadi bahasanya sengaja tidak kaku.
Contoh surat panggilan wawancara
[KOP SURAT: nama perusahaan, alamat lengkap, telepon, email, situs resmi]
Nomor: [nomor surat]/HRD/[bulan romawi]/[tahun]
Perihal: Undangan Wawancara Seleksi Karyawan
Kepada Yth.
[Nama lengkap pelamar]
[Alamat atau email pelamar]
Dengan hormat,
Terima kasih atas lamaran yang Anda kirimkan untuk posisi [nama posisi] di [nama perusahaan]. Setelah menelaah berkas Anda, kami mengundang Anda untuk mengikuti wawancara tahap pertama pada:
Hari, tanggal: [hari], [tanggal lengkap]
Waktu: [jam mulai] WIB, perkiraan durasi [durasi] menit
Tempat: [alamat lengkap beserta patokan] atau tautan [nama aplikasi rapat daring]
Bertemu dengan: [nama pewawancara], [jabatan]
Mohon membawa dokumen berikut: kartu identitas asli, satu lembar salinan ijazah terakhir, satu lembar salinan transkrip, dan portofolio bila ada. Anda tidak perlu membawa berkas lain dan tidak dipungut biaya apa pun dalam seluruh proses seleksi ini.
Kami mohon konfirmasi kehadiran Anda paling lambat [tanggal konfirmasi] melalui [nama narahubung] di nomor [nomor telepon] atau email [alamat email perusahaan]. Bila jadwal di atas berbenturan dengan agenda Anda, silakan kabari kami dan akan kami carikan waktu pengganti.
Undangan ini merupakan bagian dari proses seleksi dan belum merupakan pernyataan penerimaan sebagai karyawan.
Hormat kami,
[Kota], [tanggal surat]
[Nama penandatangan]
[Jabatan]
(tanda tangan dan stempel perusahaan)
Perhatikan dua kalimat yang sengaja kami sisipkan. Kalimat tidak dipungut biaya apa pun memutus jalan bagi penipu yang mencatut nama Anda, karena pelamar jadi punya pegangan tertulis. Kalimat belum merupakan pernyataan penerimaan menutup kemungkinan pelamar salah tafsir lalu mengambil keputusan besar seperti berhenti dari pekerjaan lama. Dua kalimat itu gratis dan menyelamatkan banyak percakapan tidak enak.
Cara mengirim lewat email dan WhatsApp
Di UMKM Indonesia, surat panggilan hampir tidak pernah dikirim lewat pos. Kenyataannya pengiriman terjadi lewat email dan WhatsApp, dan keduanya punya aturan main sendiri supaya tetap terlihat profesional.
Lewat email. Kirim dari alamat berdomain perusahaan, misalnya hrd@namaperusahaan.co.id, bukan dari alamat gratisan pribadi. Ini bukan soal gengsi. Kemnaker secara khusus menyoroti bahwa pelaku penipuan rekrutmen memanfaatkan logo, nama, serta informasi palsu untuk meyakinkan korban, sehingga domain resmi menjadi salah satu pembeda yang paling mudah diperiksa pelamar. Tulis baris subjek yang lugas, contohnya Undangan Wawancara Posisi Admin Gudang, [Nama Perusahaan]. Lampirkan surat dalam format PDF agar tata letaknya tidak berantakan, dan salin isi pokoknya di badan email supaya tetap terbaca di ponsel tanpa membuka lampiran.
Lewat WhatsApp. Perlakukan sebagai pengantar, bukan pengganti. Kirim dari nomor yang memang dipakai perusahaan, sebisa mungkin akun bisnis dengan nama dan alamat yang terisi. Pesan pertama sebaiknya memperkenalkan diri sebelum meminta apa pun, karena pelamar menerima nomor tidak dikenal dan sedang diajari untuk waspada. Contoh yang bisa Anda pakai:
Contoh pesan WhatsApp pengantar
Selamat pagi, Bapak/Ibu [nama pelamar]. Saya [nama], [jabatan] di [nama perusahaan]. Kami sudah mengirimkan undangan wawancara untuk posisi [nama posisi] ke email Anda di [alamat email pelamar], dikirim dari [alamat email perusahaan]. Mohon dicek dan dikonfirmasi ya. Perlu kami sampaikan bahwa seluruh proses seleksi kami tidak memungut biaya apa pun. Terima kasih.
Pendapat kami di Absenia, urutan email dulu lalu WhatsApp lebih baik daripada sebaliknya. Email memberi dokumen yang bisa disimpan dan dijadikan bukti, WhatsApp memberi kecepatan dibaca. Kalau Anda hanya mengirim lewat WhatsApp, Anda kehilangan jejak yang rapi ketika nanti ada perdebatan soal jadwal, dan Anda menyamakan diri dengan pola yang biasa dipakai perekrut palsu.
Simpan status tiap pelamar di satu tempat, bukan di kepala. Cukup satu lembar berisi nama, posisi, tanggal surat dikirim, kanal pengiriman, dan hasil konfirmasi. Saat pelamar menelepon balik tiga hari kemudian, Anda tidak perlu menggeledah riwayat obrolan. Kebiasaan mencatat ini juga yang nanti memudahkan onboarding karyawan baru ketika satu orang akhirnya terpilih.
Kesalahan yang membuat pelamar tidak datang
Angka ketidakhadiran pelamar sering dianggap sebagai bukti bahwa kandidat sekarang tidak serius. Menurut pengamatan kami, penyebabnya lebih sering ada di suratnya sendiri. Berikut kesalahan yang paling sering kami temui, diurutkan dari yang paling merugikan.
Jarak panggilan terlalu mepet. Mengirim undangan sore ini untuk wawancara besok pagi memaksa pelamar yang masih bekerja memilih antara datang atau membolos. Sebagian besar akan memilih tidak datang dan tidak membalas. Beri jarak minimal dua hari kerja, dan tawarkan dua pilihan waktu bila memungkinkan.
Alamat tanpa patokan. Menulis alamat administratif saja sering tidak cukup di kota yang gangnya banyak. Tambahkan patokan yang mudah dikenali dan sebutkan lantai atau nama ruangan. Kalau kantor Anda susah ditemukan aplikasi peta, katakan terus terang dan berikan nomor yang bisa ditelepon saat pelamar sudah dekat.
Tidak menyebut tahap dan durasi. Pelamar yang tidak tahu akan menghadapi apa cenderung menunda konfirmasi. Sebutkan bahwa ini wawancara tahap pertama, berapa lama, dan siapa yang akan menemui. Ketidakpastian adalah alasan pembatalan yang paling murah untuk dihilangkan.
Surat massal yang terasa massal. Sapaan Bapak/Ibu tanpa nama, posisi yang tidak disebut, dan kalimat yang jelas hasil tempel membuat pelamar menyimpulkan bahwa perusahaan tidak benar-benar tertarik. Menuliskan nama dan posisi dengan benar memakan waktu sepuluh detik.
Tidak ada jalur membatalkan. Bila pelamar tidak punya cara sopan untuk bilang tidak bisa, ia akan memilih diam. Kalimat singkat yang mempersilakan mengabari bila berhalangan mengubah menghilang menjadi mengabari, dan itu menghemat waktu Anda.
Meminta terlalu banyak dokumen di tahap awal. Meminta salinan kartu keluarga, buku tabungan, atau nomor rekening pada tahap wawancara pertama membuat pelamar curiga, dan wajar. Data seperti itu baru relevan ketika orangnya sudah diterima. Di tahap wawancara, identitas dan bukti pendidikan sudah cukup.
Ciri surat panggilan kerja palsu yang mencatut nama perusahaan
Bagian ini penting bukan hanya untuk pelamar. Ketika ada penipu yang mengirim surat panggilan memakai nama dan logo perusahaan Anda, yang rusak adalah nama Anda, dan Anda yang akan menerima telepon marah dari orang yang kehilangan uang. Karena itu setiap pemberi kerja perlu mengenali polanya.
Kementerian Ketenagakerjaan pada 10 Oktober 2024 mengimbau masyarakat mewaspadai maraknya penipuan berkedok lowongan pekerjaan. Sekretaris Jenderal Kemnaker saat itu, Anwar Sanusi, menjelaskan bahwa modus yang sering dipakai adalah perekrut palsu yang mengklaim bagian dari perusahaan terkemuka, baik lokal maupun multinasional, dan pelaku sering memanfaatkan logo, nama, serta informasi palsu untuk meyakinkan korbannya. Ciri yang ditekankan adalah permintaan biaya administrasi, pelatihan, atau akomodasi sebagai syarat melanjutkan seleksi, dengan pesan tegas agar masyarakat tidak pernah memberikan apa pun untuk mendapatkan pekerjaan.
Dua hari kemudian Kemnaker menambahkan imbauan agar pencari kerja memastikan legalitas perusahaan sebelum mengikuti wawancara, memverifikasi langsung melalui situs resmi perusahaan atau menghubungi pihak yang berwenang, tidak memberikan informasi pribadi secara sembarangan, serta menghindari memberikan uang maupun biaya apa pun dalam proses rekrutmen. Pola yang sama muncul di sektor pemerintahan. Badan Kepegawaian Negara pada April 2026 menegaskan seluruh layanan digital dan informasi resminya hanya disediakan melalui domain berakhiran bkn.go.id, dan menyebut modus yang beredar meliputi pembuatan situs menyerupai layanan resmi, permintaan pembayaran, serta penyebaran tautan pendaftaran palsu.
| Titik periksa | Surat panggilan asli | Surat panggilan palsu |
|---|---|---|
| Alamat pengirim | Domain perusahaan, bisa dicek di situs resmi | Alamat email gratisan atau domain mirip dengan ejaan diubah |
| Permintaan uang | Tidak ada, biasanya ditegaskan gratis | Biaya administrasi, pelatihan, seragam, atau akomodasi |
| Cara bayar | Tidak relevan | Transfer ke rekening pribadi atas nama perorangan |
| Tempat wawancara | Kantor perusahaan atau rapat daring resmi | Hotel di luar kota, alamat berubah, atau hanya lewat obrolan |
| Tekanan waktu | Ada tenggat wajar, boleh minta jadwal ulang | Harus dijawab hari ini, diancam gugur bila menunda |
| Data yang diminta | Identitas dan bukti pendidikan | Nomor rekening, kode OTP, foto kartu identitas dari dua sisi |
| Posisi dan gaji | Sesuai iklan, angka baru muncul di tahap penawaran | Gaji besar untuk posisi yang tidak jelas tugasnya |
Ada tiga hal yang bisa Anda lakukan sebagai pemberi kerja untuk mempersempit ruang gerak penipu. Pertama, cantumkan kanal rekrutmen resmi Anda di situs dan media sosial perusahaan, lalu nyatakan bahwa panggilan hanya datang dari kanal itu. Kedua, tulis kalimat tidak dipungut biaya apa pun di setiap surat panggilan, sehingga pelamar punya pembanding. Ketiga, bila Anda menemukan surat palsu beredar, terbitkan bantahan singkat di kanal resmi Anda dan arahkan pelamar untuk melapor. Kemnaker menyediakan saluran pengaduan bagi masyarakat yang merasa dirugikan atau menemukan indikasi penipuan lowongan pekerjaan, dan mengingatkan bahwa penipuan adalah tindak pidana yang bisa dilaporkan ke kepolisian.
Satu catatan jujur soal batas kemampuan Anda. Anda tidak bisa mencegah orang membuat surat palsu memakai nama Anda, sama seperti Anda tidak bisa mencegah orang memalsukan tanda tangan. Yang bisa Anda kendalikan adalah seberapa mudah pelamar memverifikasi mana yang asli. Situs resmi yang hidup, nomor kantor yang benar-benar diangkat, dan kebiasaan menyebut nama narahubung adalah pertahanan yang jauh lebih efektif daripada peringatan bernada keras.
Melindungi data pelamar yang sudah masuk
Begitu surat panggilan dikirim, Anda sudah memegang data pribadi orang yang belum tentu menjadi karyawan Anda. Nama, nomor telepon, alamat, riwayat pendidikan, kadang foto dan nomor identitas. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi berlaku untuk data seperti ini, dan tidak membedakan apakah orangnya akhirnya diterima atau tidak.
Pasal 16 undang-undang itu menetapkan bahwa pemrosesan data pribadi dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum, dan transparan, serta dilakukan sesuai dengan tujuannya. Pasal 20 menegaskan bahwa pengendali data pribadi wajib memiliki dasar pemrosesan, yang antara lain berupa persetujuan yang sah secara eksplisit untuk tujuan tertentu yang telah disampaikan lebih dulu. Diterjemahkan ke praktik rekrutmen UMKM, artinya begini: kumpulkan seperlunya, pakai sesuai tujuan yang Anda sampaikan, dan jangan menyimpan selamanya tanpa alasan.
Tiga kebiasaan yang murah dan langsung mengurangi risiko. Pertama, jangan meminta dokumen sensitif di tahap panggilan wawancara. Nomor rekening, kartu keluarga, dan hasil pemeriksaan kesehatan tidak dibutuhkan untuk mewawancarai seseorang. Kedua, kirim surat panggilan satu per satu, jangan menaruh puluhan alamat email pelamar di kolom penerima yang sama, karena itu membocorkan data satu pelamar ke pelamar lain. Ketiga, tetapkan masa simpan berkas lamaran, misalnya enam bulan, lalu hapus atau musnahkan berkas yang tidak terpakai.
Kalau proses Anda mencakup pemeriksaan latar belakang, batasnya perlu lebih hati-hati lagi karena data yang tersentuh biasanya lebih sensitif. Kami membahas ruang lingkup yang wajar dan yang berlebihan di panduan background check. Setelah pelamar diterima, dokumen ketenagakerjaan berikutnya punya aturan main sendiri, mulai dari masa percobaan kerja sampai dokumen pembinaan seperti surat peringatan karyawan.
Untuk merapikan data karyawan setelah rekrutmen selesai, Absenia menyediakan pencatatan data karyawan, absensi selfie dengan verifikasi GPS, cuti beserta persetujuan, dan rekap yang bisa diekspor. Paketnya gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, lalu Rp 9.000 per karyawan per bulan untuk paket Absensi. Modul payroll masih dalam pengembangan, dan kami lebih suka menyebutnya begitu daripada menjanjikan yang belum ada. Rinciannya terbuka di halaman harga dan fitur.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apa itu surat panggilan kerja?
Surat panggilan kerja adalah surat resmi dari perusahaan yang memanggil pelamar untuk mengikuti tahap berikutnya dalam proses rekrutmen, paling sering wawancara. Isinya memberi tahu posisi yang dilamar, hari dan jam kehadiran, alamat atau tautan pertemuan daring, dokumen yang perlu dibawa, serta nama dan kontak orang yang bisa dihubungi. Surat ini bersifat undangan, bukan pernyataan bahwa pelamar sudah diterima bekerja.
Apakah ada aturan hukum yang mengatur format surat panggilan kerja?
Tidak ada. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan tidak memuat satu pun ketentuan tentang surat panggilan, wawancara, atau tata cara seleksi. Yang diatur undang-undang adalah perjanjian kerjanya, misalnya Pasal 54 yang merinci isi minimal perjanjian kerja tertulis. Jadi seluruh anjuran format surat panggilan, termasuk yang ada di panduan ini, adalah praktik baik untuk mengurangi salah paham, bukan kewajiban hukum yang bisa dituntut.
Apa bedanya surat panggilan kerja dengan offering letter?
Surat panggilan mengundang pelamar untuk diuji, biasanya wawancara atau tes. Offering letter dikirim setelah pelamar dinyatakan lolos dan berisi tawaran kerja: posisi, besaran gaji, tanggal mulai, dan tenggat menjawab. Surat panggilan tidak memuat angka gaji dan tidak mengikat apa pun. Offering letter memuat angka dan menjadi dasar penyusunan perjanjian kerja.
Apakah surat panggilan kerja sudah membuat pelamar terikat hubungan kerja?
Belum. Pasal 50 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan hubungan kerja terjadi karena adanya perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja. Selama belum ada perjanjian kerja yang disepakati, pelamar yang menerima surat panggilan masih berstatus kandidat. Perusahaan boleh membatalkan proses dan pelamar boleh tidak datang, walaupun keduanya sebaiknya saling mengabari.
Bolehkah mengirim surat panggilan kerja lewat WhatsApp saja?
Boleh, dan di UMKM justru lebih cepat dibaca. Tetapi sebaiknya WhatsApp dipakai sebagai pengantar, bukan satu-satunya kanal. Kirim surat resminya lewat email dari domain perusahaan, lalu beri tahu lewat WhatsApp bahwa email sudah dikirim. Pola ini memberi pelamar dokumen yang bisa disimpan sekaligus memberi Anda jejak yang bisa ditelusuri kalau nanti ada perselisihan jadwal.
Bagaimana cara pelamar memastikan surat panggilan kerja itu asli?
Kemnaker mengingatkan agar pencari kerja memverifikasi langsung lewat situs resmi perusahaan atau menghubungi pihak berwenang, tidak memberikan data pribadi sembarangan, dan menghindari membayar biaya apa pun dalam proses rekrutmen. Tanda paling kuat sebuah surat palsu adalah permintaan uang untuk biaya administrasi, pelatihan, atau akomodasi, serta penggunaan alamat email gratisan yang bukan domain perusahaan.
Apa yang harus perusahaan lakukan kalau namanya dicatut surat panggilan kerja palsu?
Yang bisa Anda kendalikan bukan pembuatan suratnya, melainkan seberapa mudah pelamar memeriksa mana yang asli. Terbitkan bantahan singkat di situs dan media sosial resmi perusahaan, sebutkan kanal rekrutmen resmi Anda, dan tegaskan bahwa seluruh proses seleksi tidak memungut biaya. Arahkan orang yang menerima surat palsu itu untuk melapor: Kemnaker menyediakan saluran pengaduan bagi masyarakat yang merasa dirugikan atau menemukan indikasi penipuan lowongan pekerjaan, dan mengingatkan bahwa penipuan merupakan tindak pidana yang bisa dilaporkan ke kepolisian. Pola pertahanan yang sama dipakai Badan Kepegawaian Negara pada April 2026, yaitu menegaskan satu domain resmi sebagai satu-satunya sumber informasi yang sah.
Berapa lama perusahaan boleh menyimpan berkas lamaran pelamar yang tidak diterima?
Tidak ada angka bulan yang dipatok. Pasal 16 Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 menetapkan pemrosesan data pribadi dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum, dan transparan, serta sesuai dengan tujuannya, sedangkan Pasal 20 mewajibkan pengendali data memiliki dasar pemrosesan, antara lain persetujuan eksplisit untuk tujuan tertentu yang sudah disampaikan lebih dulu. Dua pasal itu memaksa Anda menetapkan sendiri masa simpannya dan mengumumkannya, bukan memberi Anda angka. Praktik yang kami pakai adalah menetapkan masa simpan tertulis, misalnya enam bulan, menyampaikannya saat mengumpulkan berkas, lalu menghapus berkas yang tidak terpakai setelah masa itu lewat.
Sumber
- UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (Pasal 50 hubungan kerja lahir dari perjanjian kerja, Pasal 51 dan Pasal 54 bentuk serta isi perjanjian kerja)
- UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (Pasal 16 prinsip pemrosesan, Pasal 20 dasar pemrosesan data pribadi)
- Kemnaker, Kemnaker Imbau Masyarakat Waspada Penipuan Lowongan Pekerjaan (10 Oktober 2024)
- Kemnaker, Cegah Loker Palsu, Kemnaker Minta Masyarakat Pastikan Legalitas Perusahaan (12 Oktober 2024)
- BKN, Waspada Penipuan! Layanan BKN hanya Berdomain bkn.go.id (14 April 2026)
