Template absensi karyawan Excel yang menghitung sendiri
Isi jam masuk dan jam pulang, sisanya dikerjakan rumus: menit telat, pulang cepat, jam kerja, jam lembur, dan rekap bulanan per karyawan. Gratis, tanpa daftar, terbuka di Excel, Google Sheets, dan LibreOffice.
Isi file template absensi karyawan
Satu workbook, lima sheet. Kolom kuning diisi, kolom abu-abu berisi rumus.
Pengaturan
Nama perusahaan, bulan rekap, jam masuk, jam pulang, toleransi telat, dan lama istirahat. Semua rumus membaca dari sini.
Karyawan
Daftar ID, nama, jabatan, dan divisi untuk sampai 50 karyawan. ID dipilih dari dropdown di sheet absensi.
Absensi Harian
400 baris log. Isi tanggal, ID, status, jam masuk, dan jam pulang. Nama, menit telat, pulang cepat, jam kerja, dan jam lembur terisi sendiri.
Rekap Bulanan
Jumlah hadir, izin, sakit, cuti, alpa, hari telat, total menit telat, total jam kerja, dan total jam lembur per karyawan untuk bulan yang dipilih.
Petunjuk
Cara pakai, arti kode status, dan ringkasan aturan lembur PP 35/2021 beserta tautan sumber resminya.
Cara pakai template absensi Excel
- Atur jadwal. Di sheet Pengaturan, isi jam masuk (contoh 08:00), jam pulang (17:00), toleransi telat dalam menit, lama istirahat, dan tanggal 1 bulan yang direkap.
- Daftarkan karyawan. Ganti lima baris contoh di sheet Karyawan dengan ID dan nama karyawan Anda. ID harus unik, misalnya K001, K002.
- Catat setiap hari. Di sheet Absensi Harian, satu baris untuk satu karyawan pada satu tanggal. Pilih ID dan status dari dropdown, lalu ketik jam dengan format 24 jam (08:05, 17:30).
- Tandai lembur yang disetujui. Isi Y di kolom Lembur disetujui hanya untuk lembur yang memang diperintahkan dan disetujui. Tanpa Y, jam lembur tidak dihitung.
- Baca rekap di akhir bulan. Sheet Rekap Bulanan langsung menampilkan total per karyawan untuk bulan di Pengaturan. Hapus baris contoh di Absensi Harian sebelum dipakai sungguhan.
Kode status dan rumus yang dipakai
| Kolom | Cara hitung |
|---|---|
| Status | H hadir, I izin, S sakit, C cuti, A alpa, L masuk di hari libur atau istirahat mingguan. |
| Telat (menit) | Jam masuk dikurangi jam masuk jadwal. Di bawah toleransi dicatat 0, di atasnya dihitung penuh. Hanya status H. |
| Pulang cepat (menit) | Jam pulang jadwal dikurangi jam pulang aktual, minimal 0. |
| Jam kerja | Selisih jam pulang dan jam masuk dikurangi istirahat. Aman untuk shift yang melewati tengah malam. |
| Jam lembur | Hanya jika disetujui (Y). Hari kerja: lewat jam pulang jadwal, dibulatkan ke bawah per 30 menit. Status L: seluruh jam kerja hari itu. |
| Rekap bulanan | COUNTIFS dan SUMIFS per ID karyawan, dibatasi tanggal 1 sampai akhir bulan yang dipilih. |
Contoh di file: jadwal 08:00 sampai 17:00 dengan toleransi 10 menit. Karyawan yang masuk 08:11 tercatat telat 11 menit, yang masuk 08:05 tercatat 0. Karyawan yang pulang 19:30 dengan lembur disetujui tercatat lembur 2,5 jam.
Aturan lembur yang perlu dicatat (PP 35/2021)
Template ini sengaja meminta persetujuan lembur per baris karena PP Nomor 35 Tahun 2021 Pasal 28 ayat (1) mensyaratkan perintah dari pengusaha dan persetujuan pekerja secara tertulis dan/atau melalui media digital. Pasal 28 ayat (3) juga meminta pengusaha membuat daftar pelaksanaan kerja lembur yang memuat nama pekerja dan lamanya waktu lembur, dan sheet Absensi Harian bisa menjadi daftar tersebut.
Pasal 26 ayat (1) membatasi waktu kerja lembur paling lama 4 jam dalam 1 hari dan 18 jam dalam 1 minggu, tidak termasuk lembur di hari istirahat mingguan atau hari libur resmi. Karena itu sel jam lembur hari kerja di atas 4 jam otomatis berwarna merah sebagai pengingat. Untuk mengubah jam lembur menjadi rupiah dengan rumus 1/173 dan pengali Pasal 31, gunakan kalkulator upah lembur atau baca panduan cara menghitung uang lembur.
Template Excel mencatat apa yang diketik, bukan apa yang terjadi di lapangan. Absenia merekam jam masuk lewat selfie dan lokasi GPS dari HP karyawan, lalu menyusun rekap bulanan dan ekspor Excel sendiri. Coba Absenia gratis untuk tim di bawah 10 karyawan, atau baca dulu perbandingan absensi Excel vs online.
Sumber aturan
- JDIH Kemnaker, PP Nomor 35 Tahun 2021 (PDF), Pasal 26 ayat (1) batas jam lembur, Pasal 28 ayat (1) dan (3) perintah, persetujuan, dan daftar pelaksanaan lembur, Pasal 31 pengali, Pasal 32 ayat (2) upah sejam 1/173.
Template ini alat bantu pencatatan, bukan nasihat hukum. Cek juga perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama Anda.
Pertanyaan umum
Apakah template absensi karyawan Excel ini gratis?
Ya, gratis tanpa daftar. Unduh file .xlsx, lalu boleh dipakai, disalin, dan diubah untuk perusahaan Anda. File ini juga bisa dibuka di Google Sheets dan LibreOffice Calc.
Bagaimana template ini menghitung keterlambatan?
Menit telat = jam masuk aktual dikurangi jam masuk jadwal di sheet Pengaturan. Kalau selisihnya masih di dalam toleransi (bawaan 10 menit), dicatat 0. Kalau melewati toleransi, seluruh menitnya dihitung. Hanya baris berstatus H yang dihitung.
Bagaimana jam lembur dihitung di template ini?
Jam lembur hanya terisi kalau kolom Lembur disetujui berisi Y. Di hari kerja, jam lembur = jam pulang aktual dikurangi jam pulang jadwal, dibulatkan ke bawah per 30 menit. Untuk status L (masuk di hari libur), seluruh jam kerja hari itu dicatat sebagai lembur. Template mencatat jam, bukan rupiah.
Bagaimana mengubah jam lembur menjadi uang lembur?
Pakai kalkulator upah lembur Absenia. Upah sejam = 1/173 x upah sebulan (PP 35/2021 Pasal 32 ayat 2), lalu dikali pengali sesuai jenis hari menurut Pasal 31, misalnya 1,5 kali untuk jam lembur pertama di hari kerja dan 2 kali untuk jam berikutnya.
Apakah shift malam yang pulang lewat tengah malam bisa dicatat?
Bisa. Rumus jam kerja memakai fungsi MOD sehingga jam pulang 06:00 untuk jam masuk 22:00 tetap terhitung 8 jam sebelum dikurangi istirahat.
Capek merekap absensi manual?
Gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan. Berhenti kapan saja.