Cuti Sakit: Aturan, Upah, Surat Dokter, dan Batas 12 Bulan

Cuti sakit adalah ketidakhadiran karena kondisi kesehatan yang upahnya tetap wajib dibayar perusahaan, dan dasarnya bukan kebaikan hati pemilik usaha melainkan Pasal 93 ayat (2) huruf a UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Banyak UMKM masih memperlakukannya seperti izin biasa: dipotong dari jatah cuti tahunan, dipotong gaji, atau digantung tanpa keputusan sampai karyawan sungkan sendiri. Ketiganya berisiko, dan yang terakhir paling merusak kepercayaan. Panduan ini membahas dasar hukum cuti sakit, kenapa hari sakit tidak boleh mengurangi cuti tahunan, kewajiban surat keterangan dokter, skema upah untuk sakit berkepanjangan lengkap dengan tabel dan contoh rupiah, aturan sakit saat haid, batas waktu terkait PHK, sampai cara mencatat dan memverifikasi tanpa membuat karyawan merasa dicurigai.

Dasar hukum cuti sakit dan kenapa upahnya tetap dibayar

Titik awalnya justru sebuah larangan. Pasal 93 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan upah tidak dibayar apabila pekerja tidak melakukan pekerjaan. Inilah asas yang sering disebut no work no pay. Kalau berhenti membaca di ayat itu, kesimpulannya keliru total, karena ayat berikutnya justru membalik ketentuan tersebut untuk sejumlah keadaan.

Pasal 93 ayat (2) menyebut ketentuan ayat (1) tidak berlaku dan pengusaha wajib membayar upah apabila, pada huruf a, pekerja sakit sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan. Perhatikan pilihan katanya: wajib. Bukan dianjurkan, bukan sesuai kebijakan perusahaan. Sakit adalah pengecualian pertama yang disebut undang-undang terhadap asas no work no pay, dan letaknya paling atas dalam daftar pengecualian itu.

Ada konsekuensi yang jarang diketahui pemilik usaha kecil. Pasal 186 UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagaimana diubah UU Nomor 6 Tahun 2023 menyatakan barang siapa melanggar ketentuan Pasal 93 ayat (2) dikenai sanksi pidana penjara paling singkat 1 bulan dan paling lama 4 tahun, dan atau pidana denda paling sedikit Rp 10.000.000 dan paling banyak Rp 400.000.000. Pasal yang sama menegaskan pelanggaran itu masuk kategori tindak pidana pelanggaran. Jadi memotong gaji karyawan yang sakit bukan sekadar kebijakan internal yang boleh diperdebatkan, melainkan perbuatan yang undang-undang beri ancaman sanksi.

Pendapat kami di Absenia, sebagian besar pelanggaran semacam ini terjadi bukan karena niat buruk, tetapi karena tidak ada yang pernah membaca pasalnya. Pemilik usaha meniru kebiasaan tempat kerjanya dulu, lalu kebiasaan itu diturunkan ke usaha berikutnya. Membaca satu pasal selama lima menit jauh lebih murah daripada menghadapi perselisihan yang berlarut.

Cuti sakit tidak boleh dipotong dari jatah cuti tahunan

Ini kekeliruan paling sering yang kami temui di UMKM, dan biasanya dilakukan dengan niat baik. Logikanya terdengar masuk akal: karyawan tidak masuk, jadi hitung saja sebagai cuti supaya gajinya tetap utuh. Masalahnya, dua hal itu berdiri pada pasal yang berbeda dan melayani tujuan yang berbeda.

Cuti tahunan adalah hak istirahat. Pasal 79 UU Nomor 13 Tahun 2003 memberi hak istirahat tahunan paling sedikit 12 hari kerja bagi pekerja yang sudah bekerja 12 bulan secara terus-menerus. Tujuannya pemulihan tenaga dan waktu untuk urusan pribadi. Cuti sakit bukan hak istirahat, tetapi kewajiban membayar upah saat karyawan tidak bisa bekerja. Memotong hari sakit dari saldo cuti tahunan sama saja dengan meminta karyawan membiayai sendiri perlindungan yang sudah dijamin undang-undang, dan pada akhir tahun ia kehilangan hak istirahat yang seharusnya masih utuh.

Konsekuensi praktisnya, sistem pencatatan Anda harus punya kategori terpisah sejak awal. Kalau semua ketidakhadiran masuk satu kolom bernama izin, mustahil membuktikan apa pun saat ada perselisihan setahun kemudian. Untuk memahami cara menghitung dan mengelola jatah 12 hari itu sendiri, kami bahas terpisah di panduan cuti tahunan, dan gambaran menyeluruh semua jenis cuti ada di aturan cuti karyawan menurut UU Ketenagakerjaan.

Surat keterangan dokter: kapan wajib dan apa isinya

Undang-undang menyebut keterangan dokter secara eksplisit pada Pasal 153 ayat (1) huruf a, dalam konteks larangan PHK terhadap karyawan yang berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan dokter selama waktu tidak melampaui 12 bulan secara terus-menerus. Artinya keterangan dokter adalah alat bukti yang mengunci perlindungan tersebut. Tanpa itu, posisi karyawan lebih lemah kalau suatu saat ada sengketa.

Yang tidak diatur undang-undang adalah mulai hari keberapa surat dokter wajib diserahkan. Meminta surat dokter untuk sakit setengah hari jelas berlebihan dan hanya mendorong orang datang dalam keadaan tidak sehat, yang justru merugikan produktivitas dan menularkan penyakit ke rekan kerja. Karena itu batasnya menjadi wilayah kebijakan perusahaan, dan wajib ditulis di peraturan perusahaan atau perjanjian kerja sejak awal, bukan diputuskan mendadak ketika sudah ada kasus.

Ambang yang lazim dipakai UMKM adalah surat dokter mulai diminta pada hari kedua atau ketiga berturut-turut. Untuk sakit satu hari cukup pemberitahuan tertulis lewat jalur resmi perusahaan. Yang penting bukan angkanya, melainkan konsistensinya. Satu pengecualian untuk orang yang dekat dengan pemilik akan menghapus kewibawaan seluruh aturan dalam hitungan minggu.

Isi surat yang perlu Anda perhatikan cukup empat hal: identitas karyawan, tanggal pemeriksaan, rekomendasi istirahat beserta rentang tanggalnya, serta nama dan tanda tangan tenaga medis beserta nama fasilitas kesehatan. Perusahaan tidak berhak menuntut diagnosis rinci, karena itu wilayah kerahasiaan medis pasien. Yang Anda butuhkan hanyalah konfirmasi bahwa istirahat direkomendasikan dan berapa lama. Format surat pemberitahuan dari sisi karyawan kami uraikan di artikel surat izin tidak masuk kerja.

Skema upah untuk sakit berkepanjangan

Bagian ini yang paling jarang dipahami dan paling mahal kalau salah. Undang-undang tidak membatasi berapa hari karyawan boleh sakit. Yang diatur adalah berapa persen upah yang dibayarkan seiring lamanya sakit berlangsung. Pasal 93 ayat (3) UU Nomor 13 Tahun 2003 menetapkan penurunan bertahap per periode empat bulan.

Bunyinya begini: untuk 4 bulan pertama dibayar 100 persen dari upah, untuk 4 bulan kedua dibayar 75 persen, untuk 4 bulan ketiga dibayar 50 persen, dan untuk bulan selanjutnya dibayar 25 persen dari upah sebelum pemutusan hubungan kerja dilakukan oleh pengusaha. Perhatikan penutup huruf d itu, karena ia menyiratkan bahwa pada tahap tersebut hubungan kerja belum otomatis berakhir. Selama belum ada PHK yang sah, kewajiban membayar 25 persen tetap berjalan.

Dengan upah Rp 4.500.000 per bulan, karyawan yang sakit sepanjang 12 bulan berturut-turut menerima total Rp 40.500.000 selama periode itu. Angka ini penting Anda ketahui sejak awal, karena UMKM dengan 15 sampai 30 karyawan biasanya tidak menyiapkan cadangan untuk skenario semacam ini dan baru panik ketika kasusnya benar-benar terjadi.

Dua catatan teknis. Pertama, undang-undang menyebut persentase dari upah, jadi definisi upah yang dipakai perusahaan harus jelas tertulis di perjanjian kerja atau peraturan perusahaan agar tidak menjadi bahan sengketa. Kedua, skema bertahap ini berlaku untuk sakit yang berlangsung terus-menerus, bukan untuk akumulasi sakit satu hari yang tersebar sepanjang tahun. Karyawan yang sakit tiga hari pada Februari lalu dua hari pada Agustus tetap dibayar penuh, karena keduanya tidak membentuk periode berkelanjutan.

Sakit saat haid dan sakit akibat kecelakaan kerja

Dua kondisi ini sering diseret masuk ke kategori cuti sakit biasa, padahal aturannya berdiri sendiri dan konsekuensinya berbeda. Salah menempatkan keduanya membuat perhitungan upah dan klaim jaminan ikut keliru.

Untuk haid, Pasal 81 UU Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan pekerja perempuan yang dalam masa haid merasakan sakit dan memberitahukan kepada pengusaha tidak wajib bekerja pada hari pertama dan kedua pada waktu haid. Pasal 93 ayat (2) huruf b menegaskan upah untuk kedua hari itu tetap dibayar. Ada dua hal yang perlu dibaca hati-hati. Syaratnya adalah merasakan sakit dan memberitahukan, bukan membuktikan secara medis, sehingga menuntut surat dokter untuk hak ini tidak sejalan dengan bunyi pasalnya. Hak ini juga tidak otomatis dua hari setiap bulan tanpa keluhan, karena pemicunya adalah rasa sakit yang dialami.

Untuk sakit akibat kecelakaan kerja atau penyakit akibat kerja, yang berlaku bukan skema Pasal 93 melainkan program Jaminan Kecelakaan Kerja BPJS Ketenagakerjaan. PP Nomor 82 Tahun 2019 yang mengubah PP Nomor 44 Tahun 2015 mengatur manfaat JKK, yang mencakup pelayanan kesehatan, santunan sementara tidak mampu bekerja, santunan cacat, sampai biaya rehabilitasi. Karena itu langkah pertama saat ada kecelakaan kerja bukan menghitung potongan gaji, melainkan melaporkan kejadiannya sebagai kasus JKK.

Pendapat kami di Absenia, kesalahan paling merugikan di UMKM adalah mencatat kecelakaan kerja sebagai sakit biasa karena dianggap lebih sederhana. Akibatnya karyawan kehilangan akses ke manfaat jaminan yang iurannya sudah dibayar setiap bulan, dan perusahaan menanggung sendiri beban yang sebenarnya bisa dialihkan. Kerugiannya dua arah, dan penyebabnya cuma satu kolom kategori yang diisi asal.

Batas 12 bulan, larangan PHK, dan hak karyawan

Angka yang perlu Anda ingat di bagian ini adalah 12 bulan berturut-turut. Pasal 153 ayat (1) huruf a UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagaimana diubah UU Nomor 6 Tahun 2023 melarang pengusaha melakukan pemutusan hubungan kerja dengan alasan karyawan berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan dokter selama waktu tidak melampaui 12 bulan secara terus-menerus.

Larangan itu bergigi. Pasal 153 ayat (2) menyatakan PHK yang dilakukan dengan alasan tersebut batal demi hukum dan pengusaha wajib mempekerjakan kembali karyawan yang bersangkutan. Batal demi hukum berarti PHK itu dianggap tidak pernah terjadi, bukan sekadar bisa digugat. Pasal yang sama juga melindungi karyawan yang berada dalam keadaan cacat tetap, sakit akibat kecelakaan kerja, atau sakit karena hubungan kerja yang menurut keterangan dokter jangka waktu penyembuhannya belum dapat dipastikan.

Setelah batas 12 bulan terlampaui, situasinya berubah. PP Nomor 35 Tahun 2021 Pasal 36 huruf m mencantumkan sakit berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja yang membuat karyawan tidak dapat melakukan pekerjaannya setelah melampaui batas 12 bulan sebagai salah satu alasan PHK yang dikenal aturan. Pasal 55 peraturan yang sama mengatur hak yang menyertainya, baik ketika PHK diajukan pengusaha maupun diajukan karyawan sendiri, yaitu uang pesangon sebesar 2 kali ketentuan Pasal 40 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 kali ketentuan Pasal 40 ayat (3), dan uang penggantian hak sesuai Pasal 40 ayat (4).

Pengali 2 kali untuk pesangon itu termasuk yang tertinggi dalam daftar alasan PHK, dan itu bukan kebetulan. Aturan memberi bobot lebih pada situasi yang sepenuhnya di luar kendali karyawan. Simulasi nominalnya beserta tabel dasar Pasal 40 kami uraikan di panduan cara menghitung pesangon PHK. Satu hal yang perlu jujur kami sampaikan, artikel ini bukan nasihat hukum. Untuk kasus nyata yang sudah mendekati batas 12 bulan, sebaiknya Anda berkonsultasi dengan ahli hubungan industrial sebelum mengambil keputusan.

Mencatat dan memverifikasi tanpa membuat karyawan tersinggung

Setiap pemilik usaha pernah menghadapi rasa curiga soal izin sakit, dan itu manusiawi. Yang menentukan hasilnya bukan seberapa besar kecurigaan Anda, melainkan cara Anda menanganinya. Verifikasi yang dilakukan dengan benar hampir tidak terasa oleh karyawan yang jujur, sedangkan verifikasi yang dilakukan dengan gaya interogasi merusak hubungan bahkan ketika kecurigaannya ternyata benar.

Prinsip pertama, verifikasi berlaku ke semua orang tanpa kecuali, bukan diaktifkan hanya untuk orang tertentu. Begitu seseorang merasa dirinya diperiksa lebih ketat daripada rekannya, percakapannya berpindah dari soal kehadiran menjadi soal keadilan, dan Anda kalah sebelum mulai. Aturan yang sama untuk semua orang membuat pemeriksaan terasa administratif, bukan personal.

Prinsip kedua, verifikasi menyasar dokumen dan proses, bukan tubuh karyawan. Yang Anda periksa adalah kelengkapan surat, kesesuaian tanggal istirahat dengan hari absennya, dan apakah pemberitahuan disampaikan lewat jalur yang benar. Anda tidak perlu menanyakan diagnosis, tidak perlu meminta hasil laboratorium, dan tidak perlu menelepon klinik untuk mengonfirmasi. Kalau ada keraguan serius pada keaslian dokumen, ajukan pertanyaan tertulis yang netral dan berikan kesempatan menjelaskan, jangan menuduh di depan tim.

Prinsip ketiga, catat semuanya di satu tempat pada saat kejadian, bukan direkonstruksi dari ingatan di akhir bulan. Satu pengajuan berisi tanggal mulai, tanggal selesai, kategori sakit, lampiran surat kalau ada, dan jejak siapa yang menyetujui. Di Absenia, pengajuan cuti dan izin beserta approval sudah berjalan hari ini dan hasilnya langsung masuk ke rekap kehadiran yang bisa diekspor. Modul payroll dan slip gaji masih kami kembangkan, jadi perhitungan upah selama sakit untuk sekarang tetap Anda susun di luar sistem dengan berpijak pada rekap tersebut.

Mendeteksi pola izin sakit yang mencurigakan dari data

Kalau data kehadiran Anda rapi, pola yang tidak wajar muncul sendiri tanpa perlu menginterogasi siapa pun. Kuncinya bukan menilai satu hari sakit, melainkan membaca sebaran beberapa bulan ke belakang. Satu kejadian tidak berarti apa-apa. Pengulangan yang konsisten pada posisi yang sama barulah sinyal.

Empat pola berikut yang paling sering muncul dan mudah dilihat dari rekap:

• Sakit yang selalu jatuh pada Senin atau Jumat, sehingga membentuk libur panjang berulang.
• Sakit yang selalu menempel pada tanggal merah atau cuti bersama, baik sehari sebelum maupun sesudahnya.
• Sakit yang muncul persis pada hari tugas berat yang sudah diumumkan sebelumnya, seperti stock opname, audit, atau shift akhir pekan.
• Sakit satu hari yang berulang setiap bulan tanpa pernah menjadi dua hari, yaitu tepat di bawah ambang wajib surat dokter.

Cara membacanya sederhana. Ambil rekap enam bulan terakhir, kelompokkan izin sakit per karyawan, lalu lihat distribusinya berdasarkan hari dalam seminggu. Kalau seseorang punya delapan hari sakit dan tujuh di antaranya jatuh pada Senin, itu bukan kesialan statistik. Bandingkan juga dengan rata-rata tim, karena angka yang terlihat besar bisa jadi normal untuk periode musim pancaroba ketika hampir semua orang ikut sakit. Cara menyusun rekap yang memungkinkan analisis semacam ini kami bahas di artikel rekap absensi.

Pendapat kami di Absenia, temuan pola sebaiknya dipakai untuk membuka percakapan, bukan untuk menjatuhkan sanksi langsung. Tunjukkan datanya dengan tenang dan tanyakan apakah ada yang bisa perusahaan bantu. Cukup sering jawabannya di luar dugaan: masalah transportasi di hari tertentu, kondisi kesehatan kronis yang belum diceritakan, atau beban shift yang memang tidak masuk akal. Kalau ternyata memang penyalahgunaan, prosedur formalnya tetap tersedia dan datanya sudah siap. Untuk melihat apa saja yang aktif hari ini, silakan telusuri halaman fitur atau bandingkan paket di halaman harga, termasuk paket gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apakah cuti sakit memotong jatah cuti tahunan?

Tidak. Cuti sakit dan cuti tahunan berdiri di pasal yang berbeda. Cuti sakit diatur di Pasal 93 ayat (2) huruf a UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagai kewajiban membayar upah saat karyawan tidak bisa bekerja karena sakit, sedangkan cuti tahunan adalah hak istirahat 12 hari kerja di Pasal 79. Memotong hari sakit dari saldo cuti tahunan berarti perusahaan membuat karyawan membayar sendiri hak yang sudah dijamin undang-undang.

Berapa lama karyawan boleh cuti sakit dan apakah upahnya dibayar penuh?

Undang-undang tidak memasang batas jumlah hari sakit, yang diatur adalah besaran upahnya. Pasal 93 ayat (3) UU Nomor 13 Tahun 2003 menetapkan upah dibayar 100 persen untuk 4 bulan pertama, 75 persen untuk 4 bulan kedua, 50 persen untuk 4 bulan ketiga, dan 25 persen untuk bulan selanjutnya sebelum pemutusan hubungan kerja dilakukan pengusaha. Jadi sakit beberapa hari selalu dibayar penuh, dan penurunan baru terasa pada kasus sakit berkepanjangan.

Apakah cuti sakit wajib pakai surat keterangan dokter?

Undang-undang menyebut keterangan dokter secara eksplisit pada Pasal 153 ayat (1) huruf a, yaitu untuk perlindungan karyawan yang berhalangan masuk karena sakit selama tidak melampaui 12 bulan berturut-turut. Untuk sakit satu atau dua hari, batas kapan surat dokter mulai diminta adalah kebijakan perusahaan dan sebaiknya ditulis jelas di peraturan perusahaan atau perjanjian kerja. Yang penting aturannya sama untuk semua orang dan diberitahukan sejak awal, bukan diputuskan mendadak saat ada kasus.

Apakah perusahaan boleh mem-PHK karyawan yang sakit berkepanjangan?

Tidak selama sakitnya belum melampaui 12 bulan berturut-turut dan dibuktikan keterangan dokter. Pasal 153 ayat (1) huruf a UU Nomor 13 Tahun 2003 sebagaimana diubah UU Nomor 6 Tahun 2023 melarangnya, dan ayat (2) menyatakan PHK dengan alasan itu batal demi hukum serta pengusaha wajib mempekerjakan kembali karyawan tersebut. Setelah melewati batas 12 bulan, PP Nomor 35 Tahun 2021 Pasal 55 mengatur PHK bisa terjadi dengan hak uang pesangon 2 kali ketentuan Pasal 40 ayat (2), uang penghargaan masa kerja 1 kali ketentuan Pasal 40 ayat (3), dan uang penggantian hak.

Apakah cuti haid termasuk cuti sakit?

Secara aturan keduanya terpisah meski sama-sama soal kondisi tubuh. Pasal 81 UU Nomor 13 Tahun 2003 menyatakan pekerja perempuan yang dalam masa haid merasakan sakit dan memberitahukan kepada pengusaha tidak wajib bekerja pada hari pertama dan kedua haid. Pasal 93 ayat (2) huruf b menegaskan upah untuk kedua hari itu tetap dibayar. Kuncinya ada pada pemberitahuan, bukan pada pembuktian medis, jadi jangan jadikan surat dokter sebagai syarat mutlak untuk hak ini.

Bagaimana cara mencatat cuti sakit karyawan agar rapi?

Pakai satu jalur pengajuan untuk semua orang, catat tanggal mulai dan selesai, simpan lampiran surat dokter pada pengajuan yang sama, dan pisahkan kategori sakit dari cuti tahunan sejak awal sehingga saldo tidak tercampur. Di Absenia, pengajuan cuti dan izin beserta approval sudah berjalan dan hasilnya masuk ke rekap kehadiran yang bisa diekspor, sehingga riwayat sakit tiap karyawan bisa ditelusuri tanpa mengubek grup chat.