Disiplin Kerja: Dasar Aturan, Tahapan SP, dan Sanksi yang Sah

Disiplin kerja adalah kepatuhan karyawan pada aturan kerja tertulis yang berlaku di perusahaan, dan menegakkannya secara sah selalu bergerak dari dokumen, bukan dari emosi. Urutannya tidak bisa dibalik: aturan ditulis lebih dulu, disosialisasikan, dilanggar, dibuktikan, baru dijatuhkan sanksi. Banyak pemilik usaha kecil melewati dua langkah pertama lalu heran ketika sanksinya dipersoalkan. Panduan ini menyusun kerangkanya secara utuh, mulai dari dasar aturan di peraturan perusahaan, tahap pembinaan, surat peringatan beserta masa berlakunya setelah perubahan aturan lewat UU Cipta Kerja, sanksi mana yang boleh dan mana yang tidak punya dasar hukum, sampai dokumentasi bukti yang menentukan kalau perkaranya berlanjut. Semua rujukan pasalnya kami cantumkan supaya Anda bisa mengecek sendiri.

Disiplin kerja adalah: pengertian dan batasnya

Tidak ada satu pasal pun yang memberi definisi resmi istilah disiplin kerja. Yang ada adalah rangkaian aturan yang menentukan bagaimana perusahaan boleh menuntut kepatuhan dan sejauh apa boleh menghukum. Karena itu, secara praktis disiplin kerja paling tepat dipahami sebagai kepatuhan pada tata tertib yang sudah tertulis dan sah berlaku di perusahaan Anda.

Kata tertulis di kalimat itu bukan hiasan. Pasal 111 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 menetapkan peraturan perusahaan sekurang-kurangnya memuat lima hal, yaitu hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja, syarat kerja, tata tertib perusahaan, dan jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan. Huruf d di daftar itu, tata tertib perusahaan, adalah rumah resmi bagi aturan disiplin Anda. Kalau rumah itu belum dibangun, sanksi yang Anda jatuhkan menggantung tanpa pijakan.

Batas kedua ada di ayat berikutnya. Pasal 111 ayat (2) menyatakan ketentuan dalam peraturan perusahaan tidak boleh bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Jadi kebebasan Anda menyusun aturan internal ada plafonnya. Anda boleh menetapkan jam masuk pukul 08.00 dan menganggap keterlambatan sebagai pelanggaran, tetapi Anda tidak boleh menetapkan hukuman yang bentuknya sudah dilarang undang-undang.

Pendapat kami di Absenia, kesalahan paling mahal soal disiplin bukan terletak pada sanksi yang terlalu ringan atau terlalu berat, melainkan pada aturan yang tidak konsisten diterapkan. Satu pengecualian untuk karyawan yang dekat dengan pemilik cukup untuk membuat seluruh tata tertib kehilangan wibawanya, dan yang lebih berbahaya, membuat sanksi kepada orang lain terlihat seperti tindakan pilih kasih ketika dipersoalkan di kemudian hari.

Dasar aturan tertulis yang wajib ada lebih dulu

Aturan disiplin yang bisa ditegakkan harus hidup di salah satu dari tiga dokumen: perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Tiga nama inilah yang berulang kali disebut dalam ketentuan tentang pelanggaran dan sanksi, termasuk di Pasal 36 huruf k PP Nomor 35 Tahun 2021 dan Pasal 59 PP Nomor 36 Tahun 2021.

Buat sebagian besar UMKM, dokumen yang relevan adalah peraturan perusahaan. Pasal 108 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 mewajibkan pengusaha yang mempekerjakan sekurang-kurangnya 10 orang pekerja membuat peraturan perusahaan, yang mulai berlaku setelah disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Ayat (2) memberi pengecualian bagi perusahaan yang sudah memiliki perjanjian kerja bersama.

Perhatikan frasa mulai berlaku setelah disahkan. Naskah yang sudah Anda ketik rapi tetapi belum melewati proses pengesahan belum menjadi peraturan perusahaan dalam arti hukum. Ini bagian yang paling sering terlewat karena terasa administratif, padahal justru bagian ini yang membedakan dokumen internal dengan aturan yang mengikat.

Kewajiban itu juga bukan anjuran tanpa akibat. Pasal 188 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003 dalam rumusan yang diubah oleh UU Nomor 6 Tahun 2023 menyatakan barang siapa melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam beberapa pasal, termasuk Pasal 108 ayat (1) dan Pasal 111 ayat (3), dikenai sanksi pidana denda paling sedikit Rp 5.000.000 dan paling banyak Rp 50.000.000. Ayat (2) menegaskan tindak pidana itu merupakan tindak pidana pelanggaran. Jadi tidak membuat peraturan perusahaan padahal karyawan sudah 10 orang, atau membiarkannya kedaluwarsa lewat 2 tahun, punya konsekuensi sendiri di luar soal disiplin.

Ada juga tanggal kedaluwarsa. Pasal 111 ayat (3) menetapkan masa berlaku peraturan perusahaan paling lama 2 tahun dan wajib diperbaharui setelah habis masa berlakunya. Kalau peraturan perusahaan Anda disahkan tahun 2024 dan belum pernah disentuh sejak itu, jadwalkan pembaruannya sekarang. Tata cara penyusunan dan pengesahannya kami uraikan langkah demi langkah di panduan peraturan perusahaan.

Untuk tim di bawah 10 orang yang belum wajib membuat peraturan perusahaan, jalur yang paling praktis adalah menuliskan tata tertib di dalam perjanjian kerja masing-masing karyawan. Cara ini sah, ringan, dan tetap memberi Anda pijakan saat harus menegur. Yang tidak sah adalah tidak menuliskannya di mana pun lalu menuntut kepatuhan berdasarkan kebiasaan.

Tahapan pembinaan sebelum menjatuhkan sanksi

Menegakkan disiplin bukan berarti langsung menerbitkan surat. Urutan berikut adalah yang menurut pengamatan kami paling jarang berujung pada perselisihan, dan kebetulan juga paling aman secara prosedur.

Tahap satu, teguran lisan yang dicatat. Terdengar bertentangan, tetapi justru inilah kuncinya. Tegur secara lisan supaya tidak berlebihan, lalu catat sendiri tanggal, jam, isi teguran, dan siapa yang hadir. Catatan ini tidak dikirim ke karyawan dan tidak punya akibat hukum, tetapi menjadi bukti bahwa pembinaan sudah dimulai jauh sebelum surat pertama keluar.

Tahap dua, teguran tertulis atau surat pembinaan. Isinya menyebut aturan mana yang dilanggar, kapan kejadiannya, dan apa yang diharapkan berubah. Belum berstatus surat peringatan. Banyak perkara selesai di tahap ini karena karyawan baru sadar perilakunya terpantau.

Tahap tiga, surat peringatan pertama. Ini titik ketika prosedur formal dimulai dan konsekuensi jangka panjangnya melekat. Jangan menerbitkannya dalam keadaan marah, dan jangan pula menahannya berbulan-bulan sampai pelanggarannya sudah terlalu jauh.

Tahap empat, surat peringatan kedua dan ketiga. Terbit hanya kalau pelanggaran berulang saat surat sebelumnya masih berlaku. Kalau masa berlaku surat pertama sudah lewat dan karyawan mengulang pelanggaran, hitungannya kembali dari surat peringatan pertama.

Tahap lima, evaluasi akhir. Setelah tiga surat peringatan berurutan, pengusaha punya pilihan melanjutkan ke pemutusan hubungan kerja dengan konsekuensi kompensasi yang sudah diatur. Pilihan, bukan keharusan. Banyak perusahaan memilih memindahkan karyawan ke posisi lain yang lebih cocok, dan itu sepenuhnya sah.

Ada satu jalur khusus yang tidak mengikuti tangga ini, yaitu mangkir. Pasal 36 huruf j PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur PHK dapat terjadi bila karyawan mangkir selama 5 hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis yang dilengkapi dengan bukti yang sah, dan telah dipanggil oleh pengusaha 2 kali secara patut dan tertulis. Dua kali pemanggilan tertulis itu bagian dari syarat, bukan sopan santun. Tanpa bukti pemanggilan, dasar PHK-nya rapuh.

SP 1, SP 2, SP 3 dan masa berlakunya

Bagian ini yang paling banyak berubah, dan sayangnya paling banyak beredar informasi lama. Dulu rujukannya Pasal 161 UU Nomor 13 Tahun 2003. Pasal itu sudah dihapus. UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang mencantumkan secara tegas pada angka 53 bahwa Pasal 161 dihapus. Jadi kalau Anda menemukan naskah peraturan perusahaan yang masih menulis dasar hukum SP adalah Pasal 161, naskah itu perlu diperbarui.

Rujukan yang berlaku sekarang ada di Pasal 36 huruf k PP Nomor 35 Tahun 2021. Bunyinya, pemutusan hubungan kerja dapat terjadi karena alasan pekerja melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut, masing-masing berlaku untuk paling lama 6 bulan kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Ada tiga hal yang perlu Anda tarik dari kalimat panjang itu. Pertama, urutannya harus berturut-turut, jadi tidak bisa melompat langsung ke surat peringatan ketiga untuk pelanggaran biasa. Kedua, masa berlaku bawaannya 6 bulan per surat. Ketiga, angka 6 bulan itu bisa diubah, tetapi hanya lewat dokumen tertulis yang sah, bukan lewat kebijakan lisan.

Kalau tangga itu sampai di ujung, konsekuensinya diatur di Pasal 52 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021. Pekerja yang di-PHK karena pelanggaran setelah surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga berturut-turut berhak atas uang pesangon sebesar 0,5 kali ketentuan Pasal 40 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 kali ketentuan Pasal 40 ayat (3), dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 40 ayat (4). Artinya PHK karena indisipliner tetap menimbulkan kewajiban membayar, hanya dengan pengali yang berbeda. Simulasi angkanya kami uraikan di cara menghitung pesangon PHK.

Berbeda halnya dengan pelanggaran bersifat mendesak. Pasal 52 ayat (2) mengatur bila karyawan melakukan pelanggaran bersifat mendesak yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, maka haknya berupa uang penggantian hak sesuai Pasal 40 ayat (4) dan uang pisah yang besarannya diatur dalam dokumen tersebut. Perhatikan pengulangan syaratnya: pelanggaran itu harus sudah diatur lebih dulu di dokumen tertulis. Perusahaan yang tidak pernah mendefinisikan apa saja yang tergolong mendesak tidak bisa mendadak memakai jalur ini. Format dan contoh suratnya kami bahas terpisah di panduan surat peringatan karyawan SP1 SP2 SP3, sedangkan prosedur dan hak karyawan saat hubungan kerja benar-benar diakhiri ada di panduan PHK.

Sanksi yang boleh dan yang dilarang

Di sinilah pemilik usaha paling sering tergelincir, biasanya karena niat baik. Memotong gaji karyawan yang terlambat terasa adil dan terasa mendidik, tetapi keabsahannya bergantung sepenuhnya pada apakah aturannya sudah tertulis dan pada bentuk potongannya.

Soal denda, Pasal 59 ayat (1) PP Nomor 36 Tahun 2021 menyatakan pengusaha atau pekerja yang melanggar ketentuan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama karena kesengajaan atau kelalaiannya dikenakan denda apabila diatur secara tegas dalam dokumen tersebut. Frasa secara tegas itu penting. Aturan yang hanya berbunyi karyawan wajib datang tepat waktu tanpa menyebut denda tidak cukup menjadi dasar pemotongan.

Yang lebih sering luput adalah tujuan uangnya. Pasal 60 ayat (1) menegaskan denda kepada pengusaha atau pekerja hanya dipergunakan untuk kepentingan pekerja. Uang denda bukan pemasukan perusahaan. Ayat (2) menambahkan bahwa jenis pelanggaran yang dapat dikenakan denda, besaran denda, dan penggunaan uang denda diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Pemotongan upah sendiri punya daftar tertutup. Pasal 63 ayat (1) PP Nomor 36 Tahun 2021 menyebut pemotongan upah oleh pengusaha dapat dilakukan untuk pembayaran denda, ganti rugi, uang muka upah, sewa rumah atau sewa barang milik perusahaan, utang atau cicilan utang pekerja, serta kelebihan pembayaran upah. Untuk denda, ganti rugi, dan uang muka upah, ayat (2) meminta pemotongan dilakukan sesuai perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Untuk sewa dan utang, ayat (3) meminta kesepakatan atau perjanjian tertulis. Hanya kelebihan pembayaran upah yang menurut ayat (4) boleh dipotong tanpa persetujuan pekerja. Di atas semua itu, Pasal 65 memberi plafon: jumlah keseluruhan pemotongan paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja.

Dua baris terakhir tabel itu layak digarisbawahi. Pasal 157A UU Nomor 13 Tahun 2003, yang disisipkan lewat UU Nomor 6 Tahun 2023, menyatakan pengusaha dapat melakukan tindakan skorsing kepada pekerja yang sedang dalam proses pemutusan hubungan kerja dengan tetap membayar upah beserta hak lainnya yang biasa diterima. Skorsing sebagai hukuman tanpa upah, di luar konteks proses PHK, tidak menemukan dasarnya di ketentuan itu.

Sementara Pasal 36 huruf g PP Nomor 35 Tahun 2021 memuat daftar perbuatan pengusaha yang justru memberi karyawan hak mengajukan permohonan PHK, di antaranya menganiaya, menghina secara kasar, atau mengancam pekerja. Jadi memarahi karyawan di depan rekan-rekannya bukan sekadar buruk secara manajerial, melainkan bisa berbalik menjadi dasar tuntutan.

Menyusun matriks pelanggaran dan sanksi

Cara paling efektif membuat aturan disiplin bisa dijalankan adalah menuangkannya dalam satu tabel di peraturan perusahaan. Tabel ini menjawab pertanyaan yang paling sering muncul di lapangan, yaitu pelanggaran seperti apa berujung pada sanksi apa. Contoh di bawah bisa Anda pakai sebagai titik awal, lalu sesuaikan dengan jenis usaha Anda.

Perhatikan baris terakhir. Kategori mendesak sengaja kami kosongkan contohnya karena PP Nomor 35 Tahun 2021 menyerahkan penentuannya kepada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Perusahaan yang menyalin daftar pelanggaran mendesak dari internet tanpa memasukkannya ke dokumen resmi akan menemukan daftar itu tidak berguna saat dibutuhkan.

Pendapat kami di Absenia, matriks yang baik selalu mencantumkan ambang yang bisa dihitung, bukan kata sifat. Sering terlambat adalah kalimat yang bisa diperdebatkan tanpa ujung. Terlambat lebih dari 3 kali dalam satu bulan berjalan adalah kalimat yang bisa dibuktikan dengan satu lembar rekap. Ambang angka melindungi karyawan dari penilaian sepihak, dan melindungi Anda dari tuduhan pilih kasih. Kalau standar jam kerjanya sendiri belum jelas, rujukan aturannya kami bahas di aturan jam kerja karyawan.

Dokumentasi bukti, termasuk data kehadiran

Sanksi berdiri di atas bukti. Ketika perkara berhenti di ruang rapat, bukti mungkin tidak pernah diminta. Ketika perkara berlanjut ke perundingan atau ke jalur penyelesaian perselisihan, bukti adalah satu-satunya hal yang berbicara. Tiga jenis dokumen berikut yang paling sering menentukan.

Pertama, salinan aturan beserta bukti sosialisasi. Naskah peraturan perusahaan yang sudah disahkan, ditambah bukti bahwa karyawan menerimanya. Tanda tangan pada lembar penerimaan, atau tanda terima digital, sama-sama berlaku. Aturan yang tidak pernah sampai ke karyawan sulit dipakai sebagai dasar menghukum.

Kedua, catatan kejadian. Tanggal, jam, uraian singkat, dan nama saksi bila ada. Ditulis di hari yang sama, bukan direkonstruksi tiga bulan kemudian. Catatan yang dibuat belakangan selalu terlihat seperti dibuat belakangan.

Ketiga, data kehadiran yang tidak bisa diubah diam-diam. Untuk pelanggaran yang berkaitan dengan waktu, seperti keterlambatan, mangkir, atau meninggalkan lokasi, data kehadiran adalah bukti utamanya. Di sinilah cara Anda mencatat kehadiran menentukan kekuatan posisi. Buku tulis yang diisi bergantian, atau spreadsheet yang bisa disunting siapa saja, gampang dipersoalkan. Rekap yang punya jejak waktu, titik lokasi, dan riwayat perubahan jauh lebih sulit dibantah.

Perlu jujur kami sampaikan batasnya. Selfie dengan verifikasi GPS dan deteksi lokasi palsu membuat titip absen jauh lebih sulit dan menimbulkan efek jera, tetapi bukan jaminan mutlak. Yang bisa dijanjikan adalah jejaknya rapi dan konsisten, dan itu sudah cukup untuk sebagian besar perkara disiplin. Langkah pencegahannya kami rangkum di cara mengatasi titip absen. Cara menyusun rekap yang layak dilampirkan kami bahas di rekap absensi karyawan, sedangkan cara kerja verifikasinya kami uraikan di absensi selfie dan GPS.

Kesalahan umum saat menegakkan disiplin

Pola yang berulang kami amati hampir selalu sama, dan hampir semuanya bisa dihindari tanpa biaya tambahan.

Menerbitkan surat peringatan sebagai pelampiasan. Surat yang keluar beberapa jam setelah kejadian, dengan bahasa yang menghakimi, biasanya justru memperkeruh. Beri jeda satu malam. Isi surat sebaiknya menyebut fakta, aturan yang dilanggar, dan perbaikan yang diharapkan, tanpa penilaian atas kepribadian orangnya.

Melompati urutan. Menerbitkan surat peringatan ketiga sebagai surat pertama karena merasa pelanggarannya berat. Untuk pelanggaran biasa, Pasal 36 huruf k PP Nomor 35 Tahun 2021 meminta surat pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut. Kalau memang ada pelanggaran yang layak diperlakukan berbeda, definisikan lebih dulu di peraturan perusahaan sebagai pelanggaran bersifat mendesak.

Memotong gaji tanpa klausul denda. Ini yang paling sering. Potongan keterlambatan Rp 25.000 per kejadian terasa wajar, tetapi tanpa klausul denda yang tertulis tegas, potongan itu tidak memenuhi syarat Pasal 59 ayat (1) PP Nomor 36 Tahun 2021. Kalau Anda memang ingin memakai denda, tulis dulu jenis pelanggaran, besarannya, dan peruntukan uangnya di peraturan perusahaan.

Menerapkan aturan hanya kepada sebagian orang. Selain merusak wibawa aturan, penerapan yang pilih kasih memberi bahan bantahan yang sangat kuat kalau perkaranya dipersoalkan. Pertanyaan sederhana seperti kenapa hanya saya yang ditegur sering kali sudah cukup mematahkan posisi perusahaan.

Tidak menyimpan salinan surat yang sudah diserahkan. Simpan salinan bertanda tangan, atau bukti pengiriman kalau karyawan menolak menandatangani. Penolakan menandatangani tidak membatalkan surat, asalkan penyerahannya bisa dibuktikan, misalnya lewat saksi atau tanda terima.

Menganggap disiplin selesai di sanksi. Pendapat kami di Absenia, ukuran keberhasilan penegakan disiplin bukan berapa banyak surat peringatan yang terbit, melainkan berapa banyak yang tidak perlu terbit karena aturannya jelas sejak awal. Perusahaan yang setiap bulan menerbitkan surat peringatan biasanya tidak sedang menghadapi karyawan yang buruk, melainkan sedang menghadapi aturan yang tidak pernah benar-benar dikomunikasikan. Kalau Anda ingin melihat fondasi pencatatan yang membuat penegakan disiplin lebih mudah dibuktikan, silakan telusuri daftar fitur Absenia.

Pertanyaan yang sering ditanyakan