Cuti Besar: Aturan Terbaru, Status Wajibnya, dan Cara Mengaturnya

Cuti besar, yang dalam bahasa peraturan disebut istirahat panjang, hari ini bukan lagi kewajiban umum bagi perusahaan swasta. Rumus yang selama bertahun-tahun dihafal banyak orang, yaitu 2 bulan setelah 6 tahun masa kerja, memang pernah tertulis di Pasal 79 ayat (2) huruf d UU Nomor 13 Tahun 2003. Pasal itu sudah diubah. Dalam teks yang berlaku sekarang, istirahat panjang pindah ke ayat (5) dengan kata dapat, hanya untuk perusahaan tertentu, dan pelaksanaannya diserahkan ke perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Panduan ini menunjukkan bunyi kedua versi berdampingan, menjelaskan mana yang masih wajib dan mana yang tidak, lalu membantu Anda memutuskan apakah kebijakan ini masuk akal untuk usaha Anda.

Apa itu cuti besar dan bedanya dengan cuti tahunan

Cuti besar adalah istirahat berbayar dengan durasi panjang, biasanya diukur dalam bulan, yang diberikan kepada karyawan setelah masa kerja tertentu yang cukup lama. Istilah resminya di peraturan ketenagakerjaan adalah istirahat panjang. Kata cuti besar sendiri lebih sering dipakai di lingkungan pegawai negeri dan kemudian ikut terpakai di sektor swasta karena terdengar lebih akrab.

Bedanya dengan cuti tahunan bukan sekadar panjang durasi. Cuti tahunan adalah hak yang berulang setiap tahun dan sifatnya wajib. Pasal 79 ayat (3) UU 13/2003 versi yang berlaku menyebut cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah pekerja bekerja selama 12 bulan secara terus menerus. Aturan lengkapnya, termasuk cara menghitung dan aturan hangusnya, kami bahas di panduan cuti tahunan.

Cuti besar bekerja dengan logika berbeda. Ia bukan hak tahunan, melainkan penghargaan atas masa kerja panjang, dan tujuannya bukan sekadar istirahat sehari dua hari melainkan jeda yang cukup untuk benar-benar melepaskan diri dari pekerjaan. Di perusahaan yang menerapkannya, cuti besar sering dipakai untuk ibadah, pendidikan singkat, atau pemulihan setelah periode kerja yang berat.

Pendapat kami di Absenia, perbedaan status hukum di baris pertama itulah yang paling sering salah dipahami dan paling mahal akibatnya. Ada pemilik usaha yang panik karena mengira dirinya melanggar undang-undang setelah tujuh tahun tidak pernah memberi cuti besar. Ada juga karyawan yang menuntut dua bulan libur dengan mengutip pasal yang teksnya sudah berubah. Keduanya berangkat dari sumber yang sama, yaitu artikel lama yang tidak pernah diperbarui.

Aturan lama: 2 bulan setelah 6 tahun masa kerja

Supaya jelas dari mana angka yang beredar itu berasal, ini bunyi asli Pasal 79 ayat (2) huruf d UU Nomor 13 Tahun 2003 saat diundangkan pada 25 Maret 2003:

istirahat panjang sekurang-kurangnya 2 (dua) bulan dan dilaksanakan pada tahun ketujuh dan kedelapan masing-masing 1 (satu) bulan bagi pekerja/buruh yang telah bekerja selama 6 (enam) tahun secara terus-menerus pada perusahaan yang sama dengan ketentuan pekerja/buruh tersebut tidak berhak lagi atas istirahat tahunannya dalam 2 (dua) tahun berjalan dan selanjutnya berlaku untuk setiap kelipatan masa kerja 6 (enam) tahun.

Empat hal penting bisa dibaca dari kalimat panjang itu. Pertama, durasinya 2 bulan, tetapi tidak diambil sekaligus, melainkan 1 bulan pada tahun ketujuh dan 1 bulan pada tahun kedelapan. Kedua, syaratnya 6 tahun terus menerus pada perusahaan yang sama, jadi masa kerja di tempat sebelumnya tidak dihitung. Ketiga, ada harga yang harus dibayar karyawan, yaitu kehilangan hak cuti tahunan selama 2 tahun berjalan. Keempat, siklusnya berulang setiap kelipatan 6 tahun.

Yang hampir selalu dilewatkan artikel yang mengutip aturan lama ini adalah dua ayat berikutnya. Pasal 79 ayat (4) versi lama menyebut hak istirahat panjang hanya berlaku bagi pekerja yang bekerja pada perusahaan tertentu, dan ayat (5) menyatakan perusahaan tertentu itu diatur dengan Keputusan Menteri. Artinya, bahkan pada aturan lama sekalipun, kewajiban ini tidak pernah berlaku untuk semua perusahaan tanpa kecuali. Ia selalu terbatas pada kelompok perusahaan yang ditetapkan pemerintah.

Jadi kalimat wajib 2 bulan setelah 6 tahun yang beredar luas itu sebenarnya sudah keliru bahkan sebelum UU Cipta Kerja terbit, karena mengabaikan pembatasan perusahaan tertentu. Setelah perubahan, jaraknya dengan kenyataan hukum makin jauh lagi.

Aturan cuti besar yang berlaku sekarang

Pasal 79 UU 13/2003 diubah seluruhnya oleh UU Nomor 6 Tahun 2023 melalui Pasal 81 angka 25. Perlu dicatat bahwa perubahan ini pertama kali dibawa oleh UU Nomor 11 Tahun 2020, tetapi undang-undang itu sendiri kini sudah dicabut, sehingga rujukan yang benar hari ini adalah UU Nomor 6 Tahun 2023. Latar belakang dan cakupan perubahannya kami rangkum di artikel UU Cipta Kerja.

Dalam susunan yang baru, Pasal 79 ayat (1) menyebut pengusaha wajib memberi waktu istirahat dan cuti. Ayat (2) merinci waktu istirahat yang wajib, yaitu istirahat antara jam kerja paling sedikit setengah jam setelah bekerja 4 jam terus menerus, dan istirahat mingguan. Ayat (3) menetapkan cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja 12 bulan terus menerus. Ayat (4) menyerahkan pelaksanaan cuti tahunan ke perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Istirahat panjang baru muncul di ayat (5):

Selain waktu istirahat dan cuti sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3), Perusahaan tertentu dapat memberikan istirahat panjang yang diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Ayat (6) menutup dengan menyatakan ketentuan lebih lanjut mengenai perusahaan tertentu diatur dengan Peraturan Pemerintah. Perhatikan pergeseran jalurnya. Pada versi lama, penetapan perusahaan tertentu diserahkan ke Keputusan Menteri. Pada versi yang berlaku, jalurnya naik ke Peraturan Pemerintah.

Peraturan Pemerintah yang dimaksud adalah PP Nomor 35 Tahun 2021. Di dalamnya ada satu bagian khusus, yaitu Bagian Kelima dengan judul Istirahat Panjang, yang isinya hanya satu pasal. Pasal 35 ayat (1) menyatakan perusahaan tertentu dapat memberikan istirahat panjang. Ayat (2) menyatakan perusahaan tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perusahaan yang dapat memberikan istirahat panjang dan pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Bacalah ayat (2) itu dua kali. Perusahaan tertentu didefinisikan sebagai perusahaan yang dapat memberikan istirahat panjang. Definisinya berputar pada dirinya sendiri. Tidak ada daftar sektor, tidak ada batas jumlah karyawan, tidak ada kriteria omzet. Apa pun alasan penyusunannya, akibat praktisnya jelas: yang menentukan apakah sebuah perusahaan termasuk perusahaan tertentu adalah perusahaan itu sendiri, melalui dokumen internalnya.

Satu hal yang tidak berubah dan sering dilupakan: kalau cuti besar diberikan, upahnya penuh. Pasal 84 UU 13/2003, yang juga diubah oleh UU 6/2023 melalui Pasal 81 angka 26, menyebut setiap pekerja yang menggunakan hak waktu istirahat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 79 ayat (2) huruf b, ayat (3), ayat (5), Pasal 80, dan Pasal 82 berhak mendapat upah penuh. Ayat (5) di daftar itu adalah istirahat panjang. Jadi begitu Anda menuliskan kebijakan cuti besar, ia menjadi cuti berbayar, bukan cuti tanpa upah.

Jadi cuti besar wajib atau tidak

Jawaban jujurnya ada dua lapis, dan keduanya perlu disampaikan sekaligus supaya tidak menyesatkan ke arah yang berlawanan.

Lapis pertama: tidak wajib secara umum. Tidak ada satu pun kalimat dalam Pasal 79 versi berlaku maupun Pasal 35 PP 35/2021 yang menyebut jumlah bulan, batas masa kerja, atau kata wajib untuk istirahat panjang. Kata yang dipakai konsisten, yaitu dapat memberikan. Sebuah UMKM dengan 30 karyawan yang tidak pernah memberikan cuti besar tidak sedang melanggar Pasal 79.

Lapis kedua, dan ini yang sering dilewatkan: begitu Anda menuliskannya, ia mengikat. Kedua pasal itu menyerahkan pelaksanaan ke perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Dokumen-dokumen itu bukan sekadar catatan internal. Isinya menjadi bagian dari syarat kerja yang harus dijalankan. Kebijakan cuti besar yang sudah tertulis lalu diingkari adalah persoalan yang berbeda sama sekali dari tidak pernah punya kebijakan.

Baris kelima layak digarisbawahi karena menguntungkan karyawan dan sering terlewat. Ketentuan lama yang menggugurkan cuti tahunan selama 2 tahun berjalan ikut hilang bersama huruf d. Dalam susunan sekarang, cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja tetap wajib berdiri sendiri. Kalau perusahaan tetap ingin memberlakukan pertukaran seperti aturan lama, misalnya cuti besar 1 bulan dengan konsekuensi cuti tahunan tahun itu tidak berlaku, pertukaran itu harus ditulis sendiri di dokumen internal dan disosialisasikan, bukan diklaim sebagai ketentuan undang-undang.

Pendapat kami di Absenia, cara paling aman menyikapinya adalah berhenti memperdebatkan status wajibnya dan mulai memperlakukan cuti besar sebagai keputusan bisnis. Pertanyaannya bukan apakah saya dipaksa undang-undang, melainkan apakah kebijakan ini menahan orang-orang terbaik saya cukup lama untuk menutup biayanya. Untuk sebagian usaha jawabannya iya, untuk sebagian lain jelas tidak, dan keduanya sama-sama sah. Cara mengukur biaya kehilangan karyawan kami bahas di turnover karyawan.

Cuti besar PNS diatur terpisah dan berbeda

Sebagian besar kebingungan soal cuti besar berasal dari satu sumber sederhana: istilah yang sama dipakai di dua sistem hukum yang berbeda. Karyawan swasta tunduk pada UU Ketenagakerjaan beserta peraturan pelaksananya. Pegawai negeri sipil tunduk pada peraturan kepegawaian, dan di sanalah frasa cuti besar dipakai secara resmi.

Ketentuannya ada di PP Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil, pada Bagian Keempat yang berjudul Cuti Besar. Pasal 316 ayat (1) menyebut PNS yang telah bekerja paling singkat 5 tahun secara terus menerus berhak atas cuti besar paling lama 3 bulan. Ayat (2) mengecualikan syarat 5 tahun itu bagi PNS yang masa kerjanya belum 5 tahun untuk kepentingan agama. Ayat (3) menyebut PNS yang menggunakan hak cuti besar tidak berhak atas cuti tahunan dalam tahun yang bersangkutan. Pasal 318 menegaskan selama menggunakan hak cuti besar, PNS yang bersangkutan menerima penghasilan PNS.

Kenapa ini penting untuk pemilik usaha kecil? Karena ketika seorang karyawan datang membawa angka 3 bulan atau 5 tahun, angka itu hampir pasti berasal dari aturan PNS, bukan dari aturan yang berlaku untuk perusahaan Anda. Menjelaskan asal-usulnya dengan tenang jauh lebih efektif daripada menolak mentah-mentah, dan sekaligus menunjukkan bahwa Anda memang membaca aturannya.

Cara menyusun kebijakan cuti besar di perusahaan Anda

Kalau setelah membaca sejauh ini Anda memutuskan cuti besar layak dicoba, kabar baiknya Anda punya kebebasan penuh merancangnya. Kabar kurang enaknya, kebebasan itu berarti tidak ada contoh baku yang bisa disalin, dan setiap celah yang Anda tinggalkan akan ditemukan sendiri oleh karyawan pada saat yang paling tidak nyaman.

Tentukan syarat masa kerjanya. Untuk usaha kecil, 6 tahun sering terlalu jauh karena rata-rata masa kerja belum sampai ke sana. Banyak perusahaan menengah memakai 5 tahun sebagai titik pertama. Yang penting angkanya realistis terhadap data masa kerja tim Anda saat ini, bukan terhadap teori.

Tentukan durasi dan cara pengambilannya. Satu bulan penuh sekaligus terasa mewah tetapi berat untuk tim kecil. Alternatif yang lebih ringan adalah 15 hari kerja yang boleh dipecah menjadi dua kali, atau satu bulan yang wajib diajukan 3 bulan sebelumnya. Sebut juga apakah hitungannya hari kerja atau hari kalender, karena selisih keduanya besar.

Perjelas hubungannya dengan cuti tahunan. Ini titik sengketa nomor satu. Tulis dengan kalimat lugas, misalnya cuti besar diberikan sebagai tambahan dan tidak mengurangi hak cuti tahunan, atau sebaliknya. Jangan biarkan ambigu, karena diam pada akhirnya akan ditafsirkan menguntungkan pihak yang lebih lemah posisinya.

Sebutkan apa yang terjadi kalau tidak diambil. Apakah hangus, bisa ditangguhkan satu tahun, atau bisa diuangkan. Kalau Anda tidak menyebutkan apa pun, harapan bahwa hak itu bisa diuangkan akan tumbuh sendiri dan biasanya baru muncul saat karyawan berhenti.

Tuangkan di dokumen yang tepat. Untuk perusahaan tanpa serikat pekerja, tempatnya adalah peraturan perusahaan. Kalau di perusahaan Anda ada serikat pekerja dan sudah ada perundingan, tempatnya di perjanjian kerja bersama. Kedua dokumen itu punya tata cara pengesahan dan pendaftaran sendiri, jadi kebijakan yang hanya diumumkan lewat grup chat tidak berdiri di tempat yang kuat.

Cara mencatat cuti besar agar tidak jadi sengketa

Kebijakan cuti besar berbeda dari cuti tahunan dalam satu hal yang membuatnya rawan: jaraknya tahunan, bukan bulanan. Dalam lima tahun, orang yang menetapkan kebijakan bisa saja sudah berganti, dokumennya berpindah folder, dan yang tersisa hanya ingatan. Karena itu pencatatan justru lebih penting di sini daripada di cuti biasa.

Kunci tanggal masuk setiap karyawan. Semua hitungan masa kerja berangkat dari satu tanggal, dan tanggal itu harus ada di data karyawan, bukan di kepala. Selisih satu bulan pada tanggal masuk menjadi selisih satu bulan pada hak cuti besar lima tahun kemudian.

Catat masa kerja yang terputus. Syarat terus menerus berarti karyawan yang pernah keluar lalu masuk lagi tidak otomatis melanjutkan hitungan lama. Kalau perusahaan Anda ingin memberi keringanan, tulis aturannya, jangan diputuskan kasus per kasus karena keputusan pertama akan menjadi contoh yang dituntut orang berikutnya.

Simpan bukti pengajuan dan persetujuan. Satu jalur pengajuan yang sama untuk semua orang, dengan jejak tanggal, jauh lebih murah daripada mencari tangkapan layar percakapan tiga tahun lalu. Aturan cuti secara umum, termasuk kewajiban yang benar-benar melekat pada perusahaan, kami rangkum di aturan cuti karyawan menurut UU Ketenagakerjaan.

Pisahkan saldonya dari cuti tahunan. Menggabungkan keduanya dalam satu angka adalah cara tercepat membuat rekap akhir tahun tidak bisa dijelaskan. Dua jenis hak, dua kolom, dua riwayat.

Rencanakan pengganti sejak pengajuan disetujui. Cuti besar satu bulan pada tim berisi delapan orang bukan urusan administrasi, melainkan urusan operasional. Kebijakan yang tidak menyertakan aturan pengajuan jauh hari akan berakhir dengan penolakan berulang, dan hak yang selalu ditolak lebih merusak kepercayaan daripada tidak pernah dijanjikan.

Pendapat kami di Absenia, kebijakan cuti besar yang berhasil selalu punya satu ciri yang sama, yaitu datanya bisa dibuka kapan saja tanpa drama. Perusahaan yang harus membongkar arsip setiap kali seseorang bertanya berapa sisa masa kerja saya biasanya akhirnya mencabut kebijakan itu diam-diam, dan pencabutan diam-diam jauh lebih merusak daripada tidak pernah memulainya.

Pertanyaan yang sering ditanyakan