Manpower Planning: Cara Menghitung Kebutuhan Karyawan UMKM

Manpower planning adalah proses merencanakan berapa orang dengan kemampuan apa yang dibutuhkan usaha Anda, kapan mereka dibutuhkan, dan berapa biayanya. Hasil akhirnya bukan iklan lowongan, melainkan angka: berapa orang per fungsi, kapan posisi itu harus terisi, dan berapa anggaran yang harus disiapkan. Di banyak UMKM Indonesia, langkah ini dilewati begitu saja. Keputusan menambah orang lahir dari rasa lelah, bukan dari hitungan. Panduan ini membahas cara menghitung kebutuhan tenaga kerja dari beban kerja nyata, cara memasukkan turnover dan cuti ke dalam rencana, cara membedakan kebutuhan tetap dan musiman, cara menghitung biaya total seorang karyawan di luar gaji pokok, dan yang paling sering diabaikan: cara mengenali bahwa masalah Anda sebenarnya bukan kurang orang.

Apa itu manpower planning dan bedanya dengan rekrutmen

Istilah manpower planning sering diterjemahkan sebagai perencanaan tenaga kerja. Inti pekerjaannya sederhana: menerjemahkan rencana usaha menjadi rencana orang. Kalau tahun depan Anda menargetkan produksi naik 30 persen, manpower planning menjawab berapa tambahan jam kerja yang dibutuhkan untuk mencapai angka itu, berapa orang yang setara dengan jam tersebut, di posisi mana, dan mulai bulan berapa mereka harus sudah bisa bekerja.

Perbedaannya dengan rekrutmen sering kabur di lapangan, padahal jelas. Manpower planning menjawab pertanyaan berapa dan kenapa. Rekrutmen menjawab pertanyaan bagaimana. Kalau Anda langsung masuk ke tahap memasang lowongan, Anda sedang mencari kandidat terbaik untuk posisi yang belum tentu perlu ada. Kandidatnya bisa saja bagus, tetapi keputusannya tetap salah, dan salahnya baru terasa enam bulan kemudian saat biaya gaji naik sementara hasil kerja tidak ikut naik. Kalau Anda ingin memperbaiki tahap setelahnya, kami bahas terpisah di panduan proses rekrutmen.

Manpower planning juga bukan hal yang sama dengan menyusun bagan organisasi. Bagan organisasi menggambarkan siapa melapor kepada siapa, sedangkan manpower planning menggambarkan berapa banyak orang yang dibutuhkan di setiap kotak. Dua-duanya perlu, tetapi urutannya penting: kotaknya dulu, lalu isinya. Kalau bagan Anda belum jelas, mulai dari struktur organisasi perusahaan sebelum menghitung jumlah orang.

Pendapat kami di Absenia, manpower planning paling tepat dilihat sebagai alat penahan, bukan alat ekspansi. Fungsi terbesarnya bukan membantu Anda menambah orang lebih cepat, melainkan memberi alasan yang bisa dipertanggungjawabkan untuk tidak menambah orang ketika angkanya memang belum mendukung. Pemilik usaha yang punya hitungan jauh lebih tenang saat menolak permintaan tambahan staf, karena penolakannya berdiri di atas data, bukan perasaan pelit.

Kenapa UMKM merekrut karena panik, bukan karena rencana

Pola yang paling sering kami temui berulang seperti ini. Satu orang mengundurkan diri di pekan yang sibuk. Pekerjaannya dibagi ke rekan-rekannya. Dua pekan kemudian semua orang mengeluh kewalahan. Pemilik usaha membuka lowongan dengan tergesa, menerima kandidat pertama yang tersedia, dan menutup lubang. Enam bulan berikutnya, biaya gaji naik permanen sementara keluhan kewalahan tetap muncul di musim ramai berikutnya.

Ada tiga alasan pola ini terus berulang. Pertama, tidak ada catatan volume pekerjaan, jadi satu-satunya indikator yang tersedia adalah keluhan. Keluhan selalu naik saat ada perubahan, termasuk perubahan yang sementara. Kedua, biaya merekrut orang baru terasa lebih kecil daripada biaya membenahi proses, karena biaya merekrut muncul sekali di awal sementara biaya proses yang buruk tersebar tak terlihat. Ketiga, menambah orang terasa seperti tindakan peduli, sedangkan meminta tim menunggu sambil proses dibenahi terasa seperti tindakan tidak peduli.

Merekrut karena panik punya harga yang jarang dihitung. Rekrutmen tergesa memperbesar kemungkinan salah pilih, dan salah pilih memperbesar turnover karyawan, yang kemudian memicu rekrutmen tergesa berikutnya. Lingkaran ini bisa berjalan bertahun-tahun tanpa pernah disadari penyebabnya, karena setiap putarannya terasa masuk akal saat dijalani.

Pendapat kami di Absenia, obatnya bukan disiplin diri yang lebih kuat, melainkan angka yang tersedia lebih awal. Kalau Anda sudah punya catatan bahwa satu fungsi menyerap 5.400 jam setahun, permintaan tambahan orang bisa dijawab dengan hitungan dalam lima menit. Kalau Anda tidak punya catatan itu, satu-satunya cara menjawab adalah menebak, dan tebakan yang diambil saat lelah hampir selalu condong ke arah menambah orang.

Menghitung hari kerja yang benar-benar tersedia

Kesalahan paling mendasar dalam perencanaan tenaga kerja adalah menganggap satu karyawan tersedia sepanjang tahun. Tidak ada karyawan yang begitu. Sebelum menghitung berapa orang yang dibutuhkan, Anda harus tahu berapa hari kerja yang benar-benar bisa Anda pakai dari satu orang dalam setahun.

Dasarnya ada di aturan waktu kerja. Pasal 77 UU Nomor 13 Tahun 2003, yang ketentuannya diulang di Pasal 21 PP Nomor 35 Tahun 2021 sesudah Undang-Undang Cipta Kerja, menetapkan dua pola: 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja. Istirahat mingguannya 1 hari untuk pola 6 hari dan 2 hari untuk pola 5 hari. Hak cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah karyawan bekerja 12 bulan berturut-turut, sesuai Pasal 79 ayat (2) huruf c. Rinciannya kami bahas di aturan jam kerja karyawan dan cuti tahunan.

Lapis berikutnya adalah hari libur nasional, yang ditetapkan setiap tahun lewat keputusan bersama tiga menteri. Untuk 2026, keputusan bersama yang tercatat sebagai Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 2 Tahun 2025 memuat 16 butir hari libur nasional. Karena satu butir mencakup dua tanggal, jumlah hari kalendernya 17. Dari 17 hari itu, 4 hari jatuh pada Sabtu atau Minggu, sehingga hanya 13 hari yang benar-benar memotong hari kerja bagi usaha yang beroperasi Senin sampai Jumat. Berikut hitungannya, sebagai contoh ilustrasi untuk pola 5 hari kerja.

Perhatikan angka cadangan sakit dan izin sebesar 6 hari. Angka itu asumsi, bukan standar resmi, dan Anda wajib menggantinya dengan data absensi Anda sendiri begitu tersedia. Satu catatan lagi soal cuti bersama: keputusan bersama untuk 2026 memuat 7 hari cuti bersama yang semuanya jatuh pada hari kerja, dan diktum keempatnya menyatakan pelaksanaan cuti bersama mengurangi hak cuti tahunan. Diktum keenamnya menyerahkan pelaksanaan cuti bersama di perusahaan swasta kepada pimpinan masing-masing. Artinya kalau Anda mengikuti seluruh cuti bersama, sisa cuti yang bisa diambil bebas oleh karyawan tinggal 5 hari dari jatah 12 hari, dan itu perlu Anda sampaikan sejak awal tahun supaya tidak menjadi perdebatan di bulan Desember. Selengkapnya di hari libur nasional.

Menghitung kebutuhan orang dari beban kerja nyata

Setelah tahu satu orang menyediakan sekitar 1.840 jam efektif setahun, pertanyaannya berbalik: berapa jam kerja yang sebenarnya dibutuhkan usaha Anda. Kerangka yang lazim dipakai adalah membagi total jam kerja yang dibutuhkan dengan jam kerja efektif yang tersedia per orang. Perlu kami sampaikan terus terang bahwa ini pendekatan praktis yang umum dipakai perencana tenaga kerja, bukan rumus baku yang ditetapkan pemerintah. Nilainya terletak pada kedisiplinan mengukur, bukan pada ketepatan rumusnya.

Bagian tersulitnya adalah mendapatkan waktu rata-rata per unit pekerjaan. Jangan tanyakan ke karyawan berapa lama biasanya, karena jawabannya akan berupa perkiraan yang dipengaruhi suasana hati. Ukur langsung selama satu sampai dua pekan pada hari biasa, bukan pada hari tersibuk. Kalau pekerjaannya tidak berbentuk unit, seperti pekerjaan administrasi, pakai jam per hari operasional. Metode pengukurannya kami uraikan lebih dalam di analisis beban kerja, dan pemetaan tugas per posisinya di analisis jabatan.

Berikut contoh ilustrasi untuk sebuah konveksi kecil yang beroperasi Senin sampai Jumat dengan target produksi 12.000 potong setahun. Angka jam per unit di bawah adalah contoh, bukan tolok ukur industri.

Cara membacanya begini. Kolom total jam adalah volume dikali waktu per unit, misalnya 12.000 dikali 0,45 jam menghasilkan 5.400 jam untuk menjahit. Kolom kebutuhan orang adalah total jam dibagi 1.840 jam efektif per orang, jadi 5.400 dibagi 1.840 sama dengan 2,93 orang. Keseluruhan pekerjaan memakan 9.144 jam, dan 9.144 dibagi 1.840 sama dengan 4,97 orang. Jumlah angka per baris menghasilkan 4,96 karena tiap baris sudah dibulatkan ke dua desimal, jadi pakailah angka total dari kolom jam sebagai acuan.

Bagian paling berharga dari tabel ini justru muncul di tahap pembulatan. Kalau setiap peran dibulatkan ke atas sendiri-sendiri, Anda mendapat 1 ditambah 3 ditambah 1 ditambah 1 ditambah 1 sama dengan 7 orang. Kalau pekerjaan yang pecahan digabungkan menjadi peran rangkap, 4,97 cukup dibulatkan menjadi 5 orang. Selisihnya 2 orang, dan pada tingkat upah UMKM selisih itu setara puluhan juta rupiah setahun. Pendapat kami di Absenia, di sinilah letak nilai sesungguhnya dari perencanaan tenaga kerja untuk usaha kecil: bukan pada ketepatan desimal, melainkan pada kesadaran bahwa banyak posisi sebenarnya adalah pecahan orang yang selama ini dipaksa menjadi satu orang penuh.

Memasukkan turnover dan cuti ke dalam rencana

Rencana yang menghitung kebutuhan 5 orang lalu berhenti di situ akan selalu meleset, karena rencana itu diam-diam mengasumsikan kelima orang tersebut hadir sepanjang tahun dan tidak ada yang keluar. Dua asumsi itu tidak pernah benar. Cuti sudah kami masukkan di tabel hari kerja efektif. Yang belum adalah turnover.

Cara paling sederhana menghitungnya: jumlah karyawan yang keluar dalam setahun dibagi rata-rata jumlah karyawan pada tahun yang sama. Kalau rata-rata tim Anda 5 orang dan 1 orang keluar, tingkat turnover tahunan Anda 20 persen. Yang penting dipahami bukan angkanya, melainkan konsekuensi waktunya. Setiap kali satu orang keluar, ada jeda sampai penggantinya ditemukan, ditambah jeda lagi sampai penggantinya bekerja sepenuh kemampuan. Kalau mencari pengganti butuh 6 pekan dan masa penyesuaian butuh 8 pekan, satu pengunduran diri menghapus sekitar 14 pekan produktivitas dari rencana Anda, bukan nol.

Karena itu rencana tenaga kerja yang matang tidak berhenti pada jumlah orang, tetapi memuat juga jadwal. Kalau Anda tahu tim akan kehilangan satu orang per tahun secara rata-rata, dan mengisi kekosongan butuh tiga bulan sampai produktif, maka proses mencari pengganti sebaiknya dimulai sebelum kekosongan terjadi, bukan sesudahnya. Ini terdengar mustahil sampai Anda menyadari bahwa sebagian besar pengunduran diri di UMKM sudah terbaca dari jauh lewat pola kehadiran, penurunan inisiatif, dan permintaan izin yang meningkat. Latar belakang penyebab dan cara membacanya kami bahas di turnover karyawan.

Pendapat kami di Absenia, cuti justru lebih sering merusak rencana daripada turnover, karena cuti datang berkelompok. Menjelang hari raya, permintaan cuti menumpuk di pekan yang sama persis ketika banyak usaha sedang paling ramai. Rencana yang menganggap 12 hari cuti tersebar rata sepanjang tahun akan tetap kewalahan di bulan Maret. Solusinya bukan menolak cuti, melainkan membuka kalender cuti sejak awal tahun sehingga penumpukan terlihat sebelum terjadi.

Membedakan kebutuhan tetap dan kebutuhan musiman

Kesalahan mahal berikutnya adalah menjawab lonjakan sementara dengan penambahan permanen. Banyak UMKM Indonesia punya pola musiman yang sangat tajam: penjualan menjelang hari raya, musim pernikahan, tahun ajaran baru, atau akhir tahun. Kalau kebutuhan puncak dijadikan dasar jumlah karyawan tetap, Anda membayar kapasitas puncak selama dua belas bulan padahal memakainya dua bulan.

Cara membedakannya cukup mekanis. Gambar kebutuhan jam kerja Anda per bulan selama satu tahun penuh. Garis terendah dari dua belas bulan itu adalah kebutuhan dasar, dan itulah yang layak diisi karyawan tetap. Selisih antara garis dasar dan bulan-bulan puncak adalah kebutuhan musiman, dan itu sebaiknya diisi dengan bentuk hubungan kerja yang memang dirancang untuk jangka waktu tertentu.

Pilihan bentuknya ada beberapa dan masing-masing punya konsekuensi hukum yang berbeda, jadi jangan dipilih hanya karena terasa lebih murah. Perjanjian kerja waktu tertentu punya batasan jenis dan jangka pekerjaan yang kami uraikan di perbedaan PKWT dan PKWTT. Untuk pekerjaan yang sifatnya berubah-ubah dalam waktu dan volume, ada skema pekerja harian lepas dengan syaratnya sendiri. Untuk pekerjaan yang dibayar berdasarkan hasil, ada skema borongan. Salah memilih bentuk bukan sekadar salah administrasi, melainkan berpotensi mengubah status hubungan kerja di kemudian hari.

Pendapat kami di Absenia, sebelum menambah orang musiman, periksa dulu apakah lonjakannya bisa diratakan. Menggeser jadwal produksi lebih awal, membatasi jenis pesanan di periode puncak, atau menaikkan harga di masa tersibuk kadang lebih menguntungkan daripada menambah tenaga kerja sementara yang harus dilatih ulang setiap tahun. Kapasitas bukan satu-satunya variabel yang bisa Anda geser, dan sering kali bukan yang paling murah.

Menghitung biaya total seorang karyawan

Rencana tenaga kerja yang memakai gaji pokok sebagai satu-satunya angka biaya akan selalu terlihat lebih murah daripada kenyataannya. Di luar gaji pokok masih ada tunjangan tetap, iuran jaminan sosial bagian pemberi kerja, dan tunjangan hari raya yang wajib dibayar. Semua itu bagian dari harga mempekerjakan seseorang, dan semuanya harus masuk ke rencana sejak awal.

Persentase bagian pemberi kerja punya dasar hukum yang bisa dicek. Iuran Jaminan Kesehatan untuk pekerja penerima upah sebesar 5 persen dari upah, dengan 4 persen dibayar pemberi kerja dan 1 persen dipotong dari karyawan, sesuai Perpres Nomor 75 Tahun 2019 yang mengubah Perpres Nomor 82 Tahun 2018. Jaminan Hari Tua 5,7 persen, terbagi 3,7 persen pemberi kerja dan 2 persen pekerja, sesuai PP Nomor 46 Tahun 2015. Jaminan Pensiun 3 persen, terbagi 2 persen pemberi kerja dan 1 persen peserta, sesuai Pasal 28 PP Nomor 45 Tahun 2015. Jaminan Kematian 0,30 persen dan Jaminan Kecelakaan Kerja 0,24 sampai 1,74 persen menurut tingkat risiko usaha, sesuai PP Nomor 44 Tahun 2015. Rinciannya kami bahas di iuran BPJS karyawan. THR wajib diberikan sebesar satu bulan upah bagi yang masa kerjanya 12 bulan atau lebih, dan proporsional bagi yang kurang, sesuai Pasal 3 Permenaker Nomor 6 Tahun 2016, seperti kami uraikan di cara menghitung THR karyawan.

Berikut contoh ilustrasi untuk karyawan dengan gaji pokok Rp 3.500.000 dan tunjangan tetap Rp 500.000, sehingga upah sebulan yang menjadi dasar iuran adalah Rp 4.000.000. Tingkat risiko usahanya diasumsikan sangat rendah.

Angka Rp 56.915.200 itu sekitar 18,6 persen di atas total upah yang tertulis di kontrak selama setahun, dan sekitar 35,5 persen di atas gaji pokoknya saja. Sekarang bagi angka itu dengan 1.840 jam kerja efektif dari tabel sebelumnya, hasilnya sekitar Rp 30.932 per jam kerja. Bandingkan dengan cara hitung yang biasa dipakai, yaitu gaji pokok Rp 3.500.000 dibagi 173 jam sebulan, yang menghasilkan sekitar Rp 20.231 per jam. Selisihnya sekitar 53 persen. Perlu dicatat, angka 173 memang punya dasar hukum sebagai pembagi upah sejam untuk keperluan perhitungan lembur menurut Pasal 32 PP Nomor 35 Tahun 2021, tetapi ia bukan alat ukur biaya tenaga kerja. Memakainya untuk menilai kelayakan menambah orang membuat setiap penambahan terlihat lebih murah daripada kenyataannya.

Pendapat kami di Absenia, biaya per jam efektif inilah angka yang sebaiknya Anda pegang saat memutuskan menambah orang, karena ia sudah memuat semua kewajiban dan sudah memperhitungkan hari-hari ketika orang itu tidak bisa bekerja. Kalau Anda ingin mendalami komponen upahnya lebih dulu, kami uraikan di cara menghitung gaji karyawan.

Tanda masalahnya bukan kurang orang

Bagian ini paling penting dan paling sering dilewati. Tidak semua rasa kewalahan berasal dari kekurangan orang. Sebagian besar keluhan yang kami dengar dari pemilik UMKM ternyata berujung pada proses yang berantakan, dan menambah orang ke proses yang berantakan justru menambah kekacauan sambil menambah biaya.

Beberapa tanda yang cukup bisa diandalkan:

• Tidak ada yang bisa menyebut angka. Kalau pertanyaan berapa jam sebenarnya pekerjaan ini memakan waktu tidak bisa dijawab siapa pun, yang kurang adalah pengukuran, bukan orang.
• Pekerjaan yang sama dikerjakan dua kali. Data disalin ulang dari catatan ke spreadsheet, lalu dari spreadsheet ke laporan. Ini masalah alur data, dan orang tambahan hanya menyalin lebih banyak.
• Sibuknya menumpuk di dua hari. Kalau kewalahan hanya terjadi setiap akhir bulan atau setiap Senin, yang bermasalah adalah penjadwalan, bukan jumlah tenaga.
• Semua keputusan harus lewat pemilik. Antrean menunggu persetujuan sering disalahartikan sebagai kekurangan tenaga, padahal yang mengantre adalah keputusan, bukan pekerjaan.
• Tidak jelas siapa mengerjakan apa. Tugas yang tumpang tindih membuat tiga orang merasa kewalahan atas pekerjaan yang beban totalnya untuk dua orang. Ini pekerjaan job description, bukan pekerjaan rekrutmen.
• Kehadiran tidak terekam dengan benar. Kalau Anda tidak tahu siapa benar-benar hadir dan berapa lama, seluruh hitungan di artikel ini berdiri di atas pasir.

Pendapat kami di Absenia, uji paling murah sebelum membuka lowongan adalah menjalankan pengukuran selama satu bulan penuh. Catat kehadiran secara konsisten, catat volume pekerjaan per hari, lalu hitung ulang dengan kerangka di atas. Sering kali hasilnya menunjukkan kebutuhan 4,3 orang untuk tim yang sudah berisi 5 orang, dan keluhan kewalahannya ternyata berasal dari dua hari puncak yang bisa diratakan. Kerangka pengelolaan yang lebih luas kami bahas di manajemen SDM.

Pertanyaan yang sering ditanyakan